林濤

（廣西醫(yī)科大學(xué)附屬武鳴醫(yī)院，廣西 南寧）

0 引言

我國醫(yī)療市場的競爭越來越激烈了，各級醫(yī)院都面臨著極大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇[1]。各級醫(yī)院為了爭取更多的資源，更好地適應(yīng)社會需求，就必須不斷提高院內(nèi)業(yè)務(wù)能力[2]。醫(yī)療體制中不斷出現(xiàn)創(chuàng)新性改革，這在很大程度上大幅度提高了醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)能力及行政管理能力，才能在激烈的市場競爭中為醫(yī)院爭取一席之地。在醫(yī)療衛(wèi)生改革的大背景下，醫(yī)院辦公室行政效能必須不斷提高，結(jié)合辦公室工作特點，不斷創(chuàng)新、改革，才能立于不敗之地[3]。精細(xì)化管理在各行各業(yè)管理中都被廣泛運用，是一種新型管理模式、管理理念，將工作進(jìn)行精細(xì)化分工，目的在于最大程度提高服務(wù)質(zhì)量，在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上引入更深層次管理模式，并盡量減少管理所占用的資源及成本，在醫(yī)院辦公室精細(xì)化管理中可以精細(xì)劃分辦公室各崗位職責(zé)、明確到人，確保人人有事做、事事有著落，辦公室行政效能自然提高[4]，詳細(xì)報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選擇我院50 名工作人員作為調(diào)查研究對象，通過調(diào)查問卷的形式來對比精細(xì)化管理實施前（2018 年6～12 月）、實施后（2019 年1～6 月）工作人員對行政管理的滿意度、工作積極性。問卷采用評分方式，總分100 分，得分越高說明滿意度越高、工作積極性越高。

1.2 精細(xì)化管理方法

在傳統(tǒng)醫(yī)院管理模式下，精細(xì)化管理這種新模式對辦公室管理提出了更高的要求，要盡最大程度減少資源浪費、降低成本、提高效率，具體如下：①完善制度、明確職責(zé)：對辦公室內(nèi)每個工作者定崗、劃分崗位職責(zé)，詳細(xì)到辦公室主任、副主任、秘書、文書、檔案員、收發(fā)員、司機(jī)等，并以崗位職責(zé)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核。對于責(zé)任交叉的情況要劃分主要、次要責(zé)任人，以完善的管理制度來有效執(zhí)行獎懲制度，充分調(diào)動員工主動性、積極性，提高工作效率。②提高人員素質(zhì)：對辦公室工作崗位的人員提出新要求，不僅要求能熟悉掌握部門情況以及常規(guī)醫(yī)療流程，還要了解部門協(xié)調(diào)配合，做到事前部署、事后總結(jié)。辦公室工作者要具備負(fù)責(zé)任、善解難題、吃苦耐勞的精神，基本素質(zhì)要高，盡量讓領(lǐng)導(dǎo)、職工、群眾都滿意，要忠誠對待自己的視野，工作勤懇，處理事務(wù)果斷。③輔助決策：這是為了減少領(lǐng)導(dǎo)工作壓力，讓其能有更好的精力、體力來處理重大問題及事務(wù)，避免紛繁復(fù)雜瑣事對其干擾。在決策性時刻要及時提供參考建議，把握政策方向，減少決策中可能存在的漏洞，精簡文件資料及審批過程，將院內(nèi)重點關(guān)注問題、亟待解決的問題及時上呈、處理，對審批過的文件及報告等及時下達(dá)，遇到問題及時報告、解決，做好輔助決策工作。④落實會議制度：院內(nèi)各個部門都要定期在辦公室協(xié)調(diào)下進(jìn)行會議，一級會議要求領(lǐng)導(dǎo)到場，制定宏觀決策、重大方針，辦公室人員要及時整理、總結(jié)、歸納會議議題、議案，并下發(fā)至各執(zhí)行部門。二級會議要求中層干部要參加，對無故缺席、遲到者采取獎懲措施，會議要傳導(dǎo)院級領(lǐng)導(dǎo)決策意見，中層管理者進(jìn)行溝通交流工作任務(wù)完成情況、下個階段工作目標(biāo)、工作重點等。各個科室每天召開早會，科室負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)，傳達(dá)上級會議意見、傾聽員工意見，討論解決方案，及時向上級反饋。⑤完善督查制度：醫(yī)院辦公室建立督查小組，完善管理工作督查程序。醫(yī)院制定決策及工作部署后，要提出和討論擬辦事項，明確責(zé)任部門、責(zé)任人、管理內(nèi)容、辦理時間、目的要求等，立項后登記各項辦理意見，堅持專事專項的原則，對立項項目編號，由醫(yī)院辦公室工作人員按照要求填寫記錄表、存檔，以書面形式轉(zhuǎn)交到相關(guān)部門辦理，辦理過程中任務(wù)要求量化、清晰化，及時與相關(guān)部門溝通，掌握各項目進(jìn)展情況，遇到推進(jìn)問題及時解決，定期督查，對不符合要求的堅決退回、責(zé)令整改，對符合要求的上呈審批，審批結(jié)束后向下反饋，確保事事有結(jié)果、有回應(yīng)。辦結(jié)的項目材料要整理歸檔，保證有據(jù)可查，提升辦公室行政效能和管理能力。

2 結(jié)果

與實施精細(xì)化管理之前相比，實施精細(xì)化管理之后50名工作者對行政管理的滿意度評價（90.2±1.3）分、工作積極性評價（88.9±3.7）分明顯提升，且差異顯著（P＜0.05），見表1。

表1 實施精細(xì)化管理前后觀察指標(biāo)比較, 分）

時間 n 行政管理的滿意度評價 工作積極性評價實施前 50 86.9±2.1 75.6±1.9實施后 50 90.2±1.3 88.9±3.7 t 9.4479 22.6107 P ＜0.05 ＜0.05

3 討論

醫(yī)院辦公室同樣是醫(yī)院核心部門之一，代表醫(yī)院整體管理水平，對院內(nèi)各項工作的順利開展都具有直接影響[5]。隨著醫(yī)療市場競爭和挑戰(zhàn)不斷加劇，醫(yī)療體制已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化[6]。傳統(tǒng)管理模式及機(jī)制不能適應(yīng)時代潮流，醫(yī)院辦公室職能也隨之改變，辦公室管理更加多元化、現(xiàn)代化、科學(xué)化[7]。在新形勢下醫(yī)院辦公室服務(wù)對象、內(nèi)容都出現(xiàn)了變化，具有多元化特征[8]。醫(yī)院辦公室不僅要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)層，更要對各個科室乃至患者、群眾需要提供高效服務(wù)。同時，辦公室工作內(nèi)容也不僅僅是傳達(dá)，更是深入?yún)⒓诱呒盎顒?、及時反饋信息、提供參謀意見，要求其工作效率必須提高[9]。醫(yī)院辦公室還與其他部門不同，其直接接觸領(lǐng)導(dǎo)層，其崗位優(yōu)勢、職能優(yōu)勢明顯，具有聯(lián)系上下、溝通左右的一個特點，涉及醫(yī)院各個方面，信息量極大，了解領(lǐng)導(dǎo)層動向、參與決策[10]。辦公室必須加強(qiáng)自身建設(shè)，積極調(diào)研，建立督查機(jī)制，確保政策落實及活動的開展。

在醫(yī)院辦公室管理中必須借鑒國內(nèi)外先進(jìn)管理模式、管理理念，順應(yīng)時代潮流，滿足社會需求[11]。精細(xì)化管理這種廣泛推進(jìn)的管理模式有助于更好地提高辦公室行政職能，主要體現(xiàn)在：①精細(xì)化管理的實施能提升辦公室工作效率、工作人員辦事能力；②強(qiáng)化辦公室與其他部門溝通效率，更好地辦理事務(wù)，優(yōu)化服務(wù)，提升醫(yī)院形象[12]。本組的研究結(jié)果也證實了實施精細(xì)化管理之后，醫(yī)院辦公室工作人員對行政管理的滿意度更高，工作積極性也更高，行政效能自然提高。

綜上所述，對于醫(yī)院辦公室管理來說，選擇推進(jìn)精細(xì)化管理是必要的，能在很大程度上提升行政效能，值得推廣。