溫建科

摘要：隨著科技的發(fā)展變得越來越快，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷地發(fā)展，為了加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)的使用和推廣，提高工作的效率，本文就新時(shí)期計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行探究，分析在檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體應(yīng)用方式，以期為相關(guān)檔案管理工作人員提供有益參考。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);檔案管理;電子數(shù)據(jù)庫

中圖分類號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-9129（2020）13-0007-01

引言：在檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，不僅能夠提升對檔案和文件的管理效率，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，在查找和保管等方面非常方便，同時(shí)，能夠降低紙質(zhì)檔案的管理成本，在將其進(jìn)行上傳和歸檔后，可以將其進(jìn)行密封儲(chǔ)藏，只需要查看電子版檔案即可，避免在不必要的情況下取出，減少對文件的破壞，有利于加強(qiáng)對檔案的利用和管理。

1計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用意義

新時(shí)期，隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的不斷應(yīng)用和升級，以及社會(huì)的不斷發(fā)展，無論是政府、企業(yè)還是個(gè)人，需要保存、使用和管理的文件和檔案等都非常多，尤其是政府部門和企業(yè)檔案管理，在遇到大量的信息需要進(jìn)行整理、錄入和分類等處理時(shí)，只靠人工來完成紙質(zhì)的檔案與文件的處理過程，是一件非常復(fù)雜又枯燥的工作，在后續(xù)的檔案查找和調(diào)取時(shí)，也非常的麻煩。而將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案的管理中，能夠?qū)⒋祟悊栴}完美的解決，將檔案上傳至計(jì)算機(jī)處理器中，通過設(shè)定相應(yīng)的程序，能夠?qū)⑽募蜋n案按照需要的方式進(jìn)行分類和處理，有效地提高工作的效率。

同時(shí)，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)將較為珍貴的文件和檔案等進(jìn)行資料信息的收集和上傳，有利于檔案的保護(hù)和管理，通過內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行查詢和使用，方便檔案信息的使用，適應(yīng)目前快速發(fā)展的社會(huì)中對信息獲取速度的需求。檔案的信息化、電子化是社會(huì)發(fā)展的必然，也是檔案管理的升級和進(jìn)步。

2在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體應(yīng)用

2.1電子數(shù)據(jù)庫。在檔案管理中，通過建立信息庫，有利于檔案的處理和查詢，是檔案管理中的基礎(chǔ)工作。首先，將檔案進(jìn)行大致的分類，上傳到計(jì)算機(jī)中，注意檔案的名稱應(yīng)包含其具體的類型和分類依據(jù)、檔案長度、數(shù)據(jù)的大小、檔案名稱、檔案的特征等因素，將上傳的文件根據(jù)其名稱進(jìn)行二次分類，根據(jù)檔案的內(nèi)外部特征以及明顯的特點(diǎn)和代表信息等進(jìn)行設(shè)置，作為文件的名稱進(jìn)行分類處理，提高文件的針對性，在后續(xù)的查找的過程中，能夠更加便捷的檢索到檔案，提高效率[1] 。其次，將檔案數(shù)據(jù)之間建立一定的聯(lián)系，形成復(fù)雜的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，方便使用者在進(jìn)行模糊搜索時(shí)，準(zhǔn)確的得到想要的文件，提高利用效率。最后，在數(shù)據(jù)庫建立完成后，應(yīng)對其進(jìn)行處理，制成二次文獻(xiàn)卡，將文件的全部內(nèi)容進(jìn)行刻錄，進(jìn)行全文存儲(chǔ)，或者制成電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，加強(qiáng)檔案保存的完整性，實(shí)現(xiàn)長時(shí)間的存儲(chǔ)，不受時(shí)間和環(huán)境因素的影響。

2.2檢索與查詢功能。第一，設(shè)置合適的檢索程序，按照一定的順序和要求對數(shù)據(jù)庫中的文檔進(jìn)行尋找和檢查，例如：設(shè)置與數(shù)據(jù)庫的文件分類方式系相同的檢索系統(tǒng)，使用者在實(shí)際的操作中按照標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，能夠?qū)⒎蠗l件的資料進(jìn)行一一列舉，同時(shí)，使用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行分析，為使用者提供滿足相同要求的檔案后，還能夠?yàn)槠渲悄芡扑]相似類型的文件，加強(qiáng)使用者的體驗(yàn)感。相比于傳統(tǒng)的文件管理方式，計(jì)算機(jī)檔案的管理更加的高效和簡潔。傳統(tǒng)的人工查找速度不能保證，同時(shí)工作人員長時(shí)間的查找工作中容易出現(xiàn)誤差，導(dǎo)致查找失敗或浪費(fèi)時(shí)間較長。目前的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中，使用電腦或手機(jī)即可進(jìn)行程序的查詢，檢索速度快、準(zhǔn)確率高，同時(shí)在不確切的檔案名稱時(shí)，支持模糊詞查詢，效率非常高。

第二，檔案的檢索和查詢功能有利于檔案的分類管理。為加強(qiáng)使用和搜索的準(zhǔn)確性和使用效率，在數(shù)據(jù)庫的分類時(shí)對于檔案的錄入和分類進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，在經(jīng)過一段時(shí)間的檢索和使用后，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠根據(jù)實(shí)際的搜索歷史和檔案使用偏好等，對資料進(jìn)行重新的分類和名稱設(shè)計(jì)，根據(jù)檔案的具體的內(nèi)容相關(guān)的重要信息進(jìn)行細(xì)化的分類、提取等處理方式，設(shè)計(jì)更加便捷的文件名稱和分類方式，提高檢索的效率，將檔案的準(zhǔn)確率提高。

2.3檔案管理規(guī)范化。檔案的管理對于國家和企業(yè)以及個(gè)人都是非常重要的，因此，為了加強(qiáng)對檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和安全性，應(yīng)設(shè)定一定的檔案管理辦法，使檔案管理更加的規(guī)范性，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理中的安全性，做好文件的保密工作，避免私密的信息被他人盜取，另外，檔案管理中也包括對多媒體文件的管理，如照片和視頻等的保存和管理等。

一方面，檔案管理的規(guī)范化。目前，社會(huì)的快速發(fā)展，每天都會(huì)出現(xiàn)大量的資料和信息，在對其進(jìn)行挑選和整理的過程中，其工作量非常極大，由人工進(jìn)行整理，不僅會(huì)使效率低下，同時(shí)也會(huì)不可避免的產(chǎn)生較大的誤差，面對急需整理歸檔的珍貴資料，若不能妥善的進(jìn)行處理，難免會(huì)影響其后續(xù)的使用和管理。目前的計(jì)算機(jī)技術(shù)支持圖片掃描，對圖片形式的文件進(jìn)行儲(chǔ)存，再根據(jù)圖片的重要信息進(jìn)行文件名稱的編輯，將文件轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存[2] 。另外，對于紙質(zhì)的文件，通過設(shè)備的掃描，能夠?qū)D中的文字提取出來進(jìn)行存儲(chǔ)，使檔案的管理更加有序化。

另一方面，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案的管理進(jìn)行輔助。使用計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)相應(yīng)的程序，提高檔案管理的人性化，如檔案的統(tǒng)計(jì)功能和借閱功能。通過使用者對系統(tǒng)的操作能夠?qū)ζ溥M(jìn)行分析，將對檔案的調(diào)取、借閱、使用、以及歸還等操作進(jìn)行歸納和管理，構(gòu)建相應(yīng)的表格和分類，讓管理人員能夠通過分類結(jié)果了解檔案目前的信息，提高對檔案的了解和管理。也能夠?yàn)檎{(diào)取人員提供相應(yīng)的使用要求。

結(jié)論：綜上所述，新時(shí)期背景下，檔案的管理工作中不能缺少計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助，通過使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠有效地提高檔案的管理應(yīng)用效率，加強(qiáng)對檔案的保護(hù)，同時(shí)能夠通過輔助功能提升用戶的體驗(yàn)和管理人員對檔案的了解。信息技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理工作中的必經(jīng)之路，也是檔案價(jià)值提升和作用體現(xiàn)的良好平臺(tái)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫明.淺談新時(shí)期計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用意義[J].中國科技投資，2018，000（012）：207.