胡大利

摘 要：信息化時(shí)代，人事檔案管理模式、管理內(nèi)容發(fā)生變化，學(xué)界對(duì)于檔案信息化的研究也逐步推進(jìn)。將相關(guān)的人事信息錄入檔案管理系統(tǒng)，形成系統(tǒng)化、規(guī)范化、體系化的人事檔案管理模式，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的開展趨勢(shì)。為此，文章就人事檔案信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行分析，指出當(dāng)下人事檔案信息化管理工作中存在的問題，并結(jié)合相關(guān)理論提出自己的建議，旨在進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案信息化、創(chuàng)新化，確保人事檔案管理工作更可持續(xù)、更有活力。

關(guān)鍵詞：人事檔案;必要性;問題;建設(shè);建議

1 人事檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 提升人事檔案利用實(shí)效，強(qiáng)化人事檔案服務(wù)的必然要求

過去一段時(shí)間內(nèi)，部分單位檔案資源收集管理效率低、檢索慢，存在利用度不高的問題。長此以往，單位檔案管理工作逐步邊緣化，難以受到重視。為此，有必要改進(jìn)與完善單位檔案管理機(jī)制，通過信息化、規(guī)范化以及科學(xué)化的方式對(duì)檔案資源進(jìn)行管理和利用[1]。一方面，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化處理，利用相關(guān)信息技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，能夠更好地服務(wù)于單位人事管理工作。單位人事管理人員只需要在線上就可以實(shí)時(shí)查詢相關(guān)人事檔案信息，進(jìn)而更好地作出人事決策。另一方面，單位人事檔案蘊(yùn)含著許多重要人事信息，具有重要的社會(huì)價(jià)值。通過信息化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案長期保存，避免人事檔案遭受物理、化學(xué)破壞。

1.2 減少人事檔案管理成本，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的內(nèi)在要求

一方面，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化處理，將其儲(chǔ)存于硬盤、云儲(chǔ)存終端或者其他數(shù)字終端，能夠減少對(duì)物理空間的占用，縮減管理、利用環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)線上一站式管理與一站式服務(wù)目標(biāo)，減少管理成本。另一方面，未來人事信息勢(shì)必會(huì)進(jìn)一步增加，單位人事檔案管理人員的壓力和工作量隨之增加。如果仍然通過傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，難以對(duì)人事信息資源進(jìn)行集中處理。因此，從適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的角度來看，有必要將信息技術(shù)融入人事檔案管理領(lǐng)域。

2 人事檔案信息化建設(shè)的問題

2.1 人事檔案信息化設(shè)施匱乏

人事檔案信息化設(shè)施是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是快速推進(jìn)人事檔案管理工作的有力抓手。當(dāng)下，部分單位人事檔案信息化設(shè)施匱乏，軟硬件環(huán)境有待優(yōu)化。一是人事檔案信息化硬件設(shè)施缺失。主要表現(xiàn)為高性能計(jì)算機(jī)、高容量硬盤、高速打印機(jī)、電子高速掃描儀、微縮相機(jī)等硬件處理設(shè)備缺失，既無法快速處理紙質(zhì)檔案資源，也無法集中、統(tǒng)一對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化并處理。二是人事檔案信息化系統(tǒng)功能單一，尚未與人事管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來。一方面，人事檔案管理系統(tǒng)在資源檢索、資源合并、格式轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)共享等領(lǐng)域的功能不健全，難以滿足新時(shí)期人事檔案管理、開發(fā)與利用的需求。另一方面，人事檔案管理系統(tǒng)與人事管理系統(tǒng)之間存在數(shù)據(jù)壁壘，許多信息資源無法同步，導(dǎo)致人事檔案管理人員無法及時(shí)將相關(guān)的人事信息錄入系統(tǒng)中，人力資源管理人員也無法根據(jù)自身權(quán)限來查看人事檔案信息。

2.2 信息技術(shù)與人事檔案管理工作的融合度不高

部分單位目前主要是通過計(jì)算機(jī)、人事檔案管理系統(tǒng)對(duì)人事檔案進(jìn)行處理，尚未將大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲(chǔ)存技術(shù)、智能算法、新媒體技術(shù)融入到該領(lǐng)域，制約了人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型[2]。一是大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用滯后，沒有應(yīng)用大數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)檢索領(lǐng)域的特性，導(dǎo)致人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，不利于對(duì)人事檔案信息進(jìn)行集中利用與對(duì)比，弱化了人事檔案在選人用人領(lǐng)域的作用。二是云儲(chǔ)存技術(shù)應(yīng)用滯后，許多人事檔案沒有自動(dòng)備份至云終端，不利于人事檔案長期保存。三是智能算法應(yīng)用滯后，尚未結(jié)合單位檢索需求設(shè)置檢索條件，不利于提升檢索效率和質(zhì)量。四是新媒體技術(shù)應(yīng)用滯后，人事檔案查詢、檢索服務(wù)尚未轉(zhuǎn)移或者同步至單位內(nèi)網(wǎng)、微信公眾號(hào)終端，不利于提升查詢、檢索的便捷性。

2.3 人事檔案安全管理不足

雖然信息技術(shù)能夠提升人事檔案管理實(shí)效，但其也存在明顯的弊端。典型表現(xiàn)在信息化環(huán)境下人事檔案管理難度不斷提升，容易引發(fā)泄密事件，威脅人事檔案的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，無法最大限度保障人事檔案價(jià)值。一是網(wǎng)絡(luò)安全問題。許多勒索病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件侵入人事檔案管理系統(tǒng)后可以破壞、非法加密、盜取、篡改人事檔案信息[3]。二是技術(shù)應(yīng)用問題。大多數(shù)單位尚未將區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、數(shù)字簽名、云加密技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理領(lǐng)域，不利于打造現(xiàn)代化的人事檔案安全管理網(wǎng)絡(luò)。

3 人事檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 更新人事檔案信息化設(shè)施，營造良好的管理環(huán)境

事實(shí)證明，只有不斷引進(jìn)并更新人事檔案信息化設(shè)施，才能減輕檔案管理人員工作壓力，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化、人事檔案線上管理工作順利推進(jìn)。一是要優(yōu)化人事檔案信息化硬件設(shè)施，結(jié)合單位實(shí)際需求、業(yè)務(wù)需求、經(jīng)費(fèi)情況購置高性能計(jì)算機(jī)、高容量硬盤、高速打印機(jī)、電子高速掃描儀、微縮相機(jī)等硬件處理設(shè)備，優(yōu)化檔案室的工作環(huán)境，真正為人事檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)條件。二是要強(qiáng)化人事檔案系統(tǒng)功能，加快系統(tǒng)聯(lián)通。一方面，要結(jié)合人事檔案管理需求，優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)在檔案分類、資源檢索、資源合并、格式轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)共享等方面的功能。另一方面，要加快人事檔案管理系統(tǒng)與人事管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)聯(lián)通，節(jié)約單位整體管理資源，不斷發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的作用。

3.2 深化對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)管理模式創(chuàng)新

新時(shí)期，單位要進(jìn)一步深化對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，擬定人事檔案管理、開發(fā)、利用方案，進(jìn)一步突出人事檔案管理特色。一是要對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，以部門、特長、專業(yè)、職位或者其他條件設(shè)置深度檢索條件，對(duì)檔案進(jìn)行集中分類，進(jìn)而建設(shè)有單位特色的人事檔案數(shù)據(jù)庫，便于后期檔案編研、檔案利用。二是要對(duì)云儲(chǔ)存技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，購置或者租用相關(guān)的云儲(chǔ)存終端，及時(shí)將人事檔案管理系統(tǒng)中的人事檔案進(jìn)行備份，避免系統(tǒng)崩潰后無法及時(shí)恢復(fù)檔案信息。三是要加快智能算法應(yīng)用，結(jié)合檔案利用主體的檢索需求、檢索習(xí)慣設(shè)置更多元的檢索條件，打造現(xiàn)代化人事檔案檢索平臺(tái)。四是要加快新媒體技術(shù)的應(yīng)用，延伸人事檔案服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)內(nèi)容，打造一站式人事檔案管理與利用平臺(tái)。

3.3 重視人事檔案安全管理，充分保障人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性

一方面，要重視對(duì)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全問題，通過防火墻、病毒查殺來有效抵制各種病毒程序。同時(shí)，保密性較強(qiáng)的單位也可以單純通過內(nèi)網(wǎng)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，使用專門的加密U盤以及加密設(shè)備對(duì)人事檔案進(jìn)行復(fù)制、傳輸、管理與利用。二是要深化對(duì)現(xiàn)代信息安全技術(shù)的應(yīng)用，探索將區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、數(shù)字簽名、云加密技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理領(lǐng)域，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，搭建人事檔案安全管理體系，真正確保人事檔案無誤，避免泄露相關(guān)的隱私。

4 結(jié)束語

新時(shí)期，單位人事檔案管理工作要堅(jiān)持改革先行，善用信息技術(shù)對(duì)檔案管理方式、內(nèi)容進(jìn)行革新，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新目標(biāo)。具體而言，一是要更新人事檔案信息化設(shè)施，營造良好的管理環(huán)境;二是深化對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)管理模式創(chuàng)新;三是要重視人事檔案安全管理，充分保障人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。相信在人事檔案管理人員不斷開拓創(chuàng)新下，單位人事檔案資源能夠得到更深層次的開與利用，人事檔案管理工作會(huì)呈現(xiàn)出嶄新的面貌。

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