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        行政檔案管理工作的現(xiàn)狀與時(shí)代融合探討

        2020-12-08 03:03:07
        魅力中國 2020年22期
        關(guān)鍵詞:行政檔案管理人員

        (濱州市行政審批服務(wù)局,山東 濱州 256600)

        行政檔案指的是國家行政機(jī)關(guān)及相關(guān)企事業(yè)單位按照法律賦予的相關(guān)職權(quán),在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄信息。行政檔案往往具有顯著的政治性、權(quán)威性等特征,使得其在管理工作中與其他檔案管理存在較為顯著的差異性。在新時(shí)期行政檔案管理工作面臨一系列挑戰(zhàn),而傳統(tǒng)管理方式出現(xiàn)了諸多不適應(yīng)之處,要求與時(shí)代融合革新發(fā)展。鑒于此,本文對(duì)“行政檔案管理工作的現(xiàn)狀與時(shí)代融合”進(jìn)行深層次分析具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

        一、行政檔案管理工作現(xiàn)狀分析

        (一)缺乏完善且可行的行政檔案管理制度

        行政檔案在形成過程中,具有鮮明的行業(yè)特點(diǎn),大部分企事業(yè)單位在行政檔案管理工作中,單純強(qiáng)調(diào)管理形式的革新,忽視了檔案利用價(jià)值的深度挖掘。當(dāng)下行政檔案管理工作中的各類制度和規(guī)定要么落后,要么不完善,甚至部分單位沒有制定出行政檔案管理工作管理制度,即使制定了相關(guān)管理制度,也是與實(shí)際情況不符,缺乏可操作性。這種情況下,行政檔案管理工作難以滿足時(shí)代發(fā)展需求,且無法保證工作效果。另外,管理制度的缺乏,造成檔案管理工作人員在具體的操作中,存在隨意性行為,從而容易出現(xiàn)人為的檔案資料收集不完整、檔案資料整理不規(guī)范等問題,制約了行政檔案管理工作效果和效率的提高[1]。

        (二)檔案管理人員專業(yè)能力不足

        檔案管理人員作為行政檔案管理工作的主體,其專業(yè)能力直接影響工作效率和效果。同時(shí),行政檔案管理工作涉及內(nèi)容較為廣泛,且專業(yè)性較高,對(duì)管理人員具有較高要求。但是當(dāng)前大部分單位的檔案管理人員都是兼職人員或者是非專業(yè)出身,造成行政檔案管理工作實(shí)踐中缺乏專業(yè)人員的指導(dǎo),外加行政檔案管理工作過程本身是一個(gè)漫長且乏味的過程,一定程度上制約了檔案管理人員積極性的提升,種種因素共同作用下,制約了檔案管理工作效率和效果的提升[2]。

        (三)行政檔案管理工作混亂

        在行政檔案管理工作快速發(fā)展的同時(shí),各部門對(duì)行政檔案管理工作的重視度也隨之提高,并出臺(tái)了與之相關(guān)的管理制度和下發(fā)文件,用于指導(dǎo)和規(guī)范檔案管理工作。但是在行政檔案管理工作實(shí)踐中,工作局面還是比較混亂的,尤其是檔案收集方面[3]。另外,行政檔案管理工作與檔案人員流動(dòng)、機(jī)構(gòu)調(diào)整并無法同步,造成檔案收集過程中容易出現(xiàn)收集不完全的問題,即部分檔案資料遺失,從而直接影響后續(xù)行政檔案潛在價(jià)值的挖掘[4]。

        二、行政檔案管理工作與時(shí)代融合的路徑分析

        (一)更新管理理念,重視行政檔案管理工作

        行政檔案管理工作的落實(shí),與領(lǐng)導(dǎo)的支持力度息息相關(guān)。而領(lǐng)導(dǎo)支持力度對(duì)下級(jí)部門對(duì)行政檔案管理工作的重視度有著決定性的影響。因此,行政檔案管理工作理念要積極轉(zhuǎn)變,才能改善行政檔案管理工作現(xiàn)狀。在行政檔案管理工作過程中,領(lǐng)導(dǎo)人員自身要加強(qiáng)相關(guān)學(xué)習(xí),不斷增強(qiáng)對(duì)行政檔案管理工作的重視度,以此推動(dòng)下級(jí)部門強(qiáng)化行政檔案管理工作。另外,檔案管理人員自身也要積極加強(qiáng)檔案管理工作技巧和方法的學(xué)習(xí),重視自身檔案服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化,才能在實(shí)踐工作中,自覺做好與檔案相關(guān)的各項(xiàng)管理工作,以此充分挖掘出靜態(tài)的檔案的利用價(jià)值。

        (二)構(gòu)建完善且可行的行政檔案管理制度

        行政檔案管理制度的完善,是行政檔案管理工作高質(zhì)高效進(jìn)行的重要保障,在建立和完善過程中,可著重考慮如下幾個(gè)方面的內(nèi)容:一是立足于行政檔案管理工作實(shí)際情況,參照相關(guān)業(yè)務(wù)工作需求及實(shí)際情況,制定合理的行政檔案管理制度;二是管理制度強(qiáng)調(diào)簡單實(shí)用,嚴(yán)禁形式主義,確保其在實(shí)踐中具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性;三是檔案管理制度要具有較強(qiáng)的約束力,且保障這種約束力覆蓋整個(gè)單位,確保單位全體人員擁有較強(qiáng)的行政檔案管理意識(shí),為高質(zhì)高效開展行政檔案管理工作提供支持;四是完善獎(jiǎng)懲制度,提高制度執(zhí)行力,嚴(yán)格按照相關(guān)制度做好各項(xiàng)工作。

        (三)提升行政檔案管理人員綜合素養(yǎng)

        行政檔案管理工作的主體與工作質(zhì)量息息相關(guān)。因此,要將行政檔案管理工作與時(shí)代融合,要重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提高,具體可從如下幾個(gè)方面入手,一是檔案管理人員選用時(shí),嚴(yán)控選撥標(biāo)準(zhǔn),要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的政治敏感度,且責(zé)任心強(qiáng),在此基礎(chǔ)上要選擇專業(yè)能力和素質(zhì)較高的檔案管理人員。二是加強(qiáng)行政檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),根據(jù)行政檔案管理工作需求,加強(qiáng)檔案管理人員針對(duì)性培訓(xùn),并要求這種培訓(xùn)工作定期進(jìn)行,以此不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。三是加強(qiáng)考核,督促行政檔案管理人員自覺加強(qiáng)學(xué)習(xí),盡職做好本職工作。

        (四)構(gòu)建現(xiàn)代行政檔案管理中心,優(yōu)化檔案管理工作過程

        新時(shí)代,云技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等廣泛應(yīng)用,對(duì)行政檔案管理工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。因此,單位要重視現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用,通過構(gòu)建現(xiàn)代行政檔案管理中心,優(yōu)化檔案管理工作過程,以此切實(shí)提高行政檔案管理工作效果和效率。首先,數(shù)字化各類行政檔案,實(shí)現(xiàn)“雙套制”。在以檔案部門為首,整合各單位的行政檔案資源并進(jìn)行數(shù)字化處理,供后續(xù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢和利用,以此規(guī)避行政檔案遺失和破壞問題。其次,設(shè)定檔案等級(jí)權(quán)限,不同等級(jí)的人員只能閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的行政檔案資料,一方面保障了檔案資源利用最大化;另一方面可以防止機(jī)密性檔案資源泄漏,以此保證檔案的安全性。

        三、結(jié)語

        總之,行政檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)單位發(fā)展具有積極作用。因此,為了整體提高行政檔案管理工作效率和效果,要求在實(shí)踐中更新管理理念,重視行政檔案管理工作、構(gòu)建完善且可行的行政檔案管理制度等措施的落實(shí),促使行政檔案管理工作與時(shí)代需求真正意義上融合發(fā)展,確保檔案價(jià)值的最大化。

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