王珊珊

近年來(lái)，隨著公立醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化，公立醫(yī)院人員去編制化已成為必然趨勢(shì)。在新形勢(shì)下，醫(yī)院需要通過(guò)簽訂勞動(dòng)合同形式招錄衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員（以下簡(jiǎn)稱“聘用制人員”），以解決當(dāng)前臨床一線人員用人緊張問(wèn)題。按照人才代理制度規(guī)定，聘用制人員的人事檔案是由人才代理機(jī)構(gòu)管理。本文結(jié)合秦皇島市第一醫(yī)院現(xiàn)狀就公立醫(yī)院對(duì)人事檔案代理制度在實(shí)際工作應(yīng)用中利弊進(jìn)行了有效分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以期更好地進(jìn)行人力資源的開發(fā)與利用。

一、我院聘用制人員現(xiàn)狀

秦皇島市第一醫(yī)院始建于1948年，是一所融醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健和康復(fù)為一體的大型綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院。在國(guó)家人事制度改革的大環(huán)境下，聘用制人員已逐步成為醫(yī)院發(fā)展的重要力量。2014年我院在職職工2448人，其中聘用制人員1102人，占全院職工總?cè)藬?shù)45%;截止2019年我院在職職工2683人，其中聘用制人員1365人，占全院職工總?cè)藬?shù)51%。由此可見，我院聘用制人員已成為醫(yī)院的主力軍，人數(shù)比例逐年遞增，給人事檔案管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。針對(duì)現(xiàn)狀我院自開始實(shí)行人事檔案代理制度以來(lái)，本著以人為本、服務(wù)職工的理念，積極推進(jìn)與人事檔案代理機(jī)構(gòu)的協(xié)商協(xié)同工作，較好地的解決了一些問(wèn)題、難點(diǎn)。

二、人事檔案代理制度對(duì)醫(yī)院及員工的有利方面

（一）順應(yīng)公立醫(yī)院去編制化趨勢(shì)，優(yōu)化人才雙向選擇模式

順應(yīng)新醫(yī)改趨勢(shì)，在醫(yī)療體制改革的大背景下，打破編制限制，注冊(cè)醫(yī)師多點(diǎn)執(zhí)業(yè)工作，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化人才雙向選擇模式正在逐步推開。醫(yī)務(wù)人員的合理流動(dòng)，特別是高層次人才之間的調(diào)動(dòng)，更趨自由。以往在編人員如需辦理調(diào)動(dòng)，手續(xù)辦理十分繁瑣，要經(jīng)過(guò)很多部門的審批，耗時(shí)很長(zhǎng)，很多時(shí)候醫(yī)院緊缺的人才不能及時(shí)投入工作。實(shí)行人事檔案代理機(jī)制后則能有效地打破在編與聘用制人員身份差異，人事代理機(jī)制辦理調(diào)動(dòng)時(shí)周期短、手續(xù)簡(jiǎn)便，與人才的解聘與流動(dòng)也十分便捷。實(shí)行人事代理的聘用制人員也可以正常晉升職稱、競(jìng)聘職務(wù)，人事代理機(jī)制的實(shí)施為真正打破編制限制，實(shí)現(xiàn)人才公平競(jìng)爭(zhēng)創(chuàng)造了有利條件，進(jìn)一步完善了醫(yī)院人力資源的合理配置和開發(fā)利用，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)了互利共贏的良性循環(huán)。

（二）建立多元化人事檔案管理體制，保證檔案材料的真實(shí)可靠性

建立雙軌多元化的人事檔案管理體制使醫(yī)院的專業(yè)技術(shù)人才檔案體制更加系統(tǒng)化、社會(huì)化、靈活化。正式在編人員人事檔案依然實(shí)行了單位人事部門管理機(jī)制，聘用制人員實(shí)行人事代理機(jī)構(gòu)管理機(jī)制。人才檔案代理機(jī)構(gòu)與醫(yī)院簽訂正式協(xié)議，是縣級(jí)以上人事行政部門所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。能真實(shí)完整的、公正客觀的為存檔人員保護(hù)好個(gè)人檔案。在全員同工同酬的前提下，這種做法的目的是為建立多軌多元的檔案管理，儲(chǔ)備一批比較穩(wěn)定的人事代理衛(wèi)生人才隊(duì)伍，為保障適應(yīng)醫(yī)院的正常運(yùn)行和醫(yī)療質(zhì)量的持續(xù)發(fā)展起到了良好的推動(dòng)作用。

（三）有效減少人力成本，使醫(yī)院人事檔案專管人員提高工作效率

醫(yī)院實(shí)行人事檔案代理機(jī)制，這種社會(huì)化的管理形式有效幫助用人單位人力資源部門負(fù)責(zé)檔案管理的人員從具體瑣碎的檔案管理事務(wù)中解脫出來(lái)，減少人力資源機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員開支、節(jié)省用于存放人事檔案的空間和降低保管人事檔案的成本，在節(jié)約成本的同時(shí)，人事部門成員能有更多的精力投入到其他人事工作中，例如醫(yī)院各類人員的績(jī)效考核管理、專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)與引進(jìn)，以及醫(yī)院定崗定編工作中去。

三、人事檔案代理制度對(duì)醫(yī)院及員工存在的弊端

（一）代理人員對(duì)人事檔案的重視程度不夠

人事檔案是對(duì)存檔主體在學(xué)習(xí)、工作過(guò)程中學(xué)歷情況、思想政治、職稱晉升、工資水平以及考核獎(jiǎng)懲情況等方面的真實(shí)記錄，也是單位在考察人選、職務(wù)變動(dòng)的重要參考依據(jù)。而有些代理人員對(duì)自己的人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為個(gè)人檔案并不重要、可有可無(wú)，導(dǎo)致在存檔或者留檔過(guò)程中容易出現(xiàn)“漏檔”、“斷檔”現(xiàn)象，這種情況的發(fā)生必然會(huì)對(duì)代理人員自身職業(yè)生涯的發(fā)展造成不利影響。

（二）“人檔分離”現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案信息查詢流程不暢

目前，因?yàn)槿耸麓砉芾碇贫鹊牟唤∪?，?dǎo)致“人檔分離”現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案信息查詢和補(bǔ)充不暢。主要體現(xiàn)在醫(yī)院人事部門和人才代理機(jī)構(gòu)職責(zé)分工不明確，如醫(yī)院需要查檔，往往需要經(jīng)過(guò)人才代理機(jī)構(gòu)的審批，但審批過(guò)程繁瑣、復(fù)雜、等待時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，這些因素都給醫(yī)院人事部門查詢、利用、審閱這些人事檔案造成一些麻煩，使醫(yī)院人事部門對(duì)代理人員的檔案查詢也不夠順暢，管理起來(lái)也有一定的困難，這種人檔分離的狀況對(duì)醫(yī)院的人才信息庫(kù)建設(shè)、人力資源配置管理都會(huì)造成不利影響。

（三）醫(yī)院與人事檔案代理機(jī)構(gòu)雙方職責(zé)不清晰

醫(yī)院與人才代理機(jī)構(gòu)雙方的工作職責(zé)不明確，在工作上溝通不便捷，缺少用人單位與人才代理機(jī)構(gòu)有效的協(xié)調(diào)機(jī)制。這種問(wèn)題容易造成代理檔案存檔后的資料建立不完整、補(bǔ)充不及時(shí)、更新不到位的現(xiàn)象。醫(yī)院一旦需要掌握并查閱代理檔案，人才代理機(jī)構(gòu)往往不能及時(shí)提供更完整的人事檔案信息，對(duì)醫(yī)院的人才隊(duì)伍建設(shè)造成不利影響。

（四）人事代理檔案管理模式落后，信息化程度低

人才代理機(jī)構(gòu)管理模式老化，還停留在重接收輕開發(fā)的管理模式上，以手工方式為主、信息化程度低，這些弊端容易造成人事檔案更新速度慢、工作效率低下和“失檔現(xiàn)象”嚴(yán)重。目前，雖然在錄入檔案方面實(shí)現(xiàn)部分信息化，但還是以初始化方式儲(chǔ)存檔案，未能實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全化的環(huán)境下管理檔案，對(duì)醫(yī)院人員信息的完整性造成不利影響。

（五）管檔人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

現(xiàn)如今人才代理機(jī)構(gòu)未能轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，服務(wù)意識(shí)有待于進(jìn)一步增強(qiáng)。在平時(shí)工作狀態(tài)中，人才代理機(jī)構(gòu)人員服務(wù)態(tài)度過(guò)于生硬、語(yǔ)氣傲慢，在接收檔案時(shí)責(zé)任心不強(qiáng)，嚴(yán)重影響檔案的接收質(zhì)量，對(duì)醫(yī)院人事檔案的管理造成不利影響。

四、整改措施

（一）提高全員對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)

加大宣傳教育力度，醫(yī)院和代理機(jī)構(gòu)聯(lián)手，通過(guò)多種形式提高存檔主體對(duì)人事檔案的了解與重視，使其明確人事檔案管理、代理制度與檔案材料的查詢、利用與收集程序規(guī)定。另外，也要提高代理機(jī)構(gòu)和醫(yī)院檔案管理人員的管理水平與綜合素質(zhì)，雙方的檔案管理者都要熟悉人事檔案管理制度和人事代理規(guī)程，不斷充實(shí)人事檔案管理的技能和知識(shí)，參加人事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)提高業(yè)務(wù)水平與專業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理質(zhì)量。

（二）建立醫(yī)院與人事代理機(jī)構(gòu)檔案信息交換聯(lián)系機(jī)制

人事檔案代理制度在醫(yī)院人事檔案管理中的有效應(yīng)用，就必然要先提高認(rèn)識(shí)，明白檔案資料收集的重要性，積極構(gòu)建出較為有效的資料信息交換機(jī)制。因?yàn)橹挥凶龊眠@一項(xiàng)工作，才能真正讓人事檔案代理機(jī)構(gòu)將需要整理入檔的資料有效的進(jìn)行整理，然后借助于書面的形式來(lái)向醫(yī)院反饋;此外，醫(yī)院對(duì)于檔案代理人在實(shí)際工作過(guò)程中已經(jīng)收集到的人事資料也需要及時(shí)進(jìn)行整理，這樣才能真正保障醫(yī)院檔案代理信息的完整性，提高其應(yīng)用價(jià)值。

（三）明確職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范人事代理檔案管理制度

明確檔案管理權(quán)限和制度。針對(duì)以往醫(yī)院和代理機(jī)構(gòu)溝通不暢、職責(zé)不清、效率不高的情況，建立一整套人事代理檔案管理制度，從制度上和程序上明確雙方的職責(zé)和權(quán)限，在各方提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，從源頭上解決明確雙方信息交流不暢、推諉職責(zé)、效率低下等問(wèn)題，雙方的合作不僅要在檔案材料的移交或代理手續(xù)的辦理上，還要在制度的制定、程序的協(xié)商、信息的交流等方面，根據(jù)自身具體情況制定出切實(shí)可行的代理人員人事檔案管理相關(guān)制度和規(guī)范，提高人事檔案代理效率和管理水平。

（四）運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，做好人事檔案資源信息的共享

充分享受信息化帶來(lái)的便利。建立醫(yī)院與代理機(jī)構(gòu)共享的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在保證安全保密的前提下，逐漸實(shí)現(xiàn)代理人員的檔案信息如年齡、學(xué)歷、職稱等相關(guān)信息資料的在線查詢，這樣就可以減少一些程序上的限制，以降低管檔人員的工作負(fù)擔(dān)，提高人事檔案利用率，優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置。

（五）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步提高管檔人員的自身素質(zhì)

轉(zhuǎn)變思路，更新觀念，那種高高在上的舊觀念早已被現(xiàn)代社會(huì)新公共服務(wù)理論所替代，注重以人為本的服務(wù)理念，規(guī)范檔案管理操作程序，用精細(xì)化程度來(lái)衡量服務(wù)質(zhì)量。實(shí)行人事檔案代理工作必須由院方與人事檔案代理機(jī)構(gòu)合作才能完成，使醫(yī)院的人事檔案目標(biāo)管理的方向逐步達(dá)到法制化、規(guī)范化和科學(xué)化。

作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院