曾紅華

摘 要：醫(yī)院人力資源檔案管理是醫(yī)院管理過程中的重要組成部分。通過加強(qiáng)醫(yī)院人力資源檔案信息化管理，促進(jìn)醫(yī)院人力資源檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，可有效提升醫(yī)院人力資源檔案管理水平。本文通過闡述醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的意義，并根據(jù)醫(yī)院管理實(shí)際提出醫(yī)院人力資源檔案信息化管理策略及管理新模式，為進(jìn)一步提升和改善醫(yī)院人力資源管理的水平和實(shí)效性創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件，以期達(dá)到強(qiáng)化醫(yī)院人力資源檔案信息化管理實(shí)效性的目的。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人力資源;檔案;信息化

在現(xiàn)代新醫(yī)改的環(huán)境下，信息化技術(shù)是醫(yī)院人力資源檔案管理中的一種非常重要的手段。為了能夠最大限度提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的水平，需要醫(yī)院管理者充分結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況，創(chuàng)新人力資源檔案管理方式，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院人力資源檔案管理工作更加符合新醫(yī)改要求。醫(yī)院也需要積極探索和構(gòu)建新型的人力資源檔案管理模式，并將人力資源檔案管理信息化的建設(shè)作為醫(yī)院信息化建設(shè)的重要方向和任務(wù)，以便在最大限度提升醫(yī)院人力資源檔案管理實(shí)效性和科學(xué)性的同時(shí)能更好地維護(hù)醫(yī)院和諧與穩(wěn)定的發(fā)展。因此，探究醫(yī)院人力資源檔案信息化管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、強(qiáng)化醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的意義

1.有利于為醫(yī)院選拔人才提供科學(xué)的依據(jù)

在醫(yī)院人力資源檔案的管理過程中采取信息化管理技術(shù)，能夠更好統(tǒng)籌整合醫(yī)務(wù)員工的信息，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料記錄難、查找難的缺點(diǎn)得到有效改善。這樣當(dāng)醫(yī)院在進(jìn)行人才選拔時(shí)，可借助現(xiàn)代信息化技術(shù)定向查找相關(guān)人員的信息，從而快速調(diào)出醫(yī)院工作人員的工作經(jīng)歷、職稱、成就等詳細(xì)的信息資料。同時(shí)，強(qiáng)化醫(yī)院人力資源檔案信息化管理，還能夠及時(shí)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者提供了解備選人員信息的條件，以便能夠?yàn)獒t(yī)院管理選拔出綜合素質(zhì)較強(qiáng)的優(yōu)秀人才。此外，還需要充分利用現(xiàn)代信息化平臺(tái)對(duì)醫(yī)院各個(gè)部門人員分布情況進(jìn)行總結(jié)，以此幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更加全面了解各個(gè)學(xué)科人才梯隊(duì)發(fā)展情況和人力資源管理的相關(guān)問題，從而推動(dòng)醫(yī)院的全面發(fā)展。

2.有利于醫(yī)院人才的公平競(jìng)爭(zhēng)與可持續(xù)性發(fā)展

基于信息化的人力資源檔案管理系統(tǒng)的支持，醫(yī)院的人力資源檔案管理的各方面將變得更加高效簡(jiǎn)潔，人力資源檔案管理人員的工作難度及強(qiáng)度將極大降低，從而使人力資源檔案管理工作顯得更加公平。人力資源檔案的信息化管理可以為醫(yī)院?jiǎn)T工所做的各項(xiàng)勞動(dòng)提供保障，有效調(diào)動(dòng)員工的勞動(dòng)積極性，提高其專業(yè)水平，提升醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)具有重要意義。

3.有利于提升檔案管理人員的工作效率

醫(yī)院人力資源紙質(zhì)版的檔案資料在管理的過程中常常存在遺失的問題，且人力資源檔案資料涉及的范圍較廣，不管是醫(yī)師、技師、護(hù)士還是行政后勤人員等都有相應(yīng)的職業(yè)證書、資格證書，在入職、離職或院內(nèi)調(diào)崗都會(huì)應(yīng)用到人力資源檔案資料。同時(shí)，在醫(yī)院的日常運(yùn)行過程中也會(huì)定期向相關(guān)管理部門遞交一系列的材料，這不僅增加了檔案管理人員的工作量，也增加了其管理的難度。因此，通過強(qiáng)化醫(yī)院人力資源檔案信息化建設(shè)，革新傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式，優(yōu)化人力資源檔案管理過程，以信息技術(shù)為支撐，便能夠?yàn)獒t(yī)院人力資源檔案管理人員提供便利的條件，最大限度提升其工作效率。

二、醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的策略

為有效提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理水平，醫(yī)院管理者必需采取多元化的管理策略，從思想認(rèn)識(shí)、制度建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)完善、專業(yè)能力培養(yǎng)等多方面入手，推動(dòng)人力資源檔案信息化管理。

1.增強(qiáng)信息化管理的重視程度，正確認(rèn)識(shí)人力資源檔案信息化管理的重要性

在現(xiàn)代社會(huì)新經(jīng)濟(jì)常態(tài)的發(fā)展背景下，隨著廣大人民生活水平的不斷提高，人們對(duì)醫(yī)療條件的要求也不斷提升，這給醫(yī)院發(fā)展提出了較大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院為了在競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境中尋求更加穩(wěn)定的發(fā)展，必須要有高素質(zhì)的人才作支撐。然而，傳統(tǒng)的醫(yī)院人力資源檔案管理效率低下，而且還需要花費(fèi)大量的人力、財(cái)力，不利于人力資源檔案資料更好的服務(wù)于醫(yī)院人才隊(duì)伍發(fā)展。因此，為了能夠最大限度提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的水平，需要在思想上正確認(rèn)識(shí)人力資源檔案信息化管理的重要性，不斷提高院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對(duì)醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的重視程度，為提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理水平提供重要的思想基礎(chǔ)。

2.強(qiáng)化終端應(yīng)用系統(tǒng)的功能，保證檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性

在醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的過程中，要切實(shí)保證人力資源檔案資料的安全性，保證人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的安全，強(qiáng)化檔案信息化系統(tǒng)終端的功能，充分凸顯人力資源檔案信息存儲(chǔ)、傳輸?shù)陌踩浴Ｆ渲?，可針?duì)醫(yī)院人力資源檔案資料的信息化管理實(shí)際情況，建立大組工網(wǎng)和因特網(wǎng)的兩個(gè)系統(tǒng)終端體系，以便能夠科學(xué)管理保密等級(jí)不同的人力資源檔案資料。同時(shí)，為了能夠更好地避免檔案資料被員工泄露，還需要醫(yī)院人事工作人員積極與行政等各部門人員進(jìn)行溝通交流，讓人力資源檔案管理人員能夠切實(shí)維護(hù)檔案系統(tǒng)的安全性，有效防止人力資源檔案資料被外泄，讓人力資源檔案信息管理系統(tǒng)的安全性真正得到保證。

3.構(gòu)建完善的人力資源檔案管理制度，規(guī)范檔案信息化管理過程

為了最大限度提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理效率，還需要構(gòu)建完善的人力資源檔案管理制度。通過全面分析醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的現(xiàn)狀，再根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建針對(duì)性的人力資源檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，從而為人力資源檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行提供重要的保障。此外，在規(guī)范醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的過程中，需要督促人事工作人員積極調(diào)用查看信息的內(nèi)容，制定完善的制度和人力資源檔案信息資料調(diào)用制度，規(guī)范檔案信息化管理過程，最大限度提升醫(yī)院人力資源檔案管理的水平，讓醫(yī)院的綜合效益能夠切實(shí)得到保證。

4.建立人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院人力資源檔案信息著錄是提升信息化管理效率的重要前提。通過強(qiáng)化醫(yī)院人力資源檔案信息化管理，建立良好的數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?yàn)獒t(yī)院人力資源檔案信息化管理提供重要的信息支撐。首先，需要根據(jù)醫(yī)院人力資源檔案資料的目錄進(jìn)行著錄和標(biāo)引，逐步建立起相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，充分利用專用的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等信息設(shè)備，對(duì)醫(yī)院的人力資源紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，從而將醫(yī)院的人事檔案案卷目錄、文件級(jí)目錄、文件全文錄用到現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，逐步完成醫(yī)院人力資源檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，有效提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的水平。

通過建立醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的局域網(wǎng)，對(duì)醫(yī)院人力資源管理部門采取局域網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，并對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行分級(jí)管理，讓醫(yī)院人力資源檔案信息化管理逐步實(shí)現(xiàn)一體化，并借助局域網(wǎng)進(jìn)行檢索、查詢，這樣便能夠讓醫(yī)院的管理者更加快速查詢，從而讓醫(yī)院人力資源檔案資料更好的服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展提供重要的人力支撐。

5.加強(qiáng)人力資源檔案管理人員能力培訓(xùn)，推進(jìn)人事檔案信息化管理

針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院人力資源檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足而影響醫(yī)院人力資源檔案管理水平的問題，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可招聘一些綜合素質(zhì)高的專業(yè)人員從事人力資源檔案管理工作，并合理地將掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和具備較強(qiáng)責(zé)任心等條件納入到醫(yī)院人力資源檔案管理人員的招聘條件中，這樣便能夠打造一支高素質(zhì)的人力資源檔案管理隊(duì)伍，有效提升人力資源檔案信息化管理能力水平。

三、基于信息系統(tǒng)的醫(yī)院人力資源檔案管理新模式

隨著現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境的日益復(fù)雜，醫(yī)院在不斷發(fā)展的過程中面臨著巨大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院需要充分利用信息技術(shù)，創(chuàng)新醫(yī)院人力資源檔案管理模式，加強(qiáng)醫(yī)院人力資源檔案管理，從而提升醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定和健康發(fā)展。

1.建立完整的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)的核心部分是人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。因此，為了保證醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)充分發(fā)揮作用，首要任務(wù)就是保證醫(yī)院收集到的人力資源信息的真實(shí)性和完整性，從而為人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立提供保障。

對(duì)于人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立過程，醫(yī)院必須合理地根據(jù)不同部門和不同職能將數(shù)據(jù)劃分為多個(gè)模塊，并且在各個(gè)模塊中設(shè)置多個(gè)子目錄，包括職位的名稱、級(jí)別以及崗位的類別等，方便以后的查詢。最后，在人力資源信息錄入系統(tǒng)后，醫(yī)院還應(yīng)該指派兩名或以上相關(guān)的員工來(lái)驗(yàn)證錄入內(nèi)容的準(zhǔn)確性，以此來(lái)避免出現(xiàn)信息錄入錯(cuò)誤或信息遺漏。

2.開發(fā)人力資源檔案管理信息系統(tǒng)的功能模塊

醫(yī)院的人力資源檔案管理涉及諸多管理事項(xiàng)。因此，醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)還應(yīng)充分考慮到醫(yī)院管理的具體內(nèi)容。為保證醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)的功能完善，醫(yī)院應(yīng)高度重視以下幾方面的建設(shè)：

第一，應(yīng)確保系統(tǒng)本身具有完善的數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)恢復(fù)及其它相關(guān)功能，醫(yī)院發(fā)生人員信息更新或人事變動(dòng)時(shí)應(yīng)能及時(shí)進(jìn)行相關(guān)操作。

第二，應(yīng)實(shí)現(xiàn)人力資源基礎(chǔ)信息的集中統(tǒng)一管理，還應(yīng)包含教學(xué)科研信息、績(jī)效考核信息和醫(yī)療糾紛信息等數(shù)據(jù)。

第三，應(yīng)加強(qiáng)管理權(quán)限的分配。因?yàn)獒t(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)中極有可能包含醫(yī)院的機(jī)密信息，所以醫(yī)院應(yīng)該針對(duì)不同的部門配置與之相關(guān)的操作權(quán)限，以防信息泄露或被非法使用。

第四，在配置了相關(guān)操作或管理權(quán)限的基礎(chǔ)上，應(yīng)實(shí)現(xiàn)多部門對(duì)相關(guān)的人力資源檔案信息的共享及有限的操作管理。此外，也應(yīng)與醫(yī)院現(xiàn)有信息系統(tǒng)如醫(yī)院管理系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享。

3.根據(jù)醫(yī)院的自身特點(diǎn)完善人力資源檔案管理信息系統(tǒng)

在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，醫(yī)院管理的各個(gè)方面也可能發(fā)生巨大的變化。因此，為了保證醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)能一直滿足醫(yī)院在各發(fā)展階段的管理需求，醫(yī)院還需要不斷地優(yōu)化和個(gè)性化醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)。這不僅能夠不斷完善醫(yī)院相應(yīng)的系統(tǒng)功能，還能夠不斷優(yōu)化醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)，以使醫(yī)院人力資源檔案信息的安全性得到最大的保障，極大提高醫(yī)院人力資源檔案管理信息化建設(shè)的水平。

4.提高人力資源檔案管理信息系統(tǒng)的安全性及穩(wěn)定性

在醫(yī)患關(guān)系較為緊張時(shí)，醫(yī)院更需要在員工個(gè)人信息的保護(hù)方面加以重視。因此，醫(yī)院必須不斷加強(qiáng)人力資源檔案管理系統(tǒng)的安全性及穩(wěn)定性建設(shè)，以免因系統(tǒng)故障或系統(tǒng)安全等原因造成人力資源檔案信息丟失或泄露。在這個(gè)過程中，醫(yī)院也應(yīng)意識(shí)到人力資源檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，而是與醫(yī)院發(fā)展和穩(wěn)定有著非常緊密的聯(lián)系。因此，保障人力資源檔案信息的安全性及穩(wěn)定性是醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵因素。

四、醫(yī)院人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的實(shí)施路徑

1.創(chuàng)新業(yè)務(wù)手段，提高管理質(zhì)量

人力資源檔案管理要緊跟時(shí)代步伐，隨著信息化管理方式的來(lái)臨，醫(yī)院人力資源管理部門要?jiǎng)?chuàng)新業(yè)務(wù)手段，提升管理水平，創(chuàng)新檔案管理制度和服務(wù)方式，讓貌似陳舊的檔案管理工作煥發(fā)新的生機(jī)，展現(xiàn)其獨(dú)有的價(jià)值和作用。

2.提升人員素質(zhì)，加大人員培訓(xùn)力度

信息化建設(shè)過程中重要的一點(diǎn)就是信息安全。受信息化建設(shè)的影響，人力資源檔案信息管理工作的信息安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)比之前更高，要提高在信息化建設(shè)過程中人力資源檔案的安全性，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，目的是進(jìn)一步強(qiáng)化人員的管理職能，提高業(yè)務(wù)能力和強(qiáng)化其安全意識(shí)， 讓其能夠自覺按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，防止檔案信息外泄、丟失等情況出現(xiàn)。

3.注重信息化管理，加強(qiáng)軟硬件及網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的特殊性，可能因?yàn)椴僮鞑划?dāng)或軟硬件因素造成人力資源檔案信息泄露的現(xiàn)象。因此，醫(yī)院人力資源部門不但要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)，也要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件及網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施建設(shè)，并建立相應(yīng)的電子檔案及檔案自動(dòng)備份模塊，檔案信息丟失后能利用備份檔案進(jìn)行還原。

五、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院?jiǎn)T工數(shù)量的不斷增加，給醫(yī)院人力資源管理帶來(lái)了更多的壓力。人力資源管理工作具有十分重要的作用，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通過人力資源管理可以深入地了解和掌握醫(yī)院工作人員的構(gòu)成、考勤、工資等方面的情況，從而為醫(yī)院現(xiàn)有資源的合理配置提供有效依據(jù)。醫(yī)院的人力資源檔案管理水平直接關(guān)系到每一名醫(yī)護(hù)人員的成長(zhǎng)和切身利益，關(guān)系到醫(yī)院的人力資源配置，這也是推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)更好發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作。尤其是在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，通過強(qiáng)化人力資源檔案信息化管理，提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理水平，為醫(yī)院進(jìn)行各類人員配置、選拔和培養(yǎng)提供重要的參考信息，從而促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)更加穩(wěn)定健康的發(fā)展。

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（作者單位：福建醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院）