吳暉霞

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展有了很大的提高，企業(yè)辦公管理系統(tǒng)應(yīng)用的知識也越來越高。辦公自動化系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用于企業(yè)，可以提高整個企業(yè)的效率和可控性，有助于規(guī)范和改善現(xiàn)有的企業(yè)管理。降低辦公成本，改善管理執(zhí)行，提高管理競爭力。本文介紹了辦公自動化系統(tǒng)從設(shè)計到應(yīng)用的全過程，體現(xiàn)了辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的作用。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng);辦公自動化;應(yīng)用

1引言

20世紀(jì)80年代初，隨著計算機技術(shù)和計算機局域網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)逐漸興起。辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用不僅解決了傳統(tǒng)辦公模式的低效問題，而且實現(xiàn)了快速，全面的信息采集和處理，為內(nèi)部管理和重大決策提供了科學(xué)依據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，辦公自動化系統(tǒng)的功能和內(nèi)涵得到了進一步的發(fā)展和完善，為未來的信息社會提供了一個高效，快速，智能的辦公環(huán)境。

2 OA辦公自動化系統(tǒng)總體設(shè)計方案

2.1方案整體設(shè)計思路

辦公系統(tǒng)是LotusDomino系統(tǒng)支持平臺，提供系統(tǒng)安全服務(wù)和協(xié)作工作平臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)。系統(tǒng)使用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)。為了方便公司用戶和管理人員使用維護系統(tǒng)，支持公司總部，下屬單位和個人用戶建立多級定制門戶，并及時有效地發(fā)布信息還有助于獲取您需要的信息。

2.2辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的特點

2.2.1完全采用瀏覽器的訪問形式

瀏覽器/服務(wù)器架構(gòu)逐漸成為當(dāng)前信息化建設(shè)的默認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，這將降低系統(tǒng)使用和維護成本，滿足大多數(shù)人的使用習(xí)慣，并有效支持遠(yuǎn)程辦公和移動辦公。

2.2.2根據(jù)需求靈活多變的系統(tǒng)部署能力

系統(tǒng)架構(gòu)使用基于多服務(wù)器和多應(yīng)用程序架構(gòu)的公平桌面系統(tǒng)框架。在此框架中，每個服務(wù)器和應(yīng)用程序節(jié)點是相互關(guān)聯(lián)的，而不是獨立的，并且它們可以通過框架的底部進行通信和同步。

2.2.3靈活的多級系統(tǒng)管理

由于集團人員眾多，組織復(fù)雜，調(diào)整相對頻繁，系統(tǒng)需要適應(yīng)企業(yè)管理的特點。系統(tǒng)不能限制注冊用戶的數(shù)量。系統(tǒng)支持下級單位經(jīng)理的管理權(quán)限下放，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的層級管理。

2.2.4框架加組件的體系架構(gòu)

辦公系統(tǒng)的構(gòu)建使用硬件和軟件（操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫等）。系統(tǒng)平臺開發(fā)了一個開放，易于擴展的應(yīng)用系統(tǒng)框架。它包括用于特定應(yīng)用程序的通用功能和統(tǒng)一用戶界面，并提供標(biāo)準(zhǔn)接口和靈活的配置功能。用戶可以開發(fā)自己的模塊，并且可以輕松地將模塊添加到整個框架中。通過簡單的配置和部署，它可以適應(yīng)您自己的系統(tǒng)，易于擴展，并確保原始系統(tǒng)的可重用性。

3 OA辦公自動化在A企業(yè)中的應(yīng)用分析

由于缺乏員工的知識和經(jīng)驗，以及現(xiàn)有知識和經(jīng)驗的共享，公司無法迅速改進;溝通渠道不明確，溝通速度和效率降低，任務(wù)分配不明確，導(dǎo)致協(xié)作不足。員工之間缺乏反饋和領(lǐng)導(dǎo)。為了加強員工之間的溝通，共享各種資源，簡化審批流程，企業(yè)通過電子郵件，短信，在線聯(lián)系等方式建立了知識共享和辦公協(xié)作平臺。

3.1 A公司辦公自動化現(xiàn)狀

該公司成立于2005年6月，位于中國蘇州高新區(qū)。主要從事液晶模塊信號檢測系統(tǒng)的開發(fā)和生產(chǎn)，涉及檢測，設(shè)備，產(chǎn)品，智能和通訊五大領(lǐng)域。目前，公司辦公室管理的缺點主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是在工作安排和監(jiān)督方面，主要基于會議溝通，面對面安排，電話員工安排和報告等，嚴(yán)重浪費工作?？s短時間，降低監(jiān)管效率。二是在審批工作中，手工交付工作報告，溝通，員工報告和文件仍然是主要方法，可能導(dǎo)致不合時宜和不完整的審批，內(nèi)部溝通不到位。三是在文檔管理領(lǐng)域，數(shù)據(jù)存儲在各個職能部門中。當(dāng)需要來自其他部門的信息時，必須由其他部門閱讀，這會浪費時間搜索紙質(zhì)文檔。同時，當(dāng)人們頻繁移動時，也會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或存儲不完整。四是遠(yuǎn)程辦公，電子郵件和電話交互的成本仍然很高。公司采用辦公自動化系統(tǒng)，主要用于內(nèi)部公共信息發(fā)布，電子郵件發(fā)送，部分報告，報告等，對提高辦公效率起到一定的作用。但是，從協(xié)調(diào)的角度來看，辦公自動化系統(tǒng)還沒有得到充分利用。無法實現(xiàn)辦公自動化，符合信息控制和控制系統(tǒng)建設(shè)的要求。

3.2 OA辦公自動化系統(tǒng)在A公司的應(yīng)用策略分析

A公司應(yīng)充分利用辦公自動化系統(tǒng)的功能，實現(xiàn)協(xié)同辦公和移動辦公。這些包括：

（1）合作工作。通過辦公自動化系統(tǒng)的協(xié)同工作功能，建立相應(yīng)的工作流程，同時啟動和管理協(xié)同事務(wù)。具體項目包括：個人設(shè)置，文件起草，代理事宜，提醒等。（2）文件管理。該功能主要包括官方文件的起草，分發(fā)和審批，以滿足官方文件發(fā)布，接收和文件管理的需要。（3）文件管理包括監(jiān)督和統(tǒng)計。使用此功能，您可以創(chuàng)建新郵件，收件箱，發(fā)件箱，草稿，垃圾郵件箱，并快速找到所需的郵件。（4）辦公自動化系統(tǒng)可用于建立開放的信息發(fā)布和通信平臺。通過公司的規(guī)章制度，可以發(fā)布電子公告，新聞信息，知識檔案等信息，有利于及時了解公司情況。實現(xiàn)及時交流，促進公司發(fā)展。（5）準(zhǔn)備工作計劃。辦公自動化系統(tǒng)可以填寫工作計劃，讓部門和員工參與工作計劃。工作計劃的類型包括每周計劃，月度計劃和年度計劃，這些計劃可以實現(xiàn)工作計劃的整體管理。

3.3 OA辦公自動化系統(tǒng)運用效果分析

首先，該系統(tǒng)的廣泛使用繼續(xù)加強各部門雇員之間的聯(lián)系。該系列辦公界面易于使用，可以有效地為員工提供信息。在該系統(tǒng)的支持下，所有員工都可以參與辦公流程，了解企業(yè)各方面的發(fā)展，學(xué)習(xí)規(guī)章制度。它有助于管理者指導(dǎo)員工的日常行為，充分調(diào)動他們的積極性，為公司的發(fā)展做出貢獻，提高公司的自動化水平。有效管理合同和文件，促進人力資源部門的有效整合，促進跨部門溝通。大大節(jié)省人力和物力。

總之，辦公自動化系統(tǒng)不僅可以實現(xiàn)企業(yè)各部門之間的信息交流，還可以進一步提高信息收集和組織的效率，合理化辦公，促進企業(yè)管理部門的發(fā)展，提高水平?？茖W(xué)技術(shù)。全面管理，減少工作量，提高工作效率。但是，辦公自動化系統(tǒng)的全面實施并非一步到位。它需要一個漫長而復(fù)雜的過程，這需要公司總結(jié)實踐經(jīng)驗，改進相關(guān)系統(tǒng)，并最終實現(xiàn)辦公自動化。

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