崔珊珊

摘 要：檔案是事業(yè)單位各項(xiàng)事業(yè)正常運(yùn)行中必不可少的數(shù)據(jù)，會(huì)對(duì)其他各項(xiàng)工作的高效開展產(chǎn)生極大影響，加強(qiáng)其有效管理顯得尤為關(guān)鍵。本文立足于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)其檔案接收與管理工作的價(jià)值與對(duì)策進(jìn)行了重點(diǎn)探析，以期順利提升檔案管理有效性。

關(guān)鍵詞：檔案接收;檔案管理;管理對(duì)策

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，單位中所形成的檔案信息持續(xù)增加，傳統(tǒng)的一些檔案管理工作理念與方法已經(jīng)逐步無法滿足新時(shí)期事業(yè)單位的健康發(fā)展需求。作為事業(yè)單位各項(xiàng)工作有序開展的一種重要記錄方式，檔案信息的全面性與可靠性關(guān)系事業(yè)單位各項(xiàng)工作能否有序開展，這時(shí)候加強(qiáng)檔案接收與管理顯得尤為重要，力求可以借助有效的檔案管理活動(dòng)來全面提升事業(yè)單位檔案管理水平。

1 事業(yè)單位檔案接收與管理工作的價(jià)值

檔案接收是事業(yè)單位開展檔案工作的前提。事業(yè)單位檔案管理過程中所形成的文件、會(huì)議記錄、工作總結(jié)與協(xié)議書等都是檔案接收與管理的范圍。檔案管理工作中材料收集的完整性與齊全性可以對(duì)事業(yè)單位的實(shí)際工作面貌進(jìn)行全面、真實(shí)地反映，主要適用于事業(yè)單位工作歷史數(shù)據(jù)與信息的記錄;如果可以有效地收集與整理檔案工作信息，那么可以為準(zhǔn)確、真實(shí)地利用檔案工作數(shù)據(jù)提供可靠支持，尤其是可以顯著提升檔案管理有效性。此外，事業(yè)單位通過有效開展檔案數(shù)據(jù)收集和管理工作，那么可以為其他部門或機(jī)構(gòu)高效開展各項(xiàng)工作提供有效指導(dǎo)。比如，事業(yè)單位中相關(guān)部門與機(jī)構(gòu)在需要相關(guān)檔案信息的時(shí)候如果檔案收集與管理工作存在問題，那么就勢(shì)必會(huì)對(duì)相關(guān)部門與機(jī)構(gòu)的正常工作帶來不利影響。

2 事業(yè)單位檔案接收與管理工作的對(duì)策

2.1 制定健全檔案接收與管理制度

為了使事業(yè)單位順利開展檔案接收與管理工作，離不開健全的工作制度支持，這是規(guī)范相關(guān)檔案管理人員行為，使他們有序開展檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。首先要構(gòu)建滿足本事業(yè)單位的檔案材料收集與歸檔的范圍，具體需要結(jié)合我國國家和事業(yè)單位的相關(guān)規(guī)章制度，保證檔案收集歸檔范圍確定的科學(xué)性與準(zhǔn)確性，避免因?yàn)闄n案收集范圍不合理而影響了最終檔案接收工作的質(zhì)量與效率。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要注意對(duì)文書檔案接收范圍進(jìn)行仔細(xì)地對(duì)照，只要是對(duì)事業(yè)單位的檔案接收與管理工作以及相關(guān)歷史研究具有價(jià)值的檔案材料都需要?jiǎng)潥w到事業(yè)單位檔案接收范圍當(dāng)中。而針對(duì)那些屬于檔案接收范圍的檔案文件材料都需要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求向事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案工作的部門進(jìn)行移交，之后再統(tǒng)一實(shí)行集中管理，任何個(gè)人都不可以將其納為己有。其次，要構(gòu)建健全的檔案文件鑒定制度，事業(yè)單位中的檔案管理部門要嚴(yán)格依據(jù)鑒定原則與檔案保管規(guī)定等，對(duì)接收的檔案文件材料進(jìn)行認(rèn)真審查，避免因?yàn)殍b定失誤問題而影響了相關(guān)文檔材料歸檔的質(zhì)量與效率。最后，要構(gòu)建與健全檔案資料接收歸檔制度。比如，平時(shí)要仔細(xì)地收集和整理檔案文件，力求做到隨辦隨接收和隨歸檔，而相關(guān)的檔案文件在辦理完畢后也要注意及時(shí)進(jìn)行歸檔，切不可將檔案信息留在承辦人或主辦人手中;可以運(yùn)用事業(yè)單位的印章管理方式來對(duì)檔案接收關(guān)進(jìn)行嚴(yán)格管控，印章一般需要由事業(yè)單位中的專人負(fù)責(zé)管理，如可以對(duì)事業(yè)單位檔案信息進(jìn)行接收，或者向上級(jí)匯報(bào)相關(guān)重要資料的過程中做好蓋章工作，以備后續(xù)檔案存檔;要做好事業(yè)單位內(nèi)部檔案工作材料的年終集中接收與歸檔處理全面梳理和整理相關(guān)的歸檔檔案資料，避免檔案資料的持續(xù)性堆積或散失而影響了檔案資料管理有效性。

2.2 注意創(chuàng)新檔案接收與管理方法

在事業(yè)單位開展檔案接收與管理工作期間，為了提高相應(yīng)的工作質(zhì)量與效率，必須要采取切實(shí)可行的檔案接收與管理方法，所以事業(yè)單位必須要高度重視對(duì)檔案接收與管理方法進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)、優(yōu)化與創(chuàng)新，保證可以有效提升檔案管理的有效性。一方面，事業(yè)單位可以創(chuàng)新應(yīng)用檔案一體化管理模式，使檔案資料的接收與歸檔整理等工作可以構(gòu)成一個(gè)完整體。伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，基于信息化來開展文檔一體化管理已經(jīng)成為可能性，這時(shí)候要注意有機(jī)結(jié)合檔案管理和公文處理工作，最大程度利用檔案管理過程中所形成的各種檔案數(shù)據(jù)與相關(guān)工作成果，保證使文書工作與檔案管理工作等之間形成一個(gè)規(guī)范、有序的整體，力求可以持續(xù)對(duì)檔案的歸檔整理工作進(jìn)行持續(xù)性簡(jiǎn)化，不斷提升相應(yīng)工作的效率。與此同時(shí)，可以統(tǒng)一起來紙質(zhì)類和電子類的檔案文件接收與管理工作，尤其是可以創(chuàng)新借鑒電子文件管理思路來指導(dǎo)檔案文件接收與整理管理工作，保證可以逐步推進(jìn)事業(yè)單位的紙質(zhì)和電子類文檔管理工作行程統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。而通過采用這種檔案一體化管理模式也可以對(duì)檔案管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化，提高了相應(yīng)工作的效率，尤其是可以消除不同媒介事業(yè)單位檔案信息之間的瓶頸，這是現(xiàn)代化檔案管理的必然要求。另一方面，可以創(chuàng)新運(yùn)用OA系統(tǒng)等一些先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)來對(duì)檔案管理方面的文件進(jìn)行接收與管理。伴隨著數(shù)字化或電子化辦公的快速發(fā)展，越來越多事業(yè)單位開始推廣和應(yīng)用OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公，這可以給各項(xiàng)工作的有序、高效開展帶來諸多便利。同理，事業(yè)單位如果可以在檔案接收與管理實(shí)踐中創(chuàng)新運(yùn)用OA系統(tǒng)，那么也可以逐步推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，提高檔案管理的效率。比如，檔案管理人員可以借助OA系統(tǒng)來開展檔案文件接收、使用工作，推進(jìn)了檔案文件接收的電子化進(jìn)程，有利于避免檔案文件在接受或使用過程中出現(xiàn)材料缺失問題，大大提升了事業(yè)單位檔案接受與管理的有效性。

2.3 持續(xù)優(yōu)化檔案接收與管理工作

鑒于事業(yè)單位檔案管理工作本身是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)化工作，相關(guān)的檔案管理信息時(shí)刻處于變化過程，所以為了可以更好地提升檔案接收與管理工作的有效性，必須要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，對(duì)檔案接收與管理工作進(jìn)行持續(xù)性改進(jìn)與優(yōu)化，保證可以最大程度提升檔案管理工作的有效性，避免因?yàn)槠渲心稠?xiàng)檔案接收與管理工作問題而影響了最終工作的質(zhì)量。一方面，要做好事業(yè)單位臨時(shí)性檔案文件接收工作。比如，針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的階段性或臨時(shí)性工作所形成的檔案文件要由專門人員負(fù)責(zé)及時(shí)接收和歸納整理，如事業(yè)單位人事部門所接受的養(yǎng)老保險(xiǎn)憑證、人員檔案或者其他合同文件等等，力求按照每人分類接收和歸檔處理的原則開展檔案管理工作;針對(duì)事業(yè)單位組織召開的臨時(shí)性或者重要的會(huì)議也要相應(yīng)地形成一系列檔案文件，保證可以借助檔案文件的有效管理提升它們的整體使用效果。另一方面，要加強(qiáng)檔案接收與管理過程的監(jiān)督管理與指導(dǎo)工作。事業(yè)單位的檔案管理機(jī)構(gòu)與部門針對(duì)檔案管理工作要指派專門的人員負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)化管理，明確檔案收集的基本任務(wù)與責(zé)任，保證可以及時(shí)對(duì)檔案接收與管理工作的責(zé)任進(jìn)行明確，對(duì)相關(guān)工作要求與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行熟悉，這樣才能更好地開展各項(xiàng)檔案管理工作;檔案管理部門也要對(duì)不同部門接收的檔案進(jìn)行仔細(xì)的檢查，針對(duì)歸納不齊全或不完整的部門要責(zé)令整改，保證可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決事業(yè)單位檔案管理中存在的異常問題，全面確保整體檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

總之，檔案接收與管理工作是確保事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)有序開展的重要保障。在事業(yè)單位開展檔案接收與管理工作期間，可以從制定健全檔案接收與管理制度、注意創(chuàng)新檔案接收與管理方法和持續(xù)優(yōu)化檔案接收與管理工作幾個(gè)方面出發(fā)，科學(xué)制定檔案接收與管理方案，這樣可以不斷提升事業(yè)單位的檔案管理有效性，確保事業(yè)單位健康發(fā)展。

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