廖倩文 尹雪梅 張俊 張飛鴻 梁馳

（上?？臻g電源研究所 上海 200245）

引言

檔案管理工作是企業(yè)運營的一項關鍵步驟。通過分析企業(yè)檔案可以對企業(yè)的發(fā)展起到至關重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)逐漸被淘汰，在新時代信息技術快速發(fā)展的背景下如何針對檔案管理工作做出創(chuàng)新成為了社會發(fā)展的潮流和趨勢。

1 運用大數(shù)據(jù)的必要性

當今社會不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已跟不上時代發(fā)展的要求，運用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢去對檔案進行管理歸納是提高工作效率很重要的方法。大數(shù)據(jù)能夠讓檔案管理更加完整，很大程度的能夠避免因人為的疏漏造成的一系列的錯誤，使得企業(yè)檔案更加安全的保留。在企業(yè)運行的過程中，根據(jù)企業(yè)信息大數(shù)據(jù)制定各種方案政策，更符合企業(yè)自身特點標準，準確的把握企業(yè)的自身的優(yōu)勢和短板，拿出最佳的解決方案。企業(yè)中的各個部門，還能通過大數(shù)據(jù)很好的取得工作上的聯(lián)系，有效的提高各部門之間信息的聯(lián)系，對企業(yè)整體的工作聯(lián)系性有了很大程度的提高。各個部門不僅僅對自己的工作有所了解，還能夠對其他部門的工作進展和內容有充分的認知。對于企業(yè)的監(jiān)督部門來說，運用大數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督和調查，也有著不可磨滅的作用，其能夠更好的完成自身的監(jiān)督工作，更好的實現(xiàn)對企業(yè)的督查職能。在大數(shù)據(jù)下，企業(yè)檔案的管理不僅僅是當下所有的數(shù)據(jù)和內容，還有以往的原始數(shù)據(jù)，其包含了一個企業(yè)的發(fā)展和進步歷程，能夠對企業(yè)未來的發(fā)展有更明確的規(guī)劃和方向。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1 轉變檔案管理工作的思維模式

運用網(wǎng)絡信息科技的優(yōu)勢，將其運用到檔案管理工作中，首先要做到的就是將企業(yè)自身的工作觀念轉變，對于工作的內容要進行信息化處理，企業(yè)中的各個部門要相互貫通多進行信息的交流；提高企業(yè)部門和員工對于信息處理的能力，不是僅僅把數(shù)據(jù)入庫，而要通過數(shù)據(jù)的處理和分析，對各種形式的數(shù)據(jù)進行整合分析，從而到達最大化的信息處理，才能夠方便企業(yè)日后對于數(shù)據(jù)的運用；運用信息化的方式加強數(shù)據(jù)對于工作的效率，于時間和空間上有著很大的受益。相較于以往的存儲模式，大數(shù)據(jù)背景下對于檔案管理的信息方式有更大的存儲空間，亦不像往日紙質的存儲，查找不易，且需要人員的管理.對于此觀念的轉變，能夠使企業(yè)管理更加優(yōu)化[1]。

2.2 創(chuàng)新檔案管理工作模式

當下每個行業(yè)基本都步入檔案管理工作之中，而要真正的去運用此方式，靈活的掌握其中的方法，需要深入研究檔案管理工作的模式。對于企業(yè)的系統(tǒng)來說，要定期的更新檔案管理工作所需要的系統(tǒng)，這對于檔案內容的安全性有更強的保障。對于檔案管理動作人員，其要進行定期的培訓，對于科技信息類的知識，需要不斷的積累，跟上創(chuàng)新時代的步伐，其要對系統(tǒng)和信息的內容對到充分的了解和認知，才能夠對檔案做到最優(yōu)的管理。對于數(shù)據(jù)分析人員，要運用科學的方式對、將企業(yè)的檔案和現(xiàn)狀進行明確的分析，把握當前企業(yè)的局勢和社會中發(fā)展的狀況，更好的提高企業(yè)應對風險的能力，且提高其自身發(fā)展前進的動力[2]。

2.3 做好檔案管理大數(shù)據(jù)的收集

在進行檔案管理最初的工作即進行檔案數(shù)據(jù)信息的收集，數(shù)據(jù)的收集即是開展檔案管理工作的基礎和前提，數(shù)據(jù)的準確性、及時性、有效性是檔案管理工作中的重點任務。其次對于企業(yè)整體來說，還要考慮在檔案管理工作之中所消耗的物資，財產(chǎn)資源等，要做到最優(yōu)化管理，實現(xiàn)企業(yè)最大的效益是工作中必須要思考的一個環(huán)節(jié)。檔案管理工作人員要對信息進行科學的明確和認知，最大化的提高工作的準確性，檔案管理工作的企業(yè)其他所有工作的基礎，其準確性對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用[3]。

2.4 利用大數(shù)據(jù)提高服務效率

大數(shù)據(jù)的利用，是為了各個工作體系更好的完成自己的工作任務，也為了員工擁有更便捷的工作方式。通過大數(shù)據(jù)，充分了解本企業(yè)服務的對象,根據(jù)對象的信息制定很多有利于企業(yè)發(fā)展和進步的方案。僅僅擁有數(shù)據(jù)是不夠的，還要對于數(shù)據(jù)進行模型構建且細致的分析。只將數(shù)據(jù)進行歸類分化不是企業(yè)的最終目的，而對于真正的運用數(shù)據(jù)，才是企業(yè)在大數(shù)據(jù)背景下對檔案管理創(chuàng)新的最終要求[4]。

2.5 以大數(shù)據(jù)檔案管理促信息溝通

在當今時代背景下，每個行業(yè)都不是獨立的個體存在，都需要信息的交換和溝通，對于一個不斷追求上進的企業(yè)更是如此。在過去的企業(yè)檔案管理方式中，各種信息的交換和溝通是非常不易的，需要人為操作很大的工作量才能夠完成，而對于大數(shù)據(jù)時代下的信息溝通，更為簡便和快捷。不僅能夠幫助外界了解本企業(yè)的工作模式和更多信息，同時企業(yè)還能夠對根據(jù)外界的變化來不斷的調整自身的發(fā)展和提高。在企業(yè)內部之中，各個部門的交流與合作同樣需要信息的不斷傳遞和發(fā)展，在運用大數(shù)據(jù)管理自身部門的信息的同時，能夠了解其他部門的信息，運用這種信息來對明確對自己部門工作的方向。

3 結語

本文分析了目前我國檔案創(chuàng)新工作和信息技術相結合的優(yōu)勢，指出了信息技術和檔案管理工作實現(xiàn)結合的可能性。就筆者調查分析發(fā)現(xiàn)，目前檔案管理工作和信息技術相結合的流程雖然已經(jīng)固定，但是結合策略卻是尚存在的短板，檔案創(chuàng)新工作策略過于籠統(tǒng)。本文提出針對目前問題的多種解決方案，挖掘信息技術和檔案創(chuàng)新工作相結合的可能性。