楊林麗 易曉靜 周雪荃

摘 要：隨著移動互聯(lián)技術(shù)和商業(yè)模式的不斷發(fā)展，越來越多的小微企業(yè)開始使用基于智能手機(jī)的移動互聯(lián)網(wǎng)辦公平臺，對員工進(jìn)行勞動紀(jì)律考核，協(xié)助員工辦理行政事務(wù)，或者進(jìn)行在線會議，這一新興互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用已成為企業(yè)辦公的主流管理模式。但關(guān)于研究移動互聯(lián)網(wǎng)平臺對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及管理模式影響的文獻(xiàn)比較少，特別是國內(nèi)缺乏用管理學(xué)相關(guān)理論解釋釘釘軟件應(yīng)用對企業(yè)結(jié)構(gòu)和員工辦事效率的研究?；诖?，本文將現(xiàn)有的信息共享理論、權(quán)變理論以及平臺理論，以釘釘為例分析移動互聯(lián)網(wǎng)管理創(chuàng)新對企業(yè)組織績效及組織結(jié)構(gòu)的影響進(jìn)行理論探究。

關(guān)鍵詞：移動互聯(lián)? 辦公軟件? 信息共享? 權(quán)變理論

中圖分類號：F124.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）08（b）--04

1 移動互聯(lián)技術(shù)的應(yīng)用背景

在移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和商業(yè)模式創(chuàng)新的背景下，云化辦公系統(tǒng)和企業(yè)管理模式越來越受到企業(yè)的重視，利用移動互聯(lián)技術(shù)，公司可以借由員工的移動客戶端進(jìn)行辦公管理，員工也可以利用智能手機(jī)登陸云端辦公平臺進(jìn)行辦公，完成相關(guān)的業(yè)務(wù)活動和行政流程。

此外，員工可以利用移動辦公軟件，隨時(shí)隨地參加辦公會議或進(jìn)行業(yè)務(wù)討論，而不受時(shí)間和空間的限制。

上述創(chuàng)新性的管理功能基于傳統(tǒng)公司業(yè)務(wù)，能夠最大化的將員工從工作場所和工作條件的限制中解放出來，顛覆了傳統(tǒng)企業(yè)依賴辦公地點(diǎn)和物理場所的辦公模式。但是，在移動云化辦公系統(tǒng)設(shè)立和發(fā)展初期，研發(fā)周期長，投入巨大，只有大型企業(yè)才能應(yīng)用（Kim et al.， 2007）?；诘谌狡脚_的云化移動辦公軟件的發(fā)展（如Yammer，即后來的Office 365;阿里釘釘?shù)龋┦剐∥⑵髽I(yè)能夠依賴第三方開發(fā)的，標(biāo)準(zhǔn)化的移動辦公平臺進(jìn)行在線辦公，上述軟件解決了開發(fā)時(shí)間和預(yù)算成本的問題，能夠廣大小微企業(yè)利用移動互聯(lián)手段，在辦公領(lǐng)域分享移動互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)紅利。在中國，以阿里釘釘為代表的第三方移動辦公平臺取得了快速發(fā)展，預(yù)計(jì)到2020年上述行業(yè)總產(chǎn)值將達(dá)到近500億人民幣，2018年初，阿里釘釘用戶（包括企業(yè)和員工）達(dá)到1億。

在移動互聯(lián)辦公應(yīng)用的影響下，企業(yè)管理者與員工之間，員工與員工之間的社會和工作關(guān)系必然會發(fā)生巨大的變化，移動互聯(lián)網(wǎng)辦公為公司將帶來超越傳統(tǒng)辦公條件的效率水平（Ellison et al.， 2015; Seol et al.， 2016）。釘釘重構(gòu)了組織溝通方式，優(yōu)化了協(xié)作方式，推動了組織變革，是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型2.0時(shí)代的一個(gè)平臺級的引領(lǐng)者和推動者。本文將以阿里釘釘為例，從信息共享和權(quán)變理論的視角，將移動互聯(lián)技術(shù)對組織結(jié)構(gòu)及管理模式的影響進(jìn)行理論探究。

2 基于信息共享的信息技術(shù)平臺對組織績效的影響

移動云化辦公系統(tǒng)作為新興的基于智能手機(jī)的移動互聯(lián)網(wǎng)辦公平臺，為組織內(nèi)部搭建了一個(gè)信息共享平臺，使員工辦公能夠基本擺脫時(shí)間和空間的限制，適用業(yè)務(wù)范圍也更加廣泛，例如進(jìn)行員工紀(jì)律考核，在線會議等。員工可以利用移動端資源解決客戶問題，提升工作效率。組織信息共享是一個(gè)復(fù)雜的過程，需要在不同的個(gè)體及群體之間交流討論。

信息共享使組織能夠通過集成的跨職能系統(tǒng)來減少流程步驟，整合分散的資源并進(jìn)行更多并行活動。如果所有相關(guān)信息都在公司成員之間共享，那么模塊化創(chuàng)新可以在公司內(nèi)部發(fā)生，而創(chuàng)新也可以在行業(yè)級別上得到促進(jìn)。信息交流的形式（即正式和非正式渠道）起著重要作用。一般而言，正式信息的發(fā)布是可驗(yàn)證的、官方的和可追溯的，而非正式信息的發(fā)布則是自發(fā)的，較少受到監(jiān)控且沒有記錄。移動互聯(lián)網(wǎng)平臺式的信息交流都是有記錄，可追溯的。正式的信息共享有助于確保信息的準(zhǔn)確性、開放性和來源可信度，從而提高團(tuán)隊(duì)成員當(dāng)前活動的可見性和透明度。

研究表明，具有言語和非言語線索的開放式信息共享與團(tuán)隊(duì)滿意度有著緊密的聯(lián)系（Mesmer-Magnu & DeChurch，2009）。Guzzo 和 Shea（1992）發(fā)現(xiàn)，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部信息共享構(gòu)成了一種社交互動，可以滿足團(tuán)隊(duì)成員之間的共同需求。成員行動的可見性和開放性營造了一種信任氣氛，這種信任能增進(jìn)社交情感，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成果形成，進(jìn)而提高團(tuán)隊(duì)任務(wù)績效。視頻會議拉近了團(tuán)隊(duì)成員的距離，更加提高了這種社交互動的信任度，從而增強(qiáng)個(gè)人對團(tuán)隊(duì)的滿意度。

3 權(quán)變視角下的信息技術(shù)平臺應(yīng)用對組織結(jié)構(gòu)的影響

隨著市場競爭加劇和新技術(shù)日益出現(xiàn)，企業(yè)對信息共享的需求擴(kuò)大，從而需要建立扁平化的組織形式和利于信息共享的辦公環(huán)境，而移動辦公軟件搭建起組織內(nèi)員工的溝通網(wǎng)絡(luò)，使組織具備權(quán)變管理的高效、便捷等需求。

權(quán)變理論認(rèn)為，每個(gè)組織的內(nèi)在要素和外在環(huán)境條件都各不相同，因而在管理活動中不存在適用于任何情景的原則和方法，即在管理實(shí)踐中要根據(jù)組織所處的環(huán)境和內(nèi)部條件的發(fā)展變化隨機(jī)應(yīng)變，沒有一成不變的、普適的管理方法。

Ciborra（1996）對“平臺組織”的描述為能夠靈活地將其資源和能力重組為新的組織結(jié)構(gòu)，以應(yīng)對新出現(xiàn)的商業(yè)機(jī)會和挑戰(zhàn)。組織平臺既承載組織資源和能力，又使這些資源和能力能夠快速、靈活地重新組合，以適應(yīng)不斷變化的需求，并響應(yīng)出現(xiàn)的機(jī)會。

權(quán)變理論研究表明，信息系統(tǒng)往往會增強(qiáng)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)與環(huán)境的匹配度（Leifer， R，McDonough， E.F.，1985）。組織結(jié)構(gòu)和過程的設(shè)計(jì)在內(nèi)部協(xié)調(diào)一致并適合其環(huán)境要求時(shí)才更有效。

權(quán)變理論將組織設(shè)計(jì)視為受約束的優(yōu)化問題。在組織層面，這需要通過最大程度地減少各種環(huán)境需求與內(nèi)部組織安排之間的不匹配來最大化績效成果，又需要最大化獲取差異化的收益并最小化整合成本。每個(gè)組織中的子系統(tǒng)（銷售，研發(fā)和生產(chǎn)等）在形式結(jié)構(gòu)、成員的目標(biāo)取向、時(shí)間取向和人際取向方面是不同的，這種差異與每個(gè)子系統(tǒng)處理的特定子環(huán)境的要求有關(guān)（Paul， Jay）。根據(jù)環(huán)境滿足各層級的需求，實(shí)施移動辦公軟件與現(xiàn)有系統(tǒng)互補(bǔ)融合，可以最大限度地提高其對公司的整體價(jià)值。

4 釘釘軟件的應(yīng)用對企業(yè)管理的影響

Baldwin和Woodard（2009）提出了平臺架構(gòu)獨(dú)特性的最先進(jìn)的嘗試，他們認(rèn)為平臺具有一種特殊類型的技術(shù)架構(gòu)，這種技術(shù)架構(gòu)不僅是模塊化的，而且是圍繞核心和外圍構(gòu)建的。

釘釘智能商業(yè)生態(tài)系統(tǒng)自內(nèi)向外分為基座層、核心層、延伸層、增值層和宏觀層五個(gè)部分?；鶎邮菍诵膶印⒀由鞂?、增值層的數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)層，貫穿于釘釘生態(tài)系統(tǒng)中的每個(gè)組成部分。核心層主要包含釘釘輸出的功能及服務(wù)對象。

釘釘輸出的功能包括企業(yè)通訊錄、即時(shí)通訊、DING等數(shù)十項(xiàng)軟件模塊，以及指紋考勤機(jī)、人臉識別考勤機(jī)、打印云盒等配套智能硬件。延伸層是釘釘產(chǎn)品服務(wù)的拓展層，增值層是配合延伸層的增值服務(wù)提供層，宏觀層是影響整個(gè)生態(tài)系統(tǒng)的外部環(huán)境層。

模塊化文獻(xiàn)的核心觀點(diǎn)正是模塊化產(chǎn)品體系結(jié)構(gòu)能促進(jìn)創(chuàng)新（Langlois and Robertson， 1992）。模塊化有助于克服管理復(fù)雜性，通過將模塊之間的依賴關(guān)系減少到簡單的互聯(lián)，縮小設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)模塊所需的信息范圍，并允許專門化，這有助于模塊內(nèi)部的自主創(chuàng)新，以及通過模塊的創(chuàng)新重組進(jìn)行混合匹配創(chuàng)新。因此，模塊化使得企業(yè)可以通過創(chuàng)新獲得績效收益。

企業(yè)用戶可基于釘釘平臺不斷進(jìn)行迭代創(chuàng)新，云計(jì)算架構(gòu)的應(yīng)用使得企業(yè)能較快實(shí)現(xiàn)從數(shù)字化轉(zhuǎn)型1.0階段到2.0階段的轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新門檻低，創(chuàng)新效率進(jìn)一步提高。東方希望集團(tuán)通過釘釘平臺整合包括MES、物流、課商服務(wù)、出勤、點(diǎn)餐、HER、快遞簽收、協(xié)調(diào)辦公等52個(gè)微應(yīng)用，創(chuàng)新高效地完成信息化改造。

以釘釘為例，選取移動互聯(lián)辦公平臺三種不同類型的功能即員工溝通，事務(wù)審批和紀(jì)律考核，作為主要參考功能來研究移動辦公平臺對企業(yè)辦事流程效率的影響。

在員工溝通方面，研究始終表明“認(rèn)識的人”會對所了解的內(nèi)容產(chǎn)生重大影響，由于人際關(guān)系對于獲取信息、解決問題和學(xué)習(xí)工作方式至關(guān)重要，（Cross， Parker， Prusak & Borgatti， 2001）。傳統(tǒng)上小組成員傾向于共處一地，并且?guī)缀踔皇敲鎸γ娴鼗?。移動辦公軟件提供了將各個(gè)員工連接起來的渠道，大幅提升溝通協(xié)同效率，使員工之間可隨時(shí)隨地安全地溝通與協(xié)同，讓工作溝通更順暢，確保了信息交換和分析，同時(shí)改善了決策的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，可以很好的促進(jìn)信息共享，提高辦公效率。

工人可以通過釘釘隨時(shí)隨地查看生產(chǎn)現(xiàn)狀，及時(shí)提出決策參考并隨時(shí)監(jiān)測預(yù)警。以東方希望公司為例，傳統(tǒng)情況下，工人師傅通過巡檢和操作臺數(shù)據(jù)了解工廠運(yùn)行情況;現(xiàn)在通過釘釘平臺接入生產(chǎn)管控系統(tǒng)，負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)隨地查看生產(chǎn)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)指標(biāo)，不僅實(shí)現(xiàn)對生產(chǎn)情況進(jìn)行及時(shí)決策，還對環(huán)保排放進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測預(yù)警，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地的高效安全工作。

在審批功能方面，Treem 和 Leonardi（2012）特別提出了組織中社交媒體的四種可供性：可見性和關(guān)聯(lián)性（內(nèi)容和人員），持久性和可編輯性（內(nèi)容）。移動辦公軟件為企業(yè)提供了即時(shí)的審批解決方案，將企業(yè)組織架構(gòu)數(shù)字化，明確了審批事項(xiàng)的責(zé)任人，提高了審批流程和審批進(jìn)程的透明度，員工在找誰審批，審批流程及審批進(jìn)度上可以有更好的把握。

無紙化審批、可重復(fù)編輯修改審批信息、可抄送也有利于企業(yè)提高辦事效率。同時(shí)，智能移動審批減少審批流程的中間人、可提交給多人審批極大地縮短了企業(yè)辦事流程時(shí)間。釘釘平臺可以實(shí)現(xiàn)管理者隨時(shí)隨地的批復(fù)，進(jìn)一步拓展可用工作空間，延伸可用工作時(shí)長，以一家50人企業(yè)的報(bào)銷流程為例，原來紙質(zhì)報(bào)銷從提交到審核再到最終打款歸檔，需要4～5天，其中耗時(shí)最長的環(huán)節(jié)，就是等待領(lǐng)導(dǎo)簽字審批;現(xiàn)在通過數(shù)字化財(cái)務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)隨地審批，6步3小時(shí)完成，效率提升10倍以上。

對于紀(jì)律考核功能，移動辦公軟件提供了包括考勤打卡、簽到、請假、出差等覆蓋員工工作全流程的實(shí)時(shí)考核功能，讓工作變得更加簡單。

從實(shí)際來看，移動辦公軟件對管理人員實(shí)施企業(yè)紀(jì)律考核，的確起到了極大的便利作用。盡管對于多元化的組織，分享位置信息的工具尤為重要，有助于評估預(yù)期響應(yīng)時(shí)間并最大限度地降低由于分散的同事之間存在的“情境隱形”而出現(xiàn)負(fù)面歸因的可能性，然而這導(dǎo)致他們將負(fù)面行為歸因于內(nèi)部而非情境因素，并降低了關(guān)系滿意度和凝聚力（Cramton，Orvis，&Wilson，2007）。這會影響組織內(nèi)的溝通交流，減少組織內(nèi)信息共享情境，進(jìn)而可能直接影響辦公效率。

同時(shí)對員工考核力度的加大，會降低員工積極性，容易讓員工產(chǎn)生負(fù)面情緒。綜上，在紀(jì)律考核方面對管理人員而言，移動辦公軟件能極大提高考核效率，但是增強(qiáng)考核力度對員工有雙面性，一方面可以激勵員工，另一方面過于約束又影響員工積極性，因此在移動辦公軟件的紀(jì)律考核功能是否有效縮短企業(yè)辦事流程時(shí)間的問題上還有待進(jìn)行實(shí)證研究。

本節(jié)理論模型如圖1所示。

不可否認(rèn)的是，阿里釘釘作為新一代技術(shù)工具，不僅提供了全新的數(shù)字化工作方式，還助力優(yōu)化了數(shù)字經(jīng)濟(jì)社會環(huán)境。其平臺力量通過形成網(wǎng)絡(luò)外部性、促進(jìn)分工精細(xì)化、降低交易費(fèi)用等方式將技術(shù)與組織創(chuàng)新傳遞給經(jīng)濟(jì)社會，提高全要素生產(chǎn)率、創(chuàng)新生產(chǎn)組織形式、打造新功能。數(shù)字化轉(zhuǎn)型2.0時(shí)代，是技術(shù)架構(gòu)大遷移時(shí)代，基于云計(jì)算、邊緣計(jì)算、新型數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)的發(fā)展以及軟件開發(fā)體系的持續(xù)迭代，信息通訊技術(shù)架構(gòu)從傳統(tǒng)的信息技術(shù)架構(gòu)向云架構(gòu)遷移，釘釘就面向未來的數(shù)字轉(zhuǎn)型架構(gòu)重新定義管理系統(tǒng)。它有效沉淀了1000萬企業(yè)組織的優(yōu)秀管理理念，通過提煉優(yōu)秀的管理模式并實(shí)現(xiàn)落地，釘釘正在成為各行各業(yè)優(yōu)秀工作方式的共享生態(tài)圈。

5 結(jié)語

在本文中，首先介紹了新興移動互聯(lián)技術(shù)的興起及其在我國企業(yè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀，現(xiàn)有的移動互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用與管理學(xué)方面的學(xué)術(shù)研究還有待深入。

本文從信息共享理論和權(quán)變理論探究了信息技術(shù)平臺對組織管理的影響，組織結(jié)構(gòu)的進(jìn)一步扁平化使得組織內(nèi)部跨部門高效協(xié)同，基于云端為員工搭建的信息共享平臺不僅提高了員工效率，更進(jìn)一步促進(jìn)組織創(chuàng)新。移動互聯(lián)辦公作為新時(shí)代云端辦公平臺是繼上一代管理信息系統(tǒng)后的又一大管理技術(shù)變革，能夠最大化促進(jìn)信息共享。