祝太青 齊玉花

喀什地區(qū)產(chǎn)品質量檢驗所 新疆喀什 844000

檢測實驗室是在特定專業(yè)領域具備開展檢測服務的技術能力的專業(yè)實驗室，為了增強實驗室科技儲備，往往還會開展一系列創(chuàng)新性科學研究工作。為使工作滿足公正性、準確性和保密性等要求，檢測實驗室需進行科學嚴謹?shù)馁|量管理工作。實驗室檔案管理就是質量管理工作中的重要一環(huán)。檔案管理可對實驗室日常運行進行追蹤，推進實驗室質控工作的定期開展；可對檢測數(shù)據(jù)進行原始憑證的保存，確保檢測項目的回溯性和檢測數(shù)據(jù)的利用；還可對實驗室人員、設備的信息進行更新維護，以便實驗室資源配備整合。檔案管理對實驗室的質量管理、日常運行進行了記錄，體現(xiàn)了實驗室的管理能力，為實驗室申請具有公開效力的能力認可提供了可供查考的依據(jù)，是進行科學研究的可靠保證[1]。

1 檢測實驗室檔案管理綜述

檢測實驗室檔案記錄有著溯源的特性，作為實驗室平時檔案管理的原始憑證，在法律證據(jù)、科研研究、增強領導決策、維護所屬實驗室的行業(yè)名聲等方面提供了大量的資源，檔案材料通過建檔、分類整理、編制成冊等一系列流程后，形成比較系統(tǒng)的文件，是撰寫文件報告的重要參考依據(jù)。實驗室檔案標準化管理的水準，也是實驗室認可評審的重要參考依據(jù)，對實驗室能否順利通過評審起著重要的作用。檢測實驗室檔案標準化是以實驗室檔案工作范疇內的重復性的事務為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，它是實驗室檔案工作中有關單位或個人應遵守的基本準則和依據(jù)。實驗室檔案標準化管理的根本任務是創(chuàng)設結構合理、配套齊全，服務高效、科學管理的檔案室，進而在實驗室檔案管理工作中，能夠符合新時代要求及科學的需要，促進實驗室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。在實驗室檔案標準化建設中，要結合實驗室檔案管理的實際，按照一定的程序流程，科學制定有關實驗室檔案管理的管理標準，讓檢測實驗室檔案管理工作朝著統(tǒng)一性、規(guī)范性的方向發(fā)展，以保證條理性與效率性。

2 檢測實驗室檔案管理工作優(yōu)化措施

2.1 規(guī)范檔案收集工作

檢測實驗室檔案管理工作實踐，首先需要規(guī)范檔案收集工作。具體而言，檔案的收集，即相關檔案管理人員通過相關收集方法與制度來收集部門與個人手中的技術資料檔案與動態(tài)個人檔案信息，而規(guī)范檔案收集工作：

（1）需要了解檢測實驗室檔案的形成規(guī)律，即第一手原始資料，并掌握主動權去收集各項資料數(shù)據(jù)，利用多種檢測手段來將原始數(shù)據(jù)轉換為監(jiān)測報告，只有了解檢測實驗室檔案的形成規(guī)律方可掌握檔案形成的數(shù)量與質量標準，能夠促進相關檔案管理人員主動去收集檔案資料，確保檔案資料的完整性與系統(tǒng)性。

（2）相關檔案管理人員可協(xié)助檢測部門來完善相關工作，如檢測材料的形成、整理與歸檔等，以確保后續(xù)檢測檔案收集工作能夠順利開展，因此相關檔案管理人員需要在檢測工作開始的過程中起到協(xié)助作用，并且還需對各項檢測的特點、進度以及所形成的材料等情況進行調查與了解，檢測部門與檔案部門需擬定各檢測項目檔案，并且需要形成大綱以作為依據(jù)，便于檢測材料的形成、整理以及檔案資料的收集工作[2]。

2.2 規(guī)范檔案記錄工作

檢測實驗室檔案管理工作實踐過程中，為提升檔案管理的水平，還需規(guī)范檔案記錄工作。檢測檔案，主要是指技術記錄，涉及到各類原始監(jiān)測記錄，以及監(jiān)測報告、申請單與達到質量、過程參數(shù)標準的活動。另外，技術記錄涉及到眾多信息內容，如監(jiān)測環(huán)境、項目、使用標準、樣品的狀態(tài)與類型、監(jiān)測日期與相關人員等，每一項記錄的信息內容，都需要進行標記并確定編號具有唯一性，而針對監(jiān)測報告，需要進行特定任務分類標識、之后相關檔案管理人員可根據(jù)具體的記錄類型來分門別類地建立相應的檔案，在通過非標準方法進行檢驗的過程中，需和委托方進行協(xié)商，共同確定且形成相關有效文件。另外，對于儀器設備的檔案信息內容，對其進行記錄需確保事事詳細，包括儀器設備的購買、使用與報廢，確保檔案內容能夠完整，同時編號需確保具有唯一性。此外，相關檔案管理人員需要對供應商名單進行記錄，需對供應商進行調查與評價，以挑選合格的供應商，將其納入到相關檔案中，包括儀器的名稱、供應商資質、產(chǎn)品質量評價以及相關聯(lián)系人與聯(lián)系方式。除此之外，實驗室檢測中需要重視量值溯源，對儀器設備進行詳細記錄與保存，包括對儀器的校準與檢定、檢測方法與樣品處置等，需要對其進行控制、記錄與歸檔保存。

2.3 夯實檔案標準化的基礎

檔案規(guī)范化的最終目的是為了發(fā)揮檔案標準的最大效益，有效實現(xiàn)檔案工作要求。這就要求檔案管理相關人員提高對對檔案標準化管理的重要認識，從檔案管理的現(xiàn)實地位及作用出發(fā)，有效把檔案規(guī)范化、標準化工作納入到檔案監(jiān)督、指導、考核的范疇。質管辦要加強統(tǒng)領與指導；檔案管理相關部門要加大宣傳教育力度，讓大家確實認識檔案管理工作的重大意義，把健全檔案管理工作作為全部門實現(xiàn)信息共享，提高工作效率的重要方面來抓，把檔案標準作為指導檔案工作的指引。同時要做好檔案規(guī)范化的培訓學習，進一步加強檔案監(jiān)督指導人員的培訓與學習，培育檔案標準化人員，把檔案標準化、規(guī)劃化學習納入崗位培訓、納入檔案的基本課程，擴大檔案規(guī)范的實施范圍和力度，全面推進檔案標準化的進程[3]。

3 結語

檔案資料完整性和真實性是檢測實驗室質量管理能力的有力體現(xiàn)，是實驗室開展公正的檢測業(yè)務的可靠依據(jù)。建立規(guī)章制度，明晰檔案分類，提高管理意識，加強檔案信息化建設是完善檢測實驗室檔案管理工作的先決條件。在這一基礎上，不斷摸索利用方法才能切實發(fā)揮檔案資料的作用，為助推實驗室發(fā)展作出貢獻。