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        新形勢(shì)下企業(yè)文書檔案管理工作的創(chuàng)新思考

        2020-11-30 09:09:12陳斐然
        卷宗 2020年27期
        關(guān)鍵詞:監(jiān)督檢查文書檔案管理制度創(chuàng)新

        陳斐然

        摘 要:本文從新形勢(shì)下文書檔案管理工作的重要意義分析入手,針對(duì)現(xiàn)階段文書檔案管理工作存在的問(wèn)題,提出了加強(qiáng)文書檔案管理工作對(duì)策建議,對(duì)于該領(lǐng)域工作人員具有指導(dǎo)意義。

        關(guān)鍵詞:文書檔案管理;監(jiān)督檢查;制度創(chuàng)新

        DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.022

        1 引言

        文書檔案管理作為企業(yè)工作過(guò)程和成果的重要文字載體,能夠全面、詳細(xì)的記錄單位內(nèi)部的工作情況,與此同時(shí),文書檔案管理能夠?yàn)槭褂谜咛峁┲匾纳a(chǎn)生活資料和信息。高效、科學(xué)的文書檔案管理不僅可以為單位內(nèi)部決策提供重要的依據(jù),還有助于提升單位的整體管理水平。

        2 新形勢(shì)下文書檔案管理工作的重要意義

        1)為企業(yè)發(fā)展和管理提供依據(jù)。企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分,在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮著不可或缺的重要作用。文書檔案是有效記錄企業(yè)及分支機(jī)構(gòu)的住所、業(yè)務(wù)范疇、行業(yè)信息、法人代表以及開辦資金等資料與業(yè)務(wù)的重要載體。針對(duì)上述資料與業(yè)務(wù)進(jìn)行科學(xué)的開發(fā)利用,不僅能夠促進(jìn)企業(yè)的有序發(fā)展,同時(shí)能夠進(jìn)一步提升企業(yè)內(nèi)部管理的效率。

        2)為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供法律憑證。企業(yè)的文書檔案管理涵蓋單位成立、日常工作、變更直至注銷的全部信息,是企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)的真實(shí)記錄和體現(xiàn)。上級(jí)主管部門能夠通過(guò)文書檔案的查閱,準(zhǔn)確掌握企業(yè)在開展工作的過(guò)程匯總是否存在違規(guī)操作行為,本身具有一定的法律效力。

        3 文書檔案管理工作存在問(wèn)題分析

        結(jié)合現(xiàn)階段各地區(qū)文書檔案管理的情況,認(rèn)為文書檔案管理工作存在問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:1)管理人員綜合素質(zhì)有待提升。調(diào)研中發(fā)現(xiàn),部分單位的文書檔案管理工作者并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn),部分人員并不是該專業(yè)人員,或者是其他崗位調(diào)任而來(lái)。人員素質(zhì)參差不齊,直接影響管理工作的具體開展。2)文書管理和檔案管理工作關(guān)聯(lián)性不足。長(zhǎng)期以來(lái),這兩項(xiàng)管理工作是相互獨(dú)立的,相互之間缺乏統(tǒng)一規(guī)劃,各自發(fā)展的方式不利于形成合力。3)重視程度不足。受傳統(tǒng)觀念的影響,部分單位管理者缺乏對(duì)文書檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí),在文書檔案管理工作中投入的資源不足。領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度不足,主管部分和具體領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行制度創(chuàng)新和工作落實(shí)過(guò)程中投入不足,長(zhǎng)此以往,必然導(dǎo)致文書檔案管理領(lǐng)域的人才外流,制度落后等問(wèn)題。4)信息化建設(shè)相對(duì)滯后。在線辦公和信息化建設(shè)已經(jīng)在相當(dāng)一部分的單位中應(yīng)用,并取得了很顯著的效果,大大提升辦事效率。但是在文書檔案管理中,由于信息化建設(shè)工作量大,資金投入缺乏短期收益,導(dǎo)致部分單位缺乏主動(dòng)進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型的動(dòng)力。5)文件丟失情況時(shí)有發(fā)生。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的文書檔案管理方式較為落后,難以根除檔案遺失的情況;另一方面,文書檔案管理人員流動(dòng)性大,加之部分單位沒(méi)有專職的工作人員,存在一人身兼數(shù)職的情況,在人員更替和工作交接的過(guò)程中,沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)工作交接制度,也導(dǎo)致了一部分信息的丟失。

        4 加強(qiáng)文書檔案管理工作對(duì)策建議

        1)建立健全管理制度。通過(guò)前文的分析可以看到,文書檔案管理制度不健全是導(dǎo)致文書檔案管理問(wèn)題的一大主要原因。為此,相關(guān)單位應(yīng)深入研究本單位的工作實(shí)際情況,結(jié)合文書檔案工作的特點(diǎn),借鑒先進(jìn)單位的管理經(jīng)驗(yàn),健全和完善本單位的文書檔案管理制度。在這一過(guò)程中,為保證文書檔案管理工作落實(shí)到位,相應(yīng)的整改和提升工作取得實(shí)效,應(yīng)建立與之配套的績(jī)效考評(píng)和獎(jiǎng)懲措施,將文書檔案管理納入績(jī)效考核中,對(duì)于作出突出貢獻(xiàn)和有工作業(yè)績(jī)的員工,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),并為其提供晉升的通道;對(duì)于在文書檔案管理中導(dǎo)致重大過(guò)失的員工,應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的懲罰。

        2)加強(qiáng)文書檔案信息化建設(shè)力度。文書檔案管理工作存在工作量大、耗時(shí)長(zhǎng)的特點(diǎn),文書檔案管理涵蓋范圍較廣,在管理中需要投入大量的人力、物力,占用內(nèi)部大量資源,同時(shí)又不會(huì)產(chǎn)生短期經(jīng)濟(jì)效益。這也是大部分單位缺乏文書檔案管理資源投入積極性的一大原因。為此,建議管理部門盡快實(shí)現(xiàn)建立文書檔案管理在線平臺(tái),實(shí)現(xiàn)文書檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下,企業(yè)在引入信息化之前應(yīng)深入挖掘單位內(nèi)部的真實(shí)需求,制定詳細(xì)科學(xué)的建設(shè)方案。首先,應(yīng)加強(qiáng)文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),對(duì)原本分散分布的文字、圖片、錄像等文書檔案資料,完成向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。其次,建立文書檔案信息化管理制度,建立健全一套切實(shí)可行的信息化管理制度,細(xì)化崗位職責(zé)。最后,有條件的單位可以在文書檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中,與辦公一體化系統(tǒng)相結(jié)合,與企業(yè)內(nèi)部辦公流程深入融合。

        3)創(chuàng)新文書檔案管理模式。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系下,企業(yè)傳統(tǒng)的文書檔案管理面臨巨大沖擊,在此背景下,應(yīng)加快文書檔案管理模式的創(chuàng)新工作,實(shí)現(xiàn)文書檔案管理從封閉型向開放型的轉(zhuǎn)變?,F(xiàn)階段,多元化的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)組織蓬勃發(fā)展,文書檔案管理制度正處于新舊交替的階段,企業(yè)在文書檔案管理中不能墨守成規(guī),應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求,構(gòu)建面向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的服務(wù)型文書檔案管理模式。

        在新模式的構(gòu)建過(guò)程中,應(yīng)重視標(biāo)準(zhǔn)化流程和規(guī)章的建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是文書檔案管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ),只有實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化,才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)路化和自動(dòng)化。標(biāo)準(zhǔn)化一方面指的是數(shù)據(jù)資料的標(biāo)準(zhǔn)化,在各類文書檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化的過(guò)程中,應(yīng)明確統(tǒng)一的格式,便于后期整理和調(diào)閱;另一方面指的是管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化,標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)要求細(xì)化崗位職責(zé),為參與文書檔案管理的人員匹配相應(yīng)的工作內(nèi)容,并做好工作交接手續(xù)和內(nèi)容的確定工作。

        4)加強(qiáng)監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查機(jī)制是保證文書檔案管理制度創(chuàng)新和模式優(yōu)化得以落實(shí)和實(shí)踐的基礎(chǔ)工作,沒(méi)有監(jiān)督的工作只能依靠?jī)?nèi)部的自覺(jué)性,長(zhǎng)此以往難免導(dǎo)致人員懈怠。在監(jiān)督檢查機(jī)制的建立過(guò)程中,應(yīng)結(jié)合單位現(xiàn)階段的文書檔案管理實(shí)際情況,不可盲目制定過(guò)高的標(biāo)準(zhǔn),也不能為了屈就現(xiàn)實(shí)情況,失去了對(duì)管理的嚴(yán)格要求。監(jiān)督檢查機(jī)制應(yīng)與上文中的績(jī)效考核和晉升機(jī)制相結(jié)合,將監(jiān)督檢查的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行反饋,并明確整改的時(shí)間表,監(jiān)督后續(xù)改革和提升過(guò)程。

        5)加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)。文書檔案管理工作人員是文書檔案的收集者、編制者和管理者,是文書檔案管理改革措施的落實(shí)者,工作人員的綜合素質(zhì)直接影響文書檔案管理的質(zhì)量。為此,應(yīng)大力加強(qiáng)文書檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),打造一支高素質(zhì),有能力,有擔(dān)當(dāng)?shù)奈臅鴻n案管理隊(duì)伍。首先,單位內(nèi)部應(yīng)建立文書檔案管理人員的繼續(xù)教育體系,注重在崗學(xué)習(xí)和培訓(xùn);其次,應(yīng)適當(dāng)提升文書檔案管理崗位的薪資待遇,吸引更多優(yōu)秀人才加入到文書檔案管理隊(duì)伍中。

        6)加強(qiáng)文書檔案管理保密工作。在文書檔案保密管理工作中,應(yīng)從技術(shù)、人員和管理制度三方面開展工作。首先,嚴(yán)格制定文書檔案查閱和調(diào)用審批制度,嚴(yán)禁非必要的資料查閱,避免信息泄露。同時(shí),對(duì)于不同層級(jí)的員工匹配相應(yīng)的權(quán)限,在資料調(diào)閱中,核實(shí)發(fā)起人的權(quán)限范圍。其次,對(duì)于實(shí)現(xiàn)了文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的單位,應(yīng)建立高等級(jí)的防火墻和安全系統(tǒng),避免重要資料被盜取。最后,應(yīng)加大內(nèi)部工作人員的保密意識(shí)教育,通過(guò)多種形式的宣傳和警示教育,筑牢思想防線。

        5 結(jié)語(yǔ)

        檔案管理工作的基礎(chǔ)是文書,文書管理進(jìn)一步發(fā)展就形成了檔案管理,兩者相互聯(lián)系,相互促進(jìn)。近年來(lái),我國(guó)企業(yè)的文書檔案管理工作出現(xiàn)了新的變化,在此背景下,應(yīng)加強(qiáng)體制機(jī)制建設(shè)、大力推動(dòng)信息化、并加強(qiáng)人員素質(zhì)提升,多措并舉,提升文書檔案管理工作的水平。

        參考文獻(xiàn)

        [1]劉丹.論文書檔案整理對(duì)企業(yè)效能化發(fā)展的意義[J].傳媒論壇,2020,3(18):109+111.

        [2]王鳳.探討文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2020(20):16-18.

        [3]李衛(wèi)華.文書檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的意義及措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(13):178-179.

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