陳朝清

摘 要： 檔案工作的根本目的是為了利用。檔案利用是檔案管理工作人員通過檔案工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程，是檔案為社會發(fā)展、國家建設(shè)和人民群眾的根本利益服務(wù)的有效途徑。因此，開發(fā)現(xiàn)有檔案信息資源，切實實現(xiàn)檔案管理信息化，使之更好地服務(wù)于國家、地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展，已成為檔案管理部門工作的重中之重。

關(guān)鍵詞： 機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;策略建議

【中圖分類號】G271???? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.285

引言：在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，由于檔案數(shù)量龐大，管理工作非常復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理方式難以滿足現(xiàn)代化的機(jī)關(guān)檔案管理要求，加強(qiáng)管理方式信息化建設(shè)，實現(xiàn)更高效率的網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式，是現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展對機(jī)關(guān)檔案管理提出的必然要求。

1 業(yè)務(wù)檔案管理存在的重要意義

機(jī)關(guān)事業(yè)單位是為人民服務(wù)的公共事業(yè)單位，秉承著為人民服務(wù)的基本原則。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位最重要的內(nèi)務(wù)工作之一。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作中會接觸很多人、很多事，同時也會解決許多問題，這便會產(chǎn)生大量的信息內(nèi)容，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要對這些信息進(jìn)行整合、合理記錄、妥善保管，一旦這些業(yè)務(wù)檔案丟失或損壞，將給社會帶來非常大的影響。

2 檔案管理面臨的困境

2.1 傳統(tǒng)檔案管理方式無法滿足信息化時代的發(fā)展要求

現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，而且在社會各個領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，科學(xué)技術(shù)已成為推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵因素，對生產(chǎn)和生活都產(chǎn)生了極為深遠(yuǎn)的影響。當(dāng)今社會已進(jìn)入信息時代，辦公實現(xiàn)了自動化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。在新辦公環(huán)境下，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理方式已無法滿足現(xiàn)代辦公要求。因此，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，成為辦公自動化管理的必然要求，同時也是實現(xiàn)辦公自動化建設(shè)的重要組成部分。隨著辦公自動化管理模式在各個機(jī)關(guān)中的廣泛應(yīng)用，借助計算機(jī)等信息化手段實施檔案管理已成為發(fā)展的必然趨勢。

2.2 缺乏復(fù)合型人才

檔案信息化建設(shè)人才缺乏，檔案工作人員綜合素質(zhì)有待提升，檔案部門缺少既具備專業(yè)檔案管理知識又能熟練使用計算機(jī)的工作人員，而且檔案工作普遍待遇不高，導(dǎo)致檔案工作人員普遍年齡偏大，工作缺乏熱情，工作效率低，檔案部門缺乏綜合型人才，對檔案信息化建設(shè)工作的開展造成很大影響。

2.3 重視程度不夠、效率低下

一是在當(dāng)今時代，紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變是時代所趨，檔案信息化建設(shè)過程中，很多檔案部門沒有意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，或者對檔案信息化建設(shè)存在誤區(qū)，認(rèn)為整理和存儲檔案就是檔案信息化建設(shè)，對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足。檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當(dāng)前和今后、為歷史和后代留下多少文化財富和留下什么樣的文化財富，但現(xiàn)在很多檔案部門的檔案工作人員存在身兼數(shù)職的問題，配備人員少，工作任務(wù)重，外加對檔案工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作只是對資料的保存，只要保證其完好即可，工作態(tài)度不認(rèn)真不主動不積極，這是造成檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的根本原因。二是傳統(tǒng)檔案借閱需要借閱者手工填寫查閱登記表，由檔案管理員核對之后才能調(diào)取相關(guān)檔案，并復(fù)印相關(guān)內(nèi)容，借閱流程時間長，工作效率低，多次借閱也造成了紙質(zhì)檔案的磨損，工作效率大大降低。

3 檔案管理的改革創(chuàng)新

3.1 提高業(yè)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)

機(jī)關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案的信息都是非常重要的業(yè)務(wù)檔案資料，有公開的也有保密的，為保證國家公共信息的安全，要求在建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的同時，還要建立防火墻，以防信息資料的外漏情況。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在業(yè)務(wù)檔案管理工作中，要特別注意業(yè)務(wù)檔案信息的安全性問題，這就要求要提高業(yè)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)，以確保檔案資料的安全性。

3.2 完善業(yè)務(wù)檔案信息化管理制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位歸根到底都是為人民服務(wù)的公共事業(yè)單位，屬于國家的公共部門，掌握著公民的生活資料和詳細(xì)的信息。為保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息管理的有序進(jìn)行，要結(jié)合時代的發(fā)展，應(yīng)建立完善的業(yè)務(wù)檔案管理制度，設(shè)立相應(yīng)的查詢軟件、政務(wù)網(wǎng)點(diǎn)以及微信網(wǎng)絡(luò)平臺等。

3.3 強(qiáng)化檔案信息安全管控

近年來，檔案安全事故頻發(fā)，檔案損毀、數(shù)據(jù)泄露，檔案安全是檔案工作的底線，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作，提高檔案安全工作水平。一是嚴(yán)格落實檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規(guī)定，簽訂保密協(xié)議責(zé)任書，使檔案工作人員充分認(rèn)識到檔案安全工作的重要性，從制度上規(guī)范各項業(yè)務(wù)工作，消除安全隱患。二是開展消防安全講座，進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識，開展消防演練活動，加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，定期對檔案庫房進(jìn)行全面檢查，科學(xué)備份數(shù)據(jù)，保障檔案安全。三是定期對檔案工作人員進(jìn)行信息安全教育培訓(xùn)，加強(qiáng)安全教育，從技術(shù)方面進(jìn)行全方位全程監(jiān)管，降低廉政風(fēng)險，確保信息安全，多方面加強(qiáng)信息安全長效機(jī)制建設(shè)。

3.4 加大資金投入

檔案管理信息化需要軟硬件支撐以及人才培養(yǎng)，這都需要大量的資金保障，缺乏資金嚴(yán)重影響了檔案管理信息化進(jìn)程，各級政府要進(jìn)一步完善檔案工作投入機(jī)制，將檔案事業(yè)信息化工作發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)納入制度化軌道，提供專項資金，做到投入長效化，確保檔案工作順利開展。相關(guān)部門需要加強(qiáng)重視，加大經(jīng)費(fèi)投入，加大對檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，及時對數(shù)字化設(shè)備更新?lián)Q代，合理引入軟件，加強(qiáng)安全保密管理，探索電子檔案管理查詢、存儲和檢索模式，不斷提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平。

結(jié)語：在信息化時代背景下，機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，針對檔案管理遇到的各種困境，應(yīng)積極基于信息化管理角度，加強(qiáng)信息化管理模式的應(yīng)用建設(shè)，從而有效突破檔案管理困境，提高機(jī)關(guān)單位在信息化時代背景下對檔案管理的工作質(zhì)量，通過應(yīng)用科學(xué)的管理方法，充分發(fā)揮檔案的重要作用，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展進(jìn)步，發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。

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