文/楊丹，武漢城市職業(yè)學(xué)院

1 引言

服務(wù)創(chuàng)新是檔案館工作永恒的主題，是檔案館工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，也是檔案館核心價(jià)值觀的體現(xiàn)，只有服務(wù)工作做好了，檔案館才會(huì)有發(fā)展。高校檔案館要借助國(guó)家“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)，助力“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”服務(wù)，逐漸達(dá)到高校檔案服務(wù)個(gè)性化、人性化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。我們面對(duì)新的形勢(shì)、新的問(wèn)題和新的機(jī)制，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)當(dāng)下檔案工作存在的問(wèn)題，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，思想上高度重視，行動(dòng)上主動(dòng)探索，實(shí)踐上積極創(chuàng)新，努力提升我國(guó)高校檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新水平，更好地為我國(guó)高校的辦學(xué)及發(fā)展，甚至整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展服務(wù)。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”的含義

近幾年，國(guó)家相關(guān)部門(mén)發(fā)布了相關(guān)指導(dǎo)意見(jiàn)，表明“互聯(lián)網(wǎng)+”成為新的帶動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形態(tài)，“互聯(lián)網(wǎng)+”對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著指導(dǎo)性作用?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的含義就是“互聯(lián)網(wǎng)+各行各業(yè)”，其并不是單純的疊加在一起，是利用現(xiàn)代化技術(shù)，融合到實(shí)體經(jīng)濟(jì)中去，創(chuàng)新成新型行業(yè)動(dòng)力，逐步形成以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的新型經(jīng)濟(jì)模式。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)

由于當(dāng)前部分高校領(lǐng)導(dǎo)受傳統(tǒng)管理觀念的影響甚深，片面認(rèn)為檔案管理并非學(xué)校管理的主要工作，認(rèn)為強(qiáng)化學(xué)習(xí)檔案管理并不會(huì)直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)收益，認(rèn)為學(xué)校各方面檔案資源做到有人保管、不丟失、不泄密即可。正是基于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的片面認(rèn)知，嚴(yán)重制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。

3.2 檔案館經(jīng)費(fèi)投入和軟硬件建設(shè)落后

因高校本身可運(yùn)用的經(jīng)費(fèi)極為有限，加之與檔案館的經(jīng)費(fèi)投入相比，校領(lǐng)導(dǎo)往往更加看重學(xué)校的教學(xué)與教研，故絕大多數(shù)經(jīng)費(fèi)運(yùn)用到了學(xué)校的教學(xué)與教研之上，進(jìn)而使得學(xué)校的檔案館經(jīng)投入已逐漸跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐。這也進(jìn)一步限制了高校檔案管理工作的有效發(fā)展。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)途徑

4.1 利用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式，推進(jìn)高校檔案服務(wù)創(chuàng)新

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新不是喊口號(hào)，而是服務(wù)創(chuàng)新的實(shí)績(jī)，這也正是服務(wù)創(chuàng)新的根本目的。隨著社會(huì)對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越高，檔案工作人員應(yīng)采用靈活多樣的服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變一般化檔案查閱為多樣化、特色化服務(wù)，變粗淺的單層次服務(wù)為多層次的全方位服務(wù)。檔案館應(yīng)根據(jù)學(xué)校給予的人力、財(cái)力和物力情況，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)創(chuàng)新的突破口。開(kāi)展諸如“公開(kāi)檔案網(wǎng)上發(fā)布”“學(xué)校大事要事紀(jì)錄”“學(xué)生成績(jī)單中英文對(duì)照一覽”“畢業(yè)生檔案查詢”“檔案實(shí)體信息庫(kù)”等服務(wù)項(xiàng)目的研究與開(kāi)發(fā)，不斷擴(kuò)大高校檔案管理工作為教學(xué)科研、師生員工以及整個(gè)社會(huì)的服務(wù)范圍。

4.2 樹(shù)立“互聯(lián)網(wǎng)＋”新思維。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)要求各行各業(yè)樹(shù)立互聯(lián)網(wǎng)思維，以互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái)，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)融入其中。面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，高校檔案館也應(yīng)該樹(shù)立“互聯(lián)網(wǎng)+”思維、數(shù)字化思維、數(shù)據(jù)化思維、用戶化思維，將檔案館和互聯(lián)網(wǎng)緊密結(jié)合起來(lái)，轉(zhuǎn)變思想觀念，轉(zhuǎn)變檔案館的發(fā)展形態(tài)，開(kāi)拓檔案服務(wù)創(chuàng)新模式和手段。

4.3 利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，建立高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

對(duì)于高校而言，其中涉及的檔案資料實(shí)在是很多。這些檔案資料中，不僅有馬上需要?dú)w檔的檔案資料，還有往年需要整合梳理的檔案資料。因此，單憑人力不知道要整理到何時(shí)。而通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用，可以將所有的檔案資料進(jìn)行掃描，掃描入庫(kù)之后，再根據(jù)相應(yīng)的歸類(lèi)編程，由程序進(jìn)行歸類(lèi)。還可以將相關(guān)允許外界觀看的檔案資料上傳到網(wǎng)絡(luò)資源平臺(tái)中，從而形成簡(jiǎn)便的檔案資源調(diào)閱。對(duì)相應(yīng)的紙質(zhì)資源的管理，也可以通過(guò)已經(jīng)規(guī)劃的電子版進(jìn)行歸庫(kù)，從而使得整體效率變得更加快速。

4.4 加強(qiáng)安全保障

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，帶給人們便利的同時(shí)也會(huì)帶來(lái)隱患，是具有雙面性的。我們要認(rèn)清這些弊端，信息時(shí)代最大的弊端就是安全問(wèn)題。尤其是高校的檔案信息安全更加重要。之前網(wǎng)絡(luò)上爭(zhēng)議不斷的“徐玉玉案件”，就是因?yàn)樾煊裼竦膫€(gè)人信息被泄露，不法分子所利用，才使她接到詐騙電話，被騙走湊來(lái)的學(xué)費(fèi)，導(dǎo)致突發(fā)疾病，奪走了一個(gè)花季少女的生命。網(wǎng)絡(luò)詐騙事件數(shù)不勝數(shù)，所以安全信息化建設(shè)特別重要。當(dāng)檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合時(shí)，更要注重信息的安全保障，不要讓那些圖謀不軌的人有可乘之機(jī)，后果十分危險(xiǎn)。只有注重信息管理的安全，對(duì)數(shù)據(jù)安全有所保證，才能為高校學(xué)子更好的服務(wù)。所以保障檔案信息安全，在技術(shù)上進(jìn)行嚴(yán)格控制防范，保障信息的安全性。

4.5 樹(shù)立正確的觀念。

傳統(tǒng)的檔案管理方式是檔案管理人員整理紙質(zhì)版的檔案，工作量不僅繁重，而且整理過(guò)程也十分復(fù)雜，容易出錯(cuò)，工作效率不高。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代中，檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，用電子表格的方法進(jìn)行檔案的整理，這種方式工作量相對(duì)較少，工作效率較高，使檔案管理人員有更多的時(shí)間投入到其他的工作和學(xué)習(xí)中去?，F(xiàn)在檔案管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”的模式并沒(méi)有完全融合，高校如果想真正落實(shí)信息化檔案管理，就應(yīng)該一步一個(gè)腳印，杜絕揠苗助長(zhǎng)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。高校應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際特點(diǎn)，制定相應(yīng)的方案，循序漸進(jìn)的落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)，有序的開(kāi)展工作。此外，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)高校的關(guān)注，確保高校的信息化建設(shè)在國(guó)家政策的扶持下得到有效地進(jìn)行。

4.6 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)能力

第一，通過(guò)培訓(xùn)教育，使檔案管理人員掌握與互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行原理的相關(guān)理論知識(shí)。為了給檔案管理工作人員提供系統(tǒng)實(shí)際操作的規(guī)范參考，在培訓(xùn)教育工作的開(kāi)展過(guò)程中，可以針對(duì)檔案管理系統(tǒng)的操作流程進(jìn)行梳理和總結(jié)，并通過(guò)印制操作流程手冊(cè)的方式，形成一套統(tǒng)一的操作規(guī)范，隨時(shí)供管理人員閱讀和學(xué)習(xí)。

第二，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的信息公開(kāi)性特點(diǎn)，將針對(duì)檔案管理工作人員的考核工作也依托網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)完成，分別從管理人員自評(píng)、管理人員互評(píng)和校方監(jiān)督管理人員評(píng)價(jià)三個(gè)維度為檔案管理工作人員的管理成效進(jìn)行評(píng)分。一方面，可以幫助校方的監(jiān)督管理人員了解檔案管理工作人員的能力水平；另一方面，對(duì)工作人員自身形成一種監(jiān)督和激勵(lì)效應(yīng)，促進(jìn)其從主觀上重視檔案管理工作，積極提升個(gè)人的工作能力和綜合素質(zhì)。

4.7 積極開(kāi)發(fā)個(gè)性化的信息化檔案管理模式

不斷地創(chuàng)新和發(fā)展，才能適應(yīng)更新和變化。在熟悉并全面掌握了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與高校檔案管理融合的方法和路徑后，管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合本校的實(shí)際需求，以創(chuàng)新開(kāi)發(fā)的理念和思想為基礎(chǔ)，嘗試挖掘出適合于本校檔案管理需求的檔案管理服務(wù)功能，以便拓展網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值和空間，使得檔案管理工作的服務(wù)品質(zhì)得到更進(jìn)一步的提升。

4.8 加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

為了提高高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度，則需要做好增量電子化和存量數(shù)字化工作，加強(qiáng)營(yíng)造出良好的信息傳播環(huán)境，加強(qiáng)相關(guān)管理設(shè)備和技術(shù)的更新優(yōu)化，注重對(duì)高素質(zhì)管理人員的培養(yǎng)，在檔案?jìng)鬟f、分發(fā)和借閱的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)一站式管理，保證其規(guī)范性和有序性。同時(shí)還需要加強(qiáng)制定管理標(biāo)準(zhǔn)，保證所有管理步驟能夠有章可循，全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。

5 結(jié)束語(yǔ)

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的發(fā)展，正在不斷影響并改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)、生活和思維方式，使創(chuàng)新發(fā)展成為新常態(tài)?；ヂ?lián)網(wǎng)+賦予了檔案工作新的內(nèi)涵，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用推動(dòng)了高校檔案工作信息管理的不斷創(chuàng)新、檔案工作服務(wù)功能的不斷深化。因此，探索一條符合新時(shí)期高校檔案工作的新途徑、新方法、新思想，優(yōu)化檔案工作職能，延伸檔案工作的服務(wù)功能，對(duì)于我們?cè)谛滦蝿?shì)下?lián)屪セヂ?lián)網(wǎng)+發(fā)展機(jī)遇，不斷改進(jìn)工作方法，充分挖掘和發(fā)揮檔案工作的價(jià)值，適應(yīng)我國(guó)高校發(fā)展策略，建立高校檔案工作新局面，具有重要意義。