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        機關(guān)文書檔案收集與歸檔工作問題研究

        2020-11-30 10:50:40孫楠
        卷宗 2020年23期
        關(guān)鍵詞:文書檔案

        摘 要:機關(guān)檔案工作中在文書檔案管理方面目前存在歸檔工作受重視程度不夠,文件材料收集不齊全,檔案人員專業(yè)化水平參差不齊等問題,基于此,提出建立健全檔案管理體系,加強檔案工作重要性宣傳,提升檔案人員綜合素質(zhì)等措施。

        關(guān)鍵詞:文書檔案;文件收集;文件歸檔;機關(guān)檔案

        機關(guān)文書檔案主要是指機關(guān)在公務(wù)活動中直接產(chǎn)生的公告、通知、會議記錄、計劃、簡報、批復(fù)、總結(jié)等對本單位具有保存價值的文件材料。文書檔案的種類較為繁雜,且每年產(chǎn)生的檔案數(shù)量很多,保管期限長短不一,這給機關(guān)文書檔案管理工作帶來了一定的難度,文書檔案可以為機關(guān)的后續(xù)工作開展提供服務(wù),所以解決當(dāng)前機關(guān)檔案管理工作中的問題是非常有必要的。進行檔案收集管理工作時,一定要遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定,采用現(xiàn)代化的管理手段,在保障檔案管理全面、真實、安全的同時,還要對檔案收集進行過程化管理,提升檔案管理的效果。

        1 收集歸檔中存在的問題

        1.1 歸檔工作受重視程度不夠

        文書檔案收集和歸檔主要是為業(yè)務(wù)工作提供輔助性的服務(wù),對于業(yè)務(wù)部門工作的業(yè)績影響很小,這就導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門認(rèn)為這是一種不必要的成本支出,所以部分單位、部門對文書檔案收集管理工作重視度不高,檔案收集管理工作的人力投入不夠。文書檔案的收集和歸檔流程不夠規(guī)范,很多文件材料不按照規(guī)定的時間、要求收集歸檔,易發(fā)生事后找不到檔案的情況,大大降低了文書檔案利用效率。

        1.2 材料收集不全

        一是各部門的歸檔責(zé)任人責(zé)任心不夠強,有些業(yè)務(wù)部門不按要求及時整理移交文件,歸檔責(zé)任人也不及時催收應(yīng)歸檔文件,不管材料是否齊全,有多少材料就歸檔多少,甚至認(rèn)為歸檔材料少可以減少工作量,導(dǎo)致歸檔材料不齊全。二是對哪些文件需要歸檔沒有明確的認(rèn)識。歸檔責(zé)任人不了解,相關(guān)業(yè)務(wù)部門更不清楚,有些側(cè)重于文件正本,忽視了領(lǐng)導(dǎo)簽批單及其他底稿、附件等文件材料,甚至有部門在文件印發(fā)時未留存用于歸檔的文件正本。此外,普遍出現(xiàn)歸檔材料缺頁、缺章、缺定稿的情況,給管理者對文件的參考和利用帶來了極大的不便。

        1.3 歸檔人員專業(yè)化水平參差不齊

        由于受重視程度不高,投入的人力、物力不夠等因素影響,普遍存在歸檔人員身兼多職且頻繁更換的情況,歸檔人員始終處于新手上崗的狀態(tài)。這就導(dǎo)致相關(guān)歸檔人員往往更關(guān)注自己的本職工作,檔案意識薄弱,專業(yè)化水平不足,責(zé)任心欠缺等問題,影響了檔案收集的齊全、完整。

        2 文件材料收集、歸檔策略

        2.1 建立健全檔案管理體系

        建立健全檔案管理體系首先要建立檢查制度,相關(guān)部門要對機關(guān)文書檔案收集和歸檔工作進行定期檢查,檢查的主要內(nèi)容包括現(xiàn)存文書檔案的數(shù)量和狀態(tài)等,要對沒有及時歸還、遺漏或者丟失的文書檔案進行具體分析和處理,查明遺漏或丟失的具體原因,并采取一定的補救措施;其次要建立健全監(jiān)督管理體系,要鼓勵全員參與到監(jiān)督過程中,鼓勵員工反映檔案管理管理過程存在的漏洞、問題、違規(guī)操作等,并對所反映出的問題進行及時的反饋處理;建立健全獎懲制度,機關(guān)文書檔案的收集和歸檔管理工作要根據(jù)國家相應(yīng)的法律法規(guī)進行,但是規(guī)定中的內(nèi)容大多是有關(guān)專業(yè)性操作方面的內(nèi)容,對于員工違規(guī)違法操作所帶來的損失和影響沒有詳細(xì)的處罰規(guī)定,因此需要及時加以完善。除此之外,也可以根據(jù)自身的實際情況,把文書檔案收集管理工作和績效考核進行結(jié)合,從而提高相關(guān)工作人員的管理意識,并對機關(guān)檔案管理工作進行規(guī)范。

        2.2 加強檔案管理工作重要性宣傳

        檔案管理工作是否宣傳到位不僅影響著文書檔案收集整理的成效,同時也影響著歸檔工作能否有序開展。首先,要讓單位領(lǐng)導(dǎo)提高對該工作的重視,領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭和模范的作用,從而推動單位內(nèi)部形成一種良好的管理氛圍,有效帶動員工開展檔案管理收集工作;其次,加強檔案信息資源開發(fā)利用,利用新媒體技術(shù)與傳統(tǒng)宣傳相結(jié)合的方法,通過定期編印編研材料,舉辦專題展覽等多種宣傳方式,普及檔案知識,增強檔案意識,提高歸檔人員的工作興趣,促進他們更好的投入到日程歸檔工作中;第三,可邀請領(lǐng)域內(nèi)專家,對檔案管理工作的重要性、相關(guān)的法律法規(guī)及檔案管理工作的要點進行詳細(xì)講解,檔案管理部門可從法律的角度將機關(guān)檔案管理工作對單位和個人發(fā)展影響進行分析,提高相關(guān)歸檔人員對其重要性的認(rèn)識。

        2.3 提升檔案人員綜合素質(zhì)

        歸檔人員是否具備收集和歸檔方面的專業(yè)素質(zhì),能否在實際的歸檔工作中游刃有余,都會影響到文書檔案管理的整體質(zhì)量和效率。所以,做好歸檔人員的教育培訓(xùn)顯得尤為重要。一是針對歸檔人員頻繁更換的問題,可視情況不定期對各部門歸檔人員進行培訓(xùn),并要求相關(guān)工作人員進行實際的操作演練,從而提升相關(guān)工作人員的實踐動手能力,這樣相關(guān)工作人員才能夠滿足機關(guān)檔案管理的需求;二是加強高端人才引進工作,不斷壯大檔案管理隊伍,促進檔案管理方法與技術(shù)的提升。

        3 結(jié)語

        檔案記錄了過去,同時也服務(wù)于現(xiàn)在。我們應(yīng)該加強對機關(guān)文書檔案收集和歸檔工作的投入,要采用現(xiàn)代化的管理方式,對文書檔案收集和歸檔工作進行動態(tài)化、專業(yè)化和規(guī)范化的管理,并以實際情況為依據(jù),建立健全有針對性的管理制度,加強相關(guān)檔案管理工作人員的專業(yè)知識學(xué)習(xí)能力,提升工作人員和管理人員的綜合素質(zhì),從而進一步提升有關(guān)工作人員對機關(guān)文書檔案收集和歸檔工作的重視程度,從人員、設(shè)備和管理模式等多方面提升綜合管理水平,為機關(guān)文書檔案收集和歸檔工作的整體水平提升奠定基礎(chǔ)。

        參考文獻

        [1]廖佳潔.機關(guān)文書檔案管理工作現(xiàn)狀、存在問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外,2020(19):16-18.

        [2]王磊.做好機關(guān)文書檔案管理工作探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(14):125.

        [3]張海艷.機關(guān)文書檔案管理工作開展現(xiàn)狀、存在問題及對策[J].檔案天地,2018(11):50-53.

        作者簡介

        孫楠(1988-),女,漢族,江蘇鹽城人,中國民用航空局檔案館。

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