梁驍

摘 要?“互聯網+”意味著跨界融合，連接一切。“互聯網+”時代給高校檔案服務帶來了機遇和挑戰(zhàn)。采用文獻資料法、實地調查法和訪談法，對當前高校檔案服務存在的主要問題進行了分析，針對這些問題，提出了“互聯網+”時代高校檔案服務突破與創(chuàng)新的主要策略。

關鍵詞?“互聯網+” 高校檔案 問題 突破與創(chuàng)新

信息技術飛速發(fā)展的“互聯網+”時代給高校檔案信息資源管理和檔案服務帶了新機遇，因為其服務效果和服務功能明顯，直接達到的效果表現為服務成本降低、服務效能提高、檔案價值提升、服務領域拓寬等。但是，高校檔案服務在“互聯網+”時代的今天依然存在諸多問題，使得高校在辦學過程中所形成的人才培養(yǎng)、科學研究、文化傳承、社會服務、學科建設、課程建設、學生管理、黨建等檔案信息資源未得到有效利用。這些問題的根源一方面在于缺乏互聯網跨界思維、聚焦思維、利他思維和數據思維;另一方面在于高校檔案信息數據化程度不高、智能檢索功能缺乏、信息隔離現象嚴重。由此可見，互聯網時代給高校傳統(tǒng)單一的檔案服務模式帶來了極大挑戰(zhàn)。目前，高校檔案服務亟待解決的問題是高校檔案服務如何順應時代要求，盡快融入“互聯網+”時代，從而為師生、社會科研人員等廣大用戶提供更高效、優(yōu)質的服務。

一、高校檔案服務存在的主要問題

1.服務方式單一和“互聯網+”遠程服務平臺缺失。調查發(fā)現，目前很多高校檔案服務未能充分應用“互聯網+”展開工作，服務方式單一，僅能為用戶提供一些諸如到館（室）查閱、復印的基本服務，信息技術、網絡技術并未在高校檔案服務中得到體現，不能通過利用“互聯網+”方式為用戶提供電腦網絡查詢、移動通信設備查詢、網絡電子傳遞等服務，難以滿足不同用戶需求，這種檔案服務與當今社會格格不入，與“互聯網+”“數據多跑腿”的本意相差極大?！盎ヂ摼W+”加的是傳統(tǒng)的各行各業(yè)?！盎ヂ摼W+”對高校檔案服務而言，是一個功能性服務平臺，實現平臺服務功能的重要方式則為遠程服務[1]44。但研究發(fā)現很多高校并未建立檔案網站，檔案微博和檔案微信功能未發(fā)揮出來，“互聯網+檔案”遠程信息服務也只是紙上談兵，用戶對高校檔案遠程服務一直是一種奢望。所以，在“互聯網+”時代，高校檔案館（室）必須充分與網絡互連，深度融入當今快節(jié)奏的網絡社會，從而快速、準確地為用戶提供檔案服務，提高用戶的滿意度[2]51。

2.檔案智能化服務功能欠缺。在“互聯網+”時代，智能化服務是公共服務發(fā)展的必然選擇。令人遺憾的是，目前很多高校檔案服務智能化功能嚴重缺乏。第一，缺少像網絡圖書館中外文數據庫那樣的智能檢索功能。由于信息技術的高速發(fā)展，以及高校自身的發(fā)展，導致高校電子檔案成倍增加。如此大量電子檔案構成的數據庫只有具備智能化檢索功能，才能將其轉化為用戶需要的信息資源，用戶才可以通過智能檢索功能既快又準地檢索到自己需要的信息。反之，若缺乏智能化檢索功能，海量電子檔案數據庫就淪為空中樓閣。然而，目前高?；蛘呶唇⒕哂兄悄軝z索功能的檔案服務網絡平臺，或者已建立檔案服務平臺，但缺乏相對實用、完善的智能檢索功能。第二，缺少類似互聯網產品個性化推薦、主題推薦和TOP推薦的智能推薦功能?！盎ヂ摼W+”就是“互聯網+各個傳統(tǒng)行業(yè)”，就是跨界融合，連接一切。檔案用戶群體行為有千萬種，他們行為的概率分布情況怎樣，實時分析處理系統(tǒng)（大數據）可以快速地給出答案，要是該技術應用到個體檔案用戶上，智能推薦的體驗就會在他們身上產生。用戶在移動互聯情境中，如果不能迅速得到平臺推薦的令其感興趣的產品，那就意味這個產品越來越接近消亡。面對海量資訊和碎片化的流式閱讀，編輯人工排版已經力所不及，智能推薦自然就擔當起主路徑的角色[3]。這種智能推薦功能廣泛應用于主流視頻網站、手機淘寶網購、百度搜索、數字圖書館等行業(yè)，但是該功能在高校檔案服務中既沒研發(fā)更無實踐。

3.高校檔案工作者適應“互聯網+”的業(yè)務能力不足。調查發(fā)現目前從事高校檔案工作的人員大多并非畢業(yè)于檔案專業(yè)，畢業(yè)于計算機相關專業(yè)的也很少，這些非檔案專業(yè)工作人員僅能做些檔案收集、整理、錄入、存檔，庫房查找、復印的基礎工作，校內外專業(yè)培訓的機會也非常有限。調查還發(fā)現高校檔案工作人員計算機能力相對薄弱，信息化素養(yǎng)不夠，致使高校檔案館（室）網站的建立未能早日實現。也正因為無人懂得網站的設計、運行、維護等技術，嚴重影響了高校檔案服務工作的開展[4]31。而“互聯網+”時代對高校檔案工作人員提出了更多、更高的要求，他們不僅要熟悉檔案管理信息系統(tǒng)，還要善于挖掘檔案信息數據和把握檔案信息資源。目前，“你查我找”是大多數高校檔案工作人員的工作狀態(tài)，管理系統(tǒng)和數字化資源不能為之所用，不能隨著“互聯網+”時代行業(yè)工作方式的變化而變化，無法享受大數據產生的諸多利益[5]121-123。相對于傳統(tǒng)檔案社會化服務，“互聯網+”背景下的高校檔案服務業(yè)務已不局限于查檔和復制檔案范圍，用戶在檔案咨詢業(yè)務方面有著更多的需求，需要高校檔案館（室）重點拓展這方面的業(yè)務，這就要求高校檔案服務人員專業(yè)知識要過硬[6]36。

4.高校檔案信息資源缺乏優(yōu)化整合。在互聯網時代，越來越多新數據產生于高校教學、科研、學生管理等系統(tǒng)以及館（室）藏檔案數字化中。目前，全國高校利用現代信息技術，將校園的教育資源數字化，數字化校園是高校發(fā)展的標配。由于數字化校園的實現，大量教學改革、人才培養(yǎng)、科學研究、校政企合作、招生就業(yè)、學生管理、后勤管理、財務管理的原始數據相應產生，與之對應的數據庫也隨之建立，這些基礎數據為高校二級學院和職能部門開展的日常工作提供了保障。當然，這些基礎數據也成為了高校檔案數字信息資源[7]64-66。但是，高校二級學院和職能部門的數據信息相對獨立，導致彼此之間的信息相隔離。而且，各個部門管理的系統(tǒng)數據接口不同，在面對這些不計其數的信息資源時，若無優(yōu)化整合，則利用價值就無法體現。因而，高校人才培養(yǎng)、科學研究、文化傳承、社會服務過程中形成的檔案信息資源需要優(yōu)化整合，使其轉變成檔案用戶需要的檔案服務內容，經過優(yōu)化整合檔案數據，其利用率和檔案服務效率才能得到提高。

二、互聯網+時代高校檔案信息服務創(chuàng)新

1.高校檔案信息服務理念創(chuàng)新。要改變高校檔案服務單一模式以及數字化服務程度不高的現狀，首先需要服務理念的突破創(chuàng)新[8]73-74。相對于傳統(tǒng)檔案信息服務，大數據技術在檔案服務方面的應用，必然對高校檔案館（室）及其工作人員的要求愈來愈高，在收集、存儲與利用大數據信息的過程中注定不會一帆風順。雖然高校大數據技術的應用起步較晚，但起步晚并不意味高校檔案服務觀念無需轉變，恰恰相反，高校檔案服務必須解放思想，秉持以人為本的理念，承上啟下創(chuàng)新發(fā)展，突破單一的檔案信息服務模式。充分發(fā)揮大數據技術的預測能力，深入挖掘檔案信息資源的內在價值，以滿足用戶檔案服務需求為己任，為廣大用戶提供豐富的檔案信息資源和檢索檔案信息資源的智能工具。同時，還應具備超前服務意識，對用戶將來可能面臨的問題和新的信息需求進行預判并制定應急預案，做到有備無患。此外，在網絡環(huán)境下，還要幫助檔案信息用戶——二級學院、職能部門、師生員工及社會不同群體如何查找、檢索、利用檔案資源。

2.互融互通服務平臺建設突破與創(chuàng)新。高校檔案服務離不開實體平臺和網絡平臺，而且這兩個平臺要無縫對接，通過“互聯網+”，使線上線下相結合，才能保證資源、服務、創(chuàng)新互融互通的最終實現，才能滿足用戶的服務需求。要實現無縫對接實體平臺與網絡平臺，第一，要實現檔案服務平臺由實體向網絡延伸，“讓群眾少跑腿，讓數據多跑腿”;第二，要建立實體平臺與網絡平臺的聯動管理機制，確定各自的責任和義務，制定兩個平臺的服務規(guī)范、服務內容和服務質量評價;第三，要實現實體平臺與網絡平臺功能互補，網絡平臺具有反饋功能，檔案用戶的心聲和需求可通過網絡平臺反饋窗口進行留言，并將得到及時回應，這種功能互補促使檔案服務實體平臺不斷進行改善。另外，加強服務平臺與媒體平臺的結合，搭建檔案信息新媒體矩陣，即微博和微信“兩微”矩陣。由于微博具有獲取社會時政資訊和滿足公共參與需求優(yōu)勢，因此檔案微博側重媒體平臺。而微信對于現實工作、社交作用以及用戶粘性較大，所以檔案微信側重移動服務平臺。充分發(fā)揮微博信息廣場作用和微信社交與工作的服務功能，提升檔案服務影響力和精準服務能力[9]40-42。

3.檔案用戶網絡行為數據分析技術突破與創(chuàng)新。檔案網絡用戶數據反映了用戶網絡行為的三個主要特點：粘性（訪問頻率和間隔時長）、活躍（平均停留時間）、產出（需求數）。檔案信息服務優(yōu)化所需的“第一手資料”就是用戶網絡行為的“粘性、活躍、產出”數據。用戶“粘性、活躍、產出”數據的分析質量及利用離不開檔案服務系統(tǒng)后臺和用戶管理后臺設計的優(yōu)化。檔案服務系統(tǒng)后臺設計優(yōu)化的兩個關鍵點是：第一，必須具有記錄功能;第二，必須具有統(tǒng)計功能。因為既然是檔案網絡用戶，必然包括訪問頻率和間隔時長、評論數、轉發(fā)量、瀏覽時間以及平均瀏覽頁面次數等行為。因此記錄功能記錄的這些行為為檔案用戶數據分析提供了依據，對檔案用戶“粘性、活躍、產出”數據的采集可以時間單位（如天、周、月和年）進行統(tǒng)計和動態(tài)分析。用戶管理后臺設計的優(yōu)化關鍵點在于記錄用戶個人基礎數據，包括人口統(tǒng)計特征數據和用戶限制、接受服務時間、地理位置、興趣數據。將檔案用戶網絡行為數據與個人基礎數據相結合，對檔案用戶個人基礎數據進行逐一解析，在此基礎上實現對檔案用戶數據的深層解析。最終的分析結論將為高校檔案服務平臺建設提供支撐，并為創(chuàng)建特色化內容服務提供依據。

4.檔案數字資源優(yōu)化整合突破與創(chuàng)新。高校信息資源豐富，檔案信息資源是其不可或缺的構成成分，對學校的人才培養(yǎng)、科學研究、文化傳承以及社會服務意義深遠。因此，高校的自身發(fā)展離不開檔案數字資源的優(yōu)化整合，而且高校檔案服務模式及效率也取決于檔案數字資源優(yōu)化整合。針對這一現實問題，高校檔案館（室）首先應以學校發(fā)展規(guī)劃為指南，對二級學院和職能部門的數字信息資源，如學科建設、專業(yè)建設、課程建設、師資建設、招生就業(yè)、課程考試、成績管理、學籍管理、人事管理、財務管理、黨群等信息資源進行優(yōu)化整合。其次，根據學校辦學特色、培養(yǎng)過程、服務地方、產教融合、校政企合作的實際，把特色檔案數據庫的建設放在優(yōu)先地位，實現讓檔案用戶真正享受高水平的檔案服務目標。最后，高校為彌補自身檔案信息的不足，可廣泛收集網上檔案信息資源，并對其加以整理后供檔案用戶合理利用，切實做到資源共享，以便更好地滿足用戶對檔案信息需求[10]124-128。

5.高校檔案人才隊伍建設和考核的突破與創(chuàng)新?！盎ヂ摼W+”時代的高校檔案服務最終落腳點是以用戶為本。因此，首先要提高高校檔案服務團隊的業(yè)務素質，建設一支能適應“互聯網+”時代要求的檔案管理人才隊伍、技術人才隊伍和服務人才隊伍，不僅要掌握先進計算機技術、通信技術、網絡技術、數據挖掘技術，還要熟悉檔案服務業(yè)務，這樣才能以用戶為本，使用戶享受優(yōu)質的檔案信息服務。對于人才隊伍素質的提高，各高校應該制定檔案人才隊伍建設規(guī)劃，出臺檔案人才隊伍專業(yè)成長和專業(yè)發(fā)展政策。同時，要完善高校檔案工作人員分類考核機制。根據崗位性質，將檔案人才分為技術人才、服務人才、管理人才三類，并對此三類人才考核標準分別予以確定。在確定考核標準時，不應唯學歷論和唯證書論，應加大實績考核權重。業(yè)務基礎技能、用戶滿意度、檔案系統(tǒng)運用和維護可作為實績考核的重要指標，以此體現檔案人才考核標準的可操作性和實效性。

“互聯網+”時代，高校檔案館（室）服務更多地傾向于數字化的服務，因此，高校檔案館（室）應與時俱進，以人為本，積極適應“大數據、大檔案、大服務”環(huán)境，以用戶需求為核心，創(chuàng)新服務理念，優(yōu)化整合高校檔案館（室）信息資源，創(chuàng)立“互聯網+”服務平臺，逐步解決高校檔案館（室）的數字化信息化程度低、服務方式落后等問題。

參考文獻

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