么敏江，周森森，張英妹，祝云英，董景湘，宋健*

（1.河北省農(nóng)林科學(xué)院，河北 石家莊 050031；2.河北省農(nóng)林科學(xué)院糧油作物研究所，河北 石家莊 050035；3.河北省農(nóng)林科學(xué)院植物保護(hù)研究所，河北 保定 071001）

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研單位開展農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新、農(nóng)村科技服務(wù)、科技扶貧脫貧等工作的真實記錄，是實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技工作連續(xù)性和系統(tǒng)性的基礎(chǔ)保障，是科研單位工作水平和創(chuàng)新實力的綜合體現(xiàn)[1]。目前，基層農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理機(jī)制不完善，缺乏具體的管理考核指標(biāo)體系，嚴(yán)重影響了農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量和效率[2]。實施檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作，將有效提升農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的綜合建設(shè)水平，為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新和科技服務(wù)工作提供有力支撐[3]。梳理了河北省農(nóng)林科學(xué)院農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀，分析存在問題的主要原因，并提出對策建議。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作基本情況

河北省農(nóng)林科學(xué)院機(jī)關(guān)檔案室成立于1984 年，1996 年晉升為省一級行列，2001 年榮獲科學(xué)事業(yè)單位國家一級獎勵，2014 年首批通過了河北省檔案目標(biāo)管理“AAAAA”級認(rèn)定。2019 年擁有農(nóng)業(yè)科研等各門類檔案共計10 554 卷（盒），其中1995 年以前的5 222 卷檔案和51 冊檢索工具已于2008 年移交到河北省檔案館；現(xiàn)存1996 年以來的檔案共計5 332 卷（盒），其中文書檔案1 961 卷 （18 531 件），會計檔案2105卷，業(yè)務(wù)檔案592 卷，照片檔案25盒（1 925張），基建檔案649 卷，實物檔案215 件。農(nóng)業(yè)科研文件材料歸檔率達(dá)99.8%，為該院農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新工作順利實施奠定了基礎(chǔ)。

1.2 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施情況

2010 年院機(jī)關(guān)檔案室辦公環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)備得到了全面提升，各類設(shè)施設(shè)備均嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求配備了檔案裝訂機(jī)、高清打印機(jī)、快速掃描儀、高性能服務(wù)器、電子中控平臺和閱覽電腦等，并結(jié)合具體工作新增了防磁柜架、加濕器、除濕機(jī)、消毒機(jī)、七氟丙烷專用滅火器等，在落實“八防”基礎(chǔ)上實現(xiàn)“九防”。為文件材料整理、分類、編目、查詢等日常工作效率的提高提供了基礎(chǔ)保障。檔案室平均每3 a 進(jìn)行1 次維護(hù)升級，確保檔案管理工作有序、高效運轉(zhuǎn)。

1.3 規(guī)范化、信息化建設(shè)情況

河北省農(nóng)林科學(xué)院始終以制度建設(shè)作為規(guī)范檔案管理工作的抓手和主線，于2009 年修訂完成院檔案管理制度系列文件。為了能夠更好地服務(wù)于該院的農(nóng)業(yè)科研發(fā)展與創(chuàng)新，2019 年進(jìn)一步完善了檔案管理制度。各部門按歸檔范圍和保管期限，定期收集、整理文件材料并報送檔案室，聲像、實物和相關(guān)業(yè)務(wù)資料也按要求歸檔，確保交接目錄、手續(xù)齊全。自主研發(fā)了《河北省農(nóng)林科學(xué)院綜合檔案電子信息管理系統(tǒng)》并投入使用，現(xiàn)已完成了全部文書檔案、主要農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)檔案的掃描工作，其中文件級機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)達(dá)到61 986 條，全文數(shù)據(jù)46 809 幅，建立了完整的檔案數(shù)據(jù)庫，為快速檢索提供保障。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案管理存在的問題

2.1 信息化水平有待進(jìn)一步提高

目前已經(jīng)進(jìn)入“大數(shù)據(jù)”“5G”時代，檔案管理工作的信息化建設(shè)已成為未來重點發(fā)展方向。就河北省農(nóng)林科學(xué)院而言，行政性辦公、科研項目申報與執(zhí)行、項目經(jīng)費管理、成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化、農(nóng)村科技服務(wù)等方面的網(wǎng)絡(luò)管理平臺建設(shè)尚未成熟，自動化辦公處于初步探索階段，檔案管理部門不能實現(xiàn)線上搜集、整理、控制與傳遞電子文件，成為檔案管理工作的信息化建設(shè)的主要障礙因素。

2.2 規(guī)范化管理有待進(jìn)一步提升

大多數(shù)農(nóng)業(yè)科技人員存在不重視規(guī)范化整理與收集農(nóng)業(yè)科研檔案。就河北省農(nóng)林科學(xué)院而言，各單位的農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平差距較大，大部分單位不重視檔案工作，管理責(zé)任落實不到位，業(yè)務(wù)水平有限，常常出現(xiàn)提交材料滯后、材料內(nèi)容不完整、格式不規(guī)范等問題，嚴(yán)重影響規(guī)范化資料整理與歸檔工作的順利進(jìn)行，影響農(nóng)業(yè)科研檔案的完整性。

2.3 人才隊伍建設(shè)有待加強(qiáng)

農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作有其特殊性，要求工作人員既要有檔案管理知識，又要具備科研工作能力，才能更好地完成文件的收集、分類、歸檔、編目及查詢檢索[5]，更專業(yè)地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科研工作者。就河北省農(nóng)林科學(xué)院而言，院機(jī)關(guān)配備專職檔案員1 名，年齡較大，且沒有后備人員；院屬各單位均以兼職檔案員為主，大多沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研檔案工作無法更好地服務(wù)于科研工作。

3 實施農(nóng)業(yè)科研檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作的策略

河北省從2011 年開始實施檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作，將認(rèn)定指標(biāo)細(xì)化為21 個方面、57 個專項，包括檔案管理體系的現(xiàn)代化、規(guī)范化、信息化和綜合利用等方面，可以有效提升檔案管理綜合服務(wù)能力，對加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作具有指導(dǎo)意義。

3.1 開展農(nóng)業(yè)科研檔案現(xiàn)代化管理體系建設(shè)

（1）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)自身情況，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公機(jī)構(gòu)，將檔案管理工作納入到年度工作安排和年終績效考核體系[7]。 （2） 加強(qiáng)制度建設(shè)。結(jié)合實際，制定農(nóng)業(yè)科研檔案管理中各個環(huán)節(jié)的專項實施規(guī)范；制定失泄密、水淹、火災(zāi)等事故的應(yīng)急預(yù)案；各項制度規(guī)定和檔案人員崗位職責(zé)上墻，強(qiáng)化制度執(zhí)行。（3）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)。農(nóng)業(yè)科研單位要配備1～2 名專職檔案員，加強(qiáng)檔案專業(yè)知識、農(nóng)業(yè)科研知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，保持人才隊伍的穩(wěn)定。（4）加強(qiáng)系統(tǒng)宏觀管理。領(lǐng)導(dǎo)班子要加強(qiáng)對檔案工作的部署安排，定期督查指導(dǎo)，對重大活動、重點項目的檔案材料進(jìn)行監(jiān)管，為更好地開展檔案管理工作，單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要及時學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案工作的部署要求和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提高工作能力和工作效率。

3.2 開展農(nóng)業(yè)科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)

（1）規(guī)范科研檔案收集。要給各單位（處室）提出明確要求，清晰劃分科研項目申報立項、課題執(zhí)行驗收、科研經(jīng)費管理、基建工程招標(biāo)、示范基地建設(shè)、成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化等科研工作材料的歸檔范圍，明確責(zé)任主體、完成期限和各類材料的格式內(nèi)容，提升科研檔案原始材料的質(zhì)量，為今后的工作奠定良好基礎(chǔ)[8]。（2）規(guī)范整理科研檔案，編制全宗明確、科學(xué)合理的檔案分類方案；確?？颇刻顚扆R全，裝訂美觀結(jié)實，書寫清晰整齊。（3）以學(xué)術(shù)委員會為基礎(chǔ)，成立農(nóng)業(yè)科研檔案鑒定組織，對農(nóng)業(yè)科研檔案進(jìn)行綜合鑒定。（4）建立內(nèi)容全面準(zhǔn)確的全宗卷。依據(jù)國家要求按期向同級國家檔案館移交科研工作檔案、檢索工具和參考資料，確保檔案日常工作順利有序開展[9]。

3.3 開展農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息化建設(shè)

統(tǒng)籌推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與農(nóng)業(yè)科研信息化建設(shè)。（1）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，按照目標(biāo)管理認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，落實掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、服務(wù)器、中控平臺等儀器配備要求，定期對硬軟件設(shè)施進(jìn)行檢查、升級與維護(hù)[9]。（2）加強(qiáng)管理軟件應(yīng)用，按照《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》 要求，開發(fā)與農(nóng)業(yè)科研工作相匹配的綜合性網(wǎng)絡(luò)管理軟件，在確保基本功能的同時，不斷完善升級多功能板塊，推進(jìn)檔案管理工作的高效管理與順利運行。（3）加強(qiáng)電子文件在線歸檔。結(jié)合實際，努力實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研單位辦公OA 系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下各類電子文件的收集、整合、控制和傳遞。（4）加強(qiáng)科研檔案一體化服務(wù)。加強(qiáng)電子檔案在實驗室、試驗站、田間地頭等活動場所的在線查閱應(yīng)用，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息保密，確保檔案的安全保管和高效利用。

3.4 加強(qiáng)檔案材料綜合開發(fā)利用

要充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研檔案服務(wù)功能，為農(nóng)業(yè)科技事業(yè)發(fā)展提供支撐。（1）做好檔案提供與挖掘工作。檔案管理人員要熟悉室藏，熟練掌握電子檔案應(yīng)用技術(shù)，能夠做到“心中有數(shù)、家底清晰、熱誠主動、查找準(zhǔn)確、調(diào)卷迅速”，同時做好有關(guān)科技創(chuàng)新和技術(shù)指導(dǎo)工作的信息公開，不斷提升檔案提供利用服務(wù)質(zhì)量[11]。（2）加強(qiáng)檔案材料編研工作。定期對農(nóng)業(yè)科研檔案信息進(jìn)行綜合整理，編制院志、成果匯編、品種志等綜合資料，為農(nóng)業(yè)科研工作提供長期、穩(wěn)定的參考。（3）加強(qiáng)檔案材料展示。積極舉辦檔案展覽或以展室的方式陳列檔案資料，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作先進(jìn)經(jīng)驗的宣傳普及，指導(dǎo)促進(jìn)相關(guān)單位（部門）共同提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作。