甲春

摘 要： 檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，可以說文件是檔案的前身，而檔案是文件的歸宿。企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是企業(yè)得以健康持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，不僅具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)作用，而且還能夠?yàn)椴榭細(xì)v史提供重要的憑證。因此在當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過程中，需要重視文書檔案工作，有效的提高文書檔案管理水平，確保文書檔案信息的準(zhǔn)確性和長效性，使其更好的服務(wù)于企業(yè)。

關(guān)鍵詞： 企業(yè);文書檔案;制度建設(shè);管理現(xiàn)代化;歸檔

【中圖分類號(hào)】G272.2???? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.279

文書檔案是企業(yè)發(fā)展過程中形成的具有保存價(jià)值的重要文件，對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重要的參考作用。近年來，文書檔案工作模式發(fā)生了較大的變化，因此需要重視文書檔案管理，保證文書檔案信息的有效性和及時(shí)性，使其能夠更好的與企業(yè)的發(fā)展需求相適應(yīng)，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮出重要的作用。隨著中國市場經(jīng)濟(jì)的日漸完善，企業(yè)改革的不斷深化，文書檔案管理環(huán)境的變化，作為企業(yè)管理重要組成部分的文書檔案工作，必須適應(yīng)新的形勢，與時(shí)俱進(jìn)，適時(shí)調(diào)整工作思路。筆者試從闡析企業(yè)文書檔案工作的特點(diǎn)與意義出發(fā)，進(jìn)一步探討新形勢下企業(yè)文書檔案工作應(yīng)如何使其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮其作用，為企業(yè)生存與發(fā)展服務(wù)。

1 什么是文書檔案

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。一般文書檔案主要是由法規(guī)性文件和行政性文件轉(zhuǎn)化而來。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，目前我們使用和形成的文件主要有：報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。除此之外，文書檔案是人們熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理問題的依據(jù)。人們遇到問題時(shí)常常需要從過去的檔案中查找依據(jù)，如果有檔案可查，許多問題就可以迎刃而解，工作也可以順利進(jìn)行。事實(shí)證明，隨著時(shí)間的推移，文書檔案的作用越來越大，檔案保存的時(shí)間越久，作用也就越大。此外，它還是了解、研究社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)等方面的基本依據(jù)。

2 文書檔案的收集整理

在文書檔案資料的收集整理過程中。一定要嚴(yán)格按照國家檔案局關(guān)于歸檔文件整理的規(guī)則和本單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的要求執(zhí)行。凡是反映本單位重大工作與活動(dòng)，具有參考利用價(jià)值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。如：上級(jí)行政部門及主管單位的來文：反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)，具有參考利用價(jià)值的文件材料，等等，這些都屬于文書檔案資料的收集范圍。做好文書檔案的收集整理工作是十分重要的，它是檔案歸檔工作中的重要環(huán)節(jié)。在文書檔案的收集整理過程中，一定要認(rèn)真、仔細(xì)、不怕麻煩，力求做到不遺漏任何一點(diǎn)有用信息，只有這樣才能完整地收集文件、材料，使文書檔案具有完整性、規(guī)范性。在文書檔案的收集整理工作中不僅要有高度的工作責(zé)任心，認(rèn)真辦事的工作態(tài)度，具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)要有一顆熱情、主動(dòng)為大家服務(wù)之心。努力做好檔案服務(wù)工作，使大家逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。應(yīng)努力爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，是做好文書檔案管理的關(guān)鍵。因此，在平日工作中勤請示、勤匯報(bào)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注與支持;勤動(dòng)手，經(jīng)常把工作開展的情況、計(jì)劃思路、取得的成績和存在問題形成材料。向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3 文書檔案的現(xiàn)代化

現(xiàn)代檔案管理科學(xué)技術(shù)是當(dāng)今文書檔案工作者必須學(xué)習(xí)的重要知識(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，以便更加方便、有效地做好管理工作。隨著時(shí)代的發(fā)展，文書檔案管理也面臨許多問題，例如文件和檔案數(shù)量越來越多，管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案的質(zhì)量。面對(duì)新時(shí)期、新工作的工作需要，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化。才能有效地解決管理中的一些難題。

3.1 掌握現(xiàn)代化技術(shù)，利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。傳統(tǒng)的工作方法從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主，而現(xiàn)在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)可以完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等一系列工作，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與辦公自動(dòng)化相銜接。這些現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文書檔案管理工作者掌握和運(yùn)用。為了盡快培養(yǎng)一批既熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，又掌握新技術(shù)的人才。檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，注重對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己成為具備檔案專業(yè)知識(shí)和信息處理技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

3.2 利用現(xiàn)代化技術(shù)整理文書檔案。紙質(zhì)文書檔案的整理工作十分繁瑣，效率不高，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，只有引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，才能使文書檔案的整理工作上一個(gè)新臺(tái)階，這是歷史的趨勢。文書檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要用于文書檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：（1）用計(jì)算機(jī)編制文書檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等;（2）利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案檢索。按照文書檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)志的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的文書檔案目錄及其原件;（3）利用計(jì)算機(jī)對(duì)文書檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。因此，為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理不同文件信息資源的共享和交換。減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)文書檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，進(jìn)行文書檔案管理的綜合化、現(xiàn)代化管理。

4 文書檔案的保密與利用

長期以來由于各級(jí)檔案人員的重視，文書檔案的保密工作做得較好，但在利用方面效果不太理想。如：部分檔案得不到充分的利用。造成了檔案資源的浪費(fèi)：領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案收藏情況不了解。不能及時(shí)有效地利用檔案。導(dǎo)致檔案工作人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果巾體現(xiàn)來，等等。怎樣才能把檔案的保密與利用這兩者關(guān)系協(xié)調(diào)好，是擺在廣大檔案工作者面前的一大難題。檔案管理人員既要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)，要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。把死檔變成活檔，把文書檔案真正利用起來，發(fā)揮它應(yīng)有的作用。保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)。更是文書檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，文書檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)。切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國家的安全和利益造成危害。一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的;但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無視其秘密性，無限制地?cái)U(kuò)大開放利用范圍，則也是錯(cuò)誤的。因此，在開放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。首先，要做好文書檔案的審查工作。審查工作是文書檔案開放前的重要前提，是開放文書檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定文書檔案的開放與控制使用范圍。其次，要做好文書檔案的解密工作。文書檔案工作者應(yīng)根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，以最大限度地提供利用檔案。

5 文書檔案存在的問題與對(duì)策

一是對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還比較模糊。輕視文書檔案的現(xiàn)象還很普遍，有的甚至認(rèn)為文書檔案整不整理都無所謂，導(dǎo)致很多文書檔案的收集和整理都不到位，有的即使整理了也不符合規(guī)定，造成很多重要資料流失。二是檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)有待加強(qiáng)。在有些單位和部門，由于不重視文書檔案工作，所以，文書檔案的管理人員大多沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)就直接接手工作。即使偶爾參與培訓(xùn)。也是形式單一，次數(shù)有限，內(nèi)容陳舊，并不能及時(shí)更新檔案管理理念，其專業(yè)素質(zhì)與現(xiàn)代化的文書檔案培訓(xùn)工作的要求之間存在一定差距，跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐，更不能夠有效地提高檔案管理的水平。

6 爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提

要想取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案的重視，需要文書檔案管理人員要努力提高自身的專業(yè)素質(zhì)，熱愛本職工作，能夠忠于職守，吃苦耐勞，在工作中充分的發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從而讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)還要加強(qiáng)文書檔案的宣傳，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。在日常工作中，檔案人員需要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書檔案的各項(xiàng)工作，同時(shí)做好文書檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使其意識(shí)到文書檔案工作的重要性。二、加強(qiáng)檔案制度建設(shè)企業(yè)在文書檔案工作中，需要進(jìn)一步建立健全檔案規(guī)章制度，遵循檔案法及企業(yè)的實(shí)際情況來制定與企業(yè)檔案工作相適應(yīng)的規(guī)章制度，進(jìn)一步對(duì)檔案工作制度進(jìn)行完善，確保各項(xiàng)制度的有效落實(shí)，為文書檔案收集、整理和保管等工作制定一系列辦法，及時(shí)對(duì)原始檔案進(jìn)行收集，并理順歸檔程序，避免檔案資料出現(xiàn)丟失和毀損的問題。

7 重視文書檔案資料的收集工作

企業(yè)無論是專職檔案人員還是兼職檔案人人員都需要對(duì)檔案資料收集工作給予充分的重視，擴(kuò)大檔案收集范圍，特別是對(duì)于一些重要會(huì)議、重大事件、重要研究成果、科研項(xiàng)目等檔案資料更要及時(shí)進(jìn)行收集。同時(shí)還要增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力。在文書檔案收集工作中，各部門之間還要加強(qiáng)協(xié)作，檔案人員要做到嘴勤、腳勤和腦勤，確保檔案收集信息渠道的通暢性，側(cè)重于收集能夠體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展階段的資料，從而為企業(yè)各項(xiàng)工作的順利實(shí)施提供重要的參考，更好的發(fā)揮檔案部門在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要參謀作用。

8 做好收發(fā)文的登記工作

在實(shí)際工作中，需要根據(jù)收發(fā)文件的不同種類來分別進(jìn)行登記，單獨(dú)使用一個(gè)收文登記本，對(duì)于紅頭文件，在收文時(shí)需要對(duì)收文日期、收文號(hào)、機(jī)密等級(jí)、來文單位及文件號(hào)、標(biāo)題及數(shù)量等進(jìn)行列明，最后還需要分別交各主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱示，對(duì)于需要在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行宣傳的文件，需要對(duì)承辦單位、收件人及歸檔時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)記錄，為全程跟蹤提供有效的便利。另外，還需要做好備案登記，備案可以在每季度或是半年做一次，并在年終時(shí)將備案表裝訂成冊，使其形成一本檔案明細(xì)賬。

9 實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化

當(dāng)前文書檔案管理中已普遍運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，而且文件形成、運(yùn)行、積累及轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)都與自動(dòng)化辦公有效的實(shí)現(xiàn)了銜接，這就需要文書檔案管理人員要有效的掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，并與自已的崗位工作有效的結(jié)合，確保業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升。一直以來紙質(zhì)檔案整理工作都較為繁瑣，檔案人員勞動(dòng)強(qiáng)度較大，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)文件進(jìn)行整理，有效的提高了工作效率，而且計(jì)算機(jī)檢索更為方便快捷，使文件歸檔工作中人為因素影響較小，實(shí)現(xiàn)了整理的真正簡化，并進(jìn)一步深化了檢索的目的。

10 遵循歸檔原則

就企業(yè)日常管理來說，其往往要面對(duì)不同形式的文檔資料，每種文件涉及到的內(nèi)容也是各不一樣的，如：工程文件、財(cái)務(wù)文件等等，若不及時(shí)分類處理則會(huì)給企業(yè)的文件管理帶來很大的困難。因而，對(duì)文檔資料歸檔管理則是不可缺少的工作。雖然電子文件與紙質(zhì)文件有著很多的不同，但二者都是文件，因而歸檔時(shí)可以參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍來確定電子文件歸檔范圍，并根據(jù)單位的具體情況和電子文件的特點(diǎn)適當(dāng)調(diào)整歸檔范圍。在歸檔過程中要遵守相應(yīng)的原則，以保證文件資料保存其原有的使用價(jià)值。一般情況下，歸檔需要堅(jiān)持的具體原則主要有：將電子文件歸檔提前介入到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)前段控制;在電子文件的歸檔時(shí)保證文件信息保持不變，保證文件信息的真實(shí)性;歸檔時(shí)保證電子文件沒有缺損，其相關(guān)文件也保證齊全;在歸檔后，要保證電子文件借助必要的工具能夠可讀以及有效的利用。

11 提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案工作的質(zhì)量與文書檔案管理人員的素質(zhì)具有直接的關(guān)系，因此在文書檔案管理工作中，還應(yīng)該全面提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。所謂的綜合素質(zhì)，主要就是指文書檔案管理人員不僅應(yīng)該具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，還應(yīng)該具備積極向上的思想意識(shí)，較全面的前瞻意識(shí)等。

結(jié)束語：目前文書檔案管理工作加快向科學(xué)化和現(xiàn)代化的進(jìn)程，這不僅有效的提高了文書檔案工作的效率和準(zhǔn)確性，而且進(jìn)一步提升了文書檔案管理的水平。在這種情況下，文書檔案管理人員更需要不斷充實(shí)自已的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)，在工作中勇于奉獻(xiàn)，提高檔案服務(wù)意識(shí)，在文書檔案工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，從而使檔案更好的服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

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