□ 解恒杰 徐大瑋 劉 佩 徐立清 姜大勇 張洪瀟 穆文婕 山東省食品藥品檢驗研究院 山東省食品藥品安全檢測工程技術(shù)研究中心
食品安全關(guān)系國計民生,食品安全抽樣檢驗是防控食品安全風(fēng)險、實現(xiàn)科學(xué)監(jiān)管的重要手段。其中抽樣環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率直接決定檢驗的進(jìn)度,影響檢驗結(jié)果的科學(xué)性和有效性??茖W(xué)高效地進(jìn)行食品抽樣工作能夠更準(zhǔn)確的獲取食品檢驗數(shù)據(jù),提高檢驗數(shù)據(jù)的及時性和真實性,更好的為食品安全監(jiān)管工作服務(wù)。《食品安全抽樣檢驗管理辦法》嚴(yán)格要求了食品抽樣工作程序,《食品安全監(jiān)督抽檢和風(fēng)險監(jiān)測工作規(guī)范》詳細(xì)說明了食品抽樣工作規(guī)范。食品抽樣過程中,文書填寫占據(jù)50%以上的工作時間,已成為嚴(yán)重制約抽樣效率提高的瓶頸,同時也造成紙張墨盒等資源的浪費,本文以食品安全國家監(jiān)督抽檢抽樣為例,分析食品抽樣工作中文書使用現(xiàn)狀和存在問題,提出改進(jìn)方法,以期為更高效、更環(huán)保的完成食品安全抽樣工作提供參考。
食品安全抽樣過程中,用到的文書主要有:任務(wù)委托書、告知書、封條、抽樣單、工作質(zhì)量及工作紀(jì)律反饋單等。這些文書的主要作用可分為:證明身份、確認(rèn)樣品、記載信息、反饋質(zhì)量。
《食品安全抽樣檢驗管理辦法》明確,抽樣人員向被抽樣食品生產(chǎn)經(jīng)營者出示抽樣檢驗告知書及有效身份證明文件。由承檢機構(gòu)執(zhí)行抽樣任務(wù)的,還應(yīng)當(dāng)出示任務(wù)委托書[1]。任務(wù)委托書、告知書和有效身份證明文件共同證明抽樣人員的身份,書面告知被抽樣者抽樣性質(zhì)、其享有的權(quán)利和義務(wù)等。
抽樣人員和被抽樣單位負(fù)責(zé)人在封條上簽字蓋章后,抽樣人員應(yīng)在現(xiàn)場以妥善的方式使用該封條進(jìn)行封樣,以防止樣品被擅自拆封、動用及調(diào)換[2]。封條的主要作用就是固定實物證據(jù),雙方共同確認(rèn)該樣品來自該單位。當(dāng)被抽樣單位或生產(chǎn)企業(yè)對樣品檢驗結(jié)果有異議時,啟用備份樣品復(fù)檢,封條能有效證明所封備份樣品是抽樣現(xiàn)場采集到的那份樣品。封條信息相對簡單,除雙方簽字蓋章外,僅填寫抽樣單編號和抽樣日期。
現(xiàn)行抽樣單內(nèi)容詳實,分為手填復(fù)寫和錄入信息后現(xiàn)場打印兩種,其主要的作用是記載被抽樣單位情況和樣品信息,抽樣單填寫完畢后,被抽樣單位應(yīng)當(dāng)在抽樣單上簽字或蓋章確認(rèn)[2]。抽樣單需要填寫的內(nèi)容有44項,抽樣人員絕大部分時間和精力耗費在填寫、核對、打印抽樣單上,嚴(yán)重制約了抽樣效率。雖然鼓勵應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)填寫并交付相關(guān)抽樣文書[2],但目前尚沒有機構(gòu)嘗試使用非現(xiàn)場打印的文書。
工作質(zhì)量及工作紀(jì)律反饋單是被抽樣單位向組織抽樣檢驗的市場監(jiān)管部門反饋抽樣質(zhì)量的文書,需要被抽樣單位郵寄到指定的地址。絕大部分被抽樣單位沒有反饋該文書,可能是基于郵寄成本的考慮。
抽樣人員向被抽樣單位出示任務(wù)委托書、告知書和有效身份證明文件時,經(jīng)常被質(zhì)疑無法甄別真?zhèn)?。任?wù)委托書僅為復(fù)印件更讓被抽樣單位心存疑慮,增大了抽樣人員的解釋難度。在信息化社會,被抽樣單位可通過官方網(wǎng)站或公眾號等官方渠道查詢信息?,F(xiàn)行的紙質(zhì)文書一直沿用單一的紙質(zhì)途徑,被抽樣單位無法獲得電子渠道的官方認(rèn)可,無法印證抽樣人員所持文書的真實性。
以一家超市抽樣10 批次為例,除展示給被抽樣單位的任務(wù)委托書和身份證明文件重復(fù)使用外,需要交付給被抽樣單位的文書還有:告知書(每家被抽樣單位一份,3 頁)、抽樣單(每批次樣品5 頁,合計50 頁)、封條(每批次樣品至少0.5 頁,合計5 頁)、工作質(zhì)量及工作紀(jì)律反饋單(1 頁),耗費紙張至少59 頁。其中抽樣單一般需要現(xiàn)場打印,消耗便攜式打印機墨盒0.5 個。抽樣活動消耗的大量紙張和墨盒,已經(jīng)成為被抽樣單位詬病資源浪費的話題,與社會大力倡導(dǎo)的綠色環(huán)保的發(fā)展理念極不相符。除個別樣品檢驗不合格,被抽樣單位提出除復(fù)檢申請會用抽樣單外,大部分文書被丟棄或作廢紙使用。
紙質(zhì)文書存在難保存、易丟失的問題。大型超市或生產(chǎn)企業(yè)一般有專人負(fù)責(zé)保管抽樣單等文書,而批發(fā)市場、農(nóng)貿(mào)市場、小食雜店等經(jīng)營者根本不重視抽樣文書,更不會妥善保管。一旦樣品檢驗不合格,被抽樣單位或生產(chǎn)企業(yè)對檢驗結(jié)果有異議時,需提供食品安全抽樣檢驗抽樣單時[3],往往無法及時找到,影響樣品復(fù)檢。被抽樣單位會對抽樣工作產(chǎn)生情緒,很可能抵觸下一次抽樣。
每批次樣品的抽樣單需填寫44 項內(nèi)容,抽取10 批次樣品,填寫、核對、打印抽樣單用時約需2 h,是制約抽樣效率提高的主要瓶頸。抽樣單上載明的主要是抽樣單位情況和樣品信息,這些內(nèi)容均有出處和來源,對于這類信息,作者認(rèn)為可以不需要被抽樣單位現(xiàn)場確認(rèn),抽樣人員沒有必要現(xiàn)場花費2 h 把原有的信息重新抄寫到格式化的抽樣單上。抽樣單的填寫從信息化程度不高的改革開放初期演化而來,當(dāng)時為了詳細(xì)記錄并傳遞樣品信息和被抽樣單位情況,不得不將所有的內(nèi)容抄寫到抽樣單上;現(xiàn)今信息化時代,完全可以利用拍照等手段更加準(zhǔn)確、詳細(xì)的記錄信息。
為了更有效的使用抽檢資金,減少重復(fù)抽樣,食品抽檢系統(tǒng)對樣品做了限制,如每家生產(chǎn)企業(yè)的每類產(chǎn)品,同一季度內(nèi)同一類型樣品的抽檢,不超過3 批次,否則樣品信息將無法提交到抽檢系統(tǒng)。于是抽樣人員抽樣時慌忙搶位,但抽樣單錄入非常耗時,經(jīng)常會出現(xiàn)購買時校核通過,錄完信息無法提交的問題,白白耗費了抽樣人員大量精力。同時,抽樣人員還要向被抽樣單位提出退貨的請求,違反經(jīng)營行業(yè)“食品不退貨”的規(guī)則,有損抽樣工作的嚴(yán)肅性。
抽樣單填寫完畢后,被抽樣單位應(yīng)當(dāng)在抽樣單上簽字或蓋章確認(rèn)[2]。由于每張抽樣單需要填寫的信息有44項之多,被抽樣單位事實上根本無暇逐一確認(rèn),只是按照要求簽字或蓋章。這成為被抽樣單位后期否認(rèn)抽樣單所載內(nèi)容的理由,聲稱“簽字但沒確認(rèn)”。
抽樣單如需要更改信息應(yīng)當(dāng)由被抽樣單位簽字或蓋章確認(rèn)[2]。國家級食品抽樣一般異地進(jìn)行,抽樣人員返回實驗室后,發(fā)現(xiàn)抽樣單信息有誤,不得不重復(fù)前往更改抽樣單,造成人力、財力的浪費。
對于合格樣品,被抽樣單位需要的不是紙質(zhì)抽樣單本身,而是抽樣單所載明的信息,其可用于統(tǒng)計抽樣情況、銷售情況等?,F(xiàn)行的紙質(zhì)抽樣單,被抽樣單位根本無法直接引用,還需要再次將抽樣單上的信息錄入到自己的經(jīng)營系統(tǒng)中。
被抽樣單位反饋抽樣質(zhì)量時,需要另付郵費。絕大部分被抽樣單位不反饋該文書,組織抽樣檢驗的市場監(jiān)管部門也就無法獲得來自抽樣一線的真實聲音。
樣品被抽取后,被抽樣單位很關(guān)心檢驗結(jié)果。紙質(zhì)文書無法使被抽樣單位高效獲取檢驗結(jié)果,抽樣單位需要不定時到指定網(wǎng)站查詢,以樣品名稱、生產(chǎn)企業(yè)、商品條碼等關(guān)鍵字搜出一系列抽檢信息,點開二級菜單與抽樣單載明信息對比查看是否為同一樣品,獲得所抽樣品的檢驗結(jié)果可謂繁雜。
利用公眾廣泛使用的APP(如微信、支付寶等)建立統(tǒng)一的官方公眾號,便于公眾的便捷使用。以被抽樣單位負(fù)責(zé)人提供的手機號為橋梁,使用該手機號登陸公眾號,即可查詢到相關(guān)文書,并將抽樣、檢驗結(jié)果串聯(lián)起來,形成動態(tài)信息網(wǎng),便于被抽樣單位及時掌握樣品檢驗結(jié)果。抽樣檢驗結(jié)果僅與樣品相關(guān),與抽樣單填寫無關(guān),不在抽樣現(xiàn)場填寫打印抽樣單,不需要被抽樣單位確認(rèn)用于鎖定樣品的少量關(guān)鍵信息,可大大提高抽樣效率。
抽樣人員到達(dá)被抽樣單位后,依據(jù)組織抽樣檢驗的市場監(jiān)管部門的賦權(quán),向被抽樣單位負(fù)責(zé)人推送電子版任務(wù)委托書、告知書,出示電子版有效身份證明文件。上述三份文書均印有二維碼,被抽樣單位可通過掃碼到官方公眾號核驗抽樣人員身份、抽樣任務(wù)的真實性。對于文書上的被抽樣單位信息,首次抽樣的,抽樣人員可掃描營業(yè)執(zhí)照二維碼獲取,補充負(fù)責(zé)人手機號等,并生成“抬頭”二維碼推送給該負(fù)責(zé)人保存;非首次抽樣,抽樣人員掃描該“抬頭”二維碼即可。當(dāng)然,負(fù)責(zé)人也可自行填寫該“抬頭”,實現(xiàn)被抽樣單位信息的秒錄。
將食品抽樣單信息中有“五大字段(被抽樣單位社會信用代碼號、樣品名稱、樣品生產(chǎn)許可證號、生產(chǎn)日期、抽樣日期)”之稱的關(guān)鍵信息、抽樣單編號及編號條碼設(shè)計到封條上,實現(xiàn)一次簽字鎖定一個樣品。校核樣品符合抽樣規(guī)則后,可立即將“五大字段”信息提交到抽樣臨時庫,實現(xiàn)搶位。一家被抽樣單位樣品選取后,負(fù)責(zé)人在官方公眾號查看并簽字確認(rèn)該樣品信息,打印、加貼封條,完成現(xiàn)場抽樣。由于每個樣品僅打印“五大字段”,除去內(nèi)容相同的社會信用代碼號和抽樣日期,僅有3 條信息需要確認(rèn),“簽字但沒確認(rèn)”的現(xiàn)象將得到徹底改觀。打印輸出的信息少,可對封條版面進(jìn)行重新設(shè)計,使用微型打印機和小型標(biāo)簽紙代替原來的A4 紙,實現(xiàn)便攜式抽樣。同時,接樣人員、樣品保管人員掃描封條上的編號條碼即可查看樣品信息及現(xiàn)場照片,更有利于樣品的科學(xué)儲存。
提交到臨時庫的“五大字段”搶位成功后,并不能永久占位,抽樣人員需在24 h 內(nèi)依據(jù)樣品照片補錄完整抽樣單,并推送給被抽樣單位負(fù)責(zé)人。其可在7 個工作日內(nèi)確認(rèn)樣品信息,逾期將自動確認(rèn)。信息確認(rèn)后發(fā)現(xiàn)的個別錯誤信息,可通過同樣途徑更改并確認(rèn),實現(xiàn)修改的痕跡化、合法化,解決抽樣單修改的難題。
抽樣結(jié)束后,被抽樣單位負(fù)責(zé)人可通過官方公眾號推送的評價通道對抽樣人員“五星好評”,也可方便快捷的提出意見和建議。有助于組織抽樣檢驗的市場監(jiān)管部門對抽樣人員進(jìn)行考評和收集一線聲音,也開辟了被抽樣單位對抽樣過程提出異議的新途徑。
抽樣單信息預(yù)留導(dǎo)出表格接口,被抽樣單位可按一定條件篩選樣品后導(dǎo)出相關(guān)信息,方便被抽樣單位直接引用和統(tǒng)計。
所抽樣品檢驗結(jié)果公布后,官方公眾號向被抽樣單位負(fù)責(zé)人推送檢驗結(jié)果。被抽樣單位也可通過抽樣單關(guān)聯(lián),獲取到樣品的檢驗結(jié)果,便于被抽樣單位及時了解樣品情況,并及時做出相應(yīng)反應(yīng)。
此項設(shè)計大幅度提高了抽樣效率,大大節(jié)約了紙張墨盒資源,實現(xiàn)了綠色辦公?!盁o紙化”抽樣一并解決了紙質(zhì)文書甄別難、保存難、修改難、統(tǒng)計難等一系統(tǒng)難題。