（湖北省鶴峰縣社會(huì)保險(xiǎn)管理局，湖北 鶴峰 445800）

引言

檔案信息有很高的價(jià)值，檔案管理包括對(duì)檔案的分類(lèi)、保存、調(diào)取和存儲(chǔ)，看似簡(jiǎn)單但實(shí)則是十分繁雜的一項(xiàng)工作，且一旦檔案損毀、丟失，都將引起大的問(wèn)題，決不容許這樣的失誤出現(xiàn)。想要完善和提高檔案管理工作，首先要找出現(xiàn)存于檔案管理工作中的問(wèn)題。

一、檔案管理面臨的主要問(wèn)題

（一）電子檔案真?zhèn)坞y辨

如今，電腦和信息技術(shù)普及，電子檔案代替了紙質(zhì)檔案，主要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存和管理，這大大簡(jiǎn)化了工作程序，減少了工作量，也便于對(duì)檔案的分類(lèi)和存儲(chǔ)。但與此同時(shí)，我們不得不正視這樣的問(wèn)題，電子檔案在傳遞的過(guò)程中很可能被篡改，并且不會(huì)留下篡改痕跡，這使檔案管理者很難確認(rèn)檔案資料的真實(shí)性，后期需要調(diào)取并使用檔案資料時(shí)，必定會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

（二）檔案安全性得不到保障

利用現(xiàn)如今的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠輕易的將電子檔案復(fù)制，竊取重要信息，因此檔案在傳遞過(guò)程中存在風(fēng)險(xiǎn)[1]。檔案被存儲(chǔ)后，如果沒(méi)有采取有效的加密處理，同樣有被盜取的風(fēng)險(xiǎn)。很多網(wǎng)絡(luò)黑客會(huì)專(zhuān)門(mén)竊取檔案信息，用以牟利，而這些信息一旦泄露，勢(shì)必會(huì)使企業(yè)單位蒙受巨大損失，暴露私密的個(gè)人信息。因此，盡管檔案加密技術(shù)不斷完善和提高，但仍然存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。另外，檔案管理者的違規(guī)操作，失誤操作，或者計(jì)算機(jī)損壞，都有可能導(dǎo)致檔案信息泄露、損毀、丟失，這樣的真實(shí)案例也屢見(jiàn)不鮮。

（三）檔案管理工作不受重視

目前，仍有企業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案資料沒(méi)有利用價(jià)值，不必整理，甚至不會(huì)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位，總是從其它崗位抽調(diào)人手，完成一些信息的保存和整理工作，最后在需要調(diào)取檔案資料時(shí)卻發(fā)現(xiàn)一團(tuán)亂，資料內(nèi)容混亂，無(wú)秩序，丟失的資料較多，以至于相關(guān)工作難以開(kāi)展。

二、針對(duì)檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才

檔案管理并不是一項(xiàng)隨意性的工作，更不是可有可無(wú)的，它需要由具備經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)能力的人才負(fù)責(zé)開(kāi)展。因此，無(wú)論是企業(yè)、事業(yè)單位還是任何的機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)，都應(yīng)該設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位，選擇并培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化人才，這是絕對(duì)的必要之舉。檔案管理者可以缺少工作經(jīng)驗(yàn)，但必須經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)，并且通過(guò)專(zhuān)業(yè)的考核。要能夠熟練使用計(jì)算機(jī)及軟件進(jìn)行檔案信息的整理、保存、備案和傳遞，保證工作質(zhì)量和效率。在具備能力的同時(shí)，還要有較高的素質(zhì)。不擅自泄露檔案，為他人提供檔案內(nèi)的信息，不篡改檔案，盡全力維護(hù)檔案的完整和安全[2]。不要小視檔案管理職位，它對(duì)人才的素質(zhì)要求是極高的，因此更不能隨意抽調(diào)其它崗位的人員參與工作。

（二）保護(hù)檔案的真實(shí)性

電子檔案在建立、傳遞、使用、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)都存在被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，想要維護(hù)檔案的真實(shí)性，就必須采取一些技術(shù)手段，建立相應(yīng)的制度。比如，可以披露原始檔案的內(nèi)容，使檔案的經(jīng)手者在收到檔案時(shí)能夠與原始檔案比對(duì)。在檔案?jìng)鬟f的過(guò)程中，要做好核對(duì)工作，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不符立即與檔案的發(fā)送者核對(duì)，并上報(bào)信息，對(duì)存在篡改檔案或由于沒(méi)有認(rèn)真核對(duì)而造成問(wèn)題的個(gè)人進(jìn)行問(wèn)責(zé)。當(dāng)然，也可以利用一些技術(shù)手段，對(duì)檔案資料進(jìn)行修改權(quán)限的設(shè)置，只有擁有權(quán)限者才能改動(dòng)檔案資料中的內(nèi)容，而每次改動(dòng)都會(huì)向上級(jí)自動(dòng)發(fā)送信息[3]。與一些軟件技術(shù)開(kāi)發(fā)企業(yè)聯(lián)手，打造這樣的檔案管理功能并不是難題。

（三）保護(hù)檔案的安全性

為避免檔案信息被竊取而泄露，必須加強(qiáng)檔案的安全管理。如今，檔案管理的軟件已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)中廣泛應(yīng)用，管理員需要準(zhǔn)確的輸入賬號(hào)和密碼才能登入系統(tǒng)中查看和調(diào)取資料。在利用這類(lèi)軟件的同時(shí)，還應(yīng)該盡量將密碼設(shè)置的繁瑣，不允許除檔案管理人員以外的人員知曉，當(dāng)然，電腦內(nèi)的檔案信息也有被從外部竊取的可能，要設(shè)置防火墻，預(yù)防病毒和黑客入侵，檔案管理人員必須提高自身的信息技術(shù)水平，維護(hù)電子檔案的安全。

（四）維護(hù)檔案的完整性

檔案管理的任務(wù)之一就是維護(hù)檔案的完整，在需要時(shí)能夠隨時(shí)調(diào)取。目前檔案資料還未徹底實(shí)現(xiàn)電子化，仍保有一些紙質(zhì)資料。紙質(zhì)資料的存放會(huì)占據(jù)較大空間，也容易丟失、損壞，更不方便查找。在未來(lái)的檔案管理中，應(yīng)該將所有檔案資料均錄入到電子系統(tǒng)中，轉(zhuǎn)化為電子材料。一些重要信息可進(jìn)行備份，謹(jǐn)防丟失。對(duì)所有的檔案資料，都要進(jìn)行分類(lèi)保存，方便查找。

（五）加強(qiáng)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

隨著檔案數(shù)量的不斷增多，檔案管理的工作強(qiáng)度也會(huì)逐步增加，需要以更加專(zhuān)業(yè)的軟硬件設(shè)施作為支持。企業(yè)應(yīng)該對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新，避免由于設(shè)備損壞而丟失或泄露資料。同時(shí)，通過(guò)自主研發(fā)或與其他企業(yè)合作，制作檔案管理軟件，便于更加高效的完成檔案信息的錄入、保存、歸類(lèi)和調(diào)取等工作。

（六）完善檔案管理制度

檔案管理制度的建立和完善能夠規(guī)范檔案管理工作的各個(gè)細(xì)節(jié)，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理的疏漏，是解決傳統(tǒng)檔案管理問(wèn)題的重要基礎(chǔ)。制度的內(nèi)容需以設(shè)計(jì)的檔案管理需求為依據(jù)，對(duì)人員、工作都制定出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

三、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今時(shí)代下，信息是最寶貴的財(cái)富，每個(gè)行業(yè)都應(yīng)該將積累的信息儲(chǔ)存起來(lái)，歸納整理，這就是檔案管理工作。在充分意識(shí)到檔案管理重要性的同時(shí)，我們也必須針對(duì)檔案信息的安全、軟硬件設(shè)施的維護(hù)、人才的培養(yǎng)、工作制度的建立等工作給予重視，從根本上避免信息泄露、丟失、損毀等問(wèn)題的出現(xiàn)，掩蓋傳統(tǒng)檔案管理工作中的疏漏，保證檔案資料的完整性、安全性，內(nèi)容的可靠性、真實(shí)性。