馬欣

摘 要：文書檔案作為現(xiàn)代檔案管理學(xué)中較為重要的一項(xiàng)內(nèi)容，并在單位決策和社會(huì)服務(wù)中發(fā)揮著重要憑證價(jià)值。近年來隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及檔案管理理念變化，文書檔案管理工作被注入了新的活力。特別是文書檔案精細(xì)化管理的實(shí)施，不僅能夠進(jìn)一步發(fā)揮出文書檔案的價(jià)值，同時(shí)對(duì)于文書檔案檢索與利用也具有積極的意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案;精細(xì)化管理;意義;路徑

在文書檔案精細(xì)化管理工作中，更強(qiáng)調(diào)管理內(nèi)容的精細(xì)化，通過進(jìn)一步縮減文書檔案管理流程，規(guī)范文書檔案管理內(nèi)容，充分的運(yùn)用信息化技術(shù)，以此來提升文書檔案管理工作的效率，確保文書檔案精細(xì)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。文書檔案作為各單位各項(xiàng)工作開展過程的真實(shí)記錄，其能夠?qū)Ω鲉挝桓黜?xiàng)工作的內(nèi)容進(jìn)行真實(shí)反映。通過做好文書檔案精細(xì)化管理工作，可以促使文書檔案更好的為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，為后期各項(xiàng)工作提供有效的參考和借鑒。

1 文書檔案精細(xì)化管理的意義

1.1 提升文書檔案管理的規(guī)范性和有序性

由于文書檔案資源主要來自日常公文交接和行政管理事務(wù)等，作為各單位較為重要的信息資源，文書檔案管理水平能夠體現(xiàn)出一個(gè)單位公文處理的效率質(zhì)量，更全面和準(zhǔn)確的反映出單位信息管理的質(zhì)量。通過針對(duì)文書檔案實(shí)施精細(xì)化管理，進(jìn)一步精簡(jiǎn)文書檔案管理流程，提升文書檔案管理的規(guī)范性和有序性。

1.2 提升文書檔案資源利用率，滿足檔案查閱需求

當(dāng)前各單位文書檔案資源呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，文書檔案利用要求也發(fā)生了較大的變化，這也要求文書檔案管理人員需要對(duì)文書檔案資源的加工、整合、挖掘和采集等給予更多的關(guān)注。并能夠基于精細(xì)化角度實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的管理，進(jìn)一步優(yōu)化具體的管理流程，促進(jìn)文書檔案信息資源利用率的提升。而且通過精細(xì)化管理，還能夠更好的滿足文書檔案查閱和檢索等需求。

2 推進(jìn)文書檔案精細(xì)化管理的路徑

2.1 做好文書檔案整理和歸檔工作

文書檔案信息來源于單位內(nèi)部和單位外部，其涉及的內(nèi)容十分廣泛，種類繁多，這也增加了文書檔案管理工作的難度。因此在實(shí)際工作中，需要做好文書檔案前端管理工作，即要基于精細(xì)化角度來做好文書檔案整理和歸檔工作。具體實(shí)施過程中需要提前針對(duì)文書檔案歸檔范圍和保管期限進(jìn)行明確，而且在實(shí)踐操作過程中，各單位需要與自身的實(shí)際情況相結(jié)合，進(jìn)一步擴(kuò)大文書檔案的歸檔范圍。對(duì)于不同類別的文書檔案，需要對(duì)其保管期限進(jìn)行明確，并積極做好文書檔案清理、更新和銷毀工作。針對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)的整理和分類，及時(shí)審核文書檔案資料，對(duì)文書檔案編目和分類的內(nèi)容進(jìn)行具體的細(xì)化，以此來促進(jìn)文書檔案管理工作質(zhì)量和水平的提升。

2.2 完善文書檔案精細(xì)化管理機(jī)制

目前文書檔案精細(xì)化管理工作中還沒有完善的制度，這就導(dǎo)致文書檔案精細(xì)化管理工作無法達(dá)到預(yù)期的效果，實(shí)現(xiàn)管理效率不高。針對(duì)這種情況，各單位需要根據(jù)現(xiàn)有檔案管理制度，積極構(gòu)建完善的文書檔案精細(xì)化管理機(jī)制，建立健全文書檔案管理制度，如針對(duì)文書檔案管理、文件歸檔及檔案借閱等方面的制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化，并將各項(xiàng)制度落實(shí)到位，確保文書檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)具有規(guī)范的流程，提高文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)文書檔案管理工作效率的提升。同時(shí)各單位還需要對(duì)文書檔案管理工作給予充分的重視，加大經(jīng)費(fèi)投入，積極進(jìn)行信息化系統(tǒng)建設(shè)，配備完善的信息化設(shè)施，為檔案精細(xì)化管理工作的順利實(shí)施創(chuàng)造良好的條件。而且在實(shí)際文書檔案管理工作中，還需要重視精細(xì)化管理理念的滲透，可以通過建立責(zé)任制，檔案管理人員借助于信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的有效管理，確保文書檔案管理工作的高效性和安全性。另外，文書檔案管理環(huán)節(jié)相對(duì)復(fù)雜，而且各環(huán)節(jié)涉及的內(nèi)容較多，因此通過先進(jìn)的檔案管理制度，能夠進(jìn)一步提升文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。

2.3 搭建精細(xì)化管理流程

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大。文書檔案精細(xì)化管理工作更離不開先進(jìn)技術(shù)的支持。在實(shí)際文書檔案精細(xì)化管理工作中，需要遵循系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化等精細(xì)化管理原則，運(yùn)用精細(xì)化思想來對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行指導(dǎo)，借助于信息化技術(shù)來搭建文書檔案精細(xì)化管理流程，更好的發(fā)揮出文書檔案管理人員的重要作用，促進(jìn)文書檔案精細(xì)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，在保證文件歸檔完整性和查閱便捷性的基礎(chǔ)上，還要進(jìn)一步延伸檔案資料的利用價(jià)值。而且為了能夠進(jìn)一步促使文書檔案精細(xì)化管理工作能夠更好的服務(wù)于單位各項(xiàng)工作的開展，在實(shí)際文書檔案精細(xì)化管理工作中，還需要進(jìn)一步延伸文書檔案資料的服務(wù)功能，具體需要將服務(wù)理念有效的融入到檔案管理工作中來，基于服務(wù)角度來有效的優(yōu)化檔案管理制度和服務(wù)流程，促進(jìn)文書檔案信息資源利用價(jià)值的提升。

2.4 重視現(xiàn)代信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用

信息化環(huán)境下，文書檔案加快了數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程，現(xiàn)代信息技術(shù)在文書檔案收集、整合、存儲(chǔ)、檢索、開發(fā)和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的應(yīng)用，有效的提升了文書檔案精細(xì)化管理的水平。在實(shí)際工作中，需要加快建立電子文件生面、儲(chǔ)存和傳輸?shù)戎贫?，并做好文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為各類電子介質(zhì)。同時(shí)還要積極完善文書檔案管理系統(tǒng)的功能，構(gòu)建文書檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，針對(duì)文書檔案資源進(jìn)行分類，提取有價(jià)值的信息，并進(jìn)行加工編研，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的一站式管理。另外，各單位還需要結(jié)合自身的檢索需求，通過設(shè)置更為人性化的檢索條件，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的快速檢索。

2.5 做好文書工作與檔案管理工作的銜接

在實(shí)際文書檔案精細(xì)化管理工作中，文書工作是基礎(chǔ)，只有做好文書工作，才能為文書檔案精細(xì)化管理工作的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此在實(shí)際工作中需要重視對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員對(duì)各類文件的處理能力，并構(gòu)建更具專業(yè)性的檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)還要對(duì)精細(xì)化文書檔案管理職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，各單位可以基于自身的實(shí)際情況，積極探索檔案部門與業(yè)務(wù)部門之間協(xié)調(diào)配合的文書檔案管理機(jī)制，業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身的職責(zé)及業(yè)務(wù)特點(diǎn)來初步對(duì)文書信息資料進(jìn)行整理和篩選，然后交由文書檔案管理部門實(shí)施精細(xì)化加工，這樣不僅能夠最大限度的統(tǒng)籌人力資源，同時(shí)還能夠確保文書工作與檔案管理工作的有效銜接。

2.6 全面提升隊(duì)伍綜合素質(zhì)

各單位在文書檔案管理工作中，宜樹立精細(xì)化檔案管理理念，并在實(shí)際工作開展過程中要重視人才培養(yǎng)，通過針對(duì)文書檔案管理人員實(shí)施有針對(duì)性的培訓(xùn)，強(qiáng)化文書檔案管理人員的職業(yè)技能、道德觀念和精細(xì)化管理意識(shí)，重視提升文書檔案管理人員職業(yè)的榮譽(yù)感和價(jià)值感，進(jìn)一步強(qiáng)化文書檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能，使其能夠與當(dāng)前文書檔案管理工作更好的適應(yīng)。另外，還要重視文書檔案管理人員信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，進(jìn)一步促進(jìn)其服務(wù)意識(shí)和服務(wù)質(zhì)量的提升。

3 結(jié)束語

由于文書檔案管理工作與各單位的工作質(zhì)量息息相關(guān)，因此各單位需要加快推進(jìn)文書檔案管理方式的改革，將文書檔案精細(xì)化管理作為常態(tài)化工作，積極構(gòu)建完善的制度體系，加快推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，從而更好的發(fā)揮出文書檔案的重要作用。

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