李麗

摘 要：科研單位的工作隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的潮流越來(lái)越受到國(guó)家的重視。近些年來(lái)國(guó)家不斷擴(kuò)大科研單位的規(guī)模和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，基建檔案的數(shù)量由此激增?；诖?，傳統(tǒng)的基建檔案整理及歸檔方式已然不能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，因此需要采用合適的方式進(jìn)行科研單位的基建檔案整理及歸檔工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理;基建檔案;整理;歸檔

基建檔案是工程建設(shè)期間形成的具有一定保存價(jià)值的資料，常以文字、圖紙、影像、電子文件等形式出現(xiàn)。隨著我國(guó)邁入信息化時(shí)代，為基建檔案的整理及歸檔工作提供了新思路。在新形勢(shì)下，轉(zhuǎn)變檔案的管理模式，提升整理及歸檔工作水平，做到與時(shí)俱進(jìn)，是發(fā)揮基建檔案管理作用的新要求。

1 新形勢(shì)下基建檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 基建工程項(xiàng)目增長(zhǎng)幅度大

國(guó)家對(duì)于科技項(xiàng)目一直秉持著大力扶持的態(tài)度，在此形勢(shì)下，我國(guó)的科技得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。因此各科研單位如雨后春筍般增多，且國(guó)家的扶持力度也在不斷提升，為科研人員提供了良好的科研條件，有效地提升科研單位的創(chuàng)造能力和創(chuàng)新能力。

1.2 基建檔案不斷增多，推進(jìn)檔案管理模式做出改變

科研單位原有的基建材料產(chǎn)出主要是工程施工過(guò)程中所涉及的材料內(nèi)容——工程前期規(guī)劃的審批材料、施工后的驗(yàn)收文件、竣工審核工作表等。但隨著基建工程的增加，基建檔案在原有的基礎(chǔ)上新增了更多的內(nèi)容——申報(bào)書(shū)、專(zhuān)項(xiàng)書(shū)、可行性報(bào)告、經(jīng)費(fèi)決算表等。這一系列變動(dòng)，促使檔案管理模式進(jìn)行不斷地改變，由原來(lái)的單一部門(mén)進(jìn)行資料的收集整理與保存，轉(zhuǎn)變成由較為專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理，同時(shí)也加大了各部門(mén)與檔案管理部門(mén)的配合程度，促進(jìn)基建檔案的審查、整理以及歸檔工作的有序性[1]。

2 提升基建檔案整理及歸檔問(wèn)題的措施

誠(chéng)然大部分的科研單位已然根據(jù)現(xiàn)有的形式對(duì)自身的基建檔案管理工作進(jìn)行了變革，但在實(shí)際施行過(guò)程中仍舊存在些許問(wèn)題亟待解決。例如由于基建檔案的材料收集持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，所涉及的單位與部門(mén)較多，導(dǎo)致基建檔案不能夠及時(shí)進(jìn)行歸檔的問(wèn)題。其次是關(guān)于科研單位工作人員管理意識(shí)不夠強(qiáng)，或是專(zhuān)業(yè)知識(shí)較為缺乏，不能夠很好地對(duì)基建檔案進(jìn)行整理及歸檔。最后還有一部分科研單位仍舊采用較為傳統(tǒng)的基建檔案管理手段，不能夠根據(jù)信息化時(shí)代的特征做出相應(yīng)的改變。針對(duì)這些問(wèn)題，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手，切實(shí)提升基建檔案整理及歸檔的能力。

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，建立相應(yīng)的規(guī)章制度

基建檔案的整理及歸檔是一項(xiàng)較為系統(tǒng)且全面的工作，具有較強(qiáng)的體系性。資料內(nèi)容涵蓋面積廣泛——前期工程報(bào)建、設(shè)計(jì)、勘察，中期施工、監(jiān)理，后期竣工驗(yàn)收、結(jié)算、決算、審計(jì)等。在工程建設(shè)過(guò)程中要不斷增強(qiáng)工作人員的檔案管理意識(shí)，避免因?yàn)橘Y料收集不完善或是不及時(shí)等原因?qū)е碌臍w檔緩慢，確保檔案利用率提升。信息時(shí)代的到來(lái)，檔案有效的開(kāi)發(fā)和利用會(huì)取得較大的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益，因此需要公司建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度。公司應(yīng)依照國(guó)家的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)結(jié)合自身的發(fā)展需要建立有效的基建檔案管理制度，使工作人員能夠有制度可以更好地進(jìn)行基建檔案整理及歸檔工作。

在建立規(guī)章制度的同時(shí)要增強(qiáng)檔案管理人員的對(duì)工作的重視程度。首先通過(guò)定期開(kāi)展學(xué)習(xí)等形式使其思想觀念得以轉(zhuǎn)變，形成較為積極主動(dòng)的工作態(tài)度。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)層也要對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，將檔案管理工作納入日常工作議程，同時(shí)實(shí)行責(zé)任承包制，制定獎(jiǎng)懲規(guī)定，將具體的工作劃分落實(shí)到人頭，確保實(shí)現(xiàn)工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展起到至關(guān)重要的影響。目前大部分企業(yè)的基建檔案管理人員數(shù)量較少，部分企業(yè)更是要一人身兼數(shù)職，除了對(duì)基建檔案的收集、整理以及歸檔以外還要完成其他工作任務(wù)，導(dǎo)致其對(duì)于基建檔案的管理程度并不深[3]。尤其是當(dāng)人員本身的檔案管理素質(zhì)參差不齊時(shí)，建設(shè)項(xiàng)目一旦增多，基建檔案缺乏專(zhuān)門(mén)的人管理，就會(huì)在后續(xù)出現(xiàn)較為嚴(yán)重的問(wèn)題。因此加強(qiáng)檔案人員的綜合素質(zhì)是企業(yè)發(fā)展的必然要求。首先要求檔案管理人員具備對(duì)工作重要性的認(rèn)知，加強(qiáng)其工作的責(zé)任感，為基建檔案整理及歸檔工作無(wú)私地奉獻(xiàn)。其次要對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，除了最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還應(yīng)對(duì)新形式的檔案管理手段進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，確保企業(yè)的管理手段能夠與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的學(xué)習(xí)，熟練掌握其操作流程，提升現(xiàn)代化管理水平，確保能夠以較高的效率和質(zhì)量完成基建檔案管理工作。

2.3 利用信息技術(shù)，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作

信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，信息化手段已然應(yīng)用至各行各業(yè)，科研單位作為科技的前沿單位，更應(yīng)以更高效的數(shù)字化管理方式推進(jìn)自身的基建檔案管理工作。首先是對(duì)于工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，從初期保健到后期竣工，完整的流程都應(yīng)該有應(yīng)用相關(guān)軟件的電子文檔作為存檔留存，例如施工圖、設(shè)計(jì)圖、招標(biāo)文件、竣工結(jié)算審計(jì)報(bào)告等，這些資料在收集過(guò)程中就應(yīng)做到及時(shí)備份，防止數(shù)據(jù)丟失造成的損失。同時(shí)各項(xiàng)文件在收集過(guò)程中也應(yīng)與建設(shè)項(xiàng)目保持一致，及時(shí)根據(jù)施工過(guò)程中的變更而更新所掌握的文件文檔。同時(shí)，在整理全套項(xiàng)目檔案的過(guò)程中要根據(jù)文件的重要性以及單位后期對(duì)于文件的需求性而進(jìn)行檔案的歸檔，適當(dāng)增加較為重要的檔案分?jǐn)?shù)以備不時(shí)之需。最后在檔案形成的過(guò)程中，要將信息化管理的優(yōu)勢(shì)凸顯，將檔案文件中的數(shù)據(jù)格式保持規(guī)范性和一致性。建立起電子文件保護(hù)系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的存儲(chǔ)和后期使用[2]。

3 結(jié)論

總而言之，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，科研單位的基建項(xiàng)目逐漸增多，檔案的類(lèi)型也呈現(xiàn)上升的趨勢(shì)。在此情況下，科研單位的檔案整理及歸檔問(wèn)題逐漸突出。相關(guān)科研單位在進(jìn)行基建歸檔工作時(shí)要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)工作安排進(jìn)行較為合理的調(diào)整，保證基建檔案資料的完整性和規(guī)范性，為公司后期發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]繆愛(ài)英，邱艷，管志權(quán).新形勢(shì)下高校基建檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2018，734（24）：264-265.

[2]顏育珊.新時(shí)期基建檔案整理與歸檔問(wèn)題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，313（08）：126-126.

[3]于民.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].傳媒論壇，2018，1（13）：156-157.