卞龍才

摘 要：檔案管理是銀行內(nèi)部管理的一個(gè)重要方面。在過(guò)去，由于我們常常忽視了銀行檔案管理當(dāng)中的成本控制，所以導(dǎo)致了管理成本偏高，引起了較大程度的浪費(fèi)。為此，我們需要在今后的工作當(dāng)中加強(qiáng)成本控制，在確保管理收益的前提下盡可能減少管理成本。尤其是在信息化手段已經(jīng)高度普及的今天，給成本控制方式帶來(lái)了有效的革新。對(duì)此我們也要以此為突破口，努力做好銀行檔案管理當(dāng)中的成本控制。下面，我們就針對(duì)這方面的課題進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：銀行;檔案管理;信息化管理;成本控制;方案

1 引言

如今，銀行檔案管理的水平已經(jīng)有了較大提升，但是在實(shí)際應(yīng)用中也面臨著很多新問題[1]。新時(shí)期的銀行業(yè)，不僅要提升銀行的工作質(zhì)量，還要在降低管理成本，加強(qiáng)成本控制上面入手。尤其是今年，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)狀況整體不景氣，因此減少成本開支更是非常重要的。

那么，如何才能夠有效地控制銀行檔案管理的成本？具體我們可以從轉(zhuǎn)變管理理念、完善管理機(jī)制以及改善信息化管理手段等角度入手。以下我們就具體討論。

2 銀行檔案管理的主要成本開支淺析

銀行檔案管理的成本控制，分別廣義與狹義兩方面的概念。其中，前者指的是日常的成本控制，也就是銀行給予相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，采取一定的手段，將檔案管理的成本開展必要的計(jì)量、監(jiān)督、指導(dǎo)與修正等。而后者則是在前者的基礎(chǔ)上，還包含了事前成本控制。

金融體制改革及信息技術(shù)的發(fā)展，給銀行檔案管理工作的管理及開發(fā)利用帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[2]。從目前銀行檔案管理的狀況來(lái)看，其主要成本開支體現(xiàn)為下列方面：

1）人力成本。銀行為了有效地執(zhí)行檔案管理，必然要建立一支檔案管理方面的人員隊(duì)伍。因此在這方面必然要承擔(dān)相應(yīng)的成本開支，如工資成本等。

2）設(shè)施和物料成本。如今，大部分銀行都實(shí)現(xiàn)了信息化管理。因此在其檔案管理上面一般也是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)開展整理、維護(hù)等。所以在這方面自然就要承擔(dān)一部分的成本開支。不僅包括計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的采購(gòu)開支，而且也包括后期維護(hù)方面的開支。此外，在購(gòu)進(jìn)檔案管理軟件及平時(shí)所需的紙張等上面，同樣需要承擔(dān)一定的

成本。

3）管理場(chǎng)地及管理流程方面的成本。由于銀行檔案管理是一個(gè)比較龐大的系統(tǒng)，所以需要比較大的管理場(chǎng)地，需承擔(dān)較多的場(chǎng)地成本。此外，在檔案管理流程當(dāng)中，也需要一定的成本投入。

3 現(xiàn)階段銀行檔案管理當(dāng)中的主要問題

由于銀行檔案管理是個(gè)比較環(huán)環(huán)相扣的系統(tǒng)，也需要不同的流程互相配合。而一些銀行在平時(shí)往往只注重業(yè)務(wù)建設(shè)，對(duì)于檔案管理方面缺乏重視，平時(shí)也不注重這方面的建設(shè)，這就導(dǎo)致了一系列的問題，造成不必要的成本浪費(fèi)。這些問題主要體現(xiàn)在如下方面：

1）缺乏成本管理方面的理念及思路。一些銀行的管理層對(duì)于檔案管理成本控制方面缺乏足夠的重視，覺得成本控制不過(guò)是銀行工作當(dāng)中的“附屬品”，并不能直接給銀行帶來(lái)多少直接的收益。因此在日常的工作當(dāng)中往往比較忽略這一塊，檔案管理人員的成本控制意識(shí)普遍欠缺，也沒能形成具體可行的檔案管理思路。

2）人力資源成本的浪費(fèi)。目前，一些銀行在檔案管理的人力資源成本方面出現(xiàn)浪費(fèi)的狀況。主要原因在于人浮于事，冗員過(guò)多，這就無(wú)形當(dāng)中增加了不必要的工資成本。此外，還有一些檔案管理人員由于不熟悉信息化檔案管理的手段，特別是當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，往往不知如何檢修，銀行不得不花錢請(qǐng)專門的人員來(lái)進(jìn)行檢修。這樣又會(huì)導(dǎo)致成本的增加。

3）檔案信息化管理系統(tǒng)的質(zhì)量較差導(dǎo)致檢修成本增加?，F(xiàn)在，一些銀行的檔案信息化管理系統(tǒng)由于質(zhì)量不過(guò)關(guān)，使用質(zhì)量較差，就會(huì)導(dǎo)致檢修成本增加。比如，有的銀行的檔案信息化管理系統(tǒng)故障率較高，在使用的過(guò)程當(dāng)中不僅容易因反復(fù)維修而增加成本，還容易給正常的檔案管理工作帶來(lái)影響。還有的銀行的檔案信息化管理系統(tǒng)甚至因質(zhì)量不過(guò)關(guān)而縮短使用壽命。這樣，就會(huì)增加設(shè)備更新方面的成本。這主要是同經(jīng)費(fèi)緊缺以及不注意設(shè)備建設(shè)等原因相關(guān)的。

4）檔案保管及利用兩方面匹配度較差。這會(huì)給銀行財(cái)務(wù)資源的正常配置帶來(lái)不利影響，也會(huì)使銀行檔案管理的成本增加。具體體現(xiàn)為電子檔案管理系統(tǒng)沒有得到充分利用，而紙質(zhì)檔案占有的比例仍然過(guò)大。本來(lái)，銀行檔案管理的主要目的有兩方面：一方面在于維護(hù)銀行的正當(dāng)權(quán)益，另一方面在于便于銀行內(nèi)部和外部進(jìn)行查詢。隨著信息化管理手段的不斷普及，根據(jù)最新的法律法規(guī)。除了關(guān)乎到債務(wù)債權(quán)關(guān)系的檔案資料仍然需要保留紙質(zhì)檔案之外，其他的檔案資料都完全可以進(jìn)行電子歸檔。這樣給管理、查閱尤其是異地共享等方面都帶來(lái)了便利。然而受制于一些比較滯后的管理制度，以及出于一些銀行的技術(shù)水平仍然較為落后等原因，不少銀行普及存在著電子檔案的比例不足而紙質(zhì)檔案比例較大的問題。特別隨著時(shí)代的發(fā)展，紙質(zhì)檔案的數(shù)量也在迅速增長(zhǎng)。這就給庫(kù)房的成本產(chǎn)生了增加的因素。不僅平時(shí)的管理成本會(huì)有所增加，而且當(dāng)紙質(zhì)檔案的數(shù)量過(guò)多而庫(kù)房的庫(kù)存量不能滿足需要時(shí)，不得不花錢擴(kuò)建庫(kù)房。這樣就造成庫(kù)房方面的成本被進(jìn)一步增加。由于檔案庫(kù)房的建設(shè)費(fèi)用乃低彈性費(fèi)用，一旦出現(xiàn)迅速提高的狀況，則對(duì)于銀行的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)是一個(gè)很大的拖累因素。

4 銀行檔案管理的主要成本控制措施

為了有效地控制銀行檔案管理當(dāng)中的成本，我們需要在下列方面多加注意：

1）對(duì)檔案管理的成本控制加強(qiáng)重視。作為銀行管理層來(lái)說(shuō)，平時(shí)就要對(duì)于檔案管理方面加強(qiáng)重視。要意識(shí)到檔案管理并不僅僅是銀行日常運(yùn)作當(dāng)中的“配件”，它更是直接服務(wù)于銀行的整體運(yùn)轉(zhuǎn)的。而檔案管理方面的成本控制，又直接影響到銀行整體上的成本控制。所以，銀行在平時(shí)一定要隨著根據(jù)運(yùn)營(yíng)當(dāng)中的具體狀況和需要，不斷地對(duì)于檔案管理的成本控制方案進(jìn)行研討，并及時(shí)地作出調(diào)整，盡量把檔案管理方面的成本壓縮到最小限度。

2）減少人力資源方面的成本。作為銀行的檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，一定要力求避免冗員過(guò)多，人浮于事方面的弊端。人員配置要做到少而精的原則。對(duì)于那些不能勝任工作的人員，要及時(shí)對(duì)其調(diào)整崗位。特別是要加強(qiáng)工作人員在信息化管理方面的培訓(xùn)。這樣一旦系統(tǒng)發(fā)生故障可以自行解決，減少了成本開支。

3）加強(qiáng)設(shè)備采購(gòu)方面的把關(guān)和設(shè)備的日常維護(hù)。銀行在采購(gòu)檔案信息化管理系統(tǒng)時(shí)，一定要注意加強(qiáng)質(zhì)量控制，把好質(zhì)量關(guān)，避免采購(gòu)質(zhì)量不合格的產(chǎn)品。在平時(shí)也要注意做好日常維護(hù)，減少故障的發(fā)生率，減少故障檢修方面的成本。

4）改善檔案保管利用的匹配度。應(yīng)充分利用信息技術(shù)手段，盡可能地用電子替代紙質(zhì)歸檔，以減少紙質(zhì)檔案對(duì)庫(kù)房需求的壓力。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)相關(guān)系統(tǒng)的維護(hù)和保障，適應(yīng)電子數(shù)據(jù)的持續(xù)增長(zhǎng)，及時(shí)進(jìn)行擴(kuò)容和優(yōu)化，支持遠(yuǎn)程查詢，保證響應(yīng)速度。隨著紙質(zhì)檔案的查詢頻率大大降低，則應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)行適度的分類集中管理，通過(guò)集約化有效降低成本。永久保管的檔案可考慮實(shí)行大集中，建設(shè)較高標(biāo)準(zhǔn)的庫(kù)房進(jìn)行管理。

5 結(jié)束語(yǔ)

做好銀行檔案管理當(dāng)中的成本控制，對(duì)于減少銀行整體上的日常成本支出來(lái)說(shuō)，是必不可少的一個(gè)組成部分。對(duì)此我們需要做到的是：及時(shí)地轉(zhuǎn)變理念和思路，做好人員配置方面的優(yōu)化，加強(qiáng)對(duì)于設(shè)備方面的把關(guān)與建設(shè)，提高對(duì)于電子檔案方面的利用率等。

參考文獻(xiàn)

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