【摘? 要】檔案信息的健全性，文件材料的完備性，對于企業(yè)管理和未來發(fā)展起到至關(guān)重要的指導(dǎo)性作用。在很多工程項(xiàng)目管理過程中，只有保證工程文件信息的完整，才可以在后續(xù)的工程管理中做到有據(jù)可循。但是由于檔案信息管理意識的缺失，專業(yè)檔案人才不足等，很多工程項(xiàng)目的檔案管理工作難以切實(shí)實(shí)施，本文通過分析如何提升檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，來提升工程管理的管理系統(tǒng)水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;工程項(xiàng)目;信息化建設(shè)

引言

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，合理運(yùn)用信息資源，能夠有效降低人力、財(cái)力、物力等資源的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)資源運(yùn)用效益最優(yōu)化。對于工程項(xiàng)目管理而言，實(shí)現(xiàn)檔案材料信息化建設(shè)刻不容緩。高效的檔案管理信息系統(tǒng)，可以縮減工程項(xiàng)目簽批流程，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，能夠?qū)σ曨l等材料進(jìn)行實(shí)時(shí)共享，克服工程管理在時(shí)間、空間方面的限制。但是目前工程項(xiàng)目管理人員稀缺，對于檔案管理不夠重視，信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，工程管理難以達(dá)到高層管理者的預(yù)期。

1.工程檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1工程檔案管理意識不足

對于工程項(xiàng)目來說，不論是建設(shè)單位、承包單位，還是施工單位，關(guān)注的重點(diǎn)就是項(xiàng)目竣工、安全性和盈收情況。工程檔案作為輔助性工具而言，沒有受到大眾的關(guān)注，內(nèi)容失真、敷衍了事的現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)。很多工程在施工階段并沒有對項(xiàng)目信息審核、進(jìn)度追蹤、監(jiān)察管理等工作落實(shí)到位，甚至很多文件類材料都是在工程竣工之前進(jìn)行一次性補(bǔ)齊，沒有依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行如實(shí)填寫和上報(bào)，一旦后續(xù)工程項(xiàng)目出現(xiàn)問題，需要針對不同的時(shí)期和進(jìn)度進(jìn)行責(zé)任劃分，通過失真的工程檔案無法明確具體責(zé)任方，工程檔案信息失去了原有價(jià)值。

1.2缺乏專業(yè)的檔案管理體系

目前的工程檔案管理過于簡單，只是對于項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行登記，將材料、數(shù)量、人員等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，沒有過多的結(jié)合表格進(jìn)行分析整合，部分檔案信息的存儲(chǔ)問題沒有解決，由于存儲(chǔ)環(huán)境和存儲(chǔ)方式不當(dāng)，隨著工地轉(zhuǎn)移、人員交接不合理等，導(dǎo)致已完工檔案信息難以完整保存，失去重復(fù)利用和分析的價(jià)值。

很多工程項(xiàng)目沒有檔案管理部，就是資料員的配置，由于工程項(xiàng)目是階段性的，所以資料員連任的情況比較少見，隨著上一個(gè)項(xiàng)目資料員的離職，下一個(gè)項(xiàng)目在實(shí)施過程中，對上一個(gè)項(xiàng)目的信息進(jìn)行整合運(yùn)用的概率基本沒有，大大導(dǎo)致信息資源的浪費(fèi)。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，沒有將各項(xiàng)材料的監(jiān)察、進(jìn)廠和進(jìn)度審核納入檔案管理中去。在建筑相關(guān)單位內(nèi)，目前市場中檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用率很低，還是傳統(tǒng)的人工配送、現(xiàn)場監(jiān)察等，極大的浪費(fèi)各項(xiàng)資源。

1.3工程檔案管理人才素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

工程項(xiàng)目相關(guān)人員主要崗位集中在施工人員、中層管理者、工程設(shè)計(jì)人員、現(xiàn)場維護(hù)、監(jiān)理等，在檔案管理方面相關(guān)人員十分稀缺，一般工地上會(huì)配備有一到兩名資料員，他們主要負(fù)責(zé)整個(gè)工程的全部材料整合、資料流程的辦理。由于工程檔案管理是近年來新興崗位，市場內(nèi)經(jīng)過專業(yè)培養(yǎng)且經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人才十分稀缺，由于檔案管理從事人員的素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致目前工程檔案管理工作并沒有準(zhǔn)確落實(shí)，只是依據(jù)工程進(jìn)度和建設(shè)方要求，進(jìn)行三方協(xié)調(diào)，按部就班的開展材料進(jìn)場、施工、驗(yàn)收核驗(yàn)和竣工工作，進(jìn)行材料的收集和匯總。

2.工程檔案管理提升策略

2.1加大對工程檔案管理的關(guān)注度

工程項(xiàng)目的各個(gè)參與方，都要加大對于檔案管理的關(guān)注度，為了提升檔案信息化管理水平，引進(jìn)先進(jìn)的管理信息系統(tǒng)，例如金蝶、用友、釘釘?shù)?，能夠?qū)こ添?xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行異地共享，針對工程各個(gè)進(jìn)度簽批流程，能夠進(jìn)行掃描和電子版面簽的方式等。重視檔案信息化建設(shè)，成立工程項(xiàng)目信息管理部，針對不同項(xiàng)目進(jìn)行針對性立項(xiàng)，中高層管理者對檔案信息進(jìn)行不定期抽查，電話訪問相關(guān)責(zé)任人，保障檔案信息的真實(shí)性，提高全員對于工程信息的責(zé)任意識。通過會(huì)議等方式組織人員培訓(xùn)，提高全員對于檔案信息完善性、真實(shí)性的關(guān)注度，構(gòu)建全面的工程檔案信息。

2.2打造全面的工程檔案管理制度體系

在工程管理的過程中，重視檔案管理，從構(gòu)建檔案管理體系出發(fā)，成立檔案管理部，對檔案整合的內(nèi)容、檔案歸檔的格式、檔案整理的依據(jù)進(jìn)行設(shè)定，提高工程檔案的規(guī)范性。工程檔案主要從工程種類、進(jìn)度、原材采購流程、項(xiàng)目招投標(biāo)的開展、各材料和施工隊(duì)的進(jìn)廠和管理，項(xiàng)目的分批次竣工等幾個(gè)方面來進(jìn)行把握。檔案信息化建設(shè)能夠通過錄入的基本信息進(jìn)行分析和類推，掌握不同工程在不同階段的進(jìn)度、特點(diǎn)等，為后續(xù)領(lǐng)導(dǎo)決策提供幫助。

將檔案信息進(jìn)行信息化處理，通過信息化操作終端進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)云端上傳操作，可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)工程項(xiàng)目的信息共享，幫助管理層進(jìn)行原材料采購決策和各階段進(jìn)度計(jì)劃制定，降低工程項(xiàng)目在管理決策方面的失誤。

檔案管理信息系統(tǒng)是需要不斷使用不斷完善的，在信息時(shí)代，各項(xiàng)資源信息變化十分迅速，工程項(xiàng)目對于檔案信息的需求也是在不斷變化的，檔案管理需要結(jié)合中高層的管理需求進(jìn)行定期調(diào)整，打造個(gè)性化定制的檔案管理系統(tǒng)。

2.3提升全部檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，從工程管理人員招聘環(huán)節(jié)入手，了解檔案管理對專業(yè)性、工作態(tài)度等方面的要求，聘用工程檔案管理相關(guān)專業(yè)人才，鼓勵(lì)高校開設(shè)工程管理、檔案管理等相關(guān)專業(yè)，并提供校企合作等方式，提高在校學(xué)生的理論知識與實(shí)踐的結(jié)合能力，為工程管理培育專業(yè)性強(qiáng)、學(xué)習(xí)型檔案管理人才;其次對于目前在職的檔案管理人員，進(jìn)行定期考核和評估，重點(diǎn)關(guān)注檔案信息的完整性、時(shí)效性、整合度，組織外出培訓(xùn)和參觀，掌握最新的工程檔案管理信息化方法，針對能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行分析、總結(jié)的員工提出表彰，鼓勵(lì)員工針對檔案信息系統(tǒng)在實(shí)際操作方面進(jìn)行創(chuàng)新和改善，針對錯(cuò)誤率高、態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理從業(yè)人員進(jìn)行相應(yīng)調(diào)崗處理，保障工程檔案管理人員的整體水平，為后續(xù)工程管理提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持和信息保障。

3.結(jié)束語

檔案管理不僅僅包含視頻、資料、文件等各種格式的信息的收集和整合，更重要的是對信息進(jìn)行保管和分析，能夠?yàn)楹罄m(xù)的工程管理和項(xiàng)目進(jìn)度開展提供科學(xué)的依據(jù)。通過健全工程項(xiàng)目的檔案管理信息系統(tǒng)，提升檔案信息的完整性，縮短簽批手續(xù)的時(shí)間，加快工程進(jìn)度，保障工程項(xiàng)目在安全性、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性和進(jìn)度等方面能夠達(dá)標(biāo)，為國內(nèi)工程管理提供檔案信息保障。

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作者簡介：張燎（1990-），男，漢族，陜西延安人，本科。