劉偉武

河南省新密市實(shí)驗(yàn)高級(jí)中學(xué) 河南新密 452370

普通高中的檔案記錄了師生的信息和相關(guān)資料、詳細(xì)的記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程與教學(xué)研究的成果等，是普通高中內(nèi)部管理的重要組成部分。在學(xué)校的發(fā)展中，普通高中越來越重視檔案管理工作，但是仍然存在收集信息困難、管理系統(tǒng)不完善、部門間協(xié)調(diào)溝通不順暢、信息化管理水平不高、檔案信息的共享利用程度不高等問題。需要采取有效的措施以解決這些問題，提高檔案管理工作的效率和管理的質(zhì)量，為普通高中的再發(fā)展發(fā)揮作用。

1 普通高中檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案工作意識(shí)淡薄

部分學(xué)校在檔案管理工作中投入的力度和重視程度不夠，對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠全面、不夠充分，相關(guān)人員參與檔案管理工作的意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理工作的落實(shí)和執(zhí)行不到位。例如，部分學(xué)校檔案管理工作的開展缺乏資金的投入，缺乏專業(yè)的管理人員，在檔案接收、檔案信息的利用、檔案的整理與分類、修補(bǔ)檔案方面存在嚴(yán)重不足，還存在檔案資料隨意放置，防塵、防潮等不到位的現(xiàn)象[1]。

1.2 管理方式落后

部分學(xué)校主要還是以紙質(zhì)檔案為主，光盤、錄音、照片、錄像載體的檔案相對(duì)比較少，信息化、數(shù)字化管理的水平不高，電子檔案存儲(chǔ)與管理中存在漏洞；檔案信息收集、整理和分類主要依照人工操作，重復(fù)勞動(dòng)多，工作效率低，在一定程度上也會(huì)影響檔案的歸檔、檔案信息的完整性、及時(shí)性與準(zhǔn)確性，也不方便檔案資料的查閱、檢索和共享利用。

1.3 部門間協(xié)調(diào)和配合不夠

檔案管理工作的開展涉及的環(huán)節(jié)和工作的內(nèi)容比較多，系統(tǒng)性比較強(qiáng)，做好普通高中的檔案管理工作需要強(qiáng)化各部門間的協(xié)調(diào)和配合，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。但是，實(shí)際工作開展中，其他部門參與檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)、積極性不高，不愿意主動(dòng)配合檔案管理部門工作的開展，信息收集難度大。

1.4 缺乏專業(yè)管理人才

很多高中學(xué)校的檔案管理人員并不是專業(yè)的，存在中途轉(zhuǎn)行、兼職的情況。對(duì)于專業(yè)的管理知識(shí)、管理的標(biāo)準(zhǔn)以及程序和規(guī)范等缺乏全面的、充分的了解，一般只能應(yīng)付簡(jiǎn)單的檔案信息的收集、檔案的裝訂工作，無法實(shí)現(xiàn)檔案準(zhǔn)確的、合理的分類管理，影響了檔案歸檔工作的開展，影響檔案資料的規(guī)范性、完整性和時(shí)效性，且相關(guān)人員的信息化管理水平不高，手工檢索、手工查閱等，檔案管理的工作效率不高，也影響了檔案信息的共享利用。

2 優(yōu)化普通高中檔案管理工作的對(duì)策

2.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

普通高中需要更加全面的、更加充分的認(rèn)知檔案工作開展的價(jià)值、地位和作用，加大檔案管理工作的資金投入，安排專業(yè)人員做好檔案的收集、整理、分類、歸檔、存儲(chǔ)、檢索和利用等工作，不斷完善相關(guān)的管理制度，促使檔案管理工作規(guī)范化的開展。通過做好相關(guān)的宣傳和教育工作，強(qiáng)化普通高中的檔案管理意識(shí)，促使相關(guān)人員積極參與到檔案管理工作中，提高檔案管理的質(zhì)量效果。

2.2 強(qiáng)化相關(guān)部門的配合

普通高中需要將檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)化的、需要持續(xù)進(jìn)行的工作開展，確保檔案管理與普通高中的管理和發(fā)展相一致，實(shí)施動(dòng)態(tài)化的管理，提高檔案管理的質(zhì)量效果。檔案管理部門需要認(rèn)真的負(fù)責(zé)好相關(guān)工作的執(zhí)行和落實(shí)，需要強(qiáng)化與學(xué)校各部門的交流和溝通，促使教職工、學(xué)生和各部門主動(dòng)的配合檔案管理工作，方便及時(shí)的收集檔案信息、確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性[2]。

2.3 創(chuàng)新檔案管理的方式

社會(huì)在不斷的發(fā)展，也需要科學(xué)合理的將現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等運(yùn)用到普通高中的檔案管理工作當(dāng)中，強(qiáng)化檔案管理的數(shù)字化建設(shè)、信息化建設(shè)，構(gòu)建更加完善的、更加系統(tǒng)化的檔案管理平臺(tái)，提高檔案管理的質(zhì)量效果。通過借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)更新和調(diào)整，確保檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性。利用信息技術(shù)，科學(xué)合理的設(shè)置相關(guān)資料文件的檢索分類，方便檔案需求者快速的查閱與檢索信息。強(qiáng)化電子檔案的管理，做好檔案的維護(hù)工作，做好檔案的保密工作等[3]。

2.4 提高檔案工作者的素質(zhì)

一方面，需要重視做好相關(guān)的培訓(xùn)，促使檔案管理工作人員熟練的掌握和運(yùn)用檔案管理相關(guān)知識(shí)和理論，提高資料收集、資料錄入、檔案編碼和檢索分類等技能，明確檔案管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)等，促使檔案管理更加的規(guī)范、更加的高效。另一方面，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在普通高中檔案工作中的運(yùn)用，推動(dòng)了電子文檔、電子資料等的發(fā)展，推動(dòng)著檔案工作的信息化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)。普通高中檔案工作者在檔案管理中，不僅需要強(qiáng)化對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、影片等的保存管理，還需要不斷提高現(xiàn)代信息管理的技術(shù)水平，強(qiáng)化對(duì)電子文檔等的管理，重視做好網(wǎng)絡(luò)安全管理維護(hù)工作，確保檔案信息的安全性與完整性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、自動(dòng)化、數(shù)字化發(fā)展，提高檔案管理的工作效率。

3 結(jié)語

綜上所述，在普通高中的管理與發(fā)展中，需要重視檔案管理工作，促使其在學(xué)校的發(fā)展中更好的發(fā)揮作用。明確檔案信息收集的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。做好檔案管理相關(guān)的宣傳和教育工作，強(qiáng)化管理意識(shí)。重視科學(xué)合理的將現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等運(yùn)用到檔案管理工作中，不斷的完善檔案管理的體系制度，構(gòu)建更加系統(tǒng)化的管理平臺(tái)，提高管理人員的能力和水平。不斷的提高普通高中檔案管理工作的工作效率和管理的質(zhì)量效果，從而為學(xué)校的管理和發(fā)展、為相關(guān)檔案需求者提供更高水平的檔案服務(wù)。