王璞鈺 張江珊

摘 要?社區(qū)檔案作為社區(qū)工作中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)社區(qū)工作的正常運(yùn)行與穩(wěn)定發(fā)展起著越來(lái)越重要的作用?；赟WOT分析法，對(duì)當(dāng)前我國(guó)社區(qū)檔案事業(yè)建設(shè)的內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)和劣勢(shì)及面臨的外部機(jī)會(huì)和威脅進(jìn)行分析，從而制定科學(xué)的發(fā)展策略，以期更好地推進(jìn)我國(guó)社區(qū)檔案工作良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞 社區(qū)檔案 SWOT分析 檔案管理

中圖分類號(hào) G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2020-04-10

★作者簡(jiǎn)介：王璞鈺，揚(yáng)州大學(xué)社會(huì)發(fā)展學(xué)院學(xué)生，研究方向?yàn)闄n案管理與應(yīng)用;張江珊，揚(yáng)州大學(xué)社會(huì)發(fā)展學(xué)院副教授，中國(guó)人民大學(xué)博士研究生，研究方向?yàn)闄n案信息公開(kāi)利用、檔案開(kāi)放立法、檔案社交媒體應(yīng)用。

Abstract As an indispensable link in community work， community archives play an increasingly important role in the normal operation and stable development of community work. Based on SWOT analysis， this paper analyzes the internal advantages and disadvantages as well as the external opportunities and threats of the current construction of community archives， and formulates scientific development strategies in order to better promote the benign development of community archives in China.

Keyword community archives; SWOT analysis; archives management

由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展及民生建設(shè)的需要，社區(qū)檔案工作的作用日益凸顯，它為社區(qū)建設(shè)發(fā)展提供有力的文化支持，也成為新時(shí)期基層檔案工作建設(shè)的重要陣地。本文擬通過(guò)SWOT分析法，以系統(tǒng)論為指導(dǎo)思想，綜合分析社區(qū)檔案工作的內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、劣勢(shì)，外部機(jī)遇、挑戰(zhàn)，從而制定切實(shí)可行的策略，以期推進(jìn)我國(guó)的社區(qū)檔案工作發(fā)展[1]60。

一、中國(guó)社區(qū)檔案工作的SWOT分析

1.內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)（strength）分析。（1）社區(qū)檔案工作受眾廣泛。據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局人口數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，我國(guó)2019年城鎮(zhèn)常住人口達(dá)73111萬(wàn)人，占總?cè)丝诘?3.73%，由于社區(qū)制度的建立，這些人口多半居于城鎮(zhèn)中的各社區(qū)內(nèi)，隨著公眾檔案意識(shí)的提升，基層組織機(jī)構(gòu)電子化、信息化辦公水平的提高[2]128，需要將各種形式載體的社區(qū)檔案文件信息予以公開(kāi)，在滿足公眾利用的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了檔案資源的價(jià)值。社區(qū)檔案工作的服務(wù)對(duì)象包括社區(qū)居民、進(jìn)駐社區(qū)的企事業(yè)單位、研究社區(qū)工作的學(xué)者和機(jī)構(gòu)以及社區(qū)志愿工作者。（2）社區(qū)檔案資源數(shù)量龐大。社區(qū)檔案是社區(qū)在日常工作中產(chǎn)生的檔案，據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，僅北京市一地在2013年的社區(qū)室藏檔案就達(dá)到1828567卷[3]。隨著社區(qū)職能的轉(zhuǎn)型升級(jí)、工作范圍的擴(kuò)大，社區(qū)在工作中形成的檔案數(shù)量也呈現(xiàn)逐年增長(zhǎng)趨勢(shì)。（3）社區(qū)檔案資源價(jià)值豐富?；趪?guó)家精神文明建設(shè)加快推進(jìn)的大環(huán)境下，我國(guó)很多社區(qū)開(kāi)始構(gòu)建特色社區(qū)檔案文化資源，這些檔案資源包括社區(qū)成員檔案、家庭檔案、社區(qū)歷史檔案等，這些特色社區(qū)檔案具有具體化、去中心化等特點(diǎn)。因此，社區(qū)檔案不僅具有檔案所共有的憑證價(jià)值，還具有一定的文化開(kāi)發(fā)與利用價(jià)值[4]。

2.內(nèi)部劣勢(shì)（weakness）分析。（1）人員素養(yǎng)整體較低。從整體思維角度來(lái)看，社區(qū)檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)水平存在差異性，受所屬地區(qū)經(jīng)濟(jì)文化水平影響。部分經(jīng)濟(jì)文化發(fā)達(dá)地區(qū)的社區(qū)檔案工作人員具有管理檔案所必需的復(fù)合型素養(yǎng)，即熟練的信息技術(shù)和檔案專業(yè)技能，對(duì)于檔案學(xué)科和技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)及最新動(dòng)態(tài)具有高度的敏感性，然而有些社區(qū)工作人員抱殘守缺，不重視社區(qū)檔案工作，存在著觀念老化的問(wèn)題，從根本上制約了社區(qū)檔案工作的發(fā)展[5]56。（2）社區(qū)檔案工作現(xiàn)代化程度低。從宏觀角度來(lái)看，由于社區(qū)檔案信息化建設(shè)力度不夠，致使檔案管理仍以傳統(tǒng)的手工管理為主，在提供利用上缺乏主觀能動(dòng)性。由于我國(guó)社區(qū)檔案數(shù)量的龐大，在提供了豐富的資源的同時(shí)，也制約了社區(qū)檔案數(shù)字化工作與社區(qū)現(xiàn)代化整體工作進(jìn)程。（3）社區(qū)檔案組成復(fù)雜。根據(jù)《城市社區(qū)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，社區(qū)檔案包含實(shí)物檔案、影像檔案、文書檔案、電子檔案等載體形式，在內(nèi)容上主要包含民政救助、人員流動(dòng)、戶口管理、養(yǎng)老、居民治保調(diào)解等方面。整體上來(lái)說(shuō)，社區(qū)檔案在組成上兼具種類和內(nèi)容的雙重復(fù)雜性[6]。（4）法律體系不完善。由于社區(qū)檔案工作復(fù)雜，且缺乏完整的研究體系，當(dāng)前國(guó)內(nèi)還沒(méi)有具體針對(duì)社區(qū)檔案的法律法規(guī)，僅在《檔案法》和《城市居民委員會(huì)組織法》中有所提及。2015年頒布的《城市社區(qū)檔案管理辦法》僅是一個(gè)指導(dǎo)性文件，且如今已有較多的不足。合適的社區(qū)檔案政策也未能在全國(guó)范圍推行落實(shí)。

3.發(fā)展機(jī)遇（opportunity）分析。（1）政府政策支持。我國(guó)于2015年11月23日正式頒布的《城市社區(qū)檔案管理辦法》作為當(dāng)前唯一的全國(guó)性指導(dǎo)文件，明確了社區(qū)檔案歸檔工作要求及注意點(diǎn)，也對(duì)社區(qū)檔案工作所需要收集的檔案做了分類，同時(shí)也肯定了社區(qū)檔案的價(jià)值和地位[7]20。社區(qū)檔案與社區(qū)密不可分，我國(guó)所頒布的一系列的推動(dòng)社區(qū)發(fā)展和建設(shè)的政策文件同時(shí)也涉及了社區(qū)檔案方面，如2018年12月29日修訂的《城市居民委員會(huì)組織法》涉及了社區(qū)檔案管理方面;而在2019年4月4日發(fā)布的《關(guān)于開(kāi)展第三批居家和社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)改革試點(diǎn)成果驗(yàn)收與報(bào)送居家和社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)改革試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)的通知》涉及了檔案材料建立方面。隨著居民生活保障體系日趨精準(zhǔn)化、完善化，對(duì)于社區(qū)檔案的需求也會(huì)更多，推動(dòng)了社區(qū)檔案的建設(shè)與發(fā)展。（2）社區(qū)快速發(fā)展的內(nèi)在需求。隨著我國(guó)社區(qū)建設(shè)的飛速發(fā)展，至2018年，各類社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)和設(shè)施數(shù)量已達(dá)到42.7萬(wàn)個(gè)，較2010年的15.3萬(wàn)個(gè)大幅度提高。通過(guò)社區(qū)檔案工作的支持，在保證建設(shè)速度的同時(shí)，社區(qū)建設(shè)的質(zhì)量也得到有力的保證。具體體現(xiàn)在：其一，輔助社區(qū)穩(wěn)定日常的和諧秩序。通過(guò)社區(qū)檔案中的居民治保調(diào)解方面的檔案，為社區(qū)工作人員在處理日常居民糾紛方面提供經(jīng)驗(yàn)支持。其二，推動(dòng)“智慧養(yǎng)老”工作進(jìn)行。社區(qū)檔案涉及居民養(yǎng)老、戶口管理等方面，這些既能促進(jìn)“智慧養(yǎng)老”工作的進(jìn)行，又會(huì)提高居民養(yǎng)老的精準(zhǔn)化和信息化水平。其三，促進(jìn)“城市記憶”建設(shè)工作。利用社區(qū)檔案中涉及社區(qū)歷史的部分，為“城市記憶”建設(shè)工作提供資料支持。

4.外部挑戰(zhàn)（threat）分析。（1）社區(qū)檔案工作理論研究滯后。社區(qū)檔案作為一個(gè)舶來(lái)品，自20世紀(jì)90年代進(jìn)入我國(guó)以來(lái)，已有三十多年的發(fā)展歷程。經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，已有了一定的成果，但是也存在著較多的問(wèn)題。研究的方向過(guò)于單一，不重視實(shí)踐調(diào)研工作，社區(qū)檔案的概念缺乏權(quán)威性的說(shuō)法，都不利于社區(qū)檔案工作發(fā)展[8]35。（2）社區(qū)檔案意識(shí)不足。地方檔案行政部門對(duì)社區(qū)檔案工作一般只有指導(dǎo)作用，缺乏有力的監(jiān)督管理。在部分偏遠(yuǎn)地區(qū)，相關(guān)部門對(duì)于社區(qū)檔案工作的價(jià)值與作用認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)不到社區(qū)檔案的重要性，致使監(jiān)督與管理工作無(wú)從談起。

二、中國(guó)社區(qū)檔案工作發(fā)展的策略分析

基于上述分析，結(jié)合我國(guó)社區(qū)檔案發(fā)展的未來(lái)趨勢(shì)，將形成以下策略強(qiáng)化社區(qū)檔案工作優(yōu)勢(shì)，弱化劣勢(shì)，緊密抓住發(fā)展機(jī)遇，積極應(yīng)對(duì)外部威脅，從而使社區(qū)檔案工作取得良性發(fā)展。

1.多層面、全方位地推動(dòng)全社會(huì)社區(qū)檔案意識(shí)的提升。社區(qū)檔案管理事業(yè)良性發(fā)展的首要前提，是社會(huì)大眾對(duì)社區(qū)檔案認(rèn)同力度的提升，應(yīng)從以下兩個(gè)方面進(jìn)行：（1）創(chuàng)新宣傳手段，加大宣傳投入。檔案宣傳作為普及檔案知識(shí)與傳播檔案文化最為直接有效的手段，應(yīng)加大人力和資金方面投入?；诋?dāng)前新興的社交媒體傳播平臺(tái)，敦促社區(qū)開(kāi)展社區(qū)檔案文化宣傳工作，以普及檔案知識(shí)和拉近群眾距離為出發(fā)點(diǎn)，創(chuàng)新社區(qū)檔案宣傳手段。其一，社區(qū)檔案宣傳應(yīng)立足于本社區(qū)的宣傳部門，著眼于新興媒體平臺(tái)如微信、微博等，擴(kuò)大社區(qū)檔案影響力;其二，在宣傳內(nèi)容上注重選擇公眾維權(quán)、居民生活方面內(nèi)容，做好定期問(wèn)卷調(diào)查與內(nèi)容定期調(diào)整工作;其三，將檔案知識(shí)與社區(qū)歷史、城市記憶有機(jī)結(jié)合，引導(dǎo)群眾產(chǎn)生對(duì)社區(qū)檔案的興趣。（2）打造特色檔案內(nèi)容，形成品牌效應(yīng)。社區(qū)檔案中除去文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等，也存在著具有社區(qū)自身特色的檔案，包括反映社區(qū)民俗風(fēng)情和歷史記憶的檔案。投入精力打造特色檔案內(nèi)容，使之品牌化，以吸引更多潛在的受眾群體。一方面依托檔案資料，編成社區(qū)年鑒、社區(qū)歷史回顧、社區(qū)名人傳記，豐富社區(qū)文化。另一方面借助數(shù)碼與影像技術(shù)，將現(xiàn)有檔案資源轉(zhuǎn)化成紀(jì)錄片形式并上傳至網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，通過(guò)共享方式進(jìn)一步挖掘特色檔案內(nèi)容品牌價(jià)值。

2.多措并舉，推動(dòng)社區(qū)檔案工作質(zhì)量提高。在目前建設(shè)服務(wù)型政府的大環(huán)境下，社區(qū)作為社區(qū)檔案工作的主體，應(yīng)將重點(diǎn)投入到提高社區(qū)檔案工作服務(wù)質(zhì)量方面，具體從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：（1）明確社區(qū)職能，精簡(jiǎn)社區(qū)檔案內(nèi)容。社區(qū)作為20世紀(jì)80年代引入我國(guó)的一個(gè)舶來(lái)品，推動(dòng)了我國(guó)城鎮(zhèn)化的建設(shè)工作。由于我國(guó)尚處于社會(huì)主義初級(jí)階段，許多方面的建設(shè)還存在著不足。在社區(qū)層面，由于社區(qū)職能模糊致使社區(qū)工作人員工作負(fù)擔(dān)過(guò)重，很難將重心放在服務(wù)民生上，因而明確社區(qū)職能，適當(dāng)削減社區(qū)檔案中的公文成分，提高社區(qū)檔案的民生性與去中心性，解決社區(qū)檔案內(nèi)容冗雜的問(wèn)題，優(yōu)化社區(qū)檔案整理工作，便于社區(qū)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。（2）著眼基礎(chǔ)，拓寬服務(wù)渠道。目前，社區(qū)檔案普遍存在群眾“查檔難”的問(wèn)題。因此，社區(qū)應(yīng)針對(duì)這一問(wèn)題開(kāi)展具體分析，基于社區(qū)自身經(jīng)濟(jì)和技術(shù)水平，選擇適當(dāng)?shù)那馈２糠謾n案數(shù)字化水平較高的社區(qū)可搭建數(shù)字服務(wù)平臺(tái)，從網(wǎng)上提供檔案信息服務(wù);另一部分水平較低的社區(qū)可開(kāi)設(shè)專門的社區(qū)檔案查詢窗口，為社區(qū)民眾提供便捷的查檔服務(wù)。（3）精確受眾群體，提供個(gè)性化服務(wù)。通過(guò)本地檔案行政部門的指導(dǎo)，社區(qū)可針對(duì)不同受眾群體的需求，建立精確的用戶需求模型，為受眾提供個(gè)性化的社區(qū)檔案服務(wù)。在基礎(chǔ)居民服務(wù)利用板塊做好的前提下，依托現(xiàn)有資源，借助各種社會(huì)分析軟件，構(gòu)建社會(huì)人士利用板塊，具體分析不同受眾群體的需求特點(diǎn)，為不同的受眾提供最為需要的社區(qū)檔案資源，提高社區(qū)檔案服務(wù)的精確性。（4）構(gòu)建網(wǎng)格化體系，創(chuàng)新服務(wù)方式。網(wǎng)格化管理是指基于一定的標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用數(shù)字化、信息化技術(shù)手段，將城市管理轄區(qū)劃分為若干單元網(wǎng)格，依托對(duì)單元網(wǎng)格的相關(guān)巡查工作，建立監(jiān)督和處置這兩者處于分離狀態(tài)的一種形式。社區(qū)檔案工作也可建立單元網(wǎng)格，將社區(qū)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)納入監(jiān)督管理體系，通過(guò)實(shí)行社區(qū)網(wǎng)格化服務(wù)管理模式，加強(qiáng)社區(qū)檔案服務(wù)利用的簡(jiǎn)易性、互動(dòng)性，降低運(yùn)行成本，使利用者能夠獲取最為完整且豐富的檔案信息資源。我國(guó)社區(qū)檔案工作網(wǎng)格化的運(yùn)用仍處于初步階段，需要社區(qū)從網(wǎng)格化服務(wù)制度保障體系和網(wǎng)格劃分標(biāo)準(zhǔn)這兩方面，構(gòu)建完善的社區(qū)檔案網(wǎng)格化管理服務(wù)模式，為社區(qū)群眾提供方便快捷的查檔渠道，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.加強(qiáng)跨界合作，提高現(xiàn)代化水平。社區(qū)檔案工作現(xiàn)代化水平的提高是一個(gè)涉及軟硬件設(shè)施建設(shè)與人才隊(duì)伍培養(yǎng)等多重方面的問(wèn)題。如何有效且迅速地提升社區(qū)檔案現(xiàn)代化工作水平，需要社區(qū)積極主動(dòng)地加強(qiáng)跨界合作建設(shè)，具體應(yīng)從校地合作、地企合作、跨地域合作這三個(gè)方面實(shí)施。（1）構(gòu)建完善的合作體系，實(shí)現(xiàn)校地雙贏。社區(qū)檔案工作需要社區(qū)工作人員、檔案工作者的共同參與，而目前我國(guó)社區(qū)仍存在著人力資源不足、一人多用的現(xiàn)象，影響到了社區(qū)檔案工作的正常運(yùn)行。隨著越來(lái)越多的高校開(kāi)辦檔案專業(yè)，社區(qū)可在上級(jí)部門的領(lǐng)導(dǎo)下，與高校構(gòu)建完善的校地合作體系，一方面豐富學(xué)生的見(jiàn)識(shí)和提升學(xué)生的實(shí)踐水平，另一方面緩解社區(qū)檔案管理事業(yè)中人才缺失的局面，實(shí)現(xiàn)雙贏。（2）推動(dòng)地企合作，拓寬社區(qū)檔案工作建設(shè)新思路。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及國(guó)家對(duì)“小微企業(yè)”扶持力度的提升，服務(wù)業(yè)企業(yè)在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中開(kāi)始扮演重要角色。通過(guò)檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)提供業(yè)務(wù)外包等服務(wù)，有效解決社區(qū)在社區(qū)檔案整理、軟硬件建設(shè)上的問(wèn)題。此外，社區(qū)結(jié)合自身具體情況，也可向檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)要求檔案管理軟件開(kāi)發(fā)、檔案數(shù)字化等服務(wù)，進(jìn)一步提升社區(qū)檔案工作質(zhì)量。（3）搭建跨地域合作平臺(tái)，縮小整體差距。參照西部大開(kāi)發(fā)等跨地域合作交流模式，構(gòu)建地區(qū)之間的社區(qū)檔案工作交流平臺(tái)。一方面，社區(qū)檔案工作質(zhì)量高的地區(qū)可為其他地區(qū)提供先進(jìn)管理工作經(jīng)驗(yàn)和模式;另一方面，定期舉辦社區(qū)檔案工作線上交流會(huì)，促進(jìn)地區(qū)之間的交流與學(xué)習(xí)，縮小地區(qū)之間差距，從整體層面提升社區(qū)檔案工作水平。

社區(qū)檔案管理事業(yè)作為檔案管理事業(yè)中一個(gè)較為冷門的部分，也是最為貼近民眾的部分。關(guān)于提高社區(qū)檔案管理事業(yè)整體水平的策略中，社會(huì)大眾對(duì)社區(qū)檔案的認(rèn)同度提升是首要前提，社區(qū)檔案工作服務(wù)質(zhì)量的提高是重點(diǎn)，加強(qiáng)跨界合作是有力保障。在新時(shí)期，社區(qū)檔案工作人員只有借助新興技術(shù)和社會(huì)各界的幫助，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維方式和手段，才能更好地為社會(huì)提供社區(qū)檔案服務(wù)，擴(kuò)大社區(qū)檔案的影響力。

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