孫建霞

摘 要：作為事業(yè)單位的重要工作內容之一，進行人事檔案管理具有重要的意義，其不僅能夠整合相關信息，也可為其他工作部門提供需要的材料，對于事業(yè)單位的有序運行極其關鍵。而現(xiàn)階段的人事檔案管理工作還有諸多不足，本文通過闡述事業(yè)單位人事檔案管理的必要性，探究其優(yōu)化策略。

關鍵詞：人事檔案管理;事業(yè)單位;必要性;優(yōu)化策略

就事業(yè)單位而言，人事檔案管理工作具有重要的價值，其不僅與檔案管理有著緊密的關聯(lián)，也影響著事業(yè)單位的人事制度。根據(jù)人事檔案管理工作，保證每個工作人員檔案的準確性、真實性，科學的利用人才，保證人力資源進行標準、合理的分配，使事業(yè)單位內部結構更加的整體、規(guī)范，保證事業(yè)單位健康發(fā)展。

1 人事檔案管理的必要性

1.1 優(yōu)化管理

隨著時代的進程不斷加快，各行各業(yè)都處于革新中，而在事業(yè)單位中，進行人事檔案管理工作是必要的，也是現(xiàn)代社會的必然需求。在高速信息化的時代，不僅給技術帶來了變革，也對人們的傳統(tǒng)思維產生了較大的影響。鑒于此，人事檔案管理工作得到了人們更多的關注，其不僅要在傳統(tǒng)的工作方式中融入創(chuàng)新的思維觀念，進行優(yōu)化與改進，還需結合信息網絡技術，從而使管理得到優(yōu)化。尤其隨著復雜繁多的人事檔案紙質資料的堆積，大大增加了資料處理的難度，而在人事檔案管理中，通過其與信息技術、互聯(lián)網等結合，極大的減少了工作量，并提高了檔案收集與整合的效率。

1.2 提供保障

在事業(yè)單位的工作中，詳細準確的記錄工作人員的履歷、表現(xiàn)尤為重要，通過工作人員近期的具體表現(xiàn)，從而對工作人員的工作水平進行評估，以采取相應的獎懲措施。對于工作人員而言，績效的高低關系著其切身利益，也是影響工作人員升遷的重要因素。在人事檔案管理工作中，準確的記錄工作人員的績效考核，而事業(yè)單位的管理層根據(jù)所記錄的考核檔案決定工作人員的任用去留，或者職位升遷等。因此，進行檔案管理工作，能夠為工作人員的切身利益提供保障。

2 人事檔案管理的不足

2.1 工作人員水平不足

由于人事檔案管理工作難度相對較小，所需求的專業(yè)知識相對較低，加上其工資相對較低，難以吸引年輕人[1]。正是如此，事業(yè)單位在進行人事檔案管理的工作人員招聘時，降低了招聘要求，具備相應的檔案管理基礎知識即可，從而導致人事檔案管理工作人員的水平整體較低。另外，由于人事檔案管理工作內容的革新，其更依賴于信息技術、計算機技術，這就要求人事檔案管理工作人員具備一定的計算機知識，加上當前社會個人信息泄露嚴重，更需要做好保密工作。顯然，工作人員對計算機的知識掌握較低，也忽視了信息的保密工作，導致個人信息泄露的現(xiàn)象頻繁發(fā)生，從而降低工作效率，難以發(fā)揮人事檔案管理工作應有的職能。

2.2 信息化程度不足

在信息高速發(fā)展的時代，信息技術以及互聯(lián)網技術以深入的應用到各行各業(yè)，對于各行各業(yè)都帶來了巨大的變革，其重要性不言而喻。而在人事檔案管理中，更需要借助信息技術優(yōu)化人事檔案管理，不僅可提高檔案管理的準確性，也能夠減少人事檔案管理的工作量，使人事檔案管理工作更加的科學、規(guī)范。而在實際的人事檔案管理工作中，缺乏與信息技術的有效結合，其多數(shù)還是采取紙質檔案進行資料的記錄，缺乏對電子檔案管理的應用。而現(xiàn)階段事業(yè)單位的工作人員變更頻繁，工作崗位的調換也比較頻繁，傳統(tǒng)的人事檔案管理難以有效的管理，極大的增加了人事檔案管理的工作任務，難以滿足事業(yè)單位的要求。

2.3 忽視人事檔案管理工作

對于事業(yè)單位而言，其主要進行本單位有關的工作，諸如教育、科技等，認為人事檔案管理無關緊要，對事業(yè)單位的運作幾乎不會產生任何影響，從而忽視人事檔案管理工作[2]。由于缺乏對人事檔案管理工作的重視，以及缺乏對人事檔案管理工作的監(jiān)督，以至于人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性、嚴謹性，效率低下的同時且難以發(fā)揮有效的職能，進而有效事業(yè)單位的運作。另外，部分事業(yè)單位雖然對人事檔案管理工作有足夠的重視，但具體措施并未應用于實踐中，進而對人事檔案管理工作的優(yōu)化流于形式，難以提高人事檔案管理的工作效率，從而使事業(yè)單位的發(fā)展受到阻礙。

3 人事檔案管理的優(yōu)化策略

3.1 優(yōu)化管理制度

在人事檔案管理工作中，規(guī)范合理的管理制度極其重要，不僅能夠簡化人事檔案管理的工作流程，也可對人事檔案管理工作進行指導，從而提高人事檔案管理的工作效率[3]。在管理制度的優(yōu)化中，需要細致的劃分檔案管理的工作內容，對不同的工作內容進行明確的分類，省去不必要的工作流程。通過對管理制度的優(yōu)化改進，使人事檔案管理工作更加的整體性、系統(tǒng)性，通過明確細致的劃分，能夠在查閱或者取用某些檔案資料時，能夠在較短的時間內完成。另外，還需制定合理有效的監(jiān)督方案，能夠對日常的人事檔案管理工作進行有效的監(jiān)督，保證具體的工作方案落實于實踐中。在檔案管理中，還應該重視對有效信息的采集，對于無效的信息應該剔除，保證檔案資料的科學性，同時減少了人事檔案管理的工作量。

3.2 提高工作人員水平

在人事檔案管理工作中，其工作效率主要取決于工作人員的工作能力，鑒于此，提高工作人員的水平極其重要。其一，制定嚴格的人才聘用方案，并使選拔流程公開透明，防止濫用職權的現(xiàn)象發(fā)生，選取專業(yè)知識豐富的人才。其二，還應該重視對工作人員的培訓，在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，對工作人員的要求更高，不僅需要掌握人事檔案管理的理論知識，還應該熟悉計算機知識，能夠操作計算機設備等。因此，需制定科學合理的培訓方案，培訓工作人員關于人事檔案管理所涉及的知識，以提高工作人員的能力。另外，還需培養(yǎng)工作人員的責任心，提高工作人員的綜合素質，要求工作人員需端正工作態(tài)度，積極完成工作任務。需制定與之契合的獎懲制度，對于消極工作或者怠工的工作人員予以懲戒，對于績效考核優(yōu)秀的工作人員予以額外的獎勵，提高其工作積極性。還應該重視對工作人員的人文關懷，無論是工作上還是生活中的困難都可予以相應的幫助，以提升凝聚力，除此之外，根據(jù)工作人員的訴求合理的調整薪資結構，適當?shù)奶嵘べY等。

3.3 重視對信息技術的應用

隨著信息技術滲透各個領域，各行業(yè)越來越依賴信息技術帶來的便利，鑒于此，在人事檔案管理工作中，合理的應用信息技術是必然的，也是今后人事檔案管理工作的開展方向。通過對電子信息技術的有效結合，不僅能夠使人事檔案管理更加的準確規(guī)范，也能夠減少人力資源，大大的提高了工作效率。電子信息技術不僅具有實時高效的信息傳輸優(yōu)勢，且能夠以極快的速度對資源、信息進行歸納、分析，也能夠在極短的時間內找到想要的檔案資料。相較于人工而言，電子信息技術的準確性更高，不易出錯。且通過電子檔案進行保存，不宜造成檔案資料的丟失，而傳統(tǒng)紙質的保存時間相對較短，易出現(xiàn)紙質老化等問題，而電子檔案顯然規(guī)避了此類問題，優(yōu)勢顯著。

4 結語

在事業(yè)單位中，人事檔案管理工作發(fā)揮著重要的價值，在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，還具有諸多缺陷，需針對其中的不足進行優(yōu)化改進，促進人事檔案管理的革新，以保證事業(yè)單位健康發(fā)展。

參考文獻

[1]周菲.淺析事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性[J].檔案管理，2017（5）.

[2]劉雨，王中菲.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及應對措施[J].長江叢刊，2017，（3）：152-152.

[3]朱麗麗.淺析科研事業(yè)單位人事檔案信息化建設的重要性[J].農業(yè)科研經濟管理，2017.