王業(yè)強(qiáng)

（岳西縣醫(yī)院，安徽 安慶）

0 引言

醫(yī)院人事檔案記錄著醫(yī)院全體醫(yī)務(wù)人員的人事信息，其管理工作關(guān)乎著醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展、醫(yī)院的建立和規(guī)模的擴(kuò)大，人事檔案收集和管理工作負(fù)擔(dān)愈發(fā)加重，目前，國(guó)內(nèi)醫(yī)院人事管理方式仍處于紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案過渡的階段，其檔案信息化程度仍有較大的上升空間，急需引進(jìn)新的管理方法和技術(shù)[1]。數(shù)字信息化技術(shù)現(xiàn)已在各個(gè)社會(huì)領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用，該項(xiàng)技術(shù)具備儲(chǔ)存量大、操作簡(jiǎn)便以及記憶永久的特點(diǎn)，將數(shù)字化信息管理技術(shù)介入醫(yī)院人事管理工作中，可將醫(yī)院人事信息進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)院內(nèi)人力資源的優(yōu)化配置，提升人事檔案管理工作的開展質(zhì)量。筆者結(jié)合本院人事管理實(shí)際工作，分析數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用情況和優(yōu)化方案，現(xiàn)做如下報(bào)道。

1 數(shù)字化檔案管理在人事管理工作中的重要性

醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院日常工作的重要組成部分，其在保證醫(yī)院人員的人事檔案、科研檔案、文書檔案、基建檔案及各類光盤、照片等資料管理的安全性中發(fā)揮著重要價(jià)值[2-4]。人事檔案管理在人力資源管理工作中起著奠基和決定性作用，隨著醫(yī)療市場(chǎng)的進(jìn)一步擴(kuò)大，各大醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)不再局限于技術(shù)水平上，提升醫(yī)院綜合管理水平和保證院內(nèi)資料安全性和完整性也十分重要，人事管理工作的發(fā)展和優(yōu)化也是醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分。目前，醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展都離不開信息化數(shù)字技術(shù)，將數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理工作中，其重要性主要體現(xiàn)在下列幾點(diǎn)：①數(shù)字化檔案管理能夠提升人事檔案管理的安全性，傳統(tǒng)檔案主要通過紙質(zhì)媒介進(jìn)行記錄和儲(chǔ)存，隨著時(shí)間推移，檔案發(fā)生受潮、損壞的可能性較大，影響檔案資料完整性，此外，儲(chǔ)存不當(dāng)和調(diào)用過程中受不可控因素的影響造成檔案資料丟失和泄露的問題也并不鮮見，影響檔案安全性，而利用數(shù)字化檔案則能在較大程度上解決此類問題，將檔案資料信息化后通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密處理，永久儲(chǔ)存，大幅提升了檔案資料管理的安全性和完整性[5]。②數(shù)字化檔案管理能夠提升工作效率，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，檔案資料的查找、借閱、調(diào)出等工作十分繁瑣，往往需要耗費(fèi)較多時(shí)間，而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化模式能夠利用計(jì)算機(jī)輸入關(guān)鍵詞即可完成一系列操作，在節(jié)省人力和物力的同時(shí)，大幅提升了工作效率。

2 人事管理工作目前存在的不足與弊端

2.1 檔案管理工作的規(guī)范化程度不足

人事檔案是個(gè)體的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、成績(jī)、接受獎(jiǎng)勵(lì)和處罰、名譽(yù)等事項(xiàng)的記錄載體，能夠真實(shí)和全面地反映某個(gè)個(gè)體的現(xiàn)實(shí)情況，人事檔案的編撰隨著個(gè)體階段性經(jīng)歷的變化而不斷補(bǔ)充和改變，要讓檔案信息的來源具有真實(shí)性和客觀性，就要保證檔案信息錄入制度的程序化和規(guī)范化，但在現(xiàn)實(shí)檔案管理工作中，無論傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案亦或數(shù)字信息化檔案都未能很好地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，在實(shí)際工作中，人事檔案信息涉及部門眾多，信息來源具有不確定性[6-8]。此外，我國(guó)醫(yī)療事業(yè)處于高速發(fā)展時(shí)期，國(guó)家相關(guān)政策的深入及社會(huì)對(duì)人才需求的變動(dòng)，使得社會(huì)人口流動(dòng)加大，“人檔分離”、檔案資料內(nèi)容缺乏準(zhǔn)確性問題的現(xiàn)象較為普遍，為醫(yī)院人事檔案管理工作帶來了較大負(fù)擔(dān)，受到多方面影響，可能導(dǎo)致信息失真，信息的錄入也存在盲目性和隨意性。

2.2 檔案管理工作受重視度有限

檔案管理雖然十分重要，但在現(xiàn)實(shí)中工作中，其無法為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益，因此長(zhǎng)期以來也難以引起重視，甚至產(chǎn)生檔案管理工作可有可無的錯(cuò)誤認(rèn)知。醫(yī)院管理層對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，投入較少，也難以激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，導(dǎo)致相關(guān)人員不重視檔案管理工作，責(zé)任心不足，在一定程度上導(dǎo)致了檔案管理工作的效率低下，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，可能對(duì)醫(yī)院的發(fā)展形成阻礙[9]。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有限

當(dāng)前，信息化辦公已經(jīng)深入各大醫(yī)院的辦公系統(tǒng)和日常運(yùn)作過程，對(duì)員工操作計(jì)算機(jī)的能力也提出了相應(yīng)要求。受到客觀因素的影響，我國(guó)相當(dāng)一部分醫(yī)院的檔案管理員都是工作年限較長(zhǎng)的中老年員工，其具有思想政治素質(zhì)過硬的優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也存在傳統(tǒng)守舊的思想，突然引進(jìn)計(jì)算機(jī)和數(shù)字化辦公，可能引起其思想上的排斥，難以適應(yīng)紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡模式，其仍然愿意選擇傳統(tǒng)的管理方式[10]。當(dāng)然，這種情況僅是一部分原因，檔案人員專業(yè)素質(zhì)不足的情況主要體現(xiàn)在其對(duì)數(shù)字化辦公系統(tǒng)的使用能力與日常維護(hù)能力尚待提升方面，數(shù)字化人事檔案的管理要求相關(guān)人員掌握一定的機(jī)器語言能力和資料管理知識(shí)，同時(shí)要求管理人員具有相當(dāng)強(qiáng)的責(zé)任心，以保證檔案資料的真實(shí)性。

3 數(shù)字化人事檔案應(yīng)用優(yōu)化措施

3.1 建立健全數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)盡快建立健全數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，引進(jìn)具備相關(guān)管理能力高素質(zhì)人才，將紙質(zhì)化檔案進(jìn)行信息化處理，對(duì)于已經(jīng)建立了檔案管理系統(tǒng)的醫(yī)院，則應(yīng)當(dāng)在原有的檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，以信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為基礎(chǔ)，不斷對(duì)檔案信息進(jìn)行更新與管理，對(duì)于新的檔案資料要及時(shí)編入其檔案中，保證檔案信息的實(shí)時(shí)性，同時(shí)設(shè)置管理員權(quán)限，對(duì)于查閱、調(diào)出等工作嚴(yán)格管理，保證檔案信息的安全性。

3.2 提升對(duì)檔案工作的重視程度

醫(yī)院管理層應(yīng)當(dāng)提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，加大對(duì)檔案管理工作的投入，加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量建設(shè)，此外，還應(yīng)加強(qiáng)硬件設(shè)備的投入，全面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化，定期檢查和更新設(shè)備與軟件，保證檔案管理工作的順利開展。

3.3 提升管理人員素質(zhì)

做好老員工的思想工作，幫助其轉(zhuǎn)變思想，盡快接受并熟悉信息化辦公系統(tǒng)，定期對(duì)檔案管理員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提升其對(duì)計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件的操作能力，同時(shí)注意培養(yǎng)其對(duì)相關(guān)硬件與軟件的日常養(yǎng)護(hù)能力。此外，信息資源儲(chǔ)備的安全問題日益嚴(yán)峻，因此需培養(yǎng)管理人員的安全操作意識(shí)，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，做好資料的加密工作，保證檔案資料安全性。

4 結(jié)語

人事檔案數(shù)字化在較大程度上節(jié)省了人力與物力，大大提升了工作效率，但其安全性問題也受到了考驗(yàn)，在平時(shí)工作中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)保密操作，保證檔案資料的安全性。