摘 要：檔案管理和質(zhì)量管理是企業(yè)科研生產(chǎn)管理的兩個(gè)重要環(huán)節(jié)，兩者相互影響、關(guān)系密切。本文詳細(xì)介紹了檔案管理和質(zhì)量管理之間的關(guān)系，并引入工作中遇到的問(wèn)題。通過(guò)分析、論述，認(rèn)為在檔案管理的實(shí)際工作中，只有針對(duì)不同的管理對(duì)象區(qū)別對(duì)待，以滿足不同管理目標(biāo)的要求，才能使檔案管理和質(zhì)量管理工作充分發(fā)揮良好的相互促進(jìn)作用，提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;質(zhì)量管理;關(guān)系

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.082

產(chǎn)品檔案管理是按照一定的原則和要求，完整地保存和科學(xué)地管理產(chǎn)品檔案，并在產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)、售后過(guò)程中提供服務(wù)。質(zhì)量管理是通過(guò)確定質(zhì)量方針、目標(biāo)，并在質(zhì)量體系中通過(guò)質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制和質(zhì)量改進(jìn)，使其實(shí)施全部管理職能的所有活動(dòng)。文件控制是質(zhì)量管理體系中的一個(gè)主要要素，我所在質(zhì)量體系文件中，規(guī)定文件的控制程序是：編制→簽署→歸檔→使用（包括借、查閱，發(fā)放，回收，更改）→保管或銷毀。同時(shí)還規(guī)定“文件均需歸檔，歸檔后的文件為受控文件。檔案部門負(fù)責(zé)受控文件的跟蹤、控制?！痹谶@種文件控制要求下，質(zhì)量管理和檔案管理有著怎樣的相互關(guān)系？如何處理好這種關(guān)系？我們一起來(lái)進(jìn)行深入的探討。

1 檔案管理和質(zhì)量管理的相互關(guān)系

文件控制要求將質(zhì)量管理和檔案管理有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，將檔案管理直接納入質(zhì)量管理體系中，使檔案管理過(guò)程與質(zhì)量管理過(guò)程在科研管理過(guò)程實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫連接，雙方相互影響，相互促進(jìn)。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。

1）文件控制要求文件簽署生效后及時(shí)歸檔（與產(chǎn)品有關(guān)外來(lái)文件也必須及時(shí)歸檔），即文件還在現(xiàn)行階段便提前歸檔。文件生成之后的整個(gè)使用過(guò)程及最終的保管或銷毀都是在檔案部門的有效控制下進(jìn)行。在這樣的文件控制要求下，檔案管理工作提前到文件的現(xiàn)行階段，實(shí)現(xiàn)“前期介入，全程管理”檔案工作要求，有利于提高檔案管理水平。因此質(zhì)量管理促進(jìn)了檔案管理工作。

2）文件的使用及更改必須在檔案部門的受控管理下進(jìn)行。這就將檔案管理工作滲透在科研、生產(chǎn)、管理的各個(gè)環(huán)節(jié)之中。檔案管理工作和產(chǎn)品科研活動(dòng)同步開展，確保了歸檔文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性。質(zhì)量要求促進(jìn)了最終成套產(chǎn)品檔案的準(zhǔn)確性。

3）質(zhì)量體系文件中，對(duì)產(chǎn)品在每個(gè)階段應(yīng)編制的技術(shù)文件都有明確要求，同時(shí)要求檔案管理部門在各階段評(píng)審時(shí)出具“文件完整性報(bào)告”，對(duì)文件的完整性給出評(píng)價(jià)，文件歸檔完整的情況下，才能進(jìn)行下一步的評(píng)審工作。這樣的質(zhì)量控制要求保證了收集文件的完整性。

4）質(zhì)量管理體系要素中技術(shù)狀態(tài)管理最終都體現(xiàn)在文件的受控管理上。在每次單位進(jìn)行質(zhì)量審查時(shí)，檔案部門必須配合技術(shù)部門提供大量的文件資料以證明其符合質(zhì)量控制要求。由此也可以看出檔案管理是質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié)，做好檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理目標(biāo)的有力保證。

2 滿足質(zhì)量要求的情況下做好檔案管理工作

在“前期介入，全程管理”的工作模式下，檔案管理人員在文件的現(xiàn)行階段便提前介入并實(shí)施管理，那么在文件的現(xiàn)行階段檔案管理工作的重點(diǎn)是什么，應(yīng)達(dá)到的什么樣的管理目標(biāo)。筆者認(rèn)為，這一階段仍處于產(chǎn)品文件形成、積累階段，檔案管理的工作重點(diǎn)在于收集，應(yīng)達(dá)到的管理目標(biāo)是確保文件收集完整、準(zhǔn)確。因此，結(jié)合質(zhì)量要求，這一階段檔案管理的工作目標(biāo)可歸納為：1）文件收集完整、內(nèi)容準(zhǔn)確;2）確保文件的技術(shù)狀態(tài)具有可追溯性;3）確保在所有使用場(chǎng)所可獲得有效的、受控的文件;同時(shí)防止作廢文件的非預(yù)期使用，保留作廢文件時(shí)，應(yīng)按規(guī)定標(biāo)識(shí)和控制。那么如何既達(dá)到檔案管理目標(biāo)同時(shí)又滿足質(zhì)量管理要求？

檔案管理工作根據(jù)管理對(duì)象可分為檔案管理工作和文件資料管理工作。檔案管理工作的管理對(duì)象主要包括歸檔原件;文件資料管理工作的管理對(duì)象主要包括所有正在現(xiàn)行使用的復(fù)印件。對(duì)歸檔原件的管理，應(yīng)結(jié)合技術(shù)狀態(tài)管理程序中“確保技術(shù)狀態(tài)具有可追溯性”的要求，立足于產(chǎn)品研制活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，保留歸檔原件的基線狀態(tài)，及其在設(shè)計(jì)過(guò)程中的每一次更改，以保證文件的技術(shù)狀態(tài)具有可追溯性。在產(chǎn)品研制結(jié)束后，歸檔原件轉(zhuǎn)化成檔案時(shí)，確保產(chǎn)品檔案能夠真實(shí)、準(zhǔn)確地再現(xiàn)產(chǎn)品研制的整個(gè)過(guò)程。而對(duì)文件資料的管理，應(yīng)結(jié)合技術(shù)狀態(tài)管理程序中“確保技術(shù)狀態(tài)有效性”的要求，立足于當(dāng)前的使用，以確保其現(xiàn)行有效為原則，開展管理工作。在每次發(fā)生設(shè)計(jì)更改時(shí)，必須及時(shí)更改相應(yīng)的文件資料， 對(duì)須保留的作廢文件做明確的標(biāo)識(shí)（我所的具體規(guī)定是通過(guò)加蓋“作廢”及“留用參考”印章進(jìn)行標(biāo)識(shí)），以免對(duì)科研活動(dòng)造成不利影響。在檔案管理過(guò)程中，通過(guò)對(duì)歸檔原件和現(xiàn)行使用的復(fù)印件區(qū)別對(duì)待，在達(dá)到檔案管理目標(biāo)的同時(shí)，滿足質(zhì)量管理要求。

3 工作中存在的問(wèn)題及解決辦法

3.1 存在的問(wèn)題

在產(chǎn)品檔案管理過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)這種情況。隨著科研活動(dòng)的深入，已經(jīng)歸檔的技術(shù)文件經(jīng)常發(fā)生更改，這種更改在型號(hào)的研制過(guò)程中是不可避免的。根據(jù)更改內(nèi)容的多少，更改的方式通常有兩種，一種是在更改內(nèi)容較少的情況下，下更改單對(duì)技術(shù)文件的局部?jī)?nèi)容進(jìn)行修改;另一種是在更改內(nèi)容較多的情況下，下更改單對(duì)該份技術(shù)文件進(jìn)行換版，聲明現(xiàn)行版本文件作廢，用新版文件代替。那么，在第二種情況下，檔案管理人員在作廢版本的歸檔原件上加蓋“作廢”及“留用參考”印章，這種做法是否合適？值得我們深思。

用文件生命周期理論分析，這份作廢文件盡管現(xiàn)行失效，但在軍品型號(hào)研制的某個(gè)階段，它是活動(dòng)開展的依據(jù)，所以仍然具有保存價(jià)值;從質(zhì)量技術(shù)狀態(tài)控制角度分析，技術(shù)狀態(tài)紀(jì)實(shí)要求“應(yīng)對(duì)技術(shù)狀態(tài)標(biāo)識(shí)和技術(shù)狀態(tài)控制過(guò)程中的有關(guān)事項(xiàng)和數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，確?？勺匪菪浴?，所以這份作廢文件作為工程設(shè)計(jì)更改過(guò)程的記錄，具有保存價(jià)值。那么在具有保存價(jià)值的歸檔原件上加蓋“作廢”等印章，顯然不合適。另外也可以看出，這種作法很明顯是在用文件資料的質(zhì)量管理辦法來(lái)管理歸檔原件，既只注重了質(zhì)量管理要求而忽視了檔案管理目標(biāo)，沒有將兩種管理對(duì)象區(qū)別對(duì)待，以滿足不同的要求。這種工作思路勢(shì)必給檔案工作帶來(lái)困擾。

3.2 解決辦法

通過(guò)分析認(rèn)為，因?yàn)閷⒏膯魏陀筛膯萎a(chǎn)生的新版文件分開管理，就使得新版文件和舊版文件同時(shí)存在，形成了一個(gè)技術(shù)狀態(tài)下的一份技術(shù)文件存在多個(gè)版本，造成文件技術(shù)狀態(tài)的混亂;另外，兩者分開管理，使更改單在沒有新版文件的支持下表現(xiàn)得不完整，從而給文件技術(shù)狀態(tài)的追溯也帶來(lái)一定的困難。對(duì)此，筆者認(rèn)為，在文件控制過(guò)程中，我們必須明確在產(chǎn)品的某個(gè)研制階段，一個(gè)技術(shù)狀態(tài)對(duì)應(yīng)的一份技術(shù)文件只能有一個(gè)版本，否則會(huì)造成技術(shù)狀態(tài)的混亂，對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量管理造成不利影響。這是在文件控制過(guò)程中必須堅(jiān)守的一大原則，也是技術(shù)狀態(tài)管理程序中的基本要求。因此，解決的辦法就是避免兩者分開管理，將新版文件作為更改單的附件，以更改單的形式實(shí)施管理。這樣，一方面便于文件技術(shù)狀態(tài)的追溯，另一方面，在一個(gè)技術(shù)狀態(tài)下的文件避免了多個(gè)版本同時(shí)存在，也就避免了在歸檔原件上加蓋“作廢”等印章的作法。

4 結(jié)束語(yǔ)

在產(chǎn)品檔案管理過(guò)程中，我們必須先理清自己的工作思路。對(duì)兩種管理對(duì)象如何實(shí)施科學(xué)地管理？各自應(yīng)該遵循什么樣的原則，達(dá)到什么樣的目標(biāo)？在實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)的同時(shí)如何滿足質(zhì)量控制要求？解決這些問(wèn)題是我們做好檔案管理工作的前提和保證。在解決這些問(wèn)題的過(guò)程中，必須正確處理檔案管理和質(zhì)量管理的相互關(guān)系，才能使其發(fā)揮良好的相互促進(jìn)作用，即通過(guò)檔案管理為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理目標(biāo)提供有力的保證，同時(shí)借助于質(zhì)量管理促進(jìn)檔案管理工作，提高檔案工作水平。

作者簡(jiǎn)介

王青，女，副研究館員，研究方向：1.科研院所檔案信息化建設(shè)，數(shù)字檔案館建設(shè);2.產(chǎn)品檔案管理。