賴曉虹

摘 要：隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)進入到了一個知識經(jīng)濟和信息時代，在這個信息化的時代里，信息已經(jīng)超越了資產(chǎn)成為更重要的戰(zhàn)略資源。檔案作為機關(guān)單位和各企業(yè)建設(shè)的信息資源，檔案的管理工作已經(jīng)成為信息產(chǎn)業(yè)的一部分，只有對現(xiàn)有的檔案管理制度進行不斷的改進和完善，才能夠有效的避免重要檔案的損壞和遺失，確保檔案在機關(guān)和企業(yè)管理的過程中發(fā)揮更加積極的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;規(guī)范化管理;作用

今天，檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)日常管理的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)有關(guān)文字資料和內(nèi)部的人事檔案等，都需要被正確真實的記錄和保存下來，為日后的工作需要提供解決問題的事實資料。近年來檔案管理工作已經(jīng)成為各家企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營等工作過程中進行規(guī)范化管理的基礎(chǔ)條件。作為一名企業(yè)管理者，必須對檔案管理工作加以重視，為企業(yè)在未來的生存和發(fā)展中奠定基礎(chǔ)。

1 檔案管理的概括

我國的各類管理檔案中包括政治、經(jīng)濟、科技和文化和企業(yè)管理等方面的內(nèi)容，對不同時期和不同階段的信息都進行了詳細(xì)的記錄，它是我們對之前事件的回憶和保存，可以為之后的工作提供資料參考。檔案管理水平規(guī)范化的提升，使人們能夠在最短的時間內(nèi)就可以查詢到想要的信息，為我國的現(xiàn)代化建設(shè)提供充足的歷史依據(jù)。

1.1 檔案管理規(guī)范化的必要性

對于機關(guān)和企事業(yè)單位來說，他們在檔案管理的過程中會對文字檔案提出更加嚴(yán)格的要求，在對檔案進行管理的時候要嚴(yán)格遵守相應(yīng)的法律法規(guī)。傳統(tǒng)的檔案管理大多是通過人工手動的方式完成的，但是這對資料檔案的保存和應(yīng)用非常的不利，而且需要耗費大量的人力、物力和財力。這就導(dǎo)致很多部門單位對檔案管理工作的重要性認(rèn)識的不充分，沒有給檔案管理工作足夠的重視，使得眾多的檔案資料在很長一段時間內(nèi)都處于混亂狀態(tài)，因此對檔案工作進行規(guī)范化的管理就顯得十分重要。

1.2 檔案規(guī)范化管理的意義

我國的機關(guān)和企事業(yè)單位的工作氛圍和他們獨特的檔案管理制度都是經(jīng)過很長時間的實踐所總結(jié)出來的。機關(guān)和企事業(yè)單位中保存的檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的一個歷史記錄，因為它的真實性所以它具備很強的說服力。機關(guān)和企事業(yè)單位在工作的過程當(dāng)中，要特別重視對檔案的有效管理，加強對相關(guān)企業(yè)的檔案管理的管理力度，并且提供相應(yīng)的強有力的保障。檔案作為對機關(guān)和企事業(yè)單位內(nèi)部核心資料的記錄和保存的書面材料，因為其真實性有效性而得到了大家的信服;規(guī)范化的檔案管理能夠為企業(yè)的對外發(fā)展搭建一個誠信化的服務(wù)保障平臺，將相應(yīng)企業(yè)和單位的實際管理水平和內(nèi)部的財務(wù)狀況等各項內(nèi)容真實有效的展現(xiàn)在大眾面前，讓大眾進行監(jiān)督，從而提升機關(guān)和企事業(yè)單位的規(guī)范化管理在人們心中的水平;現(xiàn)階段檔案的管理工作已經(jīng)受到了越來越多人的關(guān)注，而且社會上出現(xiàn)的一些熱點也開始逐漸地向此方向移動，這就需要相應(yīng)的檔案管理人員，充分的意識到檔案管理的重要性，加快檔案管理規(guī)范化的建設(shè)，從而實現(xiàn)機關(guān)和企事業(yè)單位實現(xiàn)更加高效的管理目標(biāo)。

2 判斷檔案管理是否規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)

2.1 體制管理是否規(guī)范

運行機制基礎(chǔ)因為能夠使人們對傳統(tǒng)檔案的查詢得到較好的滿足，因而一直被沿用到今天。但是隨著市場經(jīng)濟在發(fā)展的過程中進行了一些有效的的變更以及企事業(yè)單位的有運行機制也根據(jù)發(fā)展的實際情況進行了一定的改革，所以就導(dǎo)致了機關(guān)和企事業(yè)單位原有的檔案管理制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段工作的要求。這就需要對原有的檔案管理工作在符合法律法規(guī)的基礎(chǔ)上進行更加規(guī)范化的管理，規(guī)范化檔案管理體系的構(gòu)建可以有效的提升檔案管理的效率，從而滿足人們對檔案便捷化查詢需要。不論是對哪一種管理體制進行調(diào)整，都需要有相應(yīng)的部門的幫助和協(xié)調(diào)，需要在調(diào)整的過程中根據(jù)實際的工作需求，對相應(yīng)的管理體制進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，幫助部門的工作效率得到更好的提升。在檔案管理的過程中，為了檔案管理更加規(guī)范化，可以采取工作責(zé)任制度，也就是將具體的工作落實到具體的人員身上;也可以制定相應(yīng)的獎懲制度，通過以上的兩種防止，可以充分調(diào)動相應(yīng)的工作人員在檔案管理工作中的積極性，從而對規(guī)范化體制管理更加有利，最終使檔案管理水平得到有效的提升。

2.2 信息化建設(shè)是否完備

信息化體制的構(gòu)建能夠滿足不同人群對于檔案查詢的服務(wù)的需求，將時間成本控制在最小的范圍內(nèi)。信息化的建設(shè)和相應(yīng)的技術(shù)手段應(yīng)用能夠使檔案的管理工作更加的規(guī)范化和系統(tǒng)化，對工作效率的提升也起到了很大的支撐作用。硬件設(shè)備的使用，加大了信息化建設(shè)的投入，豐富了檔案管理載體的形式，也滿足機關(guān)和企事業(yè)單位多種不同的需求。信息技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)中的相互結(jié)合，有助于建立更加先進的符合時代發(fā)展需要的電子檔案管理系統(tǒng)，電子檔案管理系統(tǒng)的使用幫助機關(guān)和企事業(yè)單位解決了檔案信息量過大而引起的數(shù)據(jù)整理困難的問題，同時也提供了一個全新的檔案查詢路徑，提高了檔案的使用率，使檔案管理變得更加的高效。

2.3 檔案管理的建設(shè)是否規(guī)范

規(guī)范化的管理流程是檔案工作的關(guān)鍵，從很早的時候開始，我國的檔案管理工作一直都是由專門部門和人員負(fù)責(zé)，這就使得我國的檔案管理工作變得更加的規(guī)范化。規(guī)范化的管理流程有利于對檔案進行更加完整的保護，在專門部門和專業(yè)人員的管理下，檔案管理的效率也得到了很大的提高。除此之外，還需要對傳統(tǒng)的檔案管理理念進行一定的改進，加強對檔案管理部門的監(jiān)督和管理，盡最大的努力把檔案管理工作做到最好，提高檔案管理的規(guī)范化水平。

2.4 人員是否具備相應(yīng)素質(zhì)

檔案管理這份工作看似輕松，實際并不簡單，檔案管理工作會對相關(guān)的管理人員提出更高的要求，換句話說就是對管理人員的素質(zhì)要有更高的要求。在進行人員選聘的時候，機關(guān)企業(yè)單位通常會對素質(zhì)較高應(yīng)聘者更加的感興趣，因為素質(zhì)高的人員有利于檔案管理的水平的提升，他們在工作的過程中，通常會有較為現(xiàn)代化的管理理念，而這些管理理念則可以幫助他們更快的適應(yīng)檔案管理這份工作，對檔案管理工作規(guī)范化非常有利。經(jīng)濟的不斷發(fā)展和社會的不斷進步，就使得檔案管理所處的地位變得越來越重要，而提高檔案人員的整體素質(zhì)，是檔案管理工作規(guī)范化的必然要求。檔案管理部門的規(guī)范化建設(shè)，需要更多專業(yè)化的人才和高素質(zhì)的管理團隊為此提供保障，而專業(yè)化的人才和高素質(zhì)的管理團隊則需要把有代表性的案例引入先進的信息技術(shù)中，從而幫助檔案管理人員能夠快速高效的掌握相應(yīng)知識技能，促進檔案管理工作的開展。

3 結(jié)束語

近年來，隨著我國市場經(jīng)濟對信息化技術(shù)的需求越來越大，規(guī)范化的檔案管理工作的優(yōu)勢也開始逐漸顯現(xiàn)，但是，我國現(xiàn)階段的檔案管理工作的開展實際上還落后于社會經(jīng)濟的發(fā)展，這就使得現(xiàn)階段的檔案管理工作面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。所以，我們更應(yīng)該去建設(shè)一個規(guī)范化的檔案管理體系，只有這樣才能趕上信息化發(fā)展的步伐，我國的檔案管理工作才能得到更好的發(fā)展。

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