張小艾 朱文敏 鄭昕宇

摘要：項(xiàng)目管理原本只是一個(gè)局限于建筑、航天等行業(yè)某些功能領(lǐng)域的管理理念，被認(rèn)為是錦上添花的過程，對(duì)一般公司來(lái)說沒有實(shí)際意義。然而，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，項(xiàng)目管理已經(jīng)演變成一種影響公司各項(xiàng)職能的企業(yè)管理體系。它不僅是一個(gè)項(xiàng)目管理過程，也是一個(gè)業(yè)務(wù)過程。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理;組織管理;有效溝通;項(xiàng)目后評(píng)價(jià)

1.項(xiàng)目管理的定義

項(xiàng)目管理的字面理解是“項(xiàng)目的管理”。當(dāng)然，我們也可以看到兩個(gè)方面的內(nèi)涵。一是項(xiàng)目管理屬于管理范疇，二是項(xiàng)目管理的對(duì)象是項(xiàng)目。隨著項(xiàng)目的發(fā)展和實(shí)踐，項(xiàng)目管理的內(nèi)涵得到了豐富和發(fā)展?，F(xiàn)在我們所說的項(xiàng)目管理，一般是指項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目組織的總稱，運(yùn)用系統(tǒng)理論和方法，對(duì)項(xiàng)目的全過程和各方面進(jìn)行計(jì)劃、組織、控制和協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。它已經(jīng)成為一種新的管理方式模式。什么時(shí)候管理一個(gè)項(xiàng)目，我們通常需要確定需求，即在計(jì)劃和執(zhí)行項(xiàng)目時(shí)，我們應(yīng)該處理利益相關(guān)者的各種需求、關(guān)注和期望，然后平衡相互競(jìng)爭(zhēng)的項(xiàng)目約束，如范圍、質(zhì)量、進(jìn)度、預(yù)算、資源、風(fēng)險(xiǎn)等等。當(dāng)然，具體的項(xiàng)目會(huì)有特定的限制。這些因素之間的關(guān)系是，一個(gè)因素的任何變化都至少會(huì)影響另一個(gè)因素。例如，縮短工期通常需要增加預(yù)算以增加額外的資源，以便在短時(shí)間內(nèi)完成相同的工作量;如果預(yù)算不能增加，只能減少范圍或質(zhì)量，從而縮短交付相同產(chǎn)品的時(shí)間預(yù)算。因此， 為了取得項(xiàng)目的成功，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須能夠正確地分析項(xiàng)目的狀態(tài)，平衡項(xiàng)目的需求。由于可能的變化，項(xiàng)目管理計(jì)劃需要在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中反復(fù)修訂并逐步細(xì)化。漸進(jìn)式細(xì)節(jié)是指隨著信息變得更加詳細(xì)和估算更加準(zhǔn)確、計(jì)劃的持續(xù)改進(jìn)和細(xì)化。它使項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)能夠作為項(xiàng)目進(jìn)行更深入的管理進(jìn)展。

結(jié)論：項(xiàng)目管理貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。它是用常規(guī)的和經(jīng)濟(jì)的方法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制，在時(shí)間、技術(shù)和成本上達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種手段。

2.組織管理，做項(xiàng)目需要一個(gè)高效團(tuán)隊(duì)

2.1以工作作和結(jié)果為導(dǎo)向。

一個(gè)有效的團(tuán)隊(duì)必須以工作和結(jié)果為導(dǎo)向，并且能夠按要求取得結(jié)果。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)建立一種成就感，讓每個(gè)人都能形成一個(gè)利益共同體。只有有了共同的成就感，團(tuán)隊(duì)成員才能自覺遵守共同的行為準(zhǔn)則，成員之間才能相互支持和合作。

2.2知道項(xiàng)目的目標(biāo)。

目標(biāo)對(duì)于高效的團(tuán)隊(duì)非常重要，他們知道自己在努力實(shí)現(xiàn)什么，他們?cè)谧鍪裁?，為什么。他們知道?xiàng)目的目標(biāo)和優(yōu)先事項(xiàng)，知道他們的角色和責(zé)任，理解他們的任務(wù)以及如何適應(yīng)其他成員的工作。

2.3強(qiáng)烈的成員意識(shí)。

在一個(gè)高效的團(tuán)隊(duì)中，每個(gè)成員都有強(qiáng)烈的成員意識(shí)，為自己的成員身份感到自豪，對(duì)團(tuán)隊(duì)發(fā)自內(nèi)心的認(rèn)可度很高，并愿意將團(tuán)隊(duì)利益最大化。其實(shí)，強(qiáng)烈的成員意識(shí)就是成員對(duì)團(tuán)隊(duì)的忠誠(chéng)。成員對(duì)組織的承諾是成員對(duì)組織的忠誠(chéng)。強(qiáng)烈的團(tuán)隊(duì)意 識(shí)在組織中起著重要作用。

2.4全身心的投入。

高效團(tuán)隊(duì)的成員都愿意為項(xiàng)目的成功而獻(xiàn)身，他們表現(xiàn)出了堅(jiān)持不懈的精神和要把工作做好的決心。當(dāng)然。團(tuán)隊(duì)成員投入的動(dòng)因可可能不盡相同，可能是個(gè)人的特質(zhì)，也可能是為了了團(tuán)隊(duì)、為了客戶或者為為了組織。

2.5高效的溝通。

在一個(gè)有效的團(tuán)隊(duì)中，成員之間的全面溝通和信息交流，然而，在一個(gè)不稱職的團(tuán)隊(duì)中，成員往往會(huì)盡量保持信息而不通知其他成員，從而利用信息。例如，當(dāng)兩個(gè)人知道某件事時(shí)，他們會(huì)把門關(guān)上，說不讓別人知道，愿意與他人分享信息的人是一個(gè)真正自信的人。愿意與他人分享信息的團(tuán)隊(duì)是一個(gè)有效的團(tuán)隊(duì)。知識(shí)共享作為一種重要的信息資源，可以產(chǎn)生更多的價(jià)值。

3.有效溝通才能突破項(xiàng)目推進(jìn)中的障礙。

3.1“WIIFM"原則。

也就是"what'sinit for me"的縮寫，這意味著接收信息的一方與接收到的信息有利益關(guān)聯(lián)。比如銀行卡被吞了，就給銀行工作人員打電話，對(duì)方可能不著急。但是，如果你告訴我們他們?nèi)】顣r(shí)吐出更多的錢，他們很快就會(huì)到的。因此，如果不與利益相關(guān)者的利益直接掛鉤，這種溝通可能是無(wú)效的，至少是沒有效率的。

3.2溝通需要主動(dòng)性。

項(xiàng)目經(jīng)理需要與利益相關(guān)者積極溝通，讓他們知道項(xiàng)目的進(jìn)度和遇到的問題。客戶有關(guān)項(xiàng)目運(yùn)作的第一手資料必須來(lái)自項(xiàng)目經(jīng)理。例如，在一個(gè)項(xiàng)目中，如果有問題，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該在第一時(shí)間將原因告知客戶，而不是等到問題解決后再去做。如果客戶不知情，很容易產(chǎn)生不必要的矛盾。

3.3溝通要簡(jiǎn)潔高效。

傳播講究效率，過度的信息傳播效果未必好。項(xiàng)目經(jīng)理在與利益相關(guān)者溝通時(shí)，也要注意“度”，以避免“信息擁擠”。例如，如果項(xiàng)目運(yùn)行良好，下次例會(huì)不會(huì)帶來(lái)額外的價(jià)值。為什么不取消這次會(huì)議？項(xiàng)目經(jīng)理可以對(duì)員工說：“因?yàn)轫?xiàng)目進(jìn)展順利，所以取消了這次會(huì)議”，這將給員工帶來(lái)充分的正能量。

3.4溝通應(yīng)該區(qū)別對(duì)待。

項(xiàng)目干系人需要不同的信息，信息需求的緊迫性和溝通的方式也不一樣，這就要求項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)他們區(qū)別對(duì)待，對(duì)他們的溝通和交流進(jìn)行管理。

4.風(fēng)險(xiǎn)管理，決戰(zhàn)項(xiàng)需要“步步為營(yíng)

4.1首先應(yīng)對(duì)高優(yōu)先級(jí)風(fēng)險(xiǎn)。

制定消除高危因素的工作計(jì)劃。如果出現(xiàn)問題，早知道比晚知道好。如果有不可行或不可接受的地方，應(yīng)盡快確定，以便管理層決定該項(xiàng)目是否值得繼續(xù)投入資金和資源。

4.2使用迭代、分階段的方法。

通過將項(xiàng)目工作分解為多個(gè)迭代過程和階段，提供了一種系統(tǒng)化的方法，可以更快、更頻繁地向項(xiàng)目涉眾提供有形的輸出。然后與項(xiàng)目干系人一起評(píng)審結(jié)果并得到他們的反饋，這樣最大的風(fēng)險(xiǎn)，即項(xiàng)目干系人的期望和滿意度就得到了很好的控制。

4.3進(jìn)行獨(dú)立的質(zhì)量保證審核。

獨(dú)立、有經(jīng)驗(yàn)、客觀的第三方質(zhì)量保證審核是識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)因素、確定最佳應(yīng)對(duì)策略的有效手段。當(dāng)關(guān)鍵項(xiàng)目涉眾缺乏經(jīng)驗(yàn)、政治氛圍濃厚或涉及多個(gè)供應(yīng)商時(shí)，這種方法尤其有用。

5. 收尾與評(píng)價(jià)，給項(xiàng)目一個(gè)完美的落幕

首先，項(xiàng)目管理強(qiáng)調(diào)“范圍、質(zhì)量、時(shí)間和成本”的平衡。在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的經(jīng)濟(jì)社會(huì)中，大多數(shù)項(xiàng)目都是成本有限的。過去，按照這個(gè)成功標(biāo)準(zhǔn)，很多項(xiàng)目都取得了很好的效果，但用這些因素來(lái)衡量，似乎也有很多項(xiàng)目失敗了。比如悉尼大劇院、巴黎塔、中國(guó)長(zhǎng)城等項(xiàng)目不僅在時(shí)間上超過了，而且在成本上也超過了。當(dāng)時(shí)，這是一個(gè)失敗，但現(xiàn)在看來(lái)是非常成功的 。因此，將這些要素作為項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)并不十分準(zhǔn)確。

其次，項(xiàng)目通常存在多個(gè)利益相關(guān)者，利益沖突。在實(shí)際工作中，很難滿足所有項(xiàng)目利益相關(guān)者的利益。因此，我們應(yīng)該關(guān)注項(xiàng)目的主要利益相關(guān)者。只有滿足他們的利益，這個(gè)項(xiàng)目才能被視為成功。然而，由于各利益相關(guān)者對(duì)各自利益的滿意程度不同，對(duì)項(xiàng)目成功的評(píng)價(jià)也會(huì)有所不同。

但值得注意的是，項(xiàng)目后評(píng)價(jià)具有很好的改進(jìn)和促進(jìn)作用，因此，不僅對(duì)已成功完成的項(xiàng)目，對(duì)于因各種原因不得不提前終止或失敗的項(xiàng)目，也要進(jìn)行后評(píng)價(jià)。只有這樣，項(xiàng)目經(jīng)理才能避免在未來(lái)的項(xiàng)目管理中犯同樣的錯(cuò)誤。

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