摘 要：當代社會科技以及信息技術高速發(fā)展，人們對于信息技術領域的意識也越來越高，其應用領域也變得更加廣泛。信息技術在行政事業(yè)單位中的應用主要體現在對檔案的數字化管理方面，對于行政事業(yè)單位來說，傳統的檔案資料管理方式存在著較多弊端，因此數字化檔案管理是很有必要的。本文從行政事業(yè)單位檔案的數理化管理現狀出發(fā)，進一步對強化行政事業(yè)單位檔案數字化管理的策略進行了分析和探究。

關鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案;數字化管理;探析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.118

檔案是個人或集體信息資源的一種，是在日常生活中存在的具有一定保存價值的以圖文、音像或其他形式存在的歷史記錄。檔案涵蓋的信息較為廣泛并且信息量巨大，因此對于檔案的管理工作要引起相關工作人員的足夠重視，科學合理的管理檔案。行政事業(yè)單位加強對檔案的管理工作有助于單位更長遠的發(fā)展。就我國行政單位檔案管理現狀來說，還是存在一些問題有待解決的，比如：檔案管理成本高、管理數量龐大、查找效率低和檔案管理人員安全意識較差等。

1 事業(yè)單位檔案數字化管理的作用

1.1 提高檔案的利用率

我國很多行政事業(yè)單位都采用傳統的檔案管理模式進行檔案管理——將紙質版的檔案放入檔案館。隨著行政事業(yè)單位人員數量的增加，檔案也在不斷增多，導致檔案存放出現了很多的困難。由于大量的紙質檔案需要較大空間去存放，但是行政事業(yè)單位的辦公區(qū)又有限，沒有多余空間存放檔案。與此同時，檔案數量增加后，在查找檔案時又變得十分的費時。實施數字化的檔案管理模式，可以有效提升檔案管理的效率，在查找檔案時，只需輸入關鍵詞進行索引就可以找到了，節(jié)省了大量時間。檔案的數字化管理模式在儲存資料時，只需要簡單的建立一個包含檔案信息的網站就可以，大大地節(jié)省了紙質版檔案儲存空間。

1.2 提高經濟效益

在傳統的檔案管理模式下，一些檔案需要經過反復復印才能被儲存，這樣一來就造成了紙張的浪費，增加了辦公成本。但是數字化檔案管理模式是通過計算機的操作來對檔案進行儲存的，當出現錯誤時，只需在計算機上進行修改即可，無需多次復印，浪費紙張，既節(jié)約了辦公時間，又降低了辦公成本，提高了單位的經濟效益。

1.3 提高辦公效益

實行數字化的檔案管理模式，首先確保了事業(yè)單位資料的及時性，可以確保檔案的及時歸檔。在需要檔案時，可以隨時調出使用。數字化的檔案管理模式使事業(yè)單位在管理人事方面十分便捷，事業(yè)單位由于人員眾多，因此需要管理的人數也就相對較多，但是事業(yè)單位的工作人員的流動性較強，調動、退休以及離職的情況隨時可能發(fā)生，管理人員要隨時掌握人事動態(tài)，當人事發(fā)生變化時，要第一時間更新檔案，以保證檔案的有效性。面對這樣復雜的情況，運用數字化的管理模式可以及時、準確地反映出單位人員的流動情況。數字化的管理檔案模式在儲存資料以及查詢檔案時都十分的便捷，從傳統的實地檔案管理館到虛擬的數字化檔案管理中心，行政事業(yè)單位的辦公效率有了大幅度的提升。

2 強化行政事業(yè)單位檔案數字化管理的策略分析

2.1 樹立檔案數字化管理理念

行政事業(yè)的檔案管理工作人員首先要具備數字化檔案管理理念，在進行檔案管理時，要摒棄傳統的紙質管理模式，大膽采取數字化管理模式完成檔案管理工作，并不斷的積極學習數字化的管理知識和技巧，優(yōu)化數字化管理模式，確保檔案管理工作的順利開展。在利用數字化管理模式進行檔案管理時，要注意時刻與信息科技的發(fā)展步伐保持一致，工作人員要不斷構建自身數字化管理的知識結構，不斷學習并提高自身的專業(yè)化管理素質，切實提高行政事業(yè)單位數字化檔案管理的質量和效率。

2.2 實現文書及歸檔處理的數字化

文書工作時行政事業(yè)單位最主要的工作，其與檔案的關系也最為密切。文書工作人員往往以紙質的方式來管理文書，這樣的模式工作強度較大，而且產生的文件也較為復雜。在文書質量高的情況下，文書管理執(zhí)行力較高，那么行政事業(yè)單位的檔案管理成效就好;但是如果文書質量不過關，或者文書執(zhí)行力度較低，則會造成檔案管理效果不佳的結果。所以在事業(yè)單位的數字化檔案管理過程中，為節(jié)約歸檔時間，減輕檔案管理工作人員的壓力，就要求文書人員直接用計算機錄入稿件，再經過后期的稿件審核以及修改程序后，予以批準。

2.3 提高檔案信息安全程度

在行政事業(yè)單位中，需要小心仔細存放的檔案數量較多，傳統的紙質版檔案保存模式，在對檔案進行加密存放過程中，隨著時間的推移，紙張質量會慢慢發(fā)生變化，變得容易受損，因此由紙張記錄的檔案資料也會受到不同程度的影響。而以數字化形式管理存放的檔案，就不會隨著時間的變長，而產生的變質，保存的檔案資料也完好無損。對于事業(yè)單位的重要文件，可以設置軟件防火墻以及自動殺毒，以提升檔案資料存放的安全性。

2.4 構建科學的管理體制及體系

行政事業(yè)單位應抓住數字化檔案管理的特點，并結合自身的管理需求，構建出與辦公需求相適應的檔案管理體系，以方便事業(yè)單位辦公更加秩序化和標準化。檔案管理體制要充分融合檔案安全機制、檔案工作制度、檔案使用機制以及檔案保密機制這三大機制，以便實現數字化檔案管理的一體化建設，為檔案管理更加方便、快捷打下基礎。

2.5 實現檔案管理信息化

行政事業(yè)單位檔案管理實現數字信息化，就是以網絡多媒體科技，將紙質版的文件經過掃描儀等先進技術，以數字化信息的形式被儲存入數據資料庫，實現多種管理方面信息化的目的，比如目錄檢索、庫房管理和管理業(yè)務等。以數字化檔案管理模式代替舊式的管理方式，有助于事業(yè)單位檔案管理效率和管理水平的提高。

2.6 實現行政事業(yè)單位數字化檔案管理的標準化和規(guī)范化

要想實現行政事業(yè)單位的數字化檔案管理現代化，首先要加強檔案管理基礎工作的標準化和規(guī)范化。第一，檔案管理標準化要求單位良好的檔案工作秩序，以保證獲得最優(yōu)化的經濟與社會效益，此外，標準化的檔案管理還是促使事業(yè)單位現代化檔案管理理論發(fā)展的基礎。在如今的信息化時代，檔案信息共享的實現必須要有統一的標準。例如不同檔案數據之間的交換、檔案之間的信息的傳遞、檔案資料共享等，都要依靠各類檔案管理標準為基礎，只有形成檔案管理的統一化標準體系，才能有效確保檔案管理現代化工作的實現。所以檔案管理的標準化和規(guī)范化機制是實現檔案管理現代化必不可少的條件。

3 結束語

綜上所述，行政事業(yè)單位的數字化管理檔案是具有時代的意義的發(fā)展。本文分析了行政事業(yè)單位實行數字化檔案管理的作用。在當今信息科技高速發(fā)展的時代下，行政事業(yè)單位在對檔案進行管理時，采取數字化的管理方式符合新時代發(fā)展的要求。數字化檔案管理不僅減輕了檔案管理工作人員的工作壓力，而且還優(yōu)化了檔案管理，使檔案管理更加科學、合理。以往的檔案管理中，使用紙質檔案會在長時間的使用中發(fā)生磨損，影響檔案的價值，數字化檔案管理的出現剛好解決了這個問題，保證了檔案的利用時間，充分發(fā)揮出檔案的應有價值。

參考文獻

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作者簡介

楊建軍（1975-），男，漢族，江西南昌人，辦公室主任，本科，廣西南寧市經濟信息中心，研究方向：檔案管理與應用。