曲瀾濤

（國(guó)家廣播電視總局五二三臺(tái)，吉林 長(zhǎng)春 130052）

管理文書(shū)檔案工作是企業(yè)進(jìn)行決策和開(kāi)展工作的依據(jù)，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。但是大數(shù)據(jù)時(shí)代使得企業(yè)在工作中產(chǎn)生了更加多樣和復(fù)雜的數(shù)據(jù)，對(duì)管理文書(shū)檔案的要求更高了。因此，改革文書(shū)檔案的管理工作勢(shì)在必行。

一、文書(shū)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

（一）文書(shū)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢

現(xiàn)階段，部分企業(yè)文書(shū)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，許多文書(shū)檔案仍然以紙質(zhì)形式歸檔與管理，難以開(kāi)展后續(xù)的數(shù)字化利用工作。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象，主要是以下幾類原因：一是部分企業(yè)軟硬件設(shè)施不完善，難以高效地對(duì)文書(shū)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，例如：缺乏高速掃描儀、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，沒(méi)有引進(jìn)文書(shū)檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書(shū)檔案管理系統(tǒng)等；二是部分企業(yè)文書(shū)檔案管理人員數(shù)量不足，難以在處理存量檔案的同時(shí)，對(duì)增量檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

文書(shū)檔案管理涉及查找、整合、存儲(chǔ)和入檔等多個(gè)環(huán)節(jié)，是一個(gè)繁雜而又細(xì)致的工作，檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案資料的查找、存儲(chǔ)和入檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行操作，但由于在檔案工作中缺乏全面、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息的查找、存儲(chǔ)和入檔等技術(shù)方法落后。在文書(shū)檔案數(shù)字化管理時(shí)，由于文書(shū)檔案管理人員對(duì)檔案的整理方式和次序缺乏統(tǒng)一性，常常會(huì)出現(xiàn)檔案信息收集不準(zhǔn)確、信息管理分類不明確等問(wèn)題。

（三）文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)展遲緩

文書(shū)檔案信息化管理的首要任務(wù)是建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的數(shù)字化管理。但是一些單位的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)存在問(wèn)題，進(jìn)展緩慢，主要是：沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行有效的分門(mén)別類和編號(hào)著錄工作，后期在進(jìn)行檢索時(shí)會(huì)面臨很大的問(wèn)題；未及時(shí)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行編研，檔案專題資料數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及開(kāi)發(fā)跟不上工作的要求，文檔一體管理工作的系統(tǒng)性不強(qiáng)；文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的責(zé)任劃分不夠明確，檔案管理人員的工作壓力比較大。

二、文書(shū)檔案數(shù)字化管理策略分析

（一）轉(zhuǎn)變觀念，深入推進(jìn)文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)工作

一是要完善軟硬件設(shè)施，優(yōu)化文書(shū)檔案管理環(huán)境。一方面，企業(yè)要結(jié)合文書(shū)檔案信息化建設(shè)的基本要求以及企業(yè)實(shí)際情況，購(gòu)置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行掃描處理，并錄入至計(jì)算機(jī)終端；另一方面，企業(yè)要購(gòu)置文書(shū)檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理，有效對(duì)聲像類、載體類、影響類的文書(shū)檔案進(jìn)行格式處理和管理。二是要結(jié)合企業(yè)人力資源實(shí)際，進(jìn)一步引進(jìn)專業(yè)化人才，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)字化工作專人負(fù)責(zé)的目標(biāo)，提升數(shù)字化的質(zhì)量。三是要進(jìn)一步推動(dòng)信息資源共享工作，通過(guò)技術(shù)手段來(lái)打破文書(shū)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘、數(shù)據(jù)共享壁壘，實(shí)現(xiàn)文書(shū)資源一站式傳輸、開(kāi)發(fā)與利用，提升文書(shū)檔案管理的速度和質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)文書(shū)檔案的分類整理工作，實(shí)現(xiàn)一體化管理

在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，可以根據(jù)內(nèi)容對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類。從宏觀層面上，可分為四大類：一是政策類公文。政策是單位開(kāi)展工作的重要依據(jù)照，在單位的日常經(jīng)營(yíng)管理中有著重要的作用。政策類文書(shū)檔案是部署工作任務(wù)、規(guī)范工作流程和要求、總結(jié)和評(píng)估工作的重要工具和依據(jù)。二是會(huì)議類文件。包括各種形式的會(huì)議所產(chǎn)生的文件材料，如董事會(huì)、工作會(huì)、辦公會(huì)、早調(diào)會(huì)等不同會(huì)議形成的工作報(bào)告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作方案、影音資料等。三是綜合類公文。包括工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)提綱、調(diào)查報(bào)告等。四是協(xié)調(diào)類公文。包括通報(bào)、通知、函等公文。

（三）建立合理的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

構(gòu)建文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式，建立科學(xué)合理的信息數(shù)據(jù)庫(kù)是必不可少的，信息數(shù)據(jù)庫(kù)包括了全文數(shù)據(jù)庫(kù)、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，但是在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)還應(yīng)注意2個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間數(shù)據(jù)信息的兼容性問(wèn)題。其中全文數(shù)據(jù)庫(kù)主要利用專業(yè)的檔案數(shù)字化管理軟件或共享應(yīng)用軟件等建設(shè)，對(duì)著錄格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，將文書(shū)檔案信息及時(shí)地儲(chǔ)存在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案信息實(shí)施結(jié)構(gòu)化處理，在一定程度上提高了檔案信息的管理和利用效率。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)則是采用綜合檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，能夠直接實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)字信息的條目級(jí)著錄，且在檔案信息的查詢和利用等方面較為便捷。

（四）改變傳統(tǒng)的檢索方式、提高檢索能力

首先，對(duì)于檢索方式，不應(yīng)該僅僅依賴于現(xiàn)代的技術(shù)水平，還應(yīng)該做到人機(jī)一體，從整體上提高我國(guó)的檢索能力可以對(duì)全部的文書(shū)檔案的資料及時(shí)進(jìn)行分類，對(duì)于音頻、視頻等文件更應(yīng)該妥善保存，防止受潮或者丟失，還應(yīng)該積極利用管理系統(tǒng)，將文書(shū)檔案的主要內(nèi)容及時(shí)錄入，為檢索工作創(chuàng)造良好的條件；其次，提高檢索能力最重要的一項(xiàng)就是提高管理人員的素質(zhì)。應(yīng)該對(duì)管理者加強(qiáng)思想理念的更新，使其能夠清楚認(rèn)識(shí)到文書(shū)管理工作的重要性，加大宣傳力度，將文書(shū)檔案管理工作納入各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作日程中，并明確設(shè)置考核指標(biāo)、加強(qiáng)對(duì)管理者的培訓(xùn)等。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新是非常重要的。管理辦公室文檔工作存在一些不足之處，針對(duì)這些問(wèn)題也給出了改進(jìn)措施，希望對(duì)文書(shū)檔案管理人員有一定的借鑒意義。