孟婷
摘 要:在信息化發(fā)展的今天,信息化的檔案管理方式也已經(jīng)成為檔案管理的主流,信息化的管理手段不僅能使檔案管理效率得到極大的提升,也讓檔案利用及服務更加精準。同時檔案作為一種重要的知識資源對企事業(yè)單位以及個人而言意義重大。因此,更應充分認識檔案的價值作用,加快檔案信息化的建設進程。為此,文章重點圍繞著信息化背景下檔案管理的發(fā)展路徑提出自己一些看法,以供廣大同行參考。
關鍵詞:信息化背景;檔案管理;意義;發(fā)展路徑
1 信息化背景提升檔案管理水平意義
首先,做好檔案管理工作,可以提高人們對于檔案的認識程度,尤其是提高數(shù)字化管理的能力,進行高效的電子檔案錄入,并對檔案信息進行科學的采集。其次,做好檔案管理工作,可以方便民眾對檔案信息進行快速的查詢,并對檔案信息進行共享等其他方式的利用,這樣的數(shù)字化管理方式可以進行電子檔案的全面維護,應用信息化的管理軟件等等,建設更加科學的檔案歸類。
2 信息化背景下檔案管理的發(fā)展路徑
1)建立科學的檔案管理流程。第一,在檔案管理之前,要對數(shù)據(jù)進行全方面的分析,探討檔案的立卷過程和組卷過程,從而確定不同分類方式存在的問題,更加科學的進行審卷,對這些環(huán)節(jié)進行優(yōu)化處理。尤其是要重點管理檔案的來源,根據(jù)上級檔案管理中心的相關指令,并結合國家的行政政策以及地方的行政指令、公文或者公告等等,對于檔案的來源進行不同的歸類。這樣的方法不僅可以避免收集到的信息無效,還可以避免收集到的信息虛假或者錯誤。承辦的所有材料都要標明檔案的來源之處,減少后期處理過程當中存在的遺漏現(xiàn)象。第二,信息收集之后,要將所有的資料呈報給相關的部門,標注檔案的序號,進行統(tǒng)一的立卷管理,再由信息化的管理部門進行統(tǒng)一的歸類,按照文檔的類型、文檔的用處等等,建設完善的檔案信息庫,完成最初步的檔案管理工作。完成這一步之后,要按照數(shù)字條碼管理的方式對這些檔案信息進行規(guī)碼,可以是二維碼,也可以是條形碼,方便后期檔案信息的查詢。第三,要根據(jù)檔案信息的內(nèi)容確定科學的標題,良好的標題可以方便后期的查詢,也可以降低檔案分包管理工作的難度,這就完成了檔案管理的進一步工作,但是,到這一步為止仍需要加強注意力,因其并不意味著正式進入到了入庫階段,還需要對檔案的真實性以及檔案的來源進行二次審查。通過這樣的歸檔分卷標配的方式,完成檔案數(shù)字化建設和檔案移交的初步準備工作。
2)增強檔案管理的系統(tǒng)性。首先,在檔案管理的過程當中,要對各個步驟的主要目的和中心環(huán)節(jié)進行項目任務化的管理,并結合大數(shù)據(jù)的管理思維,做好檔案移交的核對工作,做到一一對應,確保二維碼和條形碼當中反饋的數(shù)據(jù)信息,可以和文件資料當中的內(nèi)容信息一一對應。如果出現(xiàn)任何問題,都要及時向上級的檔案管理部門和檔案的移送部門進行溝通,及時找到正確的檔案信息,避免遺漏。其次,在檔案接收入庫管理的過程當中,也要按照這種信息化的管理方式,成立完善的數(shù)據(jù)庫,為后期的檔案借用和檔案查閱提供方便的信息,同時,還要按照系統(tǒng)化的管理原則,對檔案的內(nèi)容進行實時的更新,避免檔案內(nèi)容過于陳舊。除此之外,還要對檔案的信息進行統(tǒng)計和分析,探討哪一類的檔案查詢的次數(shù)和頻次最高,這樣可以方便后期管理。最后,在檔案管理的過程當中,還要按照系統(tǒng)化的原則對于基礎數(shù)據(jù)進行科學的維護,避免基礎數(shù)據(jù)損失而造成查詢功能的不完善。做好日常管理工作,協(xié)調(diào)好檔案管理人員和檔案管理設備,進行日常的維護,通過統(tǒng)計盤點,發(fā)現(xiàn)哪些檔案已經(jīng)存在了更新不及時的現(xiàn)象。并配合綜合檢索發(fā)現(xiàn)一些無效檔案,或者是密級改變的檔案,進行銷毀或者是其他相應的處理,應用這種系統(tǒng)管理的方式,提高檔案管理的科學化水平。
3)加強入庫管理的數(shù)字化建設。一方面,在檔案入庫之前要按照文檔類型來建設不同的文檔保密盒子,例如,待處理文件和歸類成卷文檔,就要放在不同的管理類別當中,避免混放在一起,影響實際的檔案查詢效果,按照統(tǒng)一化的原則,來對這些檔案進行分門別類的處理,如果后續(xù)還要對檔案進行升級,則需要放置在更大容量檔案這個類別當中,從而方便后期管理減少管理的冗余。另一方面,在檔案管理的過程當中,要按照歸類入檔案袋、歸類入檔案和未歸檔庫、已歸檔庫來進行分門別類的管理,按照數(shù)字化管理原則,來對檔案信息進行編目,從而方便后期查詢工作順利開展,在立卷的基礎之上,來操作數(shù)據(jù)庫的管理工作,尤其是要按照不同用戶的需求和不同管理部門的需求,標定好不同的檔案數(shù)據(jù)庫的應用信息。在刪除、查詢、傳輸、復制的過程中充分應用這個信息來進行全面的維護,實行批量掛接。
除此之外,在檔案管理的過程當中,還要按照科學的管理原則,對于不同信息的編輯類型進行特殊的注意,如果統(tǒng)一歸檔之后,發(fā)現(xiàn)數(shù)字信號對接錯誤的問題,就要進行及時的處理。編目整理過程當中,要對立卷后的檔案劃入不同的類目庫,從而完善歸檔庫的信息,在經(jīng)過編目之后,對于檔案的數(shù)據(jù)信息進行全面的核對。發(fā)放不同顏色的編碼,按照不同的類型進行收規(guī),建設統(tǒng)一的管理體系。
3 信息化背景檔案管理工作中的注意事項
1)電子檔案審閱格式方面的注意事項。微軟公司推出的windows操作系統(tǒng),目前在電腦端占據(jù)絕對的“統(tǒng)治”地位,盡管智能手機發(fā)展迅速,安卓和蘋果系統(tǒng)呈現(xiàn)出分庭抗禮的態(tài)勢,但是在信息化背景,電子檔案依然以windows系統(tǒng)下的word文檔作為主要媒介。曾幾何時,人們對于正版、盜版操作系統(tǒng),金山旗下WPS辦公軟件與word辦公軟件的兼容問題頭痛不已,很多檔案經(jīng)過網(wǎng)絡傳輸之后,輕則出現(xiàn)“格式錯亂”問題,重則直接導致檔案源代碼錯亂,進而內(nèi)容“全毀”。時至今日,隨著微軟公司公布了word的有關代碼,兼容性問題得到了極大改善,但是,這并不意味著檔案管理人員可以放松警惕,一些微小疏忽仍然會給檔案管理工作造成麻煩。
2)電子檔案存儲篩選方面需要注意的問題。上文提到的WPS及word辦公軟件,在文件名結尾處往往存在.docx、.doc等后綴,但此類后綴究竟代表什么意思,很多檔案管理人員不甚理解,故而在執(zhí)行批量篩選、存儲作業(yè)時,經(jīng)常在不經(jīng)意間,漏掉了一些重要檔案文件。比如,某些檔案文件夾中收錄的信息較多,在篩選時,檔案管理人員往往選擇“按文件格式查看”的選項,由此導致.docx和.doc文件相隔甚遠,在批量復制備份時,輕則順序錯亂,重則文件丟失。一般來說,.doc文件可以被視為純文本文檔,即打開、關閉方式非常直接,控制程序并未執(zhí)行其他操作;而.docx文件出現(xiàn)在word2007版本之后,其實質(zhì)上是一種“半壓縮”文件,每次打開、關閉的過程中,系統(tǒng)控制程序執(zhí)行“自動解壓”“自動壓縮”命令。由于速度極快,用戶并不會感受到任何異常。于是,很多時候出現(xiàn)電子檔案丟失時,管理人員無法弄清究竟在何處出現(xiàn)了差錯。由此可見,檔案管理人員在開展日常工作時,必須注意此類問題,每當系統(tǒng)、軟件升級時,需要反復查驗,保證檔案的完整性。
4 結論
綜上所述,通過模塊劃分以及編碼管理等方式,檔案管理的水平可以不斷提升,適應當前的信息化背景發(fā)展背景。從本文分析可知,研究提升檔案管理信息化水平的路徑,有利于我們從問題發(fā)展的角度看待目前檔案管理當中存在的不足。因此,我們要加強系統(tǒng)性研究,不斷豐富研發(fā)的路徑,進行系統(tǒng)的科學設計,提高檔案管理的實際應用效果。
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