易春麗 龔鑫琪

摘要：現(xiàn)階段，由于事業(yè)單位內(nèi)部人員的流動性非常大，所以給人事檔案管理帶來了一些新問題。為此，本文主要研究了在大數(shù)據(jù)背景下，完善事業(yè)單位人事檔案管理的有效措施，旨在有效提高人事檔案的管理水平，并為企業(yè)留住、招攬更多優(yōu)秀的人才。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;建議

所謂大數(shù)據(jù)，簡單來說就是數(shù)據(jù)的集合。在進行人力資源管理的過程中，人事檔案的管理越來越重要。隨著大數(shù)據(jù)時代的變革，檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，不僅形式有所改變，而且其理念也有了深刻的變化，為此在新形勢的背景下，首先需要解決的問題就是如何才能抓住機遇不斷完善人事檔案管理工作。

一、大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理特征

（一）人事檔案管理具有真實性特點

人事檔案資料都是依據(jù)有關(guān)干部職員的真實情況記錄的，而且所填信息都要通過相關(guān)部門的審核，才能確保所有信息都能準確無誤。另外，每位員工的檔案都需要根據(jù)自身發(fā)展情況及時進行調(diào)整，并詳細記錄職工的表現(xiàn)情況，才能為管理人員強化內(nèi)部管理提供有效的參考信息。

（二）人事檔案具有動態(tài)性的特點

為了確保檔案的真實性、可靠性，人事檔案還具有動態(tài)性的特點。在對人事檔案進行管理的過程中，主要的管理方式有文字材料、圖片材料、音頻文件以及電子材料等。如果單位員工的信息材料需要更新，就必須更新所有的管理方式，才能提高人事檔案管理的水平。

二、現(xiàn)代人事檔案管理存在的不足

（一）管理制度存在缺陷

由于社會經(jīng)濟的不斷進步，以往的人事管理經(jīng)驗已經(jīng)不適用于現(xiàn)代的發(fā)展需求。一些事業(yè)單位在進行檔案管理時，依舊采取傳統(tǒng)的管理模式，這會給檔案管理帶來諸多問題。例如，制度體系不能得到完善、員工的職責定位不清晰等，這些都是影響事業(yè)單位人事檔案管理的主要因素。為此，人力檔案管理部門要想切實提高人事檔案管理的質(zhì)量，就必須建立現(xiàn)代化的管理理念，并不斷完善相關(guān)的人事檔案管理制度。

（二）管理者不夠重視

在大數(shù)據(jù)的背景下，造成人事檔案管理出現(xiàn)問題的原因主要是管理人員不重視。領(lǐng)導人員對于檔案管理工作一知半解，而且還不重視檔案信息管理平臺的建設，使得人事檔案的管理水平難以提升，而且檔案資料遺漏、丟失等現(xiàn)象頻繁發(fā)生。事業(yè)單位領(lǐng)導人員對檔案管理工作的不重視還體現(xiàn)在很多檔案管理人員的準入機制不完善，門檻較低，使得檔案管理人員的素質(zhì)較低、服務意識不強等。另外，造成檔案管理工作質(zhì)量不高的原因還在于檔案管理人員在工作的過程中沒有嚴格依據(jù)檔案管理、分類、維護等相關(guān)標準。加上很多管理人員在管理的過程中，都是采取紙質(zhì)材料進行管理，沒有適應計算機管理發(fā)展的需求采取信息化管理模式。導致這類問題出現(xiàn)的主要原因在于，企業(yè)沒有對其開展培訓，對這項工作不夠重視。

（三）管理人員經(jīng)驗不足

事業(yè)單位的人事檔案管理工作，其工作跨度較長、工作內(nèi)容枯燥無味，要求相關(guān)檔案管理人員需要具備一定的耐心和經(jīng)驗。同時檔案管理工作人員的年齡普遍較高，年輕的人事檔案管理人員較少。另外，由于受到現(xiàn)代人事檔案發(fā)展的影響，很多人事檔案管理人員所具備的技能已經(jīng)不適應于現(xiàn)代管理的發(fā)展。加上有些年輕人受到自身經(jīng)驗的影響，容易在工作的過程中出現(xiàn)差錯，所以，管理人員的經(jīng)驗和技能水平的高低決定著人事檔案管理質(zhì)量的提升。

（四）建設過程中存在安全風險

在對人事檔案進行管理的過程中，安全風險不可避免，人事檔案管理人員還要做好安全風險損失的預估。針對現(xiàn)代人事檔案管理，其在管理過程中存在很多安全風險，而且這些風險都是難以進行有效預防的。例如，最為致命的安全風險就是信息泄露，如果信息被不法分子竊取，將會給單位帶來難以預估的損失，有的還會利用職員的信息進行欺詐和貸款，帶來嚴重的損失。如今，很多單位對人事檔案管理存在的安全風險置之不理，這讓很多不法分子發(fā)現(xiàn)“商機”，給單位造成了嚴重的經(jīng)濟損失。

（五）人事檔案管理缺少充足的基礎設施

基于大數(shù)據(jù)時代，對人事檔案管理的信息化進程也逐漸加快，然而其在發(fā)展的過程中還依舊存在基礎設施較差、管理模式單一的問題?，F(xiàn)階段，一部分單位在進行人事檔案管理的過程中依舊采用紙質(zhì)檔案，雖然會利用電腦對其進行分類匯總，但管理水平仍然存在一定的欠缺。究其原因主要是由于計算機的硬件和軟件性能較低，容易發(fā)生問題。例如，由于受到存儲的限制，系統(tǒng)極易崩潰，而且維修難度也較大。另外，防火墻等很多安全軟件安全性較弱，極易受到其他不法分子的攻擊，嚴重影響了檔案管理工作的安全性。

三、現(xiàn)代人事檔案管理優(yōu)化的策略

（一）完善檔案管理制度

為了有效提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量，必須建立和完善檔案管理制度。人事檔案管理制度必須依據(jù)國家的法律法規(guī)建立，才能促使人事檔案管理更加規(guī)范化、法制化、程序化、標準化。事業(yè)單位在對檔案管理人員進行管理的過程中，必須落實好有關(guān)人員的責任，盡可能地發(fā)揮連帶作用，才能促使人事檔案管理人員之間能夠相互監(jiān)督、共同進步，從而有效的避免違法亂紀事件的發(fā)生。為了形成一個良好的人事檔案管理工作環(huán)境，還要從檔案管理人員自身抓起，逐步完善檔案管理制度。另外，單位為了切實提高檔案管理工作的效率，還要根據(jù)單位自身的需求建立健全人事檔案管理系統(tǒng)，真正將現(xiàn)代技術(shù)融入人事檔案管理中。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)時代下，隨著信息收集與管理方式的轉(zhuǎn)變，逐步更新了人們的管理理念，使得信息資源備受關(guān)注。事業(yè)單位在進行人事檔案管理工作的過程中，必須與現(xiàn)代化管理理念相結(jié)合，并盡可能提升單位員工對人事檔案管理工作的重視程度，才能使其積極主動的配合檔案管理人員進行工作，才能落實好信息化管理體系的建設，從而提高人事檔案信息資源的準確性。另外，在創(chuàng)新人事檔案管理模式時，還應當轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理手段，將信息技術(shù)融入其中。保密性較強的檔案還應加強對其使用權(quán)限的審核，并對其進行備份。在備份的過程中，不僅需要對電子檔案進行備份，還要將紙質(zhì)檔案打印雙份，從而加強對檔案的鑒定、整理、保存和歸檔。同時，為了防止材料丟失，還要對檔案的拷貝和使用進行嚴格的規(guī)定，并做好檔案內(nèi)容的記錄以及載體之間的轉(zhuǎn)換，此外，還要構(gòu)建一個良好的網(wǎng)絡基礎環(huán)境，才能切實落實好預防措施。最后，要想有效的預防檔案管理中存在的問題，管理人員還需要定期對檔案進行整理和分析，并做好相應的措施，才能有利于網(wǎng)絡檔案信息管理平臺的發(fā)展。

（三）加強管理人員培訓

針對事業(yè)單位管理人員經(jīng)驗不足的問題，其還需要對每位管理人員進行培訓，并建立健全有關(guān)的培訓制度，積極進行宣傳，才能確保每一位管理人員都能參與到工作中，進而切實提高管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)。另外，事業(yè)單位在管理的過程中還需要加大資金的投入力度，例如，還需要引進現(xiàn)代化管理設備。要想盡可能提高管理人員的專業(yè)水平，就必須引進先進的、專業(yè)的人才對單位管理人員進行定期培訓。同時，還可以建立老人帶新人、一對一的帶人管理制度，讓管理人員能夠用最短的時間掌握最優(yōu)的檔案管理技能，從而使得管理人員可以單獨完成某項工作，進而提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（四）加強檔案管理基礎設施建設

事業(yè)單位在管理人事檔案時，還需要重視基礎設施建設。首先，在開展檔案管理工作時，需要建立網(wǎng)絡管理平臺，并將電子檔案保存在該平臺中。同時，還應當在計算機中安裝殺毒軟件，從而盡可能完善軟件、硬件設施，最大限度提高檔案管理環(huán)境的安全性。其次，要加大資金投入，不斷優(yōu)化檔案室，并做好對紙質(zhì)檔案的保管工作，最大限度避免檔案被損壞的情況發(fā)生。在管理紙質(zhì)檔案的過程中，還需要專人管理，定期檢查紙質(zhì)檔案，并將檔案分門別類放在相應的位置，以便對紙質(zhì)檔案進行管理。

人事檔案管理還應當注重對信息安全化建設的管控。首先，在人事檔案管理過程中，要重視信息安全化建設，并定期檢測并清理計算機里的病毒。其次，要建設好計算機的安全防護系統(tǒng)，并搭建多級防火墻，才能確保重要檔案信息的安全。最后，針對機密檔案還應當建立密鑰，并將權(quán)限交給管理人員。同時，如果有關(guān)人員要對檔案進行調(diào)取，還要核實其身份信息，從而最大限度的保障檔案信息的安全性，提高人事檔案管理的水平。

（五）推動信息化人事檔案管理進程

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案管理工作需要信息技術(shù)的支持。首先，在進行檔案管理工作前期，就必須建立健全網(wǎng)絡管理平臺，通過網(wǎng)絡管理平臺將紙質(zhì)檔案存儲到云計算機中，并建立電子檔案室來提升資料的管理使用效率。其次，還要加大對人才的投入，并安排其對硬件設施進行定期的檢查和維修，從而確保其能夠正常運行。再次，在對軟件進行建設的過程中，還應當選擇較為高端的軟件，才能鞏固防火墻。最后，紙質(zhì)檔案還要安排專人進行管理，做好紙質(zhì)檔案的防火防潮工作。為了方便以后的存取和使用，還應當調(diào)整其擺放位置和順序。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展背景下，信息化進程不斷加快，各行各業(yè)都在密切關(guān)注著信息化建設。事業(yè)單位人事檔案管理要想做好對人事檔案的管理，就必須研究當前發(fā)展的現(xiàn)狀，并對其進行全面的剖析，盡可能的分析本單位在人事檔案管理過程中存在的問題以及優(yōu)勢，針對存在的不足，還應當不斷進行優(yōu)化，才能緊跟大數(shù)據(jù)發(fā)展的步伐，有效的促進人事檔案管理工作的開展。

參考文獻

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