孫麒磊

摘 要：隨著社會的發(fā)展與時代的變革，當前社會已經越發(fā)趨向于信息化、無紙化、數據化的方向發(fā)展，在各行各業(yè)中都能夠看見信息技術的廣泛應用，信息時代已經到來，并且必然會成為未來很長一段時間的發(fā)展趨勢。因此在信息時代下，針對辦公室檔案管理工作也要進行改革與創(chuàng)新，要跟上時代發(fā)展的步伐，從而保證辦公室檔案管理工作的高效運轉，保證工作質量?；诖?，本文針對信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新進行分析。

關鍵詞：信息時代;辦公室;檔案管理工作;改革與創(chuàng)新

引 言

在當前信息時代的背景下，社會各界對于信息技術的重視程度也在逐漸提升，在辦公室的工作體系中，檔案管理工作是一項基礎且重要的內容，檔案管理的效率直接影響到后續(xù)很多工作流程，一定程度上決定著一條工作線能否高效率的完成。因此在信息時代下，辦公室檔案管理工作必須實現改革與創(chuàng)新，將信息技術應用于實際工作中，推動檔案管理工作效率的進步。

一、檔案管理概述

在辦公室工作體系中，檔案管理是一種最為基礎的工作模式，檔案管理是一個辦公室一切工作的基礎前提，只有保證檔案管理工作的有效性與科學性，才能夠促進接下來一系列工作的穩(wěn)定運行。在以往的工作體系中，領導過多重視一些業(yè)務性的工作，對于檔案管理這一枯燥且單一的工作，人們并不是十分重視，這也導致辦公室檔案管理工作經常出現一些問題。在信息時代下對辦公室檔案管理工作提出了新的要求，要求辦公室必須要重視檔案管理工作的效率，并且能夠在信息技術的科學應用下加強檔案管理工作的效率。其次在信息時代下，對于辦公室檔案管理工作的運行，相關人員必須要提高自身的信息技術水平，運用先進的方式加強工作質量。

二、信息時代辦公室檔案管理工作現狀

在信息時代下，對于辦公室檔案管理工作來說不管是思想、內容和方法上都應該進行深入的研究，促使其能夠全面創(chuàng)新，改變原本傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足之處，真正應用信息時代的優(yōu)勢來推動工作質量的進步?？v觀當前辦公室檔案工作管理工作，只有少部分的人員認識到了信息時代下的全新要求，也因此進行了改革與創(chuàng)新，但是大多數辦公室領導及工作人員對于這一工作仍舊缺乏重視，在工作的過程中經常出現一些小問題，這些小問題的積累就會影響最終的工作效果，很可能會給檔案管理造成一些漏洞。另一方面，辦公室檔案管理工作人員的信息技術能力有待提升，在新時代下信息技術操作是人們必須具備的基礎能力，也是當前社會對于人才培養(yǎng)的基本要求。

三、信息時代辦公室檔案管理工作改革與創(chuàng)新的必要性

首先，信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新有利于促進辦公室檔案管理工作水平的提升，在以往的檔案管理工作中，通常是以人工管理為主，每當要尋找某一位員工的檔案時，都需要從紙質檔案中依次查找，這樣會浪費很多時間，影響接下來的工作環(huán)節(jié)，但是通過信息化的幫助，只需要提前建立好一個數據庫，花一些時間將檔案信息正確錄入，之后在查找和管理檔案的過程中都可以省去很多麻煩，節(jié)省很多時間，從而提高工作效率，基本可以實現“一勞永逸”的效果。

其次，信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新有利于減少工作失誤，提高工作質量。辦公室的檔案會隨著年頭而增加數量，在信息技術的幫助下工作人員可以通過定時對檔案進行檢查、篩選、更新等來保證檔案的實時性與準確性，這樣可以有效減少信息丟失的現象。電子版的檔案較好保存，而紙質版的檔案很容易因為一些外界原因而丟失，從而給檔案管理工作增加困難。

四、信息時代辦公室檔案管理工作改革與創(chuàng)新的途徑

（一）建立健全辦公室信息化檔案管理體系。在信息時代下針對辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，首先具備一個完善的管理體系是必要前提，也是重要基礎，在此前提下才能進行接下來一切檔案管理工作的功能措施，為辦公室檔案管理工作效率的優(yōu)化提供有利的保障。為了健全辦公室檔案管理工作的體系，首先領導要認識到當前的社會發(fā)展趨勢，從內心深處肯定信息化檔案管理的應用價值，并且對健全相關體系表示高度的關注和重視，為其他工作人員樹立一個積極的榜樣;其次要針對本辦公室的實際情況，針對檔案管理問題進行全面且深入的分析，制定具體的信息檔案分類規(guī)劃方式，為每一份檔案做好編號和分類，比如說每一個辦公室為一個單位，在這一單位中針對不同人群的檔案再次進行分類，一定要保證分類有條不紊的進行，做好編號是為了尋找的時候能夠一目了然，提供便捷性的服務。

（二）加強信息化檔案管理的安全保障。在信息時代下針對辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，辦公室領導要認識到雖然信息化檔案管理模式具有很多方面的優(yōu)勢，能夠為工作提供便捷性，同時還能夠提高辦公室的工作效率，但是保障信息化檔案管理的安全性也是工作中的一個重點問題，同時也是一個比較具有難度的問題。因此想要發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢，必須要強化安全保障措施，防止信息泄露等問題。一方面在檔案信息化管理之前，一定要將所有的檔案統(tǒng)一成一個格式，這樣如果一旦出現問題，在第一時間就可以發(fā)現，對于所有的檔案都要進行提前檢查，對于格式不對或者打不開的文件第一時間返回要求負責人修改，并且在規(guī)定時間內返回，所有符合要求、格式正確的檔案才能進入信息化管理系統(tǒng)中;另一方面，對于所有沒有編碼的檔案，必須要求負責人進行編碼，編碼方式必須統(tǒng)一;同時為了提高信息化檔案管理的效率，在系統(tǒng)中應該多設置一些檢索工具，加快檔案查找的速度，節(jié)省工作時間。

（三）促進傳統(tǒng)方式與信息化的有效融合。在信息時代下針對辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，辦公室領導對于檔案管理信息化的建設要一步一個腳印的穩(wěn)定進行，不能急于求成，因為當前我國對于信息化檔案管理模式的認識還是不夠成熟，因此在轉型的過程中要逐步從傳統(tǒng)管理方式向信息化檔案管理進行轉變，在此過程中要將傳統(tǒng)作業(yè)形式與信息化檔案管理模式進行有效結合，將其二者進行深入的融合，促使傳統(tǒng)作業(yè)與信息化管理模式能夠互相促進，相輔相成，共同為辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新提供有效的幫助。

（四）提供最佳的優(yōu)質服務。在信息時代下針對辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，辦公室檔案管理工作人員一定要認識到自己的工作職責，認真履行自己的工作使命，通過信息時代的優(yōu)勢來優(yōu)化檔案管理工作的流程，以求在工作的過程中能夠給大眾提供最佳的優(yōu)質服務。通過優(yōu)化檔案管理工作中的信息技術操作流程來簡化工作步驟，從而達到節(jié)省時間、提高效率的工作目標。辦公室檔案管理工作人員通過信息時代的優(yōu)勢來迅速準確的調取所需要的檔案，讀取其中的信息，這不僅能夠推動檔案管理工作水平的進步，而且能夠進一步體現網絡平臺的優(yōu)勢，推動社會的整體性發(fā)展。

結束語

綜上所述，在當前社會發(fā)展的趨勢下，信息時代已經成為主要趨勢在各行各業(yè)中都能夠看見信息技術的存在，因此在辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新中，相關領導與工作人員一定要認識到信息時代的發(fā)展優(yōu)勢，順應信息時代的發(fā)展，采取科學的策略來實現其有效的改革，促進辦公室檔案管理工作效率的提升，改變傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足之處，適應社會發(fā)展的趨勢，推進自身工作能力的提升。

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