鄭世華

摘 要：在我國長(zhǎng)期發(fā)展的過程中，檔案管理始終占據(jù)重要地位，無論是校園、事業(yè)單位、醫(yī)院或國家，良好的檔案管理方法都有助于其順利的發(fā)展，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)文化的全面提升。在此過程中，隨著信息技術(shù)的廣泛使用，更為其管理帶來了巨大的便捷條件，改變?cè)行问降募堎|(zhì)檔案，將其通過互聯(lián)網(wǎng)的形式對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行有效保存，不但加大了信息的安全性，而且使檔案可以更加方便的查詢，促進(jìn)檔案管理有效性的提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;作用意義;分析研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.112

檔案管理在于通過對(duì)其發(fā)展有重要作用的相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析整合，并將其及時(shí)進(jìn)行存檔保存，通過專人對(duì)檔案進(jìn)行保管，加大檔案的安全性，為后續(xù)其發(fā)展提供真實(shí)可靠的依據(jù)。但是面臨傳統(tǒng)檔案管理方式的低效率，使檔案管理成為一項(xiàng)艱巨且困難的任務(wù)?，F(xiàn)階段的發(fā)展過程中，檔案管理已經(jīng)可以通過信息技術(shù)的方式有序進(jìn)行，在很大程度上減輕了檔案管理人員的工作量，提高了其工作效率，成為當(dāng)下階段重要的檔案管理方法。

1 檔案信息化管理的重要意義

現(xiàn)階段檔案管理方法已經(jīng)逐漸走向成熟，隨著管理人員對(duì)其管理方法的不斷研究與創(chuàng)新，使得檔案管理更加容易進(jìn)行，更促進(jìn)了檔案管理安全性的有效提升，其中將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中是當(dāng)下最有效的檔案管理方法，對(duì)檔案管理的順利進(jìn)行提供重要的幫助[1]。

1.1 提高檔案管理人員工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理在于人為的對(duì)檔案進(jìn)行謄抄記錄，通過紙質(zhì)的形式將檔案進(jìn)行分檔保存，不僅使工作人員的工作量顯著提升，更使得檔案管理容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，對(duì)檔案的安全保存也同樣帶來了一定的考驗(yàn)，此種方式的檔案管理是降低工作人員工作效率的主要因素，將其通過更好的管理方式進(jìn)行替換便可以更加有效地提高其工作效率，為其發(fā)展提供重要保障。信息技術(shù)的應(yīng)用可以使檔案管理人員通過信息技術(shù)將檔案進(jìn)行管理，減少了紙質(zhì)管理過程中的不變因素，使相關(guān)人員僅僅通過手指的敲打便能實(shí)現(xiàn)檔案的快速歸檔，真正提高檔案管理相關(guān)人員的工作效率。

1.2 信息化檔案管理有助于提高檔案使用頻率

檔案保管存在的意義在于能夠更好的服務(wù)當(dāng)下，促進(jìn)公司的發(fā)展與進(jìn)步，使其在不斷前進(jìn)的過程中能夠更好的借鑒傳統(tǒng)管理方式，減少發(fā)展道路上的障礙，促進(jìn)其發(fā)展的有序進(jìn)行。傳統(tǒng)模式中通過紙質(zhì)將檔案進(jìn)行保存的方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)下階段的發(fā)展，通過此種方式保存的檔案一方面在查找的過程中難以更加快速精準(zhǔn)的定位，對(duì)檔案查找?guī)砹司薮蟮挠绊?，另一方面，紙質(zhì)版檔案在保存的過程中極容易出現(xiàn)紙質(zhì)風(fēng)化的現(xiàn)象，使紙質(zhì)版檔案難以正常保存。以上內(nèi)容在很大程度上均使得檔案查找出現(xiàn)巨大問題，嚴(yán)重降低檔案使用頻率，使檔案失去其存在的真實(shí)意義。然而通過信息技術(shù)將檔案進(jìn)行保管則可以有效降低以上事件的發(fā)生，相關(guān)管理人員只需要通過關(guān)鍵詞的輸入便可以快速的將該檔案進(jìn)行提取，節(jié)約了檔案查找時(shí)間，更加可以有效地提升檔案使用率。

2 信息化檔案管理存在的弊端

信息技術(shù)的有效應(yīng)用為檔案管理提供了巨大的幫助，不僅提高了相關(guān)人員的工作效率，更加提升了檔案的使用頻率，對(duì)其發(fā)展起到很好的促進(jìn)作用，但是隨著檔案管理的不斷進(jìn)行，其面臨的問題也接踵而至，信息化檔案管理弊端也逐漸顯現(xiàn)[2]。

2.1 安全問題受到顯著影響

安全問題是任何檔案管理不可或缺的關(guān)鍵內(nèi)容，更是具有舉足輕重的地位，傳統(tǒng)檔案管理其效率雖然有待提高，但是安全問題卻可以得到更大的保障。現(xiàn)階段應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案管理的過程中，面臨最大的問題便在于檔案管理過程中安全問題無法得以保障，隨著現(xiàn)階段能夠熟練操作電腦人員數(shù)量的增加，黑客也逐漸產(chǎn)生，通過制作相關(guān)病毒可以竊取電腦中保存的重要數(shù)據(jù)，對(duì)檔案的安全帶來顯著的影響。

2.2 缺乏專業(yè)的人才使得檔案管理無法順利進(jìn)行

應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理是現(xiàn)階段新型的管理方法，此種方法更是處于起步階段，缺乏專業(yè)信息技術(shù)與檔案管理人才對(duì)檔案進(jìn)行分析和管理是當(dāng)前階段檔案管理過程中面臨的主要問題，亦是影響檔案管理順利進(jìn)行的主要因素，在此過程中，相關(guān)公司應(yīng)該及時(shí)尋找相關(guān)專業(yè)人員對(duì)本公司人員進(jìn)行知識(shí)技能培訓(xùn)，促進(jìn)相關(guān)人員能力的提升。增加檔案管理相關(guān)人員對(duì)先進(jìn)技術(shù)的了解與運(yùn)用是成功解決檔案管理出現(xiàn)問題的重要方法，在企業(yè)發(fā)展的過程中增加先進(jìn)技術(shù)人員是檔案管理順利進(jìn)行的主要因素[3]。

3 有效對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理順利進(jìn)行方法研究

檔案管理工作是公司、企業(yè)發(fā)展的核心部分，缺乏良好的管理方法將使得檔案難以進(jìn)行正確的管理，信息技術(shù)是當(dāng)下最有效的檔案管理方法，相關(guān)人員應(yīng)該將信息技術(shù)進(jìn)行有效分析，提高信息技術(shù)在檔案管理過程中的有效利用率，促進(jìn)檔案管理的順利進(jìn)行。在未來的檔案管理過程中，如何將信息技術(shù)進(jìn)行有效利用，提高檔案管理效率是當(dāng)前需要解決的首要問題。

3.1 加大對(duì)檔案管理的重視

在企業(yè)發(fā)展的過程中，檔案管理具有舉足輕重的作用，良好的檔案管理能夠更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的進(jìn)步，但是眾多企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度明顯不足，導(dǎo)致在檔案管理過程中出現(xiàn)重大影響檔案順利進(jìn)行的因素，因此相關(guān)企業(yè)人員應(yīng)加大對(duì)企業(yè)檔案管理的重視程度，促使檔案管理能夠有條不紊的進(jìn)行。想通過信息技術(shù)提高檔案管理的效率，首先需要提高相關(guān)管理人員的思想觀念，需要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在未來發(fā)展中的重要作用，堅(jiān)定信息技術(shù)可以為檔案管理帶來巨大影響，提升檔案管理效率，提高檔案管理利用率，尤其應(yīng)該增加信息技術(shù)在檔案管理中的大面積普及，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展[4]。

3.2 加大對(duì)信息技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理離不開信息技術(shù)設(shè)備設(shè)施，在信息技術(shù)對(duì)檔案管理的過程中，如果沒有良好信息技術(shù)設(shè)備的支持，將無法更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，缺乏先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，將使得在檔案管理的過程中出現(xiàn)信息缺失、篡改等事件，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤，也使得檔案管理出現(xiàn)重大問題。在公司發(fā)展的過程中，檔案相關(guān)管理人員可以根據(jù)公司發(fā)展?fàn)顩r對(duì)信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行采購，選取保密性更高的設(shè)備，增加對(duì)檔案的管理，確保相關(guān)公司的檔案信息能夠更加安全、有效的保管。

4 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國更多公司應(yīng)用信息技術(shù)解決了重要的發(fā)展問題，為我國的發(fā)展帶來了顯著的效果，更加有效地促進(jìn)了檔案管理工作的順利進(jìn)行。但是由于應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理仍處于起步階段，因此極容易遇到重要的影響檔案管理工作順利進(jìn)行的問題，如何將多種問題有效解決，是當(dāng)前階段需要解決的重要問題。通過增加對(duì)檔案的管理重視程度以及加大對(duì)信息技術(shù)設(shè)備的建設(shè)是有效解決上述問題的關(guān)鍵內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)

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