郝 飛

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式是指利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)及信息通信技術(shù)，使互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理進(jìn)行深度融合，提升檔案管理和檔案服務(wù)的水平，加速檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的檔案管理模式。在萬(wàn)物互聯(lián)的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，倘若僅依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)媒介進(jìn)行信息處理，既不太現(xiàn)實(shí)，又降低效率。而在檔案信息服務(wù)中引入和應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的新管理模式，既能實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，又能節(jié)約檔案管理的支出成本。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，尤其是數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)的進(jìn)步，為檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸和快速獲取提供了技術(shù)上的支持，同時(shí)也使得“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式的實(shí)現(xiàn)成為可能。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理機(jī)制和服務(wù)機(jī)制不完善

第一，從管理機(jī)制因素來(lái)看，當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”公共服務(wù)建設(shè)缺乏政府主導(dǎo)，各檔案管理部門(mén)很大程度上處于自發(fā)狀態(tài)，容易造成“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”公共服務(wù)走向無(wú)序化的困境。究其原因，一是頂層設(shè)計(jì)不足，缺乏權(quán)威的國(guó)家政策的支持與指導(dǎo)，尤其是標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)、數(shù)據(jù)共享等相關(guān)制度規(guī)范缺失，無(wú)統(tǒng)一的模板和標(biāo)準(zhǔn)可借鑒參考;二是檔案公共服務(wù)效果的評(píng)價(jià)機(jī)制未形成，尚無(wú)統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)，特別是當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式興起，但檔案公共服務(wù)手段的創(chuàng)新、服務(wù)能力的提升以及可量化的指標(biāo)評(píng)價(jià)體系等各方面都存在不盡如人意之處。第二，從服務(wù)機(jī)制因素來(lái)看，檔案管理工作雖然屬于公共服務(wù)事業(yè)的范疇，但受到傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，加之檔案管理與經(jīng)濟(jì)效益關(guān)聯(lián)較小，致使政府的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，檔案公共化服務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足當(dāng)今時(shí)代需求。一是服務(wù)內(nèi)容單一，“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，公眾對(duì)信息的需求日趨多元化，但很多檔案管理主體單位的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案公共服務(wù)”平臺(tái)建設(shè)緩慢，檔案開(kāi)放數(shù)量、種類(lèi)嚴(yán)重不足;二是服務(wù)方式與途徑落后，不能與互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)匹配，目前檔案公共服務(wù)相關(guān)平臺(tái)的用戶(hù)體驗(yàn)、資源共享、功能設(shè)置等方面針對(duì)性不強(qiáng)，缺乏“以人為本”的理念貫徹;三是陳舊化組織架構(gòu)影響公共服務(wù)質(zhì)量，作為國(guó)家機(jī)關(guān)及事業(yè)單位框架內(nèi)的檔案管理各級(jí)部門(mén)間“信息壁壘”長(zhǎng)期存在，很多單位對(duì)檔案資源共建通常是迫于壓力或是在原有管理手段嚴(yán)重阻礙工作時(shí)才被動(dòng)參與，這對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”公共服務(wù)的質(zhì)量與效益都造成了嚴(yán)重影響。

（二）檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

第一，檔案管理人員服務(wù)理念缺乏，急需實(shí)現(xiàn)角色定位的轉(zhuǎn)換。在傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)體系中，檔案工作人員常常以管理者自居，“官本位”思想較為濃厚，這也導(dǎo)致在當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+檔案公共服務(wù)”這一模式轉(zhuǎn)變中，檔案管理人員角色劃分不清，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，當(dāng)面對(duì)普通公眾時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)服務(wù)態(tài)度欠佳等現(xiàn)象，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。這就要求在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的公共服務(wù)建設(shè)中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變“官本位”的傳統(tǒng)理念，實(shí)現(xiàn)由“檔案管理者”向“檔案服務(wù)者”的轉(zhuǎn)換，堅(jiān)持“以用戶(hù)為核心”，樹(shù)立通過(guò)自身努力提高用戶(hù)滿(mǎn)意度的觀念，有效提升服務(wù)效率。第二，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升。工欲善其事，必先利其器。檔案管理人員作為檔案工作的具體實(shí)施者，應(yīng)當(dāng)具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。但在實(shí)際工作中，檔案管理從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)水平參差不齊，很多不具備檔案的專(zhuān)業(yè)背景和系統(tǒng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，在檔案管理工作中的邏輯性和規(guī)范性不足，導(dǎo)致檔案分類(lèi)和整理混亂等情況出現(xiàn)，這也導(dǎo)致查閱人員無(wú)法快速有效的找到真正想要的信息，甚至可能導(dǎo)致檔案的遺失以及重要信息的泄露。即便是具有一定專(zhuān)業(yè)背景的檔案管理人員，對(duì)現(xiàn)代化管理體系的運(yùn)用意識(shí)與能力也較為欠缺，在面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”這一新課題時(shí)也不免一頭霧水，所謂檔案管理信息化多停留于表面上的問(wèn)題處理，信息化開(kāi)發(fā)程度較低，互聯(lián)網(wǎng)下的檔案管理的作用與價(jià)值難以充分有效地發(fā)揮。

（三）互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)

第一，檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸與利用中存在一定的安全隱患。比如計(jì)算機(jī)本身就存在病毒、木馬等諸多惡意代碼攻擊所帶來(lái)的安全威脅，這就容易造成檔案信息發(fā)生泄密或是檔案數(shù)據(jù)的丟失與損壞，破壞檔案重要的憑證性?xún)r(jià)值，個(gè)別不法分子也有可能通過(guò)先進(jìn)的攻擊技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)漏洞，竊取核心機(jī)密檔案或?qū)n案內(nèi)容進(jìn)行篡改。如對(duì)這一問(wèn)題不加強(qiáng)管理與控制，將嚴(yán)重影響我國(guó)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”建設(shè)中的檔案信息安全管理水平的提高。第二，檔案管理軟硬件平臺(tái)存在安全風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字檔案的存儲(chǔ)設(shè)備通常是計(jì)算機(jī)或者各種網(wǎng)絡(luò)客戶(hù)端，但這些軟硬件平臺(tái)都具有易損壞、不穩(wěn)定的特性，加之管理系統(tǒng)的漏洞，一旦平臺(tái)發(fā)生技術(shù)故障，不但會(huì)影響檔案公共服務(wù)的效果，而且會(huì)對(duì)檔案安全構(gòu)成威脅。另外，隨著電子信息技術(shù)高速發(fā)展，電子產(chǎn)品的淘汰周期短、更新?lián)Q代快，并且網(wǎng)絡(luò)管理和安全維護(hù)的專(zhuān)業(yè)性進(jìn)一步增強(qiáng)，這些因素都為互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案信息管理及平臺(tái)維護(hù)帶來(lái)了許多挑戰(zhàn)。第三，篩選手段和監(jiān)管體系缺失導(dǎo)致檔案信息安全隱患。檔案共享信息投入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)受保密要求、法律等因素的制約，通常會(huì)進(jìn)行篩選，但在大數(shù)據(jù)時(shí)代面對(duì)龐大的檔案信息資源量，還缺少高端的篩選手段，檔案信息的篩選通常仍依靠人工，這就極易因管理人員、技術(shù)人員的能力與編程水平參差不齊而造成人工信息審核過(guò)程中的疏忽與遺漏，再加上缺少合理的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管體系，也容易導(dǎo)致濫用檔案或泄露重要信息，從而帶來(lái)檔案信息安全的巨大隱患，給社會(huì)經(jīng)濟(jì)與安全造成負(fù)面影響。

此外，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式還面臨著例如很多單位檔案工作底子薄、人員少、經(jīng)費(fèi)短缺、設(shè)備陳舊、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等諸多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，這些因素也制約了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式的發(fā)展。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式的實(shí)施路徑

（一）加強(qiáng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)

第一，加強(qiáng)檔案資源內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理重在保存收藏，而往往忽視檔案的開(kāi)發(fā)利用，許多重要的檔案內(nèi)容與歷史信息無(wú)法得到全面揭示。而互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代強(qiáng)調(diào)信息的快速流通及有效利用，這就要求檔案內(nèi)容通過(guò)全面數(shù)據(jù)化實(shí)現(xiàn)無(wú)縫檢索，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)文字內(nèi)容全文識(shí)別以及照片、音像等多媒體數(shù)據(jù)無(wú)障礙檢索。第二，加強(qiáng)檔案資源保管的數(shù)字化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案保管因人力物力等方面的限制存在諸多弊端，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)溫濕度自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)以及電子標(biāo)簽系統(tǒng)等人工智能與互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)技術(shù)，探索更多更好的檔案保管模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化與數(shù)據(jù)化。這里值得注意的是，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)具有易失性和動(dòng)態(tài)性，在對(duì)已經(jīng)特征化、清洗等處理過(guò)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用動(dòng)態(tài)方式，通過(guò)聚類(lèi)、分析和分類(lèi)形成有價(jià)值的檔案信息并及時(shí)歸檔，同時(shí)也應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)銷(xiāo)毀統(tǒng)計(jì)類(lèi)和日志類(lèi)臨時(shí)數(shù)據(jù)，以保證檔案信息體系的有序性與完整性。第三，加強(qiáng)檔案資源利用的數(shù)字化建設(shè)。政府機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)重視并主導(dǎo)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，促成各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案館以及各級(jí)檔案館的館藏?cái)?shù)字化，并通過(guò)轉(zhuǎn)換程序整合數(shù)字化檔案資源，建立云存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣只需一定的權(quán)限即可查閱，大大提高檔案資料的利用效率。與此同時(shí)，檔案部門(mén)也可以對(duì)人員構(gòu)成、利用偏好、服務(wù)時(shí)間等檔案利用者的各種利用行為數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)記錄，并通過(guò)數(shù)據(jù)研究分析，探索研發(fā)更為完善的檔案服務(wù)模式，由此也可以建立檔案資料開(kāi)發(fā)與利用的良性循環(huán)。

（二）加快組建專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式建設(shè)中，互聯(lián)網(wǎng)固然是其中必不可缺的因素，但互聯(lián)網(wǎng)僅僅是檔案管理的工具，而工具與技術(shù)的運(yùn)用、操作及研發(fā)都需要人，管理人員才是開(kāi)展工作的主體，互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合、現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，以及檔案管理方式的持續(xù)改進(jìn)都離不開(kāi)人的參與。故此，應(yīng)當(dāng)說(shuō)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)與建設(shè)是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

第一，強(qiáng)化檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維。隨著互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式對(duì)檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及信息素養(yǎng)都提出了越來(lái)越高的要求，這就需要檔案管理部門(mén)把精通互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為重要指標(biāo)納入到人才引進(jìn)、崗位練兵以及日常的工作考核中去，強(qiáng)化檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維，形成運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)管理檔案的新常態(tài)。第二，提高檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)素養(yǎng)。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，要求檔案管理人員非常熟悉檔案管理的基本業(yè)務(wù)，精通計(jì)算機(jī)軟硬件的操作使用、維護(hù)管理以及互聯(lián)網(wǎng)安全防范等方面相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，還應(yīng)當(dāng)讓工作人員參與到整個(gè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中去，使其熟悉檔案數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行過(guò)程，掌握互聯(lián)網(wǎng)檔案館的管理標(biāo)準(zhǔn)，如此方能在遇到技術(shù)問(wèn)題時(shí)第一時(shí)間解決。第三，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)。檔案管理部門(mén)在對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，既要注重其工作技能的培養(yǎng)，又要加強(qiáng)思想政治工作，避免唯技術(shù)論，通過(guò)開(kāi)展各種形式的思想教育活動(dòng)，不斷提升工作人員的政治覺(jué)悟與職業(yè)道德素養(yǎng)，增強(qiáng)其責(zé)任感、使命感和服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化其保密意識(shí)。

（三）強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)和風(fēng)險(xiǎn)防范

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息資源的管理，而互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)具有高度兼容性與開(kāi)放性的平臺(tái)，故應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)，創(chuàng)建一套科學(xué)合理的檔案網(wǎng)絡(luò)體系。

第一，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的信息安全建設(shè)，除了配備完善的硬件系統(tǒng)以及建立健全相關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)外，還應(yīng)當(dāng)利用密鑰管理、電子簽名、數(shù)字認(rèn)證、防火墻以及訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限等各種科學(xué)的技術(shù)手段進(jìn)行自動(dòng)管控，健全一整套安全防控體系，有效確保檔案的安全性。比如設(shè)置復(fù)雜的安全密碼，保證加密級(jí)檔案的安全性;安裝專(zhuān)業(yè)的殺毒軟件和“防火墻”，并采用入侵檢測(cè)技術(shù)，以保障網(wǎng)站的正常運(yùn)行，并有效的抵御黑客的攻擊。第二，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。為了避免因數(shù)據(jù)丟失及惡意篡改等網(wǎng)絡(luò)安全故障所造成的檔案數(shù)據(jù)丟失或篡改等風(fēng)險(xiǎn)對(duì)檔案管理工作的負(fù)面影響，保證檔案信息資源的安全性，應(yīng)該定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。不過(guò)檔案信息資源數(shù)量通常較為龐大，因此數(shù)據(jù)備份工作也較為復(fù)雜，除了對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和日志文件進(jìn)行定期備份外，還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)技術(shù)與方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)備份，這樣當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)受到攻擊或損害時(shí)，能夠通過(guò)備份文件及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，將檔案信息的被破壞程度降到最低。此外，還應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)軟硬件的日常檢查，以及定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行測(cè)試等。

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+”大時(shí)代背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式勢(shì)在必行，對(duì)檔案管理者來(lái)說(shuō)，這不僅僅是工作方式的改變，更是一種生存模式的變革。不過(guò)我們也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式的構(gòu)建是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，除以上實(shí)施路徑外，還可采取諸如創(chuàng)新工作理念、提升檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，加強(qiáng)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)，加快互聯(lián)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)開(kāi)發(fā)建設(shè)、推動(dòng)檔案服務(wù)方式創(chuàng)新等措施，不斷完善和改進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式，提升新時(shí)代檔案現(xiàn)代化管理工作的整體水平。

基金項(xiàng)目：本文為2020年度唐山市社會(huì)科學(xué)發(fā)展研究課題的研究成果（課題編號(hào)：TSSKL2020-011）

作者單位：唐山市人民醫(yī)院