趙永健

【摘要】學(xué)校的檔案工作很重要，關(guān)系到各個(gè)部門(mén)工作是否順利進(jìn)展、學(xué)校是否能夠長(zhǎng)足發(fā)展，學(xué)校綜合檔案室建設(shè)應(yīng)該列入學(xué)校工作日程，從設(shè)備和制度上嚴(yán)格要求，規(guī)范工作流程和工作制度，做好網(wǎng)絡(luò)檔案收集和保管，切實(shí)做好檔案數(shù)字化工作，緊跟時(shí)代發(fā)展要求。

【關(guān)鍵詞】綜合檔案室建設(shè);制度建設(shè);數(shù)字化;網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)

對(duì)于一個(gè)學(xué)校來(lái)說(shuō)，歷年來(lái)檔案工作都得不到充分的重視，以至于重要材料流失，學(xué)校日常工作過(guò)程中產(chǎn)生的重要的、對(duì)學(xué)校工作有價(jià)值的材料不能很好地得到保存，很難服務(wù)于學(xué)校工作，更不能有助于學(xué)校的發(fā)展，著實(shí)是一個(gè)巨大的損失。

要真正重視起這項(xiàng)工作，需要從多方面抓起：首先，要明確一位副校長(zhǎng)分管檔案工作，應(yīng)建立綜合檔案室和檔案專(zhuān)柜。其次，配備政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、熱愛(ài)檔案工作的專(zhuān)（兼）職人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。最后，要將檔案工作納入學(xué)校工作的議事日程，納入分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員工作職責(zé)，納入教職工日常工作職責(zé)范圍和考核獎(jiǎng)懲制度中。如何更好地開(kāi)展檔案工作，要從以下幾個(gè)方面認(rèn)真、努力開(kāi)展。

一、檔案管理人員需了解和完成的工作內(nèi)容

（一）檔案類(lèi)型及歸檔要求。文書(shū)檔案是指學(xué)校黨、政、工、團(tuán)（隊(duì)）在實(shí)際工作中形成的文件材料;教學(xué)檔案是指學(xué)校及教師個(gè)人在全部教學(xué)活動(dòng)中形成的文件材料;教育檔案是指學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育管理形成的文件材料;會(huì)計(jì)檔案是指學(xué)校的財(cái)務(wù)工作中形成的賬、表、憑證等材料;后勤檔案是指學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。那么對(duì)于以上文件材料，凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的，均由各部門(mén)進(jìn)行收集、整理、立卷，按時(shí)移交學(xué)校綜合檔案室歸檔，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自處理或占為己有。

（二）檔案歸檔時(shí)間。文書(shū)、會(huì)計(jì)檔案材料每年4月份進(jìn)行立卷歸檔;教學(xué)、教育檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔;后勤檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔;文書(shū)檔案次年6月前歸檔。

（三）檔案保管期限。學(xué)校檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)保管期限。

（四）卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件;來(lái)往文書(shū)應(yīng)有請(qǐng)示、批復(fù);處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和處理結(jié)果。

（五）卷內(nèi)文件排列及要求。卷內(nèi)文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批復(fù)在前，請(qǐng)求在后。各類(lèi)案卷均要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫(xiě)張次號(hào)。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，拆除卷內(nèi)金屬物。

（六）案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問(wèn)題、名稱(chēng)，能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，政治上無(wú)誤，文辭上簡(jiǎn)明確切。封面要用毛筆正楷字填寫(xiě)，字跡要整潔。

（七）歸檔后要求。文件材料歸檔后，檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)計(jì)，做到排列有序，并按年代和保管期限編號(hào)。

二、做好綜合檔案室建設(shè)

（一）檔案室的要求。為了確保檔案的長(zhǎng)久安全存放，要事先考慮周全各項(xiàng)指標(biāo)。首先各館室的最小面積應(yīng)能容納目前的資料存放，還必須考慮一定的發(fā)展空間;地面承重最大容量為1240公斤/平方米，不得小于800公斤/平方米，采用密集架時(shí)應(yīng)不大于1200公斤/平方米。密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。每組柜體存放檔案盒的多少根據(jù)檔案盒子尺寸來(lái)計(jì)算; 一般檔案室門(mén)高2米，寬1米，特殊檔案室的門(mén)可加高、加寬;門(mén)窗必須加防塵橡膠條密封，窗戶(hù)建議采用防盜窗，門(mén)采用防火、防盜門(mén);給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室（庫(kù)），消防栓不應(yīng)設(shè)在檔案室

（庫(kù)）內(nèi)，應(yīng)設(shè)在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近;空調(diào)安裝位置應(yīng)避免空調(diào)出風(fēng)直接吹向文件資料;館室內(nèi)應(yīng)避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止嚙齒類(lèi)動(dòng)物（如老鼠等）的存在;管道通過(guò)墻壁或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實(shí)，其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護(hù)措施，底層地面應(yīng)采用堅(jiān)實(shí)地坪。

（二）關(guān)于檔案室的采光、通風(fēng)要求。應(yīng)該采用自然光照射，但在條件不允許的情況下，應(yīng)以人造光來(lái)照明。查閱檔案及其他技術(shù)用戶(hù)應(yīng)防日光直射，并均應(yīng)消除紫外線對(duì)檔案、資料的危害。檔案庫(kù)和查閱檔案等用房采用人工照明時(shí)，應(yīng)選用防爆燈，防止用電時(shí)間過(guò)長(zhǎng)發(fā)生失火。當(dāng)采用熒光燈時(shí)，應(yīng)有過(guò)濾紫外線和安全防火措施。檔案室通風(fēng)也應(yīng)采用自然風(fēng)，如果采用不方便的情況下，可以使用空調(diào)進(jìn)行通風(fēng)。

（三）檔案室溫濕度要求。不論氣候條件如何，有條件的情況下均應(yīng)設(shè)置長(zhǎng)年的溫控裝置。溫濕度范圍為14℃～24℃，相對(duì)濕度為45%RH，不大于60%RH。對(duì)于干燥的地區(qū)可采用加濕機(jī)，定期用濕拖把拖地，保證環(huán)境濕度。濕度過(guò)大的地區(qū)，如南方地區(qū)可采用抽濕機(jī)。檔案庫(kù)不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時(shí)，應(yīng)采取有效措施，嚴(yán)防漏水、漏氣，且采暖系統(tǒng)不應(yīng)過(guò)熱。

（四）檔案室潔凈度要求。地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開(kāi)向室外的門(mén)窗宜設(shè)置紗門(mén)、紗窗，外窗應(yīng)具有較好的防塵功能。定期打掃室內(nèi)衛(wèi)生，清洗防塵網(wǎng)。

（五）檔案室電源要求。如果電壓穩(wěn)定性不能滿足要求，應(yīng)采用調(diào)壓或穩(wěn)壓設(shè)備滿足電壓波動(dòng)范圍要求。計(jì)算機(jī)機(jī)房或數(shù)據(jù)機(jī)房要求交流電不間斷或無(wú)瞬變的通信負(fù)荷，應(yīng)采用UPS 供電系統(tǒng)或逆變器供電系統(tǒng)。蓄電池一般設(shè)計(jì)兩組并聯(lián)，UPS蓄電池一般只設(shè)計(jì)一組，UPS設(shè)計(jì)需要設(shè)計(jì)冗余備份，可以采用串聯(lián)或并聯(lián)方式。采用逆變器/UPS時(shí)，主要逆變器按最大功率確定，有條件最好配備一臺(tái)備用機(jī)。

三、做好制度建設(shè)

（一）檔案收集與整理制度。檔案的收集必須建立必要的機(jī)制，對(duì)收集的范圍、對(duì)象、時(shí)限等有明確的要求，之后對(duì)于歸檔的材料進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合和編目，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化，有利于檔案的保管和使用，其中檔案資料分類(lèi)規(guī)則也必然不斷發(fā)展，各單位應(yīng)該尊重這一現(xiàn)實(shí)，積極探索，同時(shí)又必須及時(shí)與上一級(jí)檔案管理部門(mén)聯(lián)系，爭(zhēng)取指導(dǎo)，服從整體調(diào)控，不各行其是。學(xué)校檔案的整理要按照教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)過(guò)程中所形成的檔案資料自身規(guī)律，按照學(xué)校檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件，保持其歷史聯(lián)系，保持其整體的系統(tǒng)性。

（二）檔案利用與服務(wù)制度。檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動(dòng)地做好檔案的提供利用工作。檔案室應(yīng)根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專(zhuān)題概要及綜合檔案室簡(jiǎn)介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創(chuàng)造條件。外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。嚴(yán)守檔案材料機(jī)密，不準(zhǔn)隨便轉(zhuǎn)借檔案。未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復(fù)制。愛(ài)護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點(diǎn)、劃道、折疊等。經(jīng)批準(zhǔn)摘錄的材料，要經(jīng)檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對(duì)無(wú)誤后蓋章。外借檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時(shí)間，一般不得超過(guò)7天，超過(guò)時(shí)間另行辦理手續(xù)。

（三）檔案安全保密制度。為建立健全檔案安全管理工作機(jī)制，預(yù)防重大自然災(zāi)害和突發(fā)性事故的發(fā)生，做好應(yīng)對(duì)災(zāi)害引起危害的應(yīng)急處置措施準(zhǔn)備，加強(qiáng)檔案的安全保障和救災(zāi)能力，結(jié)合檔案工作的實(shí)際情況，以“事前預(yù)防、事中控制、事后改進(jìn)”的基本思路，必須制定詳細(xì)的安全應(yīng)急管理制度。同時(shí)檔案是大到國(guó)家小到一個(gè)工作單位的寶貴財(cái)富，檔案部門(mén)和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度。學(xué)校綜合檔案室應(yīng)按上級(jí)教育行政部門(mén)和檔案管理部門(mén)有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，認(rèn)真做好檔案的鑒定工作。對(duì)超過(guò)保管期限，失去保存價(jià)值的檔案，可提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)和上一級(jí)檔案管理部門(mén)審批后方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定二人監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，防止失密。

四、與時(shí)俱進(jìn)做好檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)

建立綜合的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，跟上電子化檔案的時(shí)代腳步;建立強(qiáng)大的檔案信息管理系統(tǒng)，保證該軟件系統(tǒng)可以與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通，以實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)，建立檔案信息系統(tǒng)，并與辦公系統(tǒng)融合，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，將內(nèi)部形成的文件信息進(jìn)行網(wǎng)上處理、歸檔，提高校內(nèi)工作及電子歸檔效率。

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