■ 張建明

檔案利用是連接檔案工作者與用戶的“橋梁”。雖然，檔案利用是檔案工作的最終環(huán)節(jié)，但卻也是用戶衡量檔案機構工作質量的開始。隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校師生和社會群眾對教學檔案的利用需求，也隨之迅速增加。提升高校教學檔案服務水平，需要高校檔案機構準確把握用戶需求發(fā)展趨勢，圍繞檔案利用工作中的薄弱環(huán)節(jié)，著力解決突出問題，不斷優(yōu)化升級檔案利用服務，為高校檔案工作開創(chuàng)新局面注入新動能。

一、高校教學檔案的利用價值

高校教學檔案是高校在教學活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。教學檔案種類繁多、形式多樣、內容豐富，具有重要的利用價值。目前，教學檔案主要被廣泛用于教學、科研、文化交流、科普教育和日常社會生活等方面。具體包括：

（一）學籍證明

根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》第三十二條規(guī)定，高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。教學檔案真實記錄了高校學生入學情況、學習情況、畢結業(yè)和學位獲得情況，是高校檔案機構為本校學生因升學、就業(yè)、出國深造等原因開具證明材料的主要依據(jù)。近年來，學歷學位認證已經成為高校學生利用檔案的一種重要方式。

（二）工作查考

教學檔案中既有上級教育主管機關下達的指令性、指導性文件，又有本校制定的各種教學制度、辦法、規(guī)定、條例以及教學工作的各種統(tǒng)計材料。這些檔案信息資料是高校運行與管理的重要信息支撐。高校機關工作人員或教師，通過查考利用這部分檔案材料，便于快速熟悉學校相關工作、提高事務處理效率。

（三）編史修志

檔案是編修高校史志的基礎。教學檔案關于學校主要職能活動的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的原始記錄，具有權威性、可靠性、詳實性、豐富性等特征，是史志編修人員的重要參考資料。編史修志實質上是對檔案信息的一種提煉和加工，通過轉化為不同形式的出版物，又進一步促進檔案為社會所利用。

（四）展覽宣傳

教學檔案是教育系統(tǒng)區(qū)別于其他行業(yè)的特色檔案。高校檔案機構精心挑選相關檔案材料，根據(jù)特定需求和主題，把教學檔案通過展覽會、校慶等活動方式靈活生動地呈現(xiàn)出來，不僅充分發(fā)揮了教學檔案的獨特作用和魅力，也給更多的用戶留下深刻印象，進一步引起人們對教學檔案和檔案工作的重視。

（五）教學研究

特別是教學檔案中的教學綜合類、學科建設類、課堂教學與教學實踐類檔案，原原本本保存著各專業(yè)課程建設要求與安排、各類教學會議記錄、典型教案、課程試題庫、學生成績、實踐教學工作總結等等。這些檔案，較為系統(tǒng)、完整地反映了教學組織實施全過程。高校教師認真參考研究，結合平時授課及時進行教學反思，有利于進一步提升自身教學水平。

（六）學業(yè)參考

對于高校學生來說，教學檔案不僅具有憑證作用，還具有重要參考價值。例如，高校教學檔案收藏有優(yōu)秀學位論文及評審材料，高校學生在開題或進行畢業(yè)論文設計時，可以通過借閱往屆相關材料作為借鑒；再如，檔案機構一般保存有近幾年的研究生入學考試試題，有意攻讀研究生的學生也可以充分利用，做好復習準備。

（七）教學實踐

檔案資源具有獨特的教育功能和效果。可以借鑒國外一些檔案和教育機構在檔案資源開發(fā)方面的經驗和做法，開展教學實踐項目，例如：美國國家檔案網站的“文獻教學”項目（DocsTeach）、澳大利亞檔案館的“虛擬閱覽室”項目（Virtual Reading Room）等等。[1]高校通過加強合作，充分發(fā)揮資源優(yōu)勢，讓師生走進教學檔案，教學檔案走向課堂。

（八）其他

教學檔案還可以用于教學質量評估、專業(yè)學術研究、高校建設規(guī)劃等其他方面。隨著信息化技術發(fā)展和人們物質文化需求的快速增長，高校教學檔案的潛在社會價值、文化價值、甚至經濟價值，也將進一步被挖掘。

二、高校教學檔案利用服務存在的問題

時代的發(fā)展進步，既為高校檔案工作帶來了前所未有的機遇，但也帶了嚴峻挑戰(zhàn)。突出表現(xiàn)在，高校教學檔案提供利用服務方面，還存在一些亟待解決的問題：

（一）高校教學檔案開放性不足

高校檔案機構經過長期積累，保存著大量的教學檔案。但我國檔案機構檔案開放率一直不高，“與西方國家70%～90%的開放率有著很大的差距”[2]。部分高校把教學檔案作為自己“獨享”的內部資源，不愿對外開放。據(jù)相關調查，“我國高校僅有10%的教學與科研檔案能夠被社會公眾所利用”[3]。同時，高校教學檔案的利用率也很低，據(jù)有些高校對多年檔案利用情況統(tǒng)計，教學檔案利用率均小于10%。[4][5]這說明，我國高校大部分教學檔案并沒有得到有效利用。此外，相較于高校圖書館，高校檔案館顯得“神秘”而“高冷”。在校師生通常知道檔案機構的存在，但真正清楚檔案機構具體位置的人不多。部分高校檔案館檔案利用環(huán)境條件較差，閱檔場所設施設備不完善，檔案利用服務缺乏親和力，有些檔案館常年冷冷清清，利用者寥寥無幾。

（二）高校教學檔案利用服務受益面小

從服務對象來看，高校教學檔案利用人員主要為：本校學生、本校管理人員、本校教師、校外企事業(yè)單位人員、社會公眾等。其中，以本校學生（在校生或畢業(yè)生）利用檔案最多，所占比重一般超過50%。[6][7]這說明高校教學檔案服務對象比較集中，主要滿足自身需要，向校外延伸不夠，社會化服務程度不高。從教學檔案利用服務內容來看，主要包括提供檔案借查閱、出具檔案證明、復制檔案文件、檔案咨詢、郵寄等項目。檔案利用以學生因升學或就業(yè)需要開具個人學籍證明、成績單、學歷學位水平認證居多；其次，用于編史修志、宣傳教育、教學研究等方面；也有部分檔案利用是用人單位調查擬聘用人在校的學習成績、獎懲表現(xiàn)、畢結業(yè)情況等方面信息?？偟膩砜矗虒W檔案利用服務內容比較單一，信息加工處理層次較低，所產生的社會影響較小。

（三）高校教學檔案利用途徑不便捷

隨著檔案信息化建設的大力推進，高校檔案機構陸續(xù)建立了自己的網站。但部分高校檔案網站存在信息資源建設不足、網站制作粗糙、服務功能薄弱、維護更新緩慢等問題。[8]一些檔案學者調查指出：高校檔案網站大多是檔案館介紹、檔案法律法規(guī)、開館時間、利用規(guī)定等宣傳性內容；網站在網絡查檔、交互溝通功能上開發(fā)不足，用戶利用教學檔案主要還是通過實地訪問高校檔案機構，依靠人工服務平臺，由檔案工作人員協(xié)助用戶實現(xiàn)。[9][10]在實地訪問利用服務上，部分高校檔案機構采取簡單的“你查我調”檔案利用服務模式，教學檔案利用咨詢、借閱時間安排、利用效果跟蹤、利用反饋處理等服務環(huán)節(jié)仍存在諸多不足，無效查閱利用占有相當比例，用戶滿意度不盡如人意。[11]

三、促進高校教學檔案利用的建議

檔案工作的根本目的是檔案利用。新時期，高校師生和社會群眾對檔案的利用需求，不僅僅在于其為社會生活提供證據(jù)的價值，更多的是檔案中的信息和知識價值。做好高校教學檔案工作，必須準確把握用戶需求的發(fā)展趨勢，開闊視野和思路，高效運用現(xiàn)代信息技術，不斷優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)，切實提升檔案提供利用服務水平。

（一）大力推進教學檔案信息化建設

當前，高校教學檔案數(shù)量日益快速增長，檔案利用需求趨向知識化、個性化。高校檔案機構在教學檔案管理上，需要快速適應新形勢和高效應對新挑戰(zhàn)。積極關注和應用新興技術，是解決教學檔案管理困境的有效途徑。因此，高校檔案機構要抓住信息化建設發(fā)展機遇，積極運用現(xiàn)代信息技術補足“短板”，提高教學檔案工作質量。特別是要繼續(xù)大力加強數(shù)字檔案館建設，提升高校教學檔案工作在收集、整理、鑒定、保管、編研和檢索等環(huán)節(jié)的智能化水平，實現(xiàn)教學檔案管理與服務功能的“升級換代”，增強教學檔案對用戶的吸引力，為高校檔案提供利用開創(chuàng)新局面奠定堅實的基礎。

（二）大力加強高校教學檔案開發(fā)

高校檔案機構必須勇于打破封閉僵化的思維模式，以共享、共贏理念，堅持精品推動、開放帶動，做好高校教學檔案信息資源開發(fā)與利用。一方面，堅持一流的工作標準，抽調骨干力量，潛心編研開發(fā)一批為教學服務的精品力作，用高品質的內容、師生感興趣的專題，吸引廣大師生發(fā)現(xiàn)和挖掘檔案信息價值，讓師生走進檔案。另一方面，積極尋求合作，集思廣益，謀求多方參與，發(fā)揮高校資源優(yōu)勢，充分利用現(xiàn)有的各種信息技術，以生動有趣的形式開發(fā)檔案資源的獨特教育功能，讓檔案走進課堂，讓檔案更好地為教育服務。[12]

（三）大力提高教學檔案利用服務質量

高校檔案機構必須以服務為先，注重建強檔案人才隊伍，切實提高檔案工作者的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。要敢于打破被動局面，主動提升教學檔案服務的親和力和針對性，服務好每一名高校師生和社會群眾，追求他們對檔案利用服務的認可。在此基礎之上，開闊視野和思路，拓寬檔案服務渠道，打造教學檔案特色和亮點，充分利用檔案信息化建設成果，拓展檔案利用服務的廣度和深度，進一步提升高校檔案服務品牌的知名度。同時，始終堅持把以人為本作為教學檔案工作的核心立場，培育主動創(chuàng)新、善于創(chuàng)新的檔案文化，弘揚檔案人職業(yè)精神，傳播檔案工作“正能量”。