程娟

摘要：隨著信息時代的到來，企業(yè)檔案管理工作在迎來機遇的同時，也面臨著多種挑戰(zhàn)，商業(yè)機密泄露、專業(yè)人才緊缺等現(xiàn)象都是現(xiàn)階段企業(yè)需要解決的問題，此時，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)在的工作需求，面對這一問題，建立一個具有現(xiàn)代化、信息化的企業(yè)人事檔案管理制度，可以為創(chuàng)新型企業(yè)賦能;進行企業(yè)人事檔案管理工作創(chuàng)新，不僅能夠提升企業(yè)人力資源管理效果，同時也有利于優(yōu)化企業(yè)人力資源結(jié)構(gòu)。

關(guān)鍵詞：信息化;企業(yè)人事檔案;管理模式

人事檔案管理是服務(wù)于收集、存放、整理、分類、調(diào)配和使用人事檔案的重要工作環(huán)節(jié)，能夠支持人力資源管理活動取得良好成效，對于檔案所有者和使用者都能產(chǎn)生顯著影響。通過信息化技術(shù)，能夠有效地節(jié)約人力成本和時間成本，促進企業(yè)人力資源管理取得良好成效。

1企業(yè)人事檔案信息化管理的內(nèi)涵與意義

人事檔案是人在成長與實際工作當(dāng)中，個人品德、經(jīng)歷、能力、學(xué)歷、社會關(guān)系、榮譽獲取等諸多方面的原始記錄。人事檔案能夠為企業(yè)對人才進行考察、評價與使用提供重要根據(jù)。通過對諸多科研數(shù)據(jù)資料進行統(tǒng)籌分析，可以了解到在如今的社會信息化發(fā)展水平逐步提高的背景下，先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段已經(jīng)在生產(chǎn)生活當(dāng)中大范圍普及推廣，在給企業(yè)帶來諸多生產(chǎn)效益的同時，也提高了對企業(yè)信息化手段運用的要求。把先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段應(yīng)用到人事檔案管理環(huán)節(jié)，將會極大程度上改變?nèi)缃竦钠髽I(yè)人事檔案管理面貌，發(fā)揮檔案動態(tài)管理方面的諸多優(yōu)勢，給企業(yè)的管理建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展帶來更多突破性進展。企業(yè)人事檔案電子信息化管理就是在這樣的背景之下誕生的，指的是以先進的電子信息化手段為依托，將人事檔案管理工作納入到信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，利用更加方便快捷的技術(shù)手段處理檔案信息，促進檔案資料的開發(fā)與利用。企業(yè)人事檔案電子信息化管理推進落實的價值主要體現(xiàn)在：第一，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的實體管理模式，提高檔案管理效率，極大程度上解放人力，減少由人為管理帶來的人為失誤。第二，有助于助力企業(yè)人事制度改革。在實現(xiàn)了人事檔案電子信息化管理之后，企業(yè)方面可借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺進行人才選拔，也可以借助先進的技術(shù)手段綜合了解員工的表現(xiàn)，做好人事管理信息的更新和補充，實現(xiàn)對企業(yè)員工的全面監(jiān)督與管理。第三，有助于提升人事檔案管理安全性。電子信息化的管理方法能夠減少過去紙質(zhì)檔案拆卸、裝訂等處理帶來的損壞或丟失情況，維護檔案資料的安全性以及完整性，為企業(yè)人力資源開發(fā)利用提供必要根據(jù)。

2對人事檔案信息化管理模式的探討

建立健全人事檔案信息化管理制度。人事檔案信息化管理過程需要不斷地完善各項管理制度，首先，從制度層面保障這一工作取得良好實效。企業(yè)完善管理制度、規(guī)范人事檔案管理環(huán)節(jié)、引進信息化技術(shù)手段、統(tǒng)一規(guī)定好人事檔案的保存方式、信息化管理方式以及工作實施標(biāo)準(zhǔn)，避免利用和管理人事檔案的環(huán)節(jié)產(chǎn)生不良問題，影響到檔案的實際應(yīng)用效果;其次，在具體工作中，企業(yè)還要遵循國家檔案管理法規(guī)要求和企業(yè)自身人事檔案管理實施現(xiàn)狀，明確具體的管理任務(wù)和信息化技術(shù)實施標(biāo)準(zhǔn)，奠定人事檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)。

完善硬件和軟件設(shè)施。推進人事檔案信息化建設(shè)活動順利開展并取得良好實效，需要有完善化的基礎(chǔ)設(shè)施作為前提。企業(yè)要能夠加大資金投入力度，增添硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，提供、升級更高水準(zhǔn)的技術(shù)系統(tǒng)。企業(yè)管理人事檔案，面臨大量的人事檔案文件，為實現(xiàn)高效率處理目標(biāo)，需要引進高質(zhì)量的、可靠性強的硬件設(shè)備，避免硬件故障的產(chǎn)生，從而防止丟失檔案文件信息;網(wǎng)絡(luò)安全防護軟件和殺毒軟件的引進，是充分發(fā)揮信息化技術(shù)手段的重要保障。企業(yè)要加強安全防護工作，設(shè)立好網(wǎng)絡(luò)防火墻，減少信息泄露和數(shù)據(jù)丟失情況的發(fā)生;企業(yè)技術(shù)人員要做好定期檢查和維護工作，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備運行的故障問題，并實施充分防護。

信息化檔案管理模式，提升人事檔案管理實效。隨著我國信息技術(shù)體系以及計算機設(shè)備在企業(yè)管理發(fā)展中的廣泛應(yīng)用，新時期企業(yè)人事檔案管理工作開展中，就要以信息化管理模式對傳統(tǒng)人事檔案管理流程與方法進行替換。通過信息化人事檔案管理模式，能夠以計算機設(shè)備作為企業(yè)人事檔案的存儲載體，不論是人事檔案查找還是使用都更加便捷，并且信息化人事檔案管理中，也能夠保證人事檔案保存的安全性，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易于損毀、遺失的情況發(fā)生，也節(jié)約了檔案儲存的空間，能夠全面提升企業(yè)人事檔案管理工作的效率。

加強數(shù)據(jù)庫和人事檔案信息化管理平臺建設(shè)。人事檔案信息化管理依賴于計算機技術(shù)和信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，企業(yè)搭建起的信息化管理平臺和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，要定期實施安全防護和更新工作。在全面正確識別好信息之后再開展存儲工作。工作人員要切實遵守建設(shè)數(shù)據(jù)庫的規(guī)定，從管理部門的工作要求和標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，確保數(shù)據(jù)庫和信息化管理平臺建設(shè)的科學(xué)性、規(guī)范性。高度重視人事檔案信息化管理平臺建設(shè)工作，建設(shè)專門的數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建完善的人力資源技術(shù)平臺，將公司全體人員的人事檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫里面，包括個人基本信息、組織關(guān)系、教育經(jīng)歷、工作履歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、技術(shù)技能、勞動合同、獎勵懲罰、考核評價以及家庭情況信息等，人力資源部門在利用人事檔案信息，開展人員管理活動的過程中，通過登錄人事檔案信息化管理平臺，就可以及時調(diào)閱檔案信息，完成人員內(nèi)部調(diào)動管理、人員退休/死亡管理、人員借調(diào)管理、人員掛職管理以及人員調(diào)離管理等，順利完成管理任務(wù)，實現(xiàn)管理目標(biāo)，大幅度地提升人事檔案信息處理效率，統(tǒng)籌優(yōu)化配置各崗位及人員，為公司開展各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理工作提供強大的數(shù)據(jù)支持。

當(dāng)今社會，已經(jīng)步入信息化大數(shù)據(jù)新時代，伴隨著企業(yè)管理理念的不斷更新，法律法規(guī)的加以強化，全球計算機技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛運用，都使得企業(yè)進行檔案管理科學(xué)化顯得十分有必要。在運用科學(xué)的方法推進檔案管理的功能，提升檔案科學(xué)管理水平上，都有很大的拓展空間?？偠灾?，要使人事檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)、有序，必須加強學(xué)習(xí)，與時俱進，從邏輯思維和工作方式上形成新的管理模式與方法，這樣才能不斷推進人事檔案管理科學(xué)化的水平。

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