王海鳳

(濱州市招生考試服務(wù)中心 山東 濱州 256600)

現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)逐漸融入人們的生活和工作當(dāng)中，信息的獲取和處理更加快捷，其所擁有的大儲(chǔ)存空間和快速錄入、存儲(chǔ)和調(diào)閱以及管理效率等優(yōu)勢(shì)極大的推動(dòng)了現(xiàn)代辦公的質(zhì)量和速率。而事業(yè)單位的檔案是選拔人才、記錄事件、留存事業(yè)單位日常工作記錄的重要依據(jù)，在其日常管理當(dāng)中有著極為重要的地位和作用。從檔案的保密性和重要性來(lái)講，如何將復(fù)雜且繁多的檔案內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化的管理時(shí)其重點(diǎn)和難點(diǎn)。所以，需要通過(guò)對(duì)不同數(shù)據(jù)內(nèi)容的整理和管理以及精細(xì)化的分類，才能夠最大程度上發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。信息技術(shù)的應(yīng)用使得事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)了電子化，使事業(yè)單位檔案管理更具條理，效率更高，但同時(shí)也存在一些不足，如技術(shù)水平、安全性、制度管理等等，必須要對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理進(jìn)行不斷的分析與改進(jìn)，如此才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的安全和體現(xiàn)出其實(shí)際價(jià)值。

1.事業(yè)單位電子檔案管理概述

事業(yè)單位是國(guó)家所設(shè)立直接服務(wù)于人民群眾的基層單位和基礎(chǔ)機(jī)構(gòu)，其涉及到社會(huì)文化組織當(dāng)中教育、文化、科學(xué)、技術(shù)等方方面面的內(nèi)容，但其并不屬于國(guó)家機(jī)關(guān)，是屬于國(guó)家行政機(jī)關(guān)所領(lǐng)導(dǎo)，由國(guó)家財(cái)政撥款提供經(jīng)費(fèi)的社會(huì)文化組織。其檔案信息也設(shè)計(jì)到社會(huì)精神文明基本內(nèi)容，是社會(huì)文化的重要組成部分，不僅包含認(rèn)識(shí)檔案，還包括了社會(huì)其他事件的信息記錄。事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容主要是針對(duì)人事資料的總結(jié)和存儲(chǔ)。包括人的出生時(shí)間、工作時(shí)間、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)驗(yàn)等相關(guān)記錄的信息。內(nèi)容極為繁雜，需要分門別類進(jìn)行統(tǒng)一的整理和存儲(chǔ)以及使用[1]。從其流程來(lái)講，需要進(jìn)行檔案信息的搜集、整理、存儲(chǔ)、檢定、統(tǒng)計(jì)和使用。

2.當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理的不足

2.1 管理制度上的不足。當(dāng)前，很多事業(yè)單位將工作重點(diǎn)放在社會(huì)功能方面，導(dǎo)致對(duì)電子檔案管理產(chǎn)生了疏忽，尤其在電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用和管理制度的完善方面。一方面，事業(yè)單位檔案管理常常沿用傳統(tǒng)管理制度，而電子檔案管理的技術(shù)性和管理流程是基于現(xiàn)代管理思想基礎(chǔ)上建立和應(yīng)用的新管理模式，很多傳統(tǒng)管理制度與電子檔案管理并不匹配。例如數(shù)據(jù)收集不完整、管理流程過(guò)于拖沓、信息記錄不健全等等問(wèn)題，整體保障性較差，職責(zé)和分工方面也不明確。

2.2 專業(yè)技術(shù)人才不足。雖然目前事業(yè)單位已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化辦公，檔案管理也基本實(shí)現(xiàn)了電子檔案管理，但在整體技術(shù)水平方面仍存在一定的不足。一方面，信息技術(shù)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的更新速度較快，而事業(yè)單位電子檔案管理系統(tǒng)也需要不斷進(jìn)行升級(jí)。另一方面，事業(yè)單位檔案信息量極為龐大，需要由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的完整錄入，而由于傳統(tǒng)檔案信息中，很多檔案內(nèi)容需要進(jìn)行補(bǔ)充和核實(shí)，整體進(jìn)度較慢。需要專業(yè)的技術(shù)人才提供支持。而很多事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員并不充足，導(dǎo)致事業(yè)單位電子檔案管理效率和整體水平不高。

2.3 電子檔案安全不足。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件技術(shù)開(kāi)發(fā)速度極快，事業(yè)單位電子檔案所應(yīng)用的技術(shù)主要包括云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，整體技術(shù)更新?lián)Q代極快。但事業(yè)單位電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全方面的技術(shù)更新較慢，導(dǎo)致其整體安全性不高，其所存在的漏洞極易被不法分子所利用而為人民財(cái)產(chǎn)安全帶來(lái)一定的威脅[2]。

3.事業(yè)單位電子檔案管理工作的建議

3.1 科學(xué)完善電子檔案管理制度。電子檔案管理制度的完善是工作順利開(kāi)展的根本保障，其能夠?yàn)槭聵I(yè)單位電子檔案管理工作的開(kāi)展賦予一定的行為準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)要求，使其工作能夠有序開(kāi)展。因此，針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理的不足，事業(yè)單位既需要不斷完善電子檔案管理制度，首先要明確職責(zé)劃分，并作出精細(xì)化的明確分工。如職責(zé)相容和授權(quán)審批流程的規(guī)范化[3]。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)型電子檔案管理技術(shù)人才。事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)電子檔案管理技術(shù)人才的培養(yǎng)。一方面，事業(yè)單位必須對(duì)原有檔案管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高其自身的信息素養(yǎng)和技術(shù)水平。另一方面，事業(yè)單位要加強(qiáng)專業(yè)電子檔案管理技術(shù)人才的招納，積極與高校合作，吸納高新技術(shù)人才。不斷提高福利待遇，吸引更多專業(yè)人才到事業(yè)單位工作。要組織電子檔案管理人才積極參加各項(xiàng)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，利用現(xiàn)有的軟件與硬件設(shè)施進(jìn)行技術(shù)實(shí)踐[4]。尤其要著重放在幾項(xiàng)重要技術(shù)的操作和維護(hù)方面，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位電子檔案管理技術(shù)人才的培養(yǎng)和隊(duì)伍的組建。

3.3 積極提升電子檔案管理安全水平。近年來(lái)，電子信息安全越來(lái)越受到人們的關(guān)注。檔案信息安全是檔案管理的重要組成部分，所以，首先，為防止疏忽性信息泄露，要加強(qiáng)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，嚴(yán)格遵守管理制度和保密要求，以專業(yè)的方式和方法處理問(wèn)題。二是加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的安全性和資源，嚴(yán)格落實(shí)檔案的安全基本需求，如安裝監(jiān)控?cái)z像頭，定期檢查電子文檔，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻的建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控和風(fēng)險(xiǎn)控制，提高檔案信息安全的能力[5]。

結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位電子檔案管理時(shí)事業(yè)單位重要的組成部分和日常運(yùn)行的主要載體以及重要依據(jù)。在信息化建設(shè)下，電子檔案的管理也必須要加強(qiáng)傳統(tǒng)管理思想和新管理理念的融合，加強(qiáng)電子檔案管理制度的更新和完善，并加強(qiáng)管理水平和監(jiān)督力度，充分發(fā)揮出信息技術(shù)、電子技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，組建高質(zhì)量、高水平的專業(yè)化技術(shù)團(tuán)隊(duì)，并重點(diǎn)加強(qiáng)電子檔案管理的安全保障水平，如此才能夠發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值，促進(jìn)社會(huì)的和諧穩(wěn)定。