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        淺談基層單位檔案資源建設(shè)工作主要途徑

        2020-12-07 13:55:29高飛
        山東檔案 2020年1期
        關(guān)鍵詞:基層單位檔案室檔案資料

        文·高飛

        隨著時(shí)代的發(fā)展,檔案和檔案工作越來越被社會(huì)各界高度重視,作為檔案部門,特別是基層單位檔案資源建設(shè)工作就成為了今后檔案工作中的重中之重。2015年,中辦、國辦印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》,將檔案資源建設(shè)作為主要內(nèi)容加以強(qiáng)調(diào),這充分說明了檔案資源建設(shè)在整個(gè)檔案工作中的重要地位和重要意義。筆者認(rèn)為,做好檔案管理工作,強(qiáng)化基層單位檔案資源建設(shè),進(jìn)一步明確基層單位在檔案資源建設(shè)工作中存在的主要問題以及應(yīng)采取的主要措施和管理途徑,最大限度地改善室藏結(jié)構(gòu),豐富室藏內(nèi)容,增加室藏門類和數(shù)量,更好地滿足基層單位在各項(xiàng)工作中的利用需求,為基層單位經(jīng)濟(jì)增長和可持續(xù)發(fā)展提供檔案支撐。

        一、基層單位在檔案資源建設(shè)工作中存在的主要問題

        一是檔案管理機(jī)制不健全。按照檔案法律法規(guī)的規(guī)定,機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),確定專職人員、完善工作制度、劃撥工作經(jīng)費(fèi)、增加設(shè)施設(shè)備。但在實(shí)際工作中,一些單位沒有真正將檔案管理措施落到實(shí)處,在工作中,既使是制定了一些規(guī)章制度,也只是掛在墻上、停留在口頭上。配備的人員也是兼職多、專職少。

        二是檔案工作路徑不暢通。由于管理體制不理順,崗位職責(zé)不明確,獎(jiǎng)懲措施不落實(shí),工作路徑不暢通,管理工作不規(guī)范,加之檔案人員不安心本職工作,導(dǎo)致了本單位一些內(nèi)設(shè)科室將形成的文件材料和大量的業(yè)務(wù)資料據(jù)為己有,不歸檔、不移交,基層單位檔案的門類和數(shù)量以及室藏檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)嚴(yán)重缺失和不合理。

        三是檔案管理工作不規(guī)范。檔案的收集、整理、鑒定、立卷、裝訂、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等工作環(huán)節(jié)形成了檔案資源體系建設(shè)的主要途徑。但在工作中,一些基層單位在檔案資源建設(shè)環(huán)節(jié)上,沒有真正按照檔案管理的基本要求去實(shí)踐、去操作。比如,在檔案資料的移交和接收上,沒有形成經(jīng)?;⒅贫然辉谌粘5墓芾砩?,沒有設(shè)制各種規(guī)范的管理臺(tái)賬,更沒有形成制約機(jī)制;在查閱利用方面,也沒有較規(guī)范的記錄和登記,等等。這些問題的存在嚴(yán)重影響了本單位檔案資源建設(shè)的內(nèi)容、質(zhì)量和水平。

        二、基層單位檔案資源建設(shè)工作應(yīng)采取的主要措施

        一是建立和完善檔案資源建設(shè)管理機(jī)制。成立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長、分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長,各科室、分廠、班組或工段主要負(fù)責(zé)人為成員的“檔案資源建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)組”,設(shè)置單位綜合檔案室,并在各科室、班組、分廠或工段建立檔案工作聯(lián)系小組。指定工作人員,明確工作職責(zé),完善工作制度,制定工作措施,加大資金投入,提出目標(biāo)要求,做好頂層設(shè)計(jì),做到縱向聯(lián)動(dòng)和橫向聯(lián)系的檔案資源建設(shè)工作格局和工作機(jī)制。

        二是規(guī)范檔案資源建設(shè)工作。在工作中,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案資源建設(shè)的規(guī)范管理,設(shè)置既科學(xué)規(guī)范又符合管理要求的檔案卷目錄、歸檔文件目錄、電子文件目錄、檔案資料接收登記目錄、檔案資料移交清冊(cè)、檔案資料查借閱登記簿、檔案資料利用效果登記簿、檔案安全檢查情況登記簿等。

        三是建立檔案信息利用平臺(tái)。檔案資源建設(shè)的目的是為了更好地服務(wù)基層、服務(wù)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展。應(yīng)建立數(shù)字綜合檔案室,實(shí)現(xiàn)館藏檔案資料全文數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)基層單位檔案信息共享平臺(tái),充分發(fā)揮檔案信息在各項(xiàng)工作中的特殊作用和優(yōu)勢(shì),充分體現(xiàn)對(duì)檔案資源的保護(hù)和利用價(jià)值。

        三、基層單位檔案資源建設(shè)工作的主要途徑

        一是深入調(diào)研,夯實(shí)基礎(chǔ)。為確保基層單位檔案資源建設(shè)工作既有理論高度又具有實(shí)際操作性,既符合本單位工作實(shí)際,又能真正體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值和特殊作用?;鶎訂挝粦?yīng)著力組織骨干力量,在單位的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,深入開展檔案資源建設(shè)調(diào)研工作,調(diào)研內(nèi)容包括本單位的職責(zé)范圍、經(jīng)營項(xiàng)目內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)崗位職責(zé)、分支機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作和主要產(chǎn)品等,形成全面系統(tǒng)、內(nèi)容詳實(shí)的調(diào)研報(bào)告,待單位領(lǐng)導(dǎo)集體研究確定后,作為本單位開展檔案資源建設(shè)的主要依據(jù)。在此基礎(chǔ)上,基層單位要制定詳細(xì)的和操作性很強(qiáng)的實(shí)施方案,對(duì)搞好檔案資源建設(shè)工作的指導(dǎo)思想、方法步驟、工作任務(wù)、具體目標(biāo)、組織領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容提出具體要求。同時(shí),要針對(duì)本單位在工作、生產(chǎn)過程中形成的各種文件、材料、報(bào)表、音響資料等進(jìn)行調(diào)查摸底、詳細(xì)登記和分析研究,制定出本單位檔案資料的分類方案,進(jìn)一步明確本單位檔案資料收集歸檔范圍,規(guī)定各種檔案資料的保管期限,編制檔案資料全宗卷,建立各種登記表和登記目錄,并進(jìn)一步規(guī)范檔案資料管理臺(tái)帳。

        二是完善機(jī)制,開展工作。在檔案資源建設(shè)工作中,基層單位應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際,按照檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理”的原則,進(jìn)一步完善檔案資源建設(shè)工作體制機(jī)制,建立單位、內(nèi)設(shè)科室、分支機(jī)構(gòu)、車間班組檔案管理網(wǎng)絡(luò),形成橫向到邊、縱向到底、不留空白的檔案資源建設(shè)工作格局。進(jìn)一步完善檔案工作體制機(jī)制、理順工作關(guān)系、提高工作效率,做到在檔案資源建設(shè)方面有主管、有分管、有主抓。在人員配備方面,應(yīng)配備有一定政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和管理素質(zhì)的檔案管理人員。同時(shí),要確定工作崗位、明確工作職責(zé)、落實(shí)工作任務(wù),做到獎(jiǎng)罰分明。要組織檔案工作人員參加不同級(jí)別、不同類型的檔案工作座談會(huì)、工作會(huì)、研討會(huì)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),切實(shí)提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)和管理水平。在制度建設(shè)方面,應(yīng)根據(jù)檔案管理要求,建立和完善檔案移交制度、接收整理制度、查閱利用制度、檔案管理制度、安全保密制度、鑒定制度、歸檔制度和檔案人員崗位職責(zé)等。

        三是強(qiáng)化管理,實(shí)現(xiàn)共享。根據(jù)國家、省制定的數(shù)字化檔案室規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本單位檔案種類、保管期限等情況,按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則,做好數(shù)字檔案室建設(shè)工作。一要建立目錄數(shù)據(jù)庫。組織人員對(duì)室藏檔案資料進(jìn)行全文掃描、錄入和整合,把所有紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案,建立目錄數(shù)據(jù)庫,加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究、綜合加工和深開發(fā),為單位各項(xiàng)工作和科學(xué)發(fā)展提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息,真正把綜合檔案室的“死檔案”變成“活檔案”,把綜合檔案室變成“綜合信息室”。二要建立檔案信息平臺(tái)。在建立檔電子檔案和目錄數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上,將可公開的各類檔案和檔案信息上傳至本單位局域網(wǎng),為科室和領(lǐng)導(dǎo)決策提供便捷、準(zhǔn)確的參考依據(jù)。三要做好檔案安全保密工作。首先,要保證檔案實(shí)體的安全,即做好檔案庫房安全工作,認(rèn)真落實(shí)“八防”措施,嚴(yán)格檔案安全工作責(zé)任制。其次,要進(jìn)一步完善檔案和檔案信息工作制度,嚴(yán)格檔案信息公開前的保密審查,對(duì)于涉及工作、生產(chǎn)、經(jīng)營等方面的秘密和商業(yè)機(jī)密,要堅(jiān)決杜絕網(wǎng)上傳輸和公開查閱,確保已公開檔案的信息安全。四要經(jīng)常開展對(duì)檔案資源建設(shè)工作及檔案安全工作監(jiān)督檢查,落實(shí)基層單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組的主體責(zé)任,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)處理,并將檔案安全隱患解決在萌芽狀態(tài)。

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