牛建軍

摘 要：檔案資源內(nèi)涵豐富，檔案工作者要在檔案收集、整理、借閱等的同時(shí)，深入到檔案庫(kù)房中，了解館藏資源，進(jìn)行再次梳理整合，深層次開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案的價(jià)值

關(guān)鍵詞：檔案資源;開(kāi)發(fā);利用

館藏是檔案館各類檔案、文件、藏品的總稱。這個(gè)詞語(yǔ)對(duì)我們檔案工作者應(yīng)該是最熟悉、最了解的，可是靜心細(xì)想，捫心自問(wèn)我們真正了解它、熟悉它嗎？它不僅僅是一個(gè)檔案專用名詞，它涵蓋了一個(gè)檔案館（室）所有的內(nèi)容，更隱藏著無(wú)窮無(wú)盡的深層內(nèi)涵。對(duì)于每一個(gè)檔案工作者它都是一份天賜的寶藏。我亦是在一次偶爾的查借閱過(guò)程中才驚覺(jué)自己的無(wú)知與對(duì)它的忽視。

事情的經(jīng)過(guò)是這樣的：所整建制搬遷天津辦理黨群關(guān)系轉(zhuǎn)移需借閱一份有關(guān)待遇問(wèn)題的文件，政工處來(lái)人也說(shuō)不清是哪一年的什么文件，打電話詢問(wèn)相關(guān)的老領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)回憶時(shí)間大約是在一九七一年左右，我們翻閱了前后五六年的文書(shū)檔案，都沒(méi)有找到需要的文件。后來(lái)又繼續(xù)往后推，終于在一九八〇年的一份文件中找到了一些線索，后根據(jù)這一線索從上級(jí)部門(mén)復(fù)印了這份文件，辦理了所黨群關(guān)系的轉(zhuǎn)移。

我從本單位檔案室建立之初就從事檔案工作，而且對(duì)自己負(fù)責(zé)的幾個(gè)門(mén)類檔案從一開(kāi)始就介入了，自認(rèn)為對(duì)它們非常了解。正是通過(guò)這次查檔我才真正發(fā)現(xiàn)我們檔案人員只是在管檔案，每天忙于檔案的收集、整理、著錄、借閱等管理工作，從來(lái)沒(méi)有真正全面、深入地了解過(guò)這些館藏檔案 。

我所是建所幾十年的老單位，一九八七年為了適應(yīng)發(fā)展的需要進(jìn)行了搬遷，大部分主體搬遷到了山東煙臺(tái)，檔案也隨之搬走。一九九八年我所檔案考評(píng)定級(jí)時(shí)文書(shū)檔案是從一九八七年以后開(kāi)始建立的，為了檔案全宗的完整性和所史的延續(xù)性，所領(lǐng)導(dǎo)研究決定：將煙臺(tái)搬遷走的文書(shū)檔案全部復(fù)印歸檔，建立一個(gè)完整的全宗。鑒于當(dāng)時(shí)的條件和時(shí)間的緊迫，這部分檔案是很多人按復(fù)印順序直接裝訂整理后裝盒上架的。由于煙臺(tái)搬遷后人員大量分流，這批檔案查閱的情況極少。所以在后來(lái)的管理中并沒(méi)有把它放在同等重要的位置上，考評(píng)定級(jí)后也沒(méi)有重新錄入條目、文件電子化，只是把它作為文書(shū)檔案補(bǔ)充完整的一部分保存，而恰是這一部分記錄著一個(gè)單位的始與根，蘊(yùn)藏著創(chuàng)業(yè)之初的艱辛與輝煌。

這次幾乎是對(duì)這部分檔案進(jìn)行了從頭到尾的徹查，在一份一份仔細(xì)翻閱文件的過(guò)程中，我發(fā)現(xiàn)了很多問(wèn)題：

1）復(fù)印質(zhì)量差。有些文件字跡模糊不清很難辨認(rèn)，有的復(fù)印件存在重影，有的位置特別靠邊已經(jīng)在被裝訂遮擋;

2）裝訂錯(cuò)誤。有的文件不全，文字還沒(méi)有結(jié)束卻找不到后文，有的文件裝訂是反的，有的頁(yè)數(shù)沒(méi)有連續(xù)性根本對(duì)不上;

3）卷內(nèi)目錄和文件不符。目錄上有條目，卷內(nèi)沒(méi)有文件，有的文件在卷內(nèi)，目錄上卻沒(méi)有著錄;

4）這部分檔案全部是手寫(xiě)目錄，有的頁(yè)面復(fù)印效果不好很難辨認(rèn)，一卷檔案無(wú)法從目錄上查找文件，只能一份一份翻閱;

5）巻脊與內(nèi)容不符。從相關(guān)的巻脊中根本查不到所需要的文件，所以找文件只能挨著卷一份一份仔細(xì)查。

6）分類不清，重點(diǎn)不明。有一些關(guān)系到所黨政、土地、建設(shè)、教育、人事、生產(chǎn)方面非常重要的文件與其他文件雜放在一起，很容易讓人忽視，不利于它的安全保管。

這么多問(wèn)題使我陷入了深深地思考，我所檔案室在成立之初，就收藏了全所十個(gè)門(mén)類檔案，以及各級(jí)各類標(biāo)準(zhǔn)、圖書(shū)文獻(xiàn)、內(nèi)部資料、報(bào)刊資料。經(jīng)過(guò)十幾年的不斷收藏、積累以及搬遷時(shí)的大規(guī)?；厥諝w檔，館藏達(dá)到了一個(gè)驚人的數(shù)量。我是否該真正清理一下自己的庫(kù)存檔案。這只是一個(gè)文書(shū)檔案，其他門(mén)類檔案是否也存在這樣的死角;我們只是一個(gè)小小的事業(yè)單位檔案室，如果是一個(gè)大型的檔案館又會(huì)有怎樣的陳年舊事，一代一代檔案人這樣延續(xù)下去，又會(huì)有多少塵封的歷史。檔案館中還有多少被遺忘的、不為人知的收藏。翻閱了這些檔案，才驚嘆于它們歷史價(jià)值的厚重?，F(xiàn)代化的技術(shù)和爆發(fā)性的信息量使檔案人員忙于近期檔案的接收整理，百忙中是否也該回過(guò)頭來(lái)珍視一下手中的這份寶貴資源。

面對(duì)這樣的問(wèn)題我制定了計(jì)劃，采取了一系列必要的措施：

1）徹底清理庫(kù)存資源。對(duì)自己所管門(mén)類檔案進(jìn)行了逐步排查，除這部分文書(shū)文件，還有一些整箱封存歸檔的承包單位會(huì)計(jì)檔案、袋子里裝的很久遠(yuǎn)的零散合同、搬遷時(shí)財(cái)務(wù)部門(mén)委托檔案室搬運(yùn)的重要資料，這些都是當(dāng)時(shí)以各種理由臨時(shí)收歸檔案室作為資料保存，一直沒(méi)有進(jìn)行整理歸檔上架，堆放在那里與整個(gè)檔案庫(kù)房顯得格格不入。不再計(jì)較這應(yīng)該是誰(shuí)的職責(zé)，等著別人來(lái)做。主動(dòng)承擔(dān)起這份工作，不明白的多想多問(wèn)，不確定的請(qǐng)人協(xié)助，不然它永遠(yuǎn)是封存在角落的資料，沒(méi)有人會(huì)主動(dòng)想起并為它解開(kāi)那道枷鎖。有人來(lái)查單位幾次集資建房的收據(jù)，正好是剛剛整理完上架，印象特別深刻，直接就從架子上抽取了出來(lái)，不然他們得在財(cái)務(wù)處的三個(gè)箱子里翻找。

2）針對(duì)那部分文書(shū)檔案存在的問(wèn)題，在保持整體性不變的前體下，首先逐份進(jìn)行校核，甄別內(nèi)容，排定頁(yè)數(shù)，重新裝訂;其次對(duì)應(yīng)卷內(nèi)目錄，做到帳物相符;第三重新錄入卷內(nèi)目錄，在每卷放入新建立的計(jì)算機(jī)目錄并建立總賬，以利于今后的查找調(diào)用。第四對(duì)巻脊與內(nèi)容不符、分類不清，重點(diǎn)不明的情況，在有計(jì)算機(jī)總賬的基礎(chǔ)上不再進(jìn)行大的調(diào)卷工作，這些文件利用計(jì)算機(jī)檢索可以很明確查到所在的卷冊(cè)、位置。第五對(duì)于散放于各卷的關(guān)系到所黨政、土地、建設(shè)、教育、人事、生產(chǎn)方面非常重要文件，通過(guò)掃描制作成電子版文件，形成一套完整系統(tǒng)的所重大事件文件資料匯總，建立目錄，實(shí)現(xiàn)從計(jì)算機(jī)上直接調(diào)用。

3）對(duì)一些不確定的資料請(qǐng)相關(guān)人員進(jìn)行鑒定和標(biāo)注，歸入相應(yīng)的檔案門(mén)類。

4）擴(kuò)大清查范圍，完成整個(gè)檔案室館藏資源的系統(tǒng)清理。

5）在清理館藏資源的基礎(chǔ)上，就每一個(gè)門(mén)類檔案進(jìn)行從頭至尾縱深了解，在了解的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)細(xì)微、新穎、具有特殊意義的閃光點(diǎn)，同時(shí)分析整理出整體的脈絡(luò)，做到心中有數(shù)。為今后的查借閱、編研和其他檔案的開(kāi)發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

整理這些過(guò)去的老檔案，讓我認(rèn)識(shí)到了這些檔案更多的價(jià)值。

1）鮮明的時(shí)代特色。這批檔案從一九六五年到一九八六年，明顯地體現(xiàn)了中國(guó)那一階段的歷史特色，上山下鄉(xiāng)、文化革命、語(yǔ)錄版本，還有當(dāng)時(shí)的大事件，讓你切身感受那份歷史。

2）清晰的身份脈絡(luò)。這批文件不僅能反映我所組建、搬遷、建設(shè)、生產(chǎn)的清晰脈絡(luò)，同時(shí)也反映了祖國(guó)航天事業(yè)的短平快的節(jié)奏，當(dāng)年選址、當(dāng)年設(shè)計(jì)、當(dāng)年施工、當(dāng)年生產(chǎn)，“四個(gè)當(dāng)年”折射著時(shí)代的激情與熱血。

3）認(rèn)真的精神傳承。一些技術(shù)文件都是手工書(shū)寫(xiě)的，工整漂亮的字跡，嚴(yán)密的邏輯分析，精準(zhǔn)的細(xì)節(jié)描述，每一樣都讓人發(fā)自內(nèi)心的佩服。

4）高超的技術(shù)延續(xù)。一些技術(shù)文件記錄了所幾次重要的大型技術(shù)開(kāi)發(fā)，敏捷的思維、新穎的創(chuàng)意、小巧靈活的應(yīng)用無(wú)不給眾人啟發(fā)。

任何付出都會(huì)有回報(bào)：清查檔案庫(kù)房資源的同時(shí)加深了對(duì)庫(kù)房資源的了解，對(duì)所的發(fā)展歷史更加清晰明了;在各門(mén)類檔案中都發(fā)現(xiàn)了一些很好的項(xiàng)目可以作為編研課題向縱深挖掘，這對(duì)今后開(kāi)展檔案編研、更好地開(kāi)發(fā)檔案的價(jià)值具有重大的意義;對(duì)館藏資源深刻入微的了解也為今后的提供利用儲(chǔ)備豐富的線索與經(jīng)驗(yàn)。

了解館藏資源、開(kāi)發(fā)館藏資源、豐富館藏資源這應(yīng)該是一條富有生機(jī)的脈絡(luò)。我們只是一個(gè)單位的小小檔案室，與地方檔案館和社會(huì)大型檔案館還有很大的差距，我們面對(duì)的解決的是內(nèi)部存在的問(wèn)題，大家需要面對(duì)的問(wèn)題和技術(shù)難度會(huì)更多、更大、更艱巨，無(wú)論有什么樣的困難，只要開(kāi)始了并且一直堅(jiān)持下去終會(huì)有圓滿的結(jié)果。每一個(gè)檔案工作者，在檔案管理工作的同時(shí)，一定要深入地了解館藏資源，不僅要做一名檔案管理者，更要做一個(gè)檔案明白人，真正了解檔案、理解檔案、整合檔案資源，深層次地開(kāi)發(fā)檔案的文化價(jià)值，擔(dān)起檔案人的責(zé)任。