巴德瑪

【摘? 要】在國家政府向服務(wù)型政府轉(zhuǎn)變的過程中，計生部門檔案管理成為計生管理工作的重要內(nèi)容。尤其是在全面深化改革的背景下，加強計生部門檔案管理與利用工作的創(chuàng)新發(fā)展能順應(yīng)服務(wù)型政府的發(fā)展要求。

【關(guān)鍵詞】計劃生育協(xié)會;檔案管理;問題及對策

引言

計劃生育協(xié)會檔案管理工作的重要性不容忽視。隨著我國信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代化的發(fā)展愈發(fā)不相適應(yīng)，計劃生育協(xié)會的檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級勢在必行。當前，計劃生育協(xié)會的檔案管理工作存在著一些突出的問題，本文將逐一剖析并提出具體的辦法和對策。

1計劃生育檔案管理信息化建設(shè)的重要性

計劃生育檔案管理信息化使計劃生育檔案工作更加標準、規(guī)范，它充分提高了計劃生育檔案的利用率。傳統(tǒng)的計劃生育檔案保存方式存在局限性，很難做到全面清查，這樣就不可避免地存在許多相似或無參考價值的文件。信息化管理后，首先可以高效剔除這些無用的文件，避免出現(xiàn)重復(fù)的情況。還可以根據(jù)檔案的價值、利用率及其重要性進行排序，以便確定加工整理次序。其次，可以盡可能地將一些存在某種聯(lián)系的案卷組合在一起。這樣不僅能清晰地體現(xiàn)檔案的主題和特征，而且可以減少錄入的條目，既節(jié)省了時間、人力和財力，又提高了效率。再次，統(tǒng)一檔案分類號。對保存完好的、內(nèi)容全面的檔案在著錄時可以直接分類標引，而那些內(nèi)容不完整、缺失的則可用計算機程序?qū)r間、人名、地址等直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣既可減少著錄環(huán)節(jié)，又可提高著錄速度。最后，規(guī)范檔案題名，提高檢索查準率。在規(guī)范檔案題名時，一定要簡單、明了、準確，避免出現(xiàn)文不對題的情況，否則將直接影響計算機的檢索查準率。

2計劃生育協(xié)會檔案管理現(xiàn)狀

2.1檔案管理人員不穩(wěn)定，專業(yè)水平不高。

目前從事計劃生育協(xié)會檔案管理的人員兼職多、調(diào)配頻繁、流動性大，不適應(yīng)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展的需要。在專業(yè)素質(zhì)方面，因其文化程度不高、知識結(jié)構(gòu)單一、業(yè)務(wù)能力不足，又很難滿足新興技術(shù)在檔案領(lǐng)域使用的需求。加之在計生事業(yè)人才培訓(xùn)中，沒有將檔案管理人員培訓(xùn)納入其中，讓其無法通過進修學(xué)習(xí)來彌補先天知識、能力上的不足，因此計生檔案管理人員專業(yè)水平低、實操能力差、創(chuàng)新活力缺乏等影響計生檔案工作發(fā)展的弊病一直得不到有效解決。

2.2不符合現(xiàn)階段國家政府向服務(wù)型政府轉(zhuǎn)型發(fā)展要求。

對于服務(wù)型政府轉(zhuǎn)型發(fā)展要求，國家政府相關(guān)職能機構(gòu)管理者要更加突出服務(wù)的職能。計生部門檔案管理作為公共服務(wù)中的一種，要在注重嚴格管理的同時注重其本身的利用價值。然而在現(xiàn)行的計生部門檔案管理過程中，出現(xiàn)過度強調(diào)檔案管理與保密、忽視其本身利用價值的問題，這在一定程度上使計生部門檔案管理效用未能得到真正發(fā)揮。同時，在部分地區(qū)計生部門檔案管理的過程中，雖然遵循分級負責(zé)的基本原則，但僅僅是進行簡單的信息收集與整理，將計生部門檔案管理服務(wù)局限于現(xiàn)有的服務(wù)范圍內(nèi)，沒有發(fā)揮公共服務(wù)的作用。除此之外，當前計生部門檔案管理工作缺乏一定的社會參與性，在適應(yīng)社會時代發(fā)展、計生個人主觀服務(wù)體驗等方面需進一步提升。

2.3檔案管理規(guī)范性不夠

當前計生部門檔案管理還存在不規(guī)范的問題，檔案收集、整理、保存、借閱、保密等方面的制度不完善，而且制度往往流于形式。職責(zé)劃分不夠明確，導(dǎo)致管理工作比較混亂，未結(jié)合相關(guān)制度做好檔案借閱、跟蹤、更新等工作。良好的檔案管理，有利于更好地保障群眾的基本生活。計生檔案收集、整理、編目以及保管等各項工作要求及時性、準確性，但隨著計生檔案數(shù)量的增多以及檔案管理手段不規(guī)范等問題，每一個環(huán)節(jié)將面臨著更大的管理壓力，因而容易出現(xiàn)檔案丟失、相關(guān)證明材料收集遺漏等問題。

3提升計劃生育協(xié)會檔案管理水平的對策

3.1加大檔案管理人才培養(yǎng)力度。

計生部門要不定期地開展檔案專業(yè)培訓(xùn)，傳授檔案業(yè)務(wù)知識和操作技能，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。要以交流研討的方式，對檔案工作中出現(xiàn)的問題研究分析，提高檔案人員思考問題、解決問題、創(chuàng)新發(fā)展的能力。要引進具有先進理念的復(fù)合型人才，引導(dǎo)帶領(lǐng)計生檔案工作朝著精細化、現(xiàn)代化、規(guī)范化方向挺進，建立高水準的計生檔案工作模式。要引進競爭機制和激勵機制，把工作實績同工資晉升、職稱評聘、評優(yōu)選先等結(jié)合起來，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，激發(fā)檔案人員的內(nèi)在潛力和工作動力，更好地為計生檔案管理工作作出貢獻。

3.2采用先進統(tǒng)一的信息化管理設(shè)備

計劃生育檔案涉及教職工、學(xué)生及流動人口，人員類別較多，檔案的數(shù)量也在逐年增加，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的方式來記錄各項信息，將會給工作人員帶來很大的困難。因此，有必要引進先進的信息化管理設(shè)備，將計劃生育檔案原有的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)槔寐矢叩碾娮訖n案。而完善計算機設(shè)備這一硬件條件，是實現(xiàn)檔案信息化的前提。因此，應(yīng)采購先進統(tǒng)一的信息化管理設(shè)備，促進計劃生育檔案管理工作高效開展。

3.3強化并創(chuàng)新管理工作方式與服務(wù)模式。

計生部門檔案管理工作具有復(fù)雜性、現(xiàn)實性的特點。對于現(xiàn)階段我國計生部門檔案管理工作發(fā)展而言，現(xiàn)有的工作方式與服務(wù)模式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展需要，并且固化的檔案信息收集、整理，不能實現(xiàn)對計生的個性化、針對化管理，進而使得計生部門檔案的利用價值偏低，不利于我國計生人才隊伍選拔與建設(shè)。對此，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展的今天，為了進一步實現(xiàn)計生部門檔案管理工作方式與服務(wù)模式的創(chuàng)新發(fā)展，可以將信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺運用到計生的檔案管理中，實現(xiàn)計生部門檔案管理的信息化、科學(xué)化發(fā)展。如在建立紙質(zhì)版計生部門檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，建立信息化檔案，借助計算機等工具將計生部門檔案錄入信息系統(tǒng)中，還可將圖片、視頻、影像等綜合材料進行保存，為后期的計生任用與選拔提供翔實的參考依據(jù)。

3.4規(guī)范檔案管理

制度建設(shè)是保障計生部門檔案管理有序開展的關(guān)鍵，因此有必要完善相關(guān)制度，從而為管理工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。因此，應(yīng)對當前制度以及管理不足進行總結(jié)與分析。第一，通過完善制度將職責(zé)細化，確保職責(zé)能夠落實到位;同時，還要強化管理人員的責(zé)任心，將有利于提升檔案效率的質(zhì)量。第二，針對涉農(nóng)檔案加強管理。涉農(nóng)檔案文書要規(guī)范。例如，計生檔案中必須要有申請人本人簽字的家庭生育狀況核對，記錄不能出現(xiàn)代簽名現(xiàn)象等。此外，還要做好動態(tài)化管理，以避免計生檔案更新不及時所帶來的相關(guān)問題。首先，完善計生檔案的信息庫，檔案資料要實時進行更新，實時了解家庭的人口變化，根據(jù)具體情況定期調(diào)整。其次，規(guī)范計生檔案管理。制定并完善計生檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)章制度，要求計生檔案管理人員必須嚴格按照規(guī)章制度的各項規(guī)定來進行檔案的收集、整理、歸檔、存儲、調(diào)閱等工作，確保計生檔案管理能夠達到動態(tài)化、標準化、信息化與及時化。

結(jié)束語

總之，計劃生育協(xié)會檔案管理工作開展得好壞直接影響著單位整體管理水平。因此，計劃生育協(xié)會要增強每個人的檔案管理意識，健全完善檔案管理制度，運用科學(xué)、規(guī)范的現(xiàn)代化信息管理手段和方法推動檔案信息化建設(shè)，打造專業(yè)、高效的檔案管理團隊，最大化地發(fā)揮檔案利用價值，從而保障單位全局工作的良性開展。

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