李丹

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理工作要求也日益增多，因此，檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題也有上升態(tài)勢(shì)。為此，各個(gè)事業(yè)單位要提高對(duì)檔案管理的重視，意識(shí)到檔案管理工作會(huì)帶來(lái)何種影響和檔案管理中現(xiàn)存的問(wèn)題，提出相應(yīng)的對(duì)策，以期提高事業(yè)單位檔案管理的整體工作水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作效率;思考

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其檔案管理工作占據(jù)極為重要的位置，在整體工作中占據(jù)重要一環(huán)，可以說(shuō)是其他所有工作的基礎(chǔ)，為其他工作順利進(jìn)行提供保障。檔案管理效率高低將直接影響其他工作質(zhì)量，但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和事業(yè)單位規(guī)模的擴(kuò)大，日常工作中所產(chǎn)生的檔案資料成倍增長(zhǎng)，這位檔案管理人員帶來(lái)了巨大工作壓力，其中存在的對(duì)檔案管理重視度不高、人員管理能力不強(qiáng)、檔案管理制度有待完善以及檔案管理信息化程度不高等問(wèn)題日益顯露。我國(guó)已步入社會(huì)主義新時(shí)期，各事業(yè)單位必須要提升對(duì)于自身檔案管理工作的重視，保證自身檔案管理工作效率的提升，促進(jìn)其他工作的進(jìn)步，更好滿足時(shí)代需求，促進(jìn)各單位平穩(wěn)健康發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理的必要性

1）順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，隨著上世紀(jì)九十年代電腦及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，信息化的概念逐步席卷世界各行各業(yè)。在這樣的大背景下，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)隨著時(shí)代的步伐前進(jìn)，因此，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化迫在眉睫。所謂的事業(yè)單位檔案管理信息化是指打破以往的紙質(zhì)檔案管理，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化與信息化?？梢哉f(shuō)，在這個(gè)高速發(fā)展的時(shí)代，以往的事業(yè)單位檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，因此，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化是一個(gè)必然的過(guò)程。2）檔案使用方式多樣化，目前我國(guó)事業(yè)單位正在處于深入改革階段，事業(yè)單位不僅僅是黨和政府各項(xiàng)公益事業(yè)的主要承擔(dān)者，更肩負(fù)著搜集社會(huì)相關(guān)信息以及有效服務(wù)于人民群眾的重要職能。隨著我國(guó)公共事業(yè)的迅速發(fā)展，社會(huì)公眾對(duì)于事業(yè)單位的檔案資源方面也提出更高的要求，不僅僅政府的相關(guān)決策要調(diào)用事業(yè)單位的檔案資源，人民群眾的生產(chǎn)生活也需要事業(yè)單位定期公布相關(guān)社會(huì)公益事業(yè)的信息。并且隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，人民群眾對(duì)事業(yè)單位公布檔案信息的形式也有了更高的要求，對(duì)其形式、樣式以及途徑的要求也隨之提高，對(duì)事業(yè)單位檔案的準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性也有了新的期待。因此，只有事業(yè)單位加強(qiáng)信息的保存與高效的使用能力才可以更好的滿足社會(huì)的需求。

2 提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的思考

2.1 建立完善的管理制度

傳統(tǒng)人事檔案管理中，由于缺乏合理、有效的管理制度，導(dǎo)致工作人員管理水平得不到長(zhǎng)足提高，也使得員工間沒(méi)有十足的默契共同推動(dòng)工作效率的提高。若要進(jìn)一步提高事業(yè)單位人事檔案管理水平，就應(yīng)從最基本的制度抓起，建立起一個(gè)良好的管理制度，讓檔案管理人員在制度中不斷提高工作效率，也提高員工彼此間的默契配合度。要達(dá)到整個(gè)人事檔案管理更加有效，就需所在職工作人員明確自己的職責(zé)所在，在自己職責(zé)范圍內(nèi)更加出色的完成本職工作。同時(shí)職工也要了解違反管理制度后的處罰，以致能更好推動(dòng)工作的完成。對(duì)于建立完善的管理制度，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員可以聽(tīng)取職工的意見(jiàn)，采取民主的方式制定相關(guān)要求，如是否需要模仿優(yōu)秀事業(yè)單位的人事檔案管理來(lái)提高工作效率;如果部分職工對(duì)管理制度并不是很遵守，是通過(guò)人事檔案管理總負(fù)責(zé)人去解決還是以事業(yè)單位名義去解決;如果總負(fù)責(zé)人去解決后未能達(dá)到事業(yè)單位要求又應(yīng)如何處理;如果事業(yè)單位處理造成人事檔案管理總負(fù)責(zé)人不滿該如何處理等。為每一工作中存在以及淺存的問(wèn)題提出解決方案，增加檔案管理職工對(duì)管理制度的認(rèn)可，提高工作效率。同時(shí)工作過(guò)程中領(lǐng)導(dǎo)班子要走進(jìn)管理人員中，通過(guò)滲入工作崗位明確知道管理制度哪些方面存在不足，如處罰力度下、員工懈怠工作等，不僅后期完善管理制度時(shí)可以有側(cè)重的進(jìn)行，還可以讓職工意識(shí)到事業(yè)單位對(duì)此部門(mén)的重視，從而潛意識(shí)中提高職工對(duì)工作的認(rèn)真度。

2.2 加強(qiáng)重視，增強(qiáng)檔案管理人員綜合能力

綜合能力較強(qiáng)的檔案管理人員能夠嚴(yán)格按照管理制度和相關(guān)要求對(duì)檔案管理工作各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行管理和監(jiān)督，促使檔案管理工作的開(kāi)展更具有效性和規(guī)范性。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員能力方面的重視度，充分意識(shí)到檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性，進(jìn)而根據(jù)單位檔案管理工作的實(shí)際內(nèi)容和發(fā)展需求，結(jié)合檔案管理人員的工作情況制訂全面合理的培訓(xùn)計(jì)劃。其次，聘請(qǐng)專業(yè)人員為檔案管理人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，幫助管理人員能夠深入全面了解檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容及規(guī)范要求，不斷形成正確的管理意識(shí)和工作態(tài)度。同時(shí)需要時(shí)刻關(guān)注社會(huì)形勢(shì)變化，定期對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整完善，確保有關(guān)檔案管理的新知識(shí)和新技能能夠及時(shí)傳授給檔案管理人員。另外，新時(shí)代發(fā)展背景下，事業(yè)單位還需培養(yǎng)檔案管理人員一定的信息技術(shù)操作能力，能夠熟練運(yùn)用軟件及設(shè)備開(kāi)展檔案管理工作，為檔案管理工作的信息化發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

2.3 構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化

一般情況下，事業(yè)單位的檔案信息十分復(fù)雜且龐大，讓有限的檔案管理工作人員去負(fù)責(zé)所有的檔案管理工作是不現(xiàn)實(shí)的，檔案管理人員更多的是對(duì)檔案信息進(jìn)行整體的處理分析，而沒(méi)有辦法滿足每一個(gè)工作人員對(duì)檔案信息的需求。這就需要事業(yè)單位努力構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化，讓員工通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以獲取更多的檔案信息。事業(yè)單位要讓技術(shù)型人才和檔案管理人員合作，共同構(gòu)建一個(gè)信息化檔案管理平臺(tái)，將檔案信息全部錄入其中，同時(shí)將員工信息也上傳到網(wǎng)站上，進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配。應(yīng)注意的是，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案信息和員工進(jìn)行權(quán)限等級(jí)設(shè)置，越重要的檔案信息需要越高的權(quán)限，實(shí)行有效的權(quán)限管理和控制。對(duì)于十分重要的檔案信息，還需要員工在信息平臺(tái)上得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的許可，才可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行查詢?yōu)g覽。同時(shí)通過(guò)信息化檔案管理平臺(tái)，工作人員可以及時(shí)上傳最新的檔案信息，并發(fā)布各種與檔案信息相關(guān)的內(nèi)容，豐富事業(yè)單位的信息庫(kù)，讓每一位員工既可以通過(guò)平臺(tái)獲取信息，也可以進(jìn)行檔案信息的反饋或補(bǔ)充，讓整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作能夠不斷完善，推動(dòng)檔案管理工作深入發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)部門(mén)間信息交流

信息孤島現(xiàn)象的出現(xiàn)極大降低了檔案資源作用的發(fā)揮，因此加強(qiáng)各部門(mén)間信息交流極為必要，加強(qiáng)部門(mén)間、單位間信息的傳遞和交流、構(gòu)建系統(tǒng)且完善的統(tǒng)一檔案管理體系對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展有極為關(guān)鍵的意義，是單位實(shí)現(xiàn)檔案管理有效性提升必須實(shí)施的一項(xiàng)策略。檔案管理體系的建立有利于打破部門(mén)間“信息孤島”困境，提升檔案資源使用有效率，在提升檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上為單位發(fā)展提供信息支撐。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作的高效開(kāi)展可為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供有效推力。但目前檔案管理工作在實(shí)際進(jìn)行過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，需要當(dāng)?shù)卣I(lǐng)導(dǎo)及檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員能夠加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的高度重視，通過(guò)增強(qiáng)檔案管理人員綜合能力、高效應(yīng)用信息技術(shù)、完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、建立合理檔案管理制度等方式不斷優(yōu)化檔案管理流程，提升檔案管理信息化應(yīng)用水平，即使在機(jī)關(guān)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革過(guò)程中，也能促使檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中更具合理性、高效性和有序性。

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