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        淺談新形勢下社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理

        2020-12-03 01:55:49郭海寧
        檔案天地 2020年11期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化培訓(xùn)

        郭海寧

        近些年我國致力于改善民生,其中就包括社會(huì)保險(xiǎn)改革。社會(huì)保險(xiǎn)檔案中記錄著詳細(xì)信息,既能讓參保人的生活有所保障,也能讓參保人享受應(yīng)有權(quán)益。要想社會(huì)保險(xiǎn)改革卓有成效,檔案管理是關(guān)鍵。然而受諸多因素限制,管理效果并不理想,抑制了社會(huì)保險(xiǎn)功能的發(fā)揮。在新形勢下,檔案管理工作需要變革,以契合實(shí)際需要?;诖耍疚膶n案管理問題及創(chuàng)新策略進(jìn)行探討,以供廣大檔案管理人員參考。

        一、新形勢下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問題分析

        (一)社保管理意識(shí)薄弱

        意識(shí)是行動(dòng)的推動(dòng)力,意識(shí)缺失會(huì)導(dǎo)致管理工作無法正常開展。當(dāng)前社保部門并未認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值,以至于宣傳不到位,引導(dǎo)不充分,管理意識(shí)薄弱,使得管理行為缺乏規(guī)范性,管理效率自然不高。

        (二)信息化建設(shè)相對滯后

        隨著5G技術(shù)的到來,各領(lǐng)域都在向信息化方向邁進(jìn),其中包括社會(huì)保險(xiǎn)領(lǐng)域。但是社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息建設(shè)存在一定滯后性,究其原因是受人員、資金等因素影響。雖然社保檔案管理基本完成信息化建設(shè),但建設(shè)過于簡單,并未充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)。

        (三)社保管理制度不完善

        社保檔案部門較為特殊,需要利用完善的制度提升管理質(zhì)量。然而當(dāng)前管理制度并不完善,主要體現(xiàn)在這幾方面:管理職責(zé)不明,以至于推諉現(xiàn)象出現(xiàn);管理流程不清晰,使得管理工作缺乏規(guī)范性;懲罰機(jī)制缺失,無法對違規(guī)行為進(jìn)行正確處理;獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制缺少,使得獎(jiǎng)勵(lì)沒有根據(jù)。要想管理工作有序進(jìn)行,需要健全管理制度。

        (四)社保管理隊(duì)伍水平偏低

        近些年社保檔案管理工作獲得了一定發(fā)展,對人員的要求也顯著提高。管理人員不僅需要具備扎實(shí)的功底,還要擁有較高素養(yǎng)。當(dāng)前,社保檔案管理人員的年齡偏大,無法勝任崗位需要,因此需要社保部門加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),以提升管理實(shí)力。

        二、新形勢下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的創(chuàng)新策略

        (一)借助宣傳工作培養(yǎng)管理意識(shí)

        要想有序推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)改革,關(guān)鍵在于培養(yǎng)管理意識(shí)。培養(yǎng)路徑有三條:其一,營造良好氛圍。社會(huì)保險(xiǎn)部門要精心布置內(nèi)部環(huán)境,可懸掛橫幅、張貼標(biāo)語,潛移默化的影響管理人員思想,讓其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。其二,組織相關(guān)培訓(xùn)。社會(huì)保險(xiǎn)部門要制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃,以此強(qiáng)化思想建設(shè)。培訓(xùn)內(nèi)容包括政策文件、社會(huì)保險(xiǎn)功能、檔案管理發(fā)展歷程等,以此夯實(shí)管理人員的理論基礎(chǔ)。其三,補(bǔ)充學(xué)習(xí)材料。社會(huì)保險(xiǎn)部門要積極篩選學(xué)習(xí)網(wǎng)站,并將網(wǎng)址告知管理人員,同時(shí)在部門內(nèi)部設(shè)置學(xué)習(xí)角,定期補(bǔ)充學(xué)習(xí)資源。在新形勢下,管理人員要具備學(xué)習(xí)意識(shí),不斷給自身充電,以便跟上時(shí)代步伐。

        (二)圍繞現(xiàn)代技術(shù)推進(jìn)信息化建設(shè)

        5G技術(shù)的到來,標(biāo)志著萬物智聯(lián)時(shí)代的到來。現(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展及應(yīng)用,因此,有必要將現(xiàn)代技術(shù)融入社保檔案管理工作中,以提升信息化管理水平。首先,做好基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。只有設(shè)備配備充足,才能確保數(shù)字檔案室有序運(yùn)轉(zhuǎn)。設(shè)備主要分為兩個(gè)部分:硬件設(shè)備包括服務(wù)器、存儲(chǔ)器、處理器等,可為檔案的搜集整理提供支撐。軟件設(shè)備包括各類技術(shù),是檔案處理及應(yīng)用的重要保障。其次,做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。社保檔案中涵蓋個(gè)人全部信息,因此需要提升信息的安全性。根據(jù)社保部門的業(yè)務(wù)狀況確定網(wǎng)絡(luò)級(jí)別,并努力構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安裝殺毒軟件,并定期消殺病毒。再次,做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。隨著參保人數(shù)的增加,電子檔案的數(shù)量顯著增加。為了保障檔案處理得當(dāng),需要搭建數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫會(huì)對檔案進(jìn)行有效分類,節(jié)約了人員精力。要想數(shù)據(jù)庫具備整合能力,需將系統(tǒng)與辦公室進(jìn)行有效連接。最后,優(yōu)化搜索功能。為提升社保檔案的利用率,需要優(yōu)化系統(tǒng)功能,提升搜索效率。

        (三)推進(jìn)社保檔案管理制度完善

        社保部門要認(rèn)識(shí)到管理制度的重要性,并積極開展制度建設(shè)工作。首先,明確管理職責(zé)。將每個(gè)崗位的工作內(nèi)容及擔(dān)負(fù)的責(zé)任寫清楚,當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí),就可第一時(shí)間找到責(zé)任人。其次,明確管理流程。為每項(xiàng)工作制定科學(xué)的工作流程,不僅能規(guī)范管理行為,還能顯著提升管理效率。再次,制定懲罰機(jī)制。將懲罰內(nèi)容一一列出,當(dāng)檔案管理人員處罰某一條款時(shí),可依照條款內(nèi)容對其進(jìn)行處罰,從而讓被處罰者心服口服。最后,制定獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。對工作表現(xiàn)突出人員,給予必要的獎(jiǎng)勵(lì),以此激發(fā)員工潛能,推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

        (四)強(qiáng)化社保檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

        社保部門要做好規(guī)劃,推動(dòng)隊(duì)伍建設(shè)。首先,社保部門要對現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn),以提升他們的綜合能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)豐富,不僅包括基礎(chǔ)知識(shí)、管理技能,還要加強(qiáng)安全教育及信息教育。培訓(xùn)方式應(yīng)多樣,除了定期組織講座、研討會(huì)等活動(dòng)外,還要組織人員外出學(xué)習(xí)。通過一系列培訓(xùn)活動(dòng),夯實(shí)專業(yè)基礎(chǔ),提升實(shí)操能力。為了確保培訓(xùn)效果,需要實(shí)施考核。對于內(nèi)部培訓(xùn),以考卷作為考核形式,對考核不通過者回爐重造,直至其掌握培訓(xùn)內(nèi)容。對于外部培訓(xùn),以實(shí)操演練和撰寫心得作為考核方式。其次,社保部門要調(diào)整招聘策略,吸引更多的人才加入。人才的到來,可發(fā)揮兩面作用,一方面是直接提升隊(duì)伍戰(zhàn)斗力,另一方面是推動(dòng)現(xiàn)有人員進(jìn)步。再次,社保部門要與高校保持聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)定向輸入人才的目標(biāo)。這類人才與崗位的契合度很高,可顯著提升管理效率。最后,社保部門可借鑒末位淘汰制,以此打造適合自身的發(fā)展機(jī)制。利用機(jī)制將不適應(yīng)崗位要求的人員淘汰出隊(duì)伍,以便給其他人才創(chuàng)造展示才華的舞臺(tái)。

        三、總結(jié)

        在新形勢下,社保檔案的重要性不言而喻。實(shí)踐證明,傳統(tǒng)管理模式無法滿足實(shí)際需要,因此需要積極變革。一要加強(qiáng)宣傳、正確引導(dǎo),以此培養(yǎng)管理意識(shí)。二要完善管理制度,以規(guī)范管理行為。三要強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè),以夯實(shí)人才基礎(chǔ)。四要推進(jìn)信息化建設(shè),以提升管理效率。通過種種舉措,打造高效管理模式,從而讓社保檔案發(fā)揮其應(yīng)有作用。

        作者單位:承德市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局

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