■雷艷萍/

甘肅省甘南藏族自治州夏河縣文化圖書館

一、前言

閱讀是人民深化文化積攢和奠定學(xué)習(xí)基礎(chǔ)的關(guān)鍵實踐行為。每個城市、每個高校的圖書館館藏較為豐富，項目管理繁雜冗長，需要管理人員不斷完善管理方法。圖書館隸屬于傳統(tǒng)職能組織，敏捷項目管理適用于圖書館新產(chǎn)品、新服務(wù)的開發(fā)使用，還可以解決用戶需求不明晰、外部環(huán)境復(fù)雜多變的項目。圖書館的內(nèi)部運(yùn)營要求較高，需要有組織承諾、合適的參與者、有效的激勵和用戶參與四個部分的密切配合。

二、圖書館使用敏捷項目管理的重要意義

(一)項目管理在圖書館中的實際應(yīng)用

一般而言，對于項目管理的理解大多是行政工作、公益事業(yè)等，但項目管理在本質(zhì)上還是屬于一場系統(tǒng)性管理，并非簡單的布置任務(wù)和成果核驗。相較于常規(guī)的管理，圖書館的項目管理有著其獨(dú)特的模式。受到科技發(fā)展的社會背景影響，圖書館這一不斷發(fā)展的有機(jī)體也在引入新興科學(xué)技術(shù)，優(yōu)化圖書館的管理方式。

在傳統(tǒng)的圖書館管理模式之中，存在著一些傳統(tǒng)方式的弊病。例如圖書館藏書資源大，需要建立完備的數(shù)據(jù)資料庫，涉及方面較為廣泛，例如采編、典藏、流通和技術(shù)，其所耗費(fèi)的人力、物力和財力是巨大的。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是圖書館發(fā)揮自身職能所開展的工作管理，數(shù)據(jù)庫需要及時更新補(bǔ)充，軟件的改造升級也是困擾很多技術(shù)人員的一個難題。由于傳統(tǒng)管理方式的漏洞導(dǎo)致較多的數(shù)據(jù)庫建設(shè)虎頭蛇尾，空有外部框架但實際上內(nèi)部建設(shè)較為脆弱、稀缺，無法真正滿足圖書館用戶的使用需求，用戶體驗感不佳。同時，工作的開展還需要調(diào)動不同部門之間互相協(xié)調(diào)配合，規(guī)范性強(qiáng)，工作容錯率低，倘若部分成員工作效率低則會為后期的勘驗復(fù)核工作帶來較大的挑戰(zhàn)與難度。所以，圖書館相對應(yīng)地根據(jù)未來發(fā)展規(guī)劃，審慎自身所存在的問題，優(yōu)化項目管理方式，使得項目管理擁有一套成熟完備的管理方法，分別兼顧項目的進(jìn)程管理和要素管理。

(二)敏捷項目管理運(yùn)用的意義

目前，我國的圖書館的項目應(yīng)用管理仍處于萌芽階段，國內(nèi)敏捷理論和手段方法皆來自國外。一般而言，圖書館的IT項目都是委托于第三方公司來開發(fā)管理。文化是穩(wěn)固人類思想最重要的核心內(nèi)容，圖書館也需要建立起相關(guān)的圖書館文化。但是文化的建立并非朝夕能夠形成的，要求圖書館能夠迅速適應(yīng)環(huán)境的變化，具備較強(qiáng)的敏捷性，解決問題，并為利益相關(guān)者的利益調(diào)整相關(guān)服務(wù)。敏捷文化能夠擴(kuò)大圖書館影響力的機(jī)會，需要確定新興的需求。

敏捷項目管理能夠應(yīng)用于圖書館的早期新興技術(shù)、新業(yè)務(wù)、新軟件開發(fā)，能夠滿足網(wǎng)站建設(shè)與數(shù)字化建設(shè)項目。敏捷項目管理具有較大的項目優(yōu)勢，不但便于組織自我管理的團(tuán)隊管理，能夠加快決策，增強(qiáng)團(tuán)隊運(yùn)營的靈活性與敏捷性，還能夠推動圖書館“時間盒”式管理，保證了產(chǎn)品重要功能的優(yōu)先性。最后，還能夠促進(jìn)圖書館管理隊伍的合作，激發(fā)團(tuán)隊隊伍的創(chuàng)造性，提高知識獲取能力并豐富自身技能。最后，圖書館采用敏捷項目管理，能夠創(chuàng)設(shè)良好的寫作和溝通的動態(tài)工作環(huán)境，在用戶的反饋中不斷完善用戶體驗，滿足利益相關(guān)者。敏捷項目管理不但需要最高層級的組織承諾，還需要一些敏捷技術(shù)、工具和處理方面專家。敏捷是一門哲學(xué)理念，需要重復(fù)運(yùn)用才能夠?qū)嶋H應(yīng)用之中行之有效，大大提高組織內(nèi)部的運(yùn)營效率。

三、圖書館敏捷項目管理的具體措施

圖書館引入了敏捷思維方法，能夠加快圖書館的項目運(yùn)營速度。接下去從圖書館的開發(fā)、評估和管理的敏捷原則和方法提出實踐措施。通過敏捷理念的應(yīng)用落實，能夠滿足客戶需求、消除浪費(fèi)、保證質(zhì)量、提升團(tuán)隊建設(shè)質(zhì)量、快速決策。而從領(lǐng)導(dǎo)層面而言，系統(tǒng)化、敏捷化的項目管理能夠助推項目后續(xù)實踐，能夠促進(jìn)項目的實際開發(fā)任務(wù)，為組員和能力管理提供了有價值的基礎(chǔ)信息。

(一)堅持客戶滿意原則

在運(yùn)營項目的時候一定要滿足客戶需求，通過衡量客戶滿意度與顧客反饋不斷優(yōu)化項目服務(wù)。圖書館推出的各項服務(wù)都要注重用戶體驗，從用戶觀感、操作流程是否便捷、內(nèi)容檢索是否準(zhǔn)確等方面進(jìn)行不斷優(yōu)化。建議圖書館每年可以進(jìn)行兩次客戶滿意度調(diào)查，收集用戶群體的相關(guān)信息，進(jìn)行群體分類，包括學(xué)生、專家學(xué)者、外部客戶、研究人員。

(二)提高管理層領(lǐng)導(dǎo)能力

圖書館管理層應(yīng)該具備較強(qiáng)的宏觀把控能力與強(qiáng)大的愿景，能夠堅定地朝著圖書館的運(yùn)營戰(zhàn)略不斷優(yōu)化根本服務(wù)。其次，管理層在委派圖書館項目時候，要注意甄別行政人員，指派思維敏捷、富有創(chuàng)新思維的人員負(fù)責(zé)項目的開發(fā)。再者，管理層要注意過程管控，創(chuàng)建較為開放透明的工作環(huán)境。最后，為了保證敏捷項目的建設(shè)，管理層要信任團(tuán)隊成員的管控并且指導(dǎo)團(tuán)隊精誠合作完成工作。

(三)工作流程簡單、快速和透明

敏捷思維的建設(shè)要建立于系統(tǒng)性的時間計劃管理。倘若在實際工作之前花費(fèi)較多的時間預(yù)想規(guī)劃到每一個細(xì)節(jié)，容易導(dǎo)致團(tuán)隊忽略預(yù)案管理。要將工作規(guī)劃進(jìn)行短期、中期、長期的項目規(guī)劃，有助于后期開展高效、敏捷的項目管控，能夠及時進(jìn)行更改。從而使得項目管理具備較強(qiáng)的靈活性、迅捷性以及高收益性，在眾多圖書館之中具備較強(qiáng)的競爭力與可操作性。同時，工作流程的優(yōu)化能夠大大提高員工的工作效率，盡量避免員工因為能力不足或者工作狀態(tài)不佳造成較大的工作失誤，導(dǎo)致工作目標(biāo)含糊、責(zé)任互相推諉、項目無法完工等工作狀況。

(四)持續(xù)性改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量

在坦佩雷科技大學(xué)的相關(guān)研究之中，圖書館敏捷項目的實際應(yīng)用采用了較多的方式方法提高了工作流程的透明度和可視性。每一個開發(fā)項目，圖書管理員都會創(chuàng)建起一個新的發(fā)布計劃。每一個發(fā)布計劃都要詳細(xì)要求工作量、具體任務(wù)、計劃負(fù)責(zé)人和狀態(tài)更新。建立起相關(guān)的數(shù)據(jù)管理庫，才能夠及時了解狀態(tài)信息以便于改進(jìn)服務(wù)。

(五)建立有效的激勵計劃

傳統(tǒng)的管理方式束縛了大部分員工個人才能發(fā)揮，也導(dǎo)致了部分員工“才能萎縮”。圖書館隸屬于非營利組織，工作人員的主觀能動性大多停留在完成工作的服務(wù)意識上，只有少部分的人員會為了圖書館的進(jìn)一步發(fā)展提出構(gòu)建方案。管理層可以制定兩個層面的激勵方法：在物質(zhì)激勵層可以設(shè)置資金、績效考核、職稱評定等，在精神激勵層面可以將關(guān)注點(diǎn)落于激發(fā)團(tuán)隊成員的內(nèi)在驅(qū)動力。部分圖書館可以嘗試“扁平化”的組織管理結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化個人與團(tuán)隊合作的重要性。讓成員在實際中擴(kuò)大工作范圍，需要根據(jù)自身判斷和團(tuán)隊的集體智慧對工作進(jìn)行預(yù)判及決策，在本質(zhì)上能夠刺激成員發(fā)揮自身才能，激發(fā)員工的積極性與創(chuàng)造性。

(六)加強(qiáng)對外交流學(xué)習(xí)

目前我國的圖書館項目管理工作仍處于萌芽階段，但是國外已經(jīng)取得了不小的進(jìn)步，引得國內(nèi)較多圖書館爭相學(xué)習(xí)，部門圖書館也在學(xué)習(xí)借鑒中形成了一套較為完備的理論。所以在圖書館的管理工作之中，切忌固步自封、閉門造車。需要不斷地走出去對外交流，也需要引進(jìn)來一定的先進(jìn)理論進(jìn)行自我提升。例如Scrum理論模型主要包括了團(tuán)隊、流程和工具三個方面的重要組件，有助于團(tuán)隊優(yōu)化管理；而Crystal方法則有助于創(chuàng)設(shè)項目建設(shè)的良好環(huán)境，提高項目建設(shè)的創(chuàng)新性與便捷性。

四、結(jié)語

教育興則國家行，教育強(qiáng)則國家強(qiáng)。教育是民族振興和教育進(jìn)步的重要基石，不斷培養(yǎng)出優(yōu)秀人才方能興邦。敏捷項目管理作為互聯(lián)網(wǎng)+時代新興的項目管理方法，我國圖書館的管理現(xiàn)狀較為適應(yīng)該管理方法，有助于助推圖書館應(yīng)用的發(fā)展。書籍是人類進(jìn)步的階梯，未來發(fā)展較為客觀，我們?nèi)耘f要不斷探索、不斷提高自身素質(zhì)，完善圖書館的組織級敏捷，以便于應(yīng)對科學(xué)技術(shù)的變革與環(huán)境轉(zhuǎn)變。