張睿

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平全面提升的狀況下，各個(gè)部門在開展管理工作期間，非常注重檔案管理工作的開展。檔案不僅能夠?qū)Ω黜?xiàng)信息資料進(jìn)行記錄，也能為檢索人員提供便利。目前有越來越多的檔案管理人員認(rèn)識到了自身工作的重要性，緊跟信息化社會(huì)發(fā)展趨勢，充分利用和共享各項(xiàng)信息，在改變原有人工檔案管理方式的基礎(chǔ)上，構(gòu)建完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，全面提升檔案信息利用率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);資源共享;問題與措施

檔案管理信息化建設(shè)工作具有較強(qiáng)的抽象性，主要就是打破傳統(tǒng)檔案管理方式的束縛，在充分利用信息化技術(shù)的同時(shí)，形成信息化管理模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的目標(biāo)。在正確開展檔案管理信息化建設(shè)工作之后，能夠自動(dòng)的傳遞信息、接收信息、儲(chǔ)存信息，對于實(shí)現(xiàn)信息共享具有重要意義。本文從檔案管理信息化建設(shè)存在的問題入手，展開闡述，針對如何解決各項(xiàng)問題進(jìn)行深入探討。

1 檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1）信息化資源整合缺乏有效性?，F(xiàn)階段我國在實(shí)際開展檔案管理信息化建設(shè)工作期間，已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)目標(biāo)，但是仍然在對信息化資源進(jìn)行整合期間，缺乏有效性[1]。產(chǎn)生這一問題，主要就是因?yàn)槿狈﹂L遠(yuǎn)而完善的信息化建設(shè)規(guī)劃方案，不僅將無法使信息資源進(jìn)行充分運(yùn)用，也會(huì)降低檔案管理信息化建設(shè)效率。在信息化社會(huì)背景下，檔案管理人員要充分利用信息化技術(shù)，將其與高新技術(shù)進(jìn)行全面融合，進(jìn)而提升信息資源整合有效性。

2）數(shù)據(jù)信息存在異構(gòu)性。我國已經(jīng)逐步進(jìn)入到了信息化社會(huì)，目前有越來越多的企業(yè)或是機(jī)關(guān)單位在對檔案進(jìn)行管理期間，開始運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行工作。在此種狀況下，多種資料都以不同形式出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，在對壟總模式和儲(chǔ)存方式進(jìn)行正確應(yīng)用之后，在為檔案管理人員提供便利的同時(shí)，也帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如：大量的文件和信息資料都存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，在方面辦公室人員來提取和儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的同時(shí)，檔案管理人員還要根據(jù)文件屬性和來源的不同，對其進(jìn)行分類儲(chǔ)存。數(shù)據(jù)自身具有較強(qiáng)的異構(gòu)性，不僅會(huì)對檔案管理工作效率造成影響，更會(huì)阻礙我國整體檔案信息化建設(shè)工作的開展。

2 解決檔案管理信息化建設(shè)問題的重要措施

1）深入教育管理人員，完善信息化管理制度。目前檔案種類和數(shù)量逐步增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足信息化社會(huì)要求，進(jìn)而使檔案信息化建設(shè)工作備受關(guān)注。檔案管理人員要提升重視度，對信息化建設(shè)進(jìn)行合理規(guī)劃，大，在加大資金投入的同時(shí)，要對檔案管理人員進(jìn)行深入教育，詳細(xì)講解信息化檔案管理的注意事項(xiàng)，從而制定與實(shí)際狀況相符合的信息化建設(shè)方案。同時(shí)還要及時(shí)落實(shí)檔案信息化管理制度完善工作，對檔案管理工作行為進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范。在此期間，明確劃分信息化檔案管理人員的各項(xiàng)工作職責(zé)，全面貫徹并落實(shí)責(zé)任制，在保證檔案管理效率的基礎(chǔ)上，提升檔案信息化建設(shè)水平[2]。制定相應(yīng)的監(jiān)管制度，對各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化檔案管理工作提出明確要求，在為人們查找檔案和運(yùn)用檔案提供便利條件的同時(shí)，加快信息化建設(shè)進(jìn)度。

2）正確運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，創(chuàng)新信息化服務(wù)體系。為了能夠有效解決我國檔案管理信息化建設(shè)工作缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃這一問題，就要從思想觀念和操作技術(shù)方面進(jìn)行改變和創(chuàng)新;積極借鑒和引入數(shù)字化技術(shù)，如充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，使各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)發(fā)揮功能作用，檔案信息資源進(jìn)行全面整合，在提升資源利用率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)資源共享。社會(huì)整體不斷發(fā)展，對檔案信息化服務(wù)體系提出的要求越來越嚴(yán)格，這就要求檔案管理信息化建設(shè)人員對服務(wù)體系進(jìn)行創(chuàng)新，如圖1所示嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)檢索生成流程，研發(fā)并推廣網(wǎng)上檢索功能，構(gòu)建電子文檔信息中心，這樣相關(guān)用戶就可以將檔案信息已電子文檔的形式上傳到網(wǎng)絡(luò)上，同時(shí)也能根據(jù)自身需求在網(wǎng)絡(luò)上下載相應(yīng)文檔。不僅如此，也要對檔案管理工作人員的工作職能進(jìn)行創(chuàng)新，如從傳統(tǒng)形式的檔案保管向檔案利用進(jìn)行轉(zhuǎn)變、從封閉式的檔案管理模式向開放型的檔案共享模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

3）創(chuàng)新信息化管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)文件信息共享。在市場經(jīng)濟(jì)不斷變化的背景下，為了能夠使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，就要根據(jù)檔案信息化建設(shè)實(shí)際進(jìn)行分析和創(chuàng)新，從而為檔案管理信息化建設(shè)工作拓寬渠道。制定完善獎(jiǎng)懲機(jī)制并落實(shí)責(zé)任制，將信息化檔案管理工作內(nèi)容細(xì)致劃分，并落實(shí)到每一位檔案管理人員身上，全面增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識[3]。在完善的獎(jiǎng)懲制度作用下，能夠營造出良好的信息化檔案管理范圍，在激發(fā)檔案管理人員使命感的同時(shí)，提升信息化檔案管理安全性。

在此期間，就要加大計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理效率，對于重點(diǎn)檔案內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)先管理，防止產(chǎn)生檔案信息泄露或是損害利益的行為?，F(xiàn)階段，我國整體已經(jīng)逐步進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，為了能夠?yàn)闄n案管理人員順利開展檔案管理工作提供便利條件，就要準(zhǔn)確落實(shí)檔案信息共享工作。如在對文件信息進(jìn)行共享期間，就可以充分利用單獨(dú)檔案管理軟件，其是保證信息資源共享的前提條件;在實(shí)現(xiàn)檔案信息共享期間，始終都要將保證檔案信息安全性放在首要位置。在大數(shù)據(jù)水平全面提升的背景下，在為人們生活工作帶來諸多便利的同時(shí)，也對安全問題造成了一定的威脅。網(wǎng)絡(luò)安全是文件信息實(shí)現(xiàn)共享的一大難題，檔案信息安全管理部門在認(rèn)識到問題嚴(yán)重性的基礎(chǔ)上，最大程度上保證檔案信息不會(huì)被犯罪販子竊取，這就要不斷加大安全保護(hù)與管控工作。

3 結(jié)束語

總之，檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，是時(shí)代進(jìn)步的必然選擇，檔案管理的各個(gè)部門從多個(gè)方面落實(shí)信息化建設(shè)工作，在保證檔案信息安全的同時(shí)，推動(dòng)檔案服務(wù)體系進(jìn)行轉(zhuǎn)型。這就要求檔案管理人員在實(shí)際工作期間，運(yùn)用先進(jìn)性的技術(shù)手段對檔案管理問題進(jìn)行處理，并要構(gòu)建信息化網(wǎng)絡(luò)管理與運(yùn)用體系，不受時(shí)間和空間的束縛，引導(dǎo)檔案信息化管理工作向規(guī)范化和智能化方向轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)節(jié)省更多人力物力資源的信息化檔案管理建設(shè)目標(biāo)。

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