摘 要：初中學(xué)校檔案管理工作作為初中學(xué)校管理中的一部分，與學(xué)生的個(gè)人信息檔案之間存在著緊密的關(guān)系。當(dāng)前雖然各級(jí)初中學(xué)校對(duì)檔案管理工作的重視程度日益增強(qiáng)，但是其在發(fā)展過(guò)程中存在規(guī)范性和深入性不強(qiáng)的特征，從而致使當(dāng)前在新時(shí)代背景下初中學(xué)校檔案管理工作處于發(fā)展瓶頸的狀態(tài)。正基于此，本文在對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析的基礎(chǔ)之上，指出解決初中學(xué)校檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策，以期能夠提升初中學(xué)校檔案管理工作的不斷完善。

關(guān)鍵詞：初中;學(xué)校檔案;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.057

檔案是在學(xué)校開(kāi)展教研工作和學(xué)生管理工作中所形成的，其作為保存重要文字與圖片材料的載體，在學(xué)校工作中具有無(wú)法替代的重要作用。在新時(shí)代背景下，從事初中學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)在意識(shí)到檔案管理在學(xué)校工作與發(fā)展中的重要性的基礎(chǔ)上開(kāi)展收集和整理材料以及鑒定與歸檔材料等檔案管理工作。從而使初中學(xué)校檔案管理者能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作已逐漸成為一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性的學(xué)校工作，進(jìn)而使初中學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量能夠?qū)崿F(xiàn)提升。

1 初中學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校工作中的重要性

1）初中學(xué)校檔案是學(xué)校資源的重要載體。初中學(xué)校檔案對(duì)檔案所在學(xué)校的管理與發(fā)展起到重要的信息資源作用，是促進(jìn)學(xué)校開(kāi)展教研和管理工作的先決條件，它在學(xué)校的教研與管理中是作為具有重要的利用價(jià)值的材料而存在的，學(xué)校檔案在使學(xué)校的工作效率提升的同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)其教育改革的不斷深入與發(fā)展。此外，初中學(xué)校檔案又關(guān)系到檔案所在學(xué)校的每位教職工和學(xué)生的合法權(quán)益，同時(shí)也是反映學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和管理工作水平的直接依據(jù)，能夠?qū)W(xué)校管理工作的規(guī)范起到重要的作用。

2）初中學(xué)校檔案是學(xué)校歷史的重要載體。由于初中學(xué)校檔案中涉及所在學(xué)校的校園文化建設(shè)、學(xué)校招生、學(xué)生學(xué)籍管理、教學(xué)研究以及課堂教學(xué)實(shí)踐等綜合性的管理內(nèi)容，學(xué)校檔案可以為這些活動(dòng)的進(jìn)行與發(fā)展提供具有參考價(jià)值的文字和圖片，甚至是音頻和視頻等聲像材料。學(xué)校檔案能夠在基于真實(shí)且客觀(guān)的角度上記錄學(xué)校的整體發(fā)展歷程，它既能夠作為學(xué)校前期工作中的重要總結(jié)，亦能夠?yàn)閷W(xué)校今后的不斷發(fā)展提供持續(xù)前進(jìn)的動(dòng)力，在做到了記錄和沉淀學(xué)校成長(zhǎng)與奮斗的同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校自身形象的不斷發(fā)展。

3）初中學(xué)校檔案是學(xué)校教學(xué)總結(jié)的體現(xiàn)。初中學(xué)校檔案中是所在學(xué)?，F(xiàn)有的教研成果的匯集，飽含了學(xué)校成長(zhǎng)與奮斗的歷史過(guò)程，對(duì)學(xué)校今后的發(fā)展具有很大的利用價(jià)值。因此對(duì)初中學(xué)校檔案進(jìn)行綜合性的分析，能夠較為全面的掌握到學(xué)校在教學(xué)和管理工作等方面的發(fā)展與演變，從而為新時(shí)代背景下的學(xué)校建設(shè)提供良好的借鑒依據(jù)，進(jìn)而推動(dòng)學(xué)校價(jià)值觀(guān)的不斷發(fā)展。

4）初中學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)完善的科學(xué)教育工程。由于初中學(xué)校檔案管理工作中涉及行政、教研和學(xué)生管理等幾大部分，其形成材料中既有行政年度和教學(xué)年度的形成材料，同時(shí)也包括了學(xué)校自身和學(xué)校師生的形成材料。故此，作為一所學(xué)校若能將這些材料進(jìn)行系統(tǒng)的整理與歸檔，那么亦會(huì)使學(xué)校管理體系逐漸走向規(guī)范和有序，從而使學(xué)校的管理工作提升到一個(gè)新的層次上，促使學(xué)校逐步實(shí)現(xiàn)和諧、規(guī)范化的良性發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)學(xué)校其他各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

2 初中學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理意識(shí)的缺乏。就目前而言，很多初中學(xué)校的管理者并沒(méi)有意識(shí)到開(kāi)展學(xué)校檔案管理工作的重要性，普遍采取較為消極的態(tài)度對(duì)待，使諸多初中學(xué)校存在學(xué)校檔案制度不夠健全的問(wèn)題。加之初中學(xué)校面臨著強(qiáng)大的升學(xué)壓力致使很多教師不能夠及時(shí)將所需歸檔的檔案材料進(jìn)行上交，只有當(dāng)學(xué)期末面臨檔案室管理人員的催交時(shí)，才會(huì)匆匆忙忙將材料進(jìn)行上交，甚至?xí)霈F(xiàn)重要的材料遺失或模糊的現(xiàn)象，從而使歸檔的檔案材料存在完整性缺失的問(wèn)題。

2）高素質(zhì)檔案管理人員的缺乏。高素質(zhì)檔案管理人員的缺乏是我國(guó)當(dāng)前初中學(xué)校檔案管理工作中所面臨的突出問(wèn)題，究其原因而看，是由于我國(guó)高校檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)設(shè)置較晚，加之近年來(lái)各初中學(xué)校對(duì)檔案管理工作的不斷重視，這種供不應(yīng)求的現(xiàn)象，致使很多初中學(xué)校不得不降低學(xué)校檔案管理人員的招錄門(mén)檻，從而出現(xiàn)所招錄的工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較低的現(xiàn)象，無(wú)法正確認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要性，使學(xué)校檔案管理工作難以做到規(guī)范和有效開(kāi)展。

3）健全的檔案管理制度的缺乏。缺少健全的檔案管理制度是當(dāng)前初中學(xué)校檔案管理工作中所普遍存在的一個(gè)問(wèn)題。當(dāng)前部分學(xué)校仍舊采用傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式，且并未建立起健全的檔案管理制度，使學(xué)校檔案管理工作中存在一定的隨意性，致使學(xué)校檔案管理工作的真正作用難以被發(fā)揮出來(lái)。即使部分學(xué)校建立起了一定的學(xué)校檔案管理制度，但都未能落實(shí)到實(shí)際工作之中，如同虛設(shè)，從而在真正需要相應(yīng)的檔案資料時(shí)會(huì)出現(xiàn)學(xué)校無(wú)法及時(shí)交出完整檔案的現(xiàn)象。

4）信息化管理模式的缺乏。就目前而言很多初中學(xué)校在進(jìn)行學(xué)校檔案管理工作時(shí)未能實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的信息與數(shù)字化，仍舊是采用傳統(tǒng)的人工檔案管理模式。由于紙質(zhì)檔案材料對(duì)管理的環(huán)境要求比較高，因此傳統(tǒng)的學(xué)校檔案信息管理模式在增加了檔案管理人員工作量的同時(shí)亦增加了學(xué)校在檔案管理中的所耗費(fèi)的成本，進(jìn)而降低了學(xué)校檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

3 提升初中學(xué)校檔案管理工作的有效途徑

1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者要提高對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視程度。要想提升初中學(xué)校檔案管理工作的水平就首先需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要性，并及時(shí)建立起健全的學(xué)校檔案管理工作制度。此外，學(xué)校要敦促教師及時(shí)上交日常的相應(yīng)檔案材料，并定期或不定期召開(kāi)檔案管理的學(xué)習(xí)會(huì)議，學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)制度，能夠結(jié)合管理過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題提出新的要求，使學(xué)校檔案管理工作人員能夠盡快熟悉崗位工作和職責(zé)，以期能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化。

2）組建高素質(zhì)的學(xué)校檔案管理團(tuán)隊(duì)。新的時(shí)代背景對(duì)學(xué)校檔案管理工作人員提出了新的工作要求，相關(guān)的工作人員只有接受過(guò)檔案管理相關(guān)的教育才能夠做到高效的開(kāi)展學(xué)校檔案管理工作。因此，各初中學(xué)校應(yīng)當(dāng)在招聘時(shí)對(duì)接受過(guò)管理教育的人才進(jìn)行優(yōu)先錄用，并可以采取提高薪資的方法以吸引更多優(yōu)秀的檔案管理人才。此外，各初中學(xué)校還應(yīng)當(dāng)對(duì)在職的學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，從而推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3）構(gòu)建信息化的學(xué)校檔案管理模式。面對(duì)當(dāng)前信息化時(shí)代的教育背景，各初中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員應(yīng)積極探索實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化的有效措施。作為學(xué)校檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)意識(shí)到信息化技術(shù)在其中所起到的便利作用，并積極參加學(xué)校的相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)以期能夠提升自身的信息技術(shù)能力。從而使學(xué)校檔案管理工作人員的工作量減輕的同時(shí)實(shí)現(xiàn)工作效率和準(zhǔn)確性的不斷提高。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，初中學(xué)校檔案管理工作在新的時(shí)代背景下迎來(lái)了機(jī)遇，同時(shí)也面臨著一定的考驗(yàn)，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式已經(jīng)漸漸無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)校自身形象的持續(xù)發(fā)展的需要。正基于此，初中學(xué)校檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)在緊緊抓住新時(shí)代背景所帶來(lái)的機(jī)遇的基礎(chǔ)上不斷吸取以往的經(jīng)驗(yàn)，以期能夠?qū)崿F(xiàn)初中學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范化，進(jìn)而促進(jìn)各初中學(xué)校的持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

李治（1977-），男，漢族，山東即墨人，大學(xué)本科，青島市中學(xué)綜合實(shí)踐教育中心，總務(wù)處副主任，研究方向：檔案管理。